Richtlijn van voor vernietiging in aanmerking komende stukken van de ambtelijke organisatie Saba 2010

Categorie

Omschrijving

termijn

Algemeen

Jaarlijks terugkerende activiteiten (evenementen etc. )

Regelingen waarop activiteiten gebaseerd zijn alsmede wijzigingen en aanvullingen daarop

bewaren

Bescheiden betreffende de organisatie/uitvoering van de activiteiten, die jaarlijks ontstaan

5 jaar

Benoeming

Bescheiden betreffende de benoeming van commissieleden, stembureaus, werkgroepen etc. en aanwijzing van eilandvertegenwoordigers: Na verstrijken van de benoemingstermijn (mits benoeming in een te bewaren lijst is overgenomen)

1 jaar

Vergaderingen

Oproepbrieven, agenda’s, presentielijsten etc.

1 jaar

Verslagen van vergaderingen: na vervallen belang vernietigen

Verslagen die beleidsfactoren/ -handelingen betreffen

bewaren

Representatie

Bijv. uitnodigingen, dankbetuigingen, rouwbeklag

Na afdoening

Voorschriften

Eigen beleidsplannen, verordeningen en regelingen

bewaren

Voorschriften, richtlijnen en regelingen van derden: na vervallen of geen betekenis voor plaatselijk gebruik

Bekendmakingen

Welke tot bewijs dienen

Bewaren

Alg. bekendmakingen/publicaties

1 jaar

Vergunningen, machtigingen, ontheffingen, verklaringen van geen bezwaar

Na vervallen van de handeling/recht/gevolg, alsmede de ingetrokken en niet-doorgegane aanvragen

5 jaar

Bescheiden ter voorbereiding, dienend ter verwerking van gegevens: na afdoening

1 jaar

Weigeringen en vervallen verklaarde vergunningen

3 jaar

Kennisgevingen, verzoeken om inlichtingen, opgaven

Bescheiden niet langer van belang voor dienst/departement/eiland

1 jaar

Opgaven ter berekening/betaling van bijdragen, belastingen of premies (bijv. salarissen, uitkeringen, pensioenen)

5 jaar

Voorlichting, propaganda, reclame

Bescheiden die strekken ter voorlichting/propaganda/reclame

1 jaar

Statistiek

Statistische opgaven

bewaren

Inkomstenopgaven

T.b.v. berekeningen van uitkeringen (sociale zorg etc.): zodra de voorgeschreven controle heeft plaatsgevonden

5 jaar

Toezicht en controle

Bescheiden m.b.t. toezicht/controle op de naleving van wettelijke regelingen of gestelde voorwaarden, voor zover ze geen verdere gevolgen hebben: na vervallen belang

Bescheiden betreffende toezicht, die leiden tot gedogen van situaties: na vervallen belang

Aanschrijvingen en lastgeving

Na vervallen

1 jaar

Gegevens verwerkt in overzichten, verslagen en rapporten

In geval van periodieke verwerking tot overzichten (behoudens controle): na verwerking vernietigen

Uitzondering: grond-, basis-, of primaire gegevens al dan niet verkregen uit eigen sociaal- economisch of ander onderzoek: in geval van verwerking

3 jaar

In geval gegevens onbewerkt zijn gebleven

5 jaar

Klachten

Voor zover ze geen deel uitmaken van een te bewaren zaak: na afdoening

1 jaar

Hulpadministraties

Administratieondersteunende bescheiden, waaronder registers dan wel staten, dienstroosters, dienstinstructies, opdrachtformulieren, overzichten, tijdverantwoording etc. Afhankelijk van het gebruik na verwerking/controle: na vaststelling van de jaarrekening

5 jaar

Kennisgevingen

Bescheiden die voorts niet hebben geleid tot het ontstaan van een nieuwe zaak of deel uitmaakten van een bestaande zaak

1 jaar

Ingetrokken/ niet doorgegane zaken van eenvoudige aard

Incl. besluiten waaraan goedkeuring is onthouden

1 jaar

Tekeningen

Dienen als bijlagen van de zaak waartoe ze behoren, de besluitvorming dienende of ter realisering + detailtekeningen.

bewaren

Afschriften/kopieën/

uittreksels

Voor beoordeling van vernietigbaarheid van bescheiden voorkomende in de archieven van één of meer organisatieonderdelen, dient in overleg te worden besloten welke bescheiden dienen te worden bewaard/vernietigd: Indien geen administratief belang meer aanwezig is

1 jaar

Zie ook kennisgevingen

Brieven

Geleide-, ontvangstbevestigings- en rappelbrieven

Naar behoefte

Offertes/leveringen

Aanbiedingen waarvan geen gebruik wordt gemaakt

onmiddellijk

Correspondentie inzake het aangaan/afwijzen van een offerte/levering: na voltooiing/levering

Training en cursus

Bescheiden omtrent gehouden oefeningen/deelname trainingen en cursussen

Naar behoefte

Jaarlijkse bescheiden

Uit hoofde van lidmaatschap in samenwerkingsverbanden, stichtingen, vennootschappen e.d.

1 jaar

Ingeval de jaarlijkse bescheiden voor kennisgeving worden aangenomen en geen geldelijke bijdragen betreffen

5 jaar

Ontvangen uit hoofde van toezicht of goedkeuring op het beleid of de tarieven van instellingen, die een financiële band met de archiefvormende organisatie hebben

5 jaar

Zie voorts ook Financiën

Financiën

Algemeen financieel beleid/beheer (stukken mbt jaarverslagen de begroting/ salarisadministratie )

Bescheiden ter voorbereiding van de begroting/investeringsplannen, niet aan Bestuurscollege overlegd.

1 jaar

Belastingzaken

aangiften, aanslagen, bezwaar- en beroepsschriften

5 jaar

Invorderingsbescheiden, na invordering:

5 jaar

Taxaties, na vervallen:

5 jaar

Boekhoudkundige bescheiden

tbv de voorbereiding van begroting, na vaststelling jaarrekening:

10 jaar

uitzondering: bescheiden die betreffen de vaststelling van de rekeningen, de jaarrekeningen, begrotingen en wijzigingen van de begroting alsmede bescheiden met een historisch belang

bewaren

Afrekeningen/betalingsbewijzen verrichte leveringen/ diensten

5 jaar

Afrekeningen/betalingsbewijzen bank/giro/rek. courant

5 jaar

Periodieke rapporten, betreffende controle van kas, boeken administratie en voorraden

5 jaar

Leningen/voorschotten en kredieten

Na aflossing/na vervallen

5 jaar

Saldibiljetten, controleopgaven, na vaststelling jaarrekening

1 jaar

Subsidieverlening

Jaarlijks terugkerende zaken, na afrekening:

5 jaar

Uitzondering: Principe besluiten ( beslissing op eenmalig voorkomende aanvragen en bij jaarlijks terugkerende zaken: de eerste toekenning, wijziging, beëindiging of intrekking).

bewaren

Uitkeringen/

Vergoedingen en bijdragen aan of door het land/eiland of archiefvormende instantie

Bescheiden ter uitvoering van algemene regelingen door of namens het bevoegde gezag gedaan

Uitzondering: bescheiden aan/door archiefvormende instantie slechts voor zover zij voor historisch onderzoek van belang zijn.

5 jaar

Garanties

Verlening en uitvoering: Na vervallen

5 jaar

Jaarlijkse saldibiljetten: na vaststelling jaarrekening

1 jaar

Verzekeringen

Aanwijzing en wijziging verzekerde objecten/personen /bedragen: na vervallen

1 jaar

Premiebetaling

5 jaar

Polissen: na vervallen (historisch belang: bewaren)

5 jaar

Schadeclaims: na afwikkeling

5 jaar

Declaraties

Incl. opmaak en gevoerde correspondentie

5 jaar

Overige

Bewaring geven van geld/geldwaardige papieren: na vervallen

1 jaar

Beheer

Inrichting gebouwen en terreinen + hulpmiddelen

Aanschaf

Verbruiksartikelen (incl. overeenkomsten van lease, huur etc.)

1 jaar

Uitzondering: Uitzonderlijke/kostbare voorzieningen

bewaren

Gebruiksartikelen, abonnementen/lidmaatschap: na beëindiging

1 jaar

Gebruik

Gebruik van middelen en regeling gebruik: na beëindiging

1 jaar

Onderhoud & voorzieningen

Jaarlijkse voorzieningen

5 jaar

Meerjarige voorzieningen: na beëindiging

5 jaar

Verkoop/ inruil

Alle bescheiden

1 jaar

Eigendom (en werken)

Beheer en exploitatie van individuele landelijke en eilandelijke objecten van eigendom en bezit

Verkrijging en verlies

Besluiten en beleidsbepalende bescheiden

bewaren

Bescheiden betreffende de totstandkoming

10 jaar

Infrastructuur, aanleg van wegen, gebouwen

Voorzieningen van blijvend belang: Besluiten, beleidsbepalende bescheiden en de realisering;

Uitzondering: bescheiden overbodig voor de kennis der zaak/rechten en plichten, alsmede dag- en weekrapporten betreffende de uitvoering van werken

Bewaren

Uitzondering: 10 jaar

Voorziening van tijdelijk/ondergeschikt belang: na afwikkeling of vervallen van het belang voor bestuur en administratie

10 jaar

Gebruik zakelijke, persoonlijke en andere rechten

erfpacht, opstal, erfdienstbaarheid, vruchtgebruik, huur en pacht etc. Bescheiden regelende de rechtsverhouding tussen partijen: na vervallen of beëindiging

bewaren

Onderhoud, schoonmaak, water- en energievoorziening

Jaarlijkse voorzieningen

5 jaar

Verzekering

Zie ook Financiën

5 jaar

Personeelszaken

Personeelsdossiers

Bescheiden inzake de benoeming, bevordering, ontslag, wachtgeld, pensioen, bezoldiging (loon), toelagen, vergoedingen, beoordelingen, nevenfuncties, strafoplegging, woonplaats, ziekte, afwezigheid, vakantie, jubilea

Let op: Vernietiging kan slechts plaatsvinden nadat de pensioenfondsen gehoord zijn → daarvoor dient een lijst met de geboortedatum, tijdstip van indienst- en uitdiensttreding, functies worden overlegd.

Bewaren tot 70 jaar na de geboortedatum

Uitzondering: als bovenstaande bescheiden slechts hebben gediend ter informatie van bestuur en administratie

2 jaar

Uitzondering: persoonsdossiers van voor het eiland gezichtsbepalende figuren (bij twijfel, raadpleeg Alg. Landarchivaris)

bewaren

Stukken m.b.t. sollicitaties (afgewezen)

Niet-benoemde sollicitanten en de n.a.v. sollicitaties opgemaakte stukken

6 mnd

Salarisadministratie

Zie ook financiën

10 jaar

Burgerlijke stand

Registers huwelijk, overlijden, geboorte, echtscheiding

Registers

bewaren

Bescheiden voor het opmaken, inschrijven, wijzigen en aanvullen van akten en registers: na verwerking

1 jaar

Register ingekomen/vertrokken personen en binnenverhuizingen

10 jaar

Verslag onderzoek registers

3 jaar

Verklaring overlijden

Zonder vermelding doodsoorzaak

1 jaar

Met vermelding doodsoorzaak voor zover op persoonskaart

(→afdeling gezondheidszorg)

direct

Nationaliteit

Onderzoek naar identiteit: na afdoening

Uitzondering: in speciale gevallen (tijdrovende onderzoeken, moeilijke communicatie, veranderde buitenlandse wetgeving, onzekerheden omtrent conclusies) - bewaren

direct

Voorbereiding naturalisatie, in geval van totstandkoming

1 jaar

Voorbereiding naturalisatie, in geval van niet-totstandkoming

10 jaar

Paspoorten, legitimatiebewijzen en andere reisdocumenten

Bescheiden inzake aanvraag, uitreiking, afgifte en verlenging: na verstrijken gebruiksduur reisdocument/legitimatiebewijs

1 jaar

Bescheiden inzake inhouding en inname

1 jaar

Ingeleverde en ingehouden reispapieren

6 mnd

verkiezingen

Tevens de benoeming van vertegenwoordigende lichamen

Verkiezingen

Algemene regelingen inzake de organisatie van verkiezingen

bewaren

Bescheiden betreffende de voorbereiding en houden verkiezingen (bijv. stembiljetten, oproepkaarten e.d. )

5 jaar

Stemming (vernietiging van deze bescheiden is gebaseerd op Kiesreglement Staten en Eilandsraden. De Gezaghebber zorgt voor de vernietiging en maakt daarvan proces- verbaal op)

Bescheiden inzake de verzegelde pakketten: na onherroepelijke toelating van de nieuw benoemden

De processen-verbaal, de rangschikking en de toekenning van plaatsen voor de Staten en de Eilandsraden: Na afloop van de tijd waarvoor de verkiezing is geschied

Processen-verbaal ter vaststelling van uitslag verkiezing

bewaren

Benoeming

Bescheiden betreffende de stemming voor de benoeming van de Staten en de Eilandsraden

5 jaar

Gezondheidszorg

Algemeen

Bescheiden betreffende de organisatie/uitvoering van jaarlijks of periodiek terugkerende activiteiten

5 jaar

Zorg individuele personen en objecten

Keuring van personen

Uitzondering: keuringsgegevens van personen vallende onder de werking v/d Pensioenverordening Burgerlijke Landsdienaren: na bereiken leeftijd 65 jaar

3 jaar

1 jaar

Advies en begeleiding volwassenen

Uitzondering: voor minderjarigen geldt: na het bereiken van leeftijd van 21

5 jaar

5 jaar

Onderzoek, behandeling, bewaking en verpleging (incl. röntgenfoto’s) voor volwassenen

Uitzondering: Minderjarigen: na het bereiken van leeftijd 21

10 jaar

10 jaar

Basisgegevens en gegevens m.b.t. erfelijke ziekten

110 jaar

Bescheiden inzake het gebruik van individuele objecten (bijv. woningen, gebouwen, inrichtingen)

5 jaar

Bescheiden in overige gevallen betreffende individuele personen en objecten: na verval belang voor gebruiker

1 jaar

Besmettelijke ziekten

Bescheiden inzake maatregelen ter voorkoming/ bestrijding

5 jaar

Ambulancevervoer

Bescheiden betreffende melding en rapportering

10 jaar

Bescheiden betreffende vervoer

5 jaar

Lijkbezorging

Doodschouw en sectierapporten

3 jaar

Bescheiden inzake lijkbezorging op kosten van het eiland

5 jaar

Toezicht levens- en gebruiksartikelen

Bescheiden inzake het toezicht op de bereiding/vervaardiging/ distributie en verkoop

Uitzondering: de regeling van toezicht- bewaren

3 jaar

Ruimtelijke ordening

Volkshuisvesting en bouwtoezicht

Algemene regelingen

Bestemmingsplannen

bewaren

Voorbereidingsbesluiten m.b.t. bestemmingsplannen

1 jaar

Overlegbescheiden m.b.t. bestemmingsplannen: na het gevoerde overleg

3 jaar

De niet van belang zijnde bescheiden tot voorbereiding van de vaststelling van bestemmingsplannen e.d.

3 jaar

Bouw/aanleg/gebruik

Principe-uitspraken, die niet gerealiseerd worden

5 jaar

Bescheiden ontvangen/opgemaakt ter voorbereiding/ verwezenlijking van vergunningen

5 jaar

Vordering van woonruimte: na vervallen

5 jaar

Onbewoonbaarverklaring van woningen: na sloop/ na opheffing van de onbewoonbaarverklaring

5 jaar

Vergunningen

Na vervallen van de handeling/recht/gevolg, alsmede de ingetrokken en niet-doorgegane aanvragen

5 jaar

Bescheiden ter voorbereiding, dienend ter verwerking van gegevens: na afdoening

1 jaar

Weigeringen en vervallen verklaarde vergunningen

3 jaar

Own your own home foundation

Bescheiden inzake stichting/verbetering en buitengewoon onderhoud:na beëindiging van de bijdragen en/of na aflossing van de betreffende financieringsvoorschotten

5 jaar

Jaarlijkse exploitatiebijdragen/fondsvorming/balansen etc.

Uitzondering: jaarverslagen bewaren

10 jaar

Bescheiden inzake gewoon onderhoud

5 jaar

Bescheiden inzake huurvaststelling en -verhoging

10 jaar

Levering water/energie

(aanvulling op ‘eigendommen en werken’)

Leiding- en kabelnetten, installaties, apparatuur

Bescheiden inzake aanleg, gebruik en verwijdering:

na buitinwerkingstelling/ verwijdering

5 jaar

Bescheiden inzake bewaking, controle, meting en onderhoud

5 jaar

Verkrijging producten

Besluiten en contracten

bewaren

Bescheiden overbodig voor de kennis van de zaak

10 jaar

Periodieke opgaven inzake aankoop, winning, opwekking

5 jaar

Behandeling producten

Bescheiden inzake het beleid m.b.t. de behandeling

bewaren

Levering producten

Algemene regeling tarieven en voorwaarden

Bewaren

Installateurs en fitters

Erkenningen

5 jaar

Sociale zorg

Bescheiden inzake materiële en immateriële bijstand: na vervallen belang →vernietigen

Onderwijs

Algemeen

Algemene regelingen en principebeslissingen

bewaren

Organisatie

De jaarlijkse uitvoering betreffende de toelating van kleuters en leerlingen

5 jaar

Speel- en werkplannen, lesroosters (incl. afwijkingen daarvan)

5 jaar

De vakken van onderwijs

5 jaar

De activiteiten binnen en buiten schoolverband

5 jaar

Financiën: kosten, tegemoetkomingen, bijdragen, subsidies en vergoedingen ten behoeve van:

Personeel/kapitaal en exploitatie

10 jaar

Inrichting, meubilair, leer- speel en hulpmiddelen en benodigdheden

10 jaar

het volgen /bevorderen of het voorzien/geven van onderwijs

5 jaar

Jaarlijkse activiteiten binnen en buiten schoolverband

5 jaar

Leerlingenadministratie en correspondentie (dossiers)

Jaarlijkse in- en uitschrijvingen e.d.

bewaren

Bescheiden betreffende de lichamelijke/geestelijke gesteldheid van individuele leerlingen

bewaren

Overige bescheiden inzake individuele leerlingen (met uitzondering van onderwijsresultaten)

bewaren

Onderwijsresultaten leerlingen

Gegevens omtrent vorderingen en resultaten, alsmede Eindexamenresultaten

bewaren

Leerplicht

Gevallen van schoolverzuim

5 jaar

Vrijstelling van leerplicht: Na vervallen

1 jaar

Verslagen

5 jaar

Schoolgebouw/terrein

Zie Eigendommen en werken (planningbureau)

Personeel

Zie Personeel (PZ)

Schoolgelden

Zie Financiën (FEZ)

Bescherming bevolking

Beschermingsdiensten

Bescheiden inzake de formatie, omvang, bezetting etc.

5 jaar

(Bedrijfs)beschermings-plannen

Na vervallen

5 jaar

Verkeer

Straatverlichting

Aanleg en uitbreiding

5 jaar

Stroomlevering

5 jaar

Verkeersmaatregelen

Na vervallen

5 jaar

Verkeersborden

Plaatsingsregelingen

Bewaren

Bescheiden inzake de plaatsing

5 jaar

Landsverdediging

Dienstplicht en militaire vorderingen

Bescheiden betreffende de voorbereidingen tot de vervulling en de beëindiging van de dienstplicht

1 jaar

Vergoedingen wegens dienstplicht voor zover gecontroleerd

5 jaar

Militaire vorderingen (bijv. inkwartiering/ reservering gebouwen en goederen): na vervallen

1 jaar

De vergoedingen wegens militaire vorderingen

5 jaar

Volkstelling (census)

Definitieve uitslag

bewaren

Bescheiden betreffende de voorbereiding/organisatie/ en verwerking/afdoening: na de volgende telling

1 jaar

Straatnamen en huisnummering

Straatnaamgeving en Huisnummering

Besluiten tot naamgeving en vernummeringslijsten

bewaren

Bescheiden betreffende de uitvoering: na afdoening

1 jaar