Regeling ongewenste omgangsvormen en klachtenprocedure gemeenschappelijke regeling MijnGemeenteDichtbij

1. De behandeling van een melding of klacht kent twee fasen: de informele fase (melding) en de formele behandeling (klacht). De fasen genoemd in de vorige volzin worden in voornoemde volgorde doorlopen.

2. Wanneer vooraf te verwachten valt dat het ongewenste gedrag mogelijk tot ongewenste rechtspositionele consequenties leidt voor een van de betrokken partijen dient de formele fase te worden gevolgd.

1. De medewerker die geconfronteerd is met ongewenst gedrag meldt dit bij de direct leidinggevende. Indien de melding betrekking heeft op gedragingen van de direct leidinggevende dan doet de medewerker deze bij de naast hogere leidinggevende.

2. Indien de melding betrekking heeft op een teammanager of de directielid dan doet de medewerker deze bij een lid van het Dagelijks Bestuur.

3. De medewerker die geconfronteerd is met ongewenst gedrag kan zich direct wenden tot de vertrouwenspersoon.

4. Bij het doen van de melding bij de leidinggevende respectievelijk een lid van het dagelijks bestuur en de verdere afhandeling daarvan kan de medewerker zich laten ondersteunen en bijstaan door de vertrouwenspersoon.

1. De leidinggevende respectievelijk het lid van het Dagelijks Bestuur aan wie de melding inzake ongewenst gedrag is gedaan neemt de melding in behandeling.

2. De leidinggevende respectievelijk het lid van het Dagelijks Bestuur onderzoekt de melding en gaat in gesprek met melder en de medewerker op wiens gedrag de melding betrekking heeft. In voorkomende gevallen kan de leidinggevende respectievelijk het lid van het Dagelijks Bestuur zich laten bijstaan door een interne of externe deskundige. De melder kan zich laten bijstaan door de vertrouwens- of een andere (raads-)persoon. De medewerker op wiens gedrag de melding betrekking heeft kan zich laten bijstaan door een andere (raads-)persoon.

3. De leidinggevende adviseert binnen vier weken na ontvangst van de melding aan de directie over de wijze waarop de melding kan worden afgehandeld. In het geval als bedoeld in artikel 3, tweede lid, adviseert het lid van het Dagelijks Bestuur aan de directie van MijnGemeenteDichtbij. Het advies gaat vergezeld van een verslag van de bevindingen van de leidinggevende respectievelijk de het lid van het Dagelijks Bestuur. De melder en de medewerker op wiens gedrag de melding betrekking heeft krijgen een afschrift van het advies.

4. De directie, en in voorkomende gevallen het Dagelijks Bestuur, neemt binnen zes weken na ontvangst een beslissing op de afhandeling van de melding.

1. Een medewerker wendt zich met zijn vraag respectievelijk melding inzake ongewenst gedrag tot een vertrouwenspersoon via persoonlijk contact of schriftelijk per post of e-mail.

2. De vertrouwenspersoon bespreekt in het eerste contact met de melder uitvoerig de meldings- en klachtenprocedure alsook de mogelijke impact ervan op de melder.

3. De vertrouwenspersoon onderzoekt respectievelijk bespreekt of een vraag, melding of klacht valt onder hetgeen binnen deze regeling past voordat deze tot behandeling overgaat.

4. Als de vertrouwenspersoon een vraag, melding of klacht niet in behandeling neemt, dan wel de behandeling niet voortzet, doet hij daarvan zo spoedig mogelijk gemotiveerd mededeling aan melder.

5. Als de vertrouwenspersoon een melding niet in behandeling neemt vanwege het openstaan van een andere, meer geëigende procedure of behandeling, wijst deze betrokkene op de ter zake bevoegde instantie of procedure.

1. De melder/klager en de vertrouwenspersoon mogen niet wegens het indienen van een klacht of in verband met hun functie als vertrouwenspersoon worden benadeeld in hun rechtspositie, tenzij ten aanzien van de melder/klager komt vast te staan dat sprake is van evident misbruik van het klachtrecht.

2. Als de aangeklaagde ten onrechte is aangeklaagd ziet de secretaris/algemeen directeur respectievelijk het college/dagelijks bestuur erop toe dat hij geen nadelige gevolgen ondervindt en dat desgewenst ondersteuning of begeleiding wordt geboden.

3. De dossiers van de klachtencommissie worden bewaard in een vertrouwelijk archief van de werkgever.

4. Deze dossiers zijn alleen toegankelijk voor de melder/klager, directie en HR adviseur A.

5. De dossiers worden zeven jaar na de datum van de in artikel 10 van bijlage 1 bedoelde beslissing uit het archief verwijderd en vervolgens vernietigd, tenzij het gaat om klachten die tevens een strafbaar feit bevatten of waaromtrent nog een juridische procedure loopt.

6. In het personeelsdossier van de aangeklaagde wordt het besluit dat de directie respectievelijk het Dagelijks Bestuur heeft genomen, opgeslagen.

1. Deze regeling treedt de dag na bekendmaking in werking.

2. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling ongewenste omgangsvormen en klachtenprocedure MijnGemeenteDichtbij.