Inkoop- en Aanbestedingsbeleid waterschap Brabantse Delta

Geldend van 12-06-2017 t/m heden

Intitulé

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Waterschap Brabantse Delta

Voorwoord

Professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van het naleven van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. Het doel van het aanvullend beleid is om richting te geven aan de inkoop- en aanbestedingspraktijk, een verdere professionalisering van het opdrachtgeverschap te ondersteunen en meer uniformiteit tussen waterschappen en andere overheidsinstellingen te bevorderen.

Met dit beleid sluit Waterschap Brabantse Delta aan bij het geharmoniseerd inkoopbeleid, dat vanuit de Unie van Waterschappen tot stand is gekomen. Met het geharmoniseerd waterschapsbeleid voor inkoop en aanbesteden dragen de waterschappen bij aan de uniformering van de decentrale overheden. Daarnaast zorgen nieuwe Europese richtlijnen ervoor dat het huidige beleid dient te worden herzien.

Met dit beleid beoogt het waterschap de volgende doelstellingen na te streven:

  • ·

    Op een goede en verantwoorde wijze inkopen en aanbesteden;

  • ·

    Aandacht besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit;

  • ·

    Niet alleen bijdragen aan mogelijke besparingen, maar tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten realiseren;

  • ·

    Mogelijkheden creëren om bij het aanbesteden van opdrachten een rol toe te bedelen aan marktpartijen, gericht op het verkrijgen van duurzame en innovatieve oplossingen en ideeën.

Inleiding

Waterschap Brabantse Delta spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop bij het waterschap plaatsvindt. Daarnaast dient dit beleid te worden gezien als toetsingskader 1 . Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient het waterschap continu bezig te zijn met het verbeteren van de inkoopprocessen. Dit beleid draagt bij aan het realiseren van de doelen van het waterschap.

Bij het inkopen van werken, leveringen of diensten gaat het waterschap uit van:

  • 1.

    Centrale doelstellingen (hoofdstuk 2);

  • 2.

    Juridische uitgangspunten: hoe om te gaan met de relevante regelgeving? (hoofdstuk 3);

  • 3.

    Ethische en ideële uitgangspunten: hoe om te gaan met integriteit, de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (hoofdstuk 4);

  • 4.

    Economische uitgangspunten: hoe om te gaan met de markt en leveranciers? (hoofdstuk 5);

  • 5.

    Inkoopprocedure: Welke inkoopprocedure wordt er gevolgd? (Hoofdstuk 6)

  • 6.

    Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt het waterschap in? (hoofdstuk 7).

Handboek Inkoop en Aanbesteden

In een separaat handboek Inkoop en Aanbesteden zullen de uitvoeringsregels ten aanzien van inkoop van werken, diensten en leveringen worden uitgewerkt. Op deze wijze wordt een scheiding aangebracht tussen beleid (wat) en uitvoering (hoe). De scheidslijn tussen beiden is niet altijd even strikt te maken en er kan enige overlap bestaan. Daarnaast zullen aanvullende documenten verplicht worden gesteld. Hierbij valt te denken aan standaarddocumenten voor alle soorten marktbenadering en overige acties binnen het inkoopproces.

1. Definities

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Concessieopdracht

Een concessieopdracht voor diensten of een concessieopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van het waterschap.

Diensten

Overheidsopdracht voor diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Inkoop

Rechtshandelingen van het waterschap gericht op de verwerving van werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Inschrijver(s)

Een ondernemer die een inschrijving heeft ingediend

Leveringen

Overheidsopdracht voor leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van het waterschap voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/24/EU.

Ondernemer(s)

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Overheidsopdracht

Een overheidsopdracht voor werken, een overheidsopdracht voor leveringen, een overheidsopdracht voor diensten of een raamovereenkomst als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Sociale en andere specifieke diensten

Diensten als bedoeld in bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU.

Het waterschap

Waterschap Brabantse Delta

Werken

Overheidsopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

2. Doelstellingen

Waterschap Brabantse Delta wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

  • a.

    Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

    Het waterschap leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt het waterschap efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven dienen daadwerkelijk bij te dragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. Het waterschap houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers (binnen het beheersgebied) tot opdrachten van het waterschap.

  • b.

    Een integere, betrouwbare, zakelijke en dus professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

    Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen het waterschap en de contractant. Het waterschap spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

  • c.

    Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs - kwaliteit verhouding.

    Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan het waterschap ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de te verwerven werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

  • d.

    Het waterschap stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.

    Zowel het waterschap als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Het waterschap verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Het waterschap streeft er naar het inkoopproces volledig digitaal te laten verlopen. Naast de procedurele verlichting zorgt dit ook voor rechtmatigheidsborging.

  • e.

    Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van het waterschap.

    Inkoop dient ondersteunend te zijn aan de doelstellingen van de organisatie van het waterschap, daar direct en voortdurend aan bij te dragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds afgeleid van de doelstellingen van het waterschap. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

Het waterschap leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving worden door het waterschap restrictief toegepast. De voor dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

  • ·

    Europese wet- en regelgeving:

    wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Europese Richtlijnen 2014/24/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbescherming richtlijn’) vormen momenteel de belangrijkste basis.

  • ·

    (Herziene) Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit (AMvB):

    dit nieuwe wettelijk kader implementeert de ‘Aanbestedingsrichtlijnen’. Deze wet biedt één kader voor Overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden en rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

  • ·

    Gids proportionaliteit:

    In de Aanbestedingswet 2012 is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken.

  • ·

    Burgerlijk Wetboek:

    het wettelijk kader voor overeenkomsten.

  • ·

    Mededingingswet:

    Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Bij aanbestedingen is het niet toegestaan dat Inschrijvers door concurrentievervalsing een opdracht gegund krijgen.

  • ·

    Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’):

    de praktische uitwerking van de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit voor de aanbesteding van werken (en aan werken gerelateerde leveringen en diensten).

3.2 Uniforme documenten

Het waterschap hanteert uniforme documenten 1 , tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien zo min mogelijk met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Het waterschap past bij betreffende inkopen in ieder geval toe:

  • ·

    Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

  • ·

    Klachtenafhandeling bij aanbesteden: Uniforme klachtenregeling Aanbesteden, Waterschappen juli 2014 (bijlage 1);

  • ·

    Algemene Waterschap Inkoop Voorwaarden versie 2016: AWIV, AWVODI, AWBIT;

  • ·

    Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (‘UAV 2012’) en de UAV-GC 2005;

  • ·

    Visie document “De waterschapsmarkt van de toekomst”.

3.3 Algemene beginselen bij inkoop

  • a.

    Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

    Het waterschap neemt bij overheidsopdrachten en concessieopdrachten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieopdrachten onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

    • ·

      Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers, inschrijvingen en contracten zijn evenredig in verhouding tot het voorwerp van de opdracht.

    • ·

      Objectiviteit: De gestelde eisen en criteria om te bepalen of een inschrijver geschikt is, zijn relevant voor de te verstrekken opdracht.

    • ·

      Non-Discriminatie (gelijke behandeling): Gelijke omstandigheden worden niet verschillend behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Ook discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

    • ·

      Transparantie: De gevolgde procedure is navolgbaar (en dus controleerbaar). Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers behoren te weten waar ze aan toe zijn.

  • b.

    Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

    Het waterschap neemt bij zijn inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past het waterschap de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieopdrachten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieopdracht een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieopdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal het waterschap een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal het waterschap publiceren op Tenderned en eventueel plaatsen op zijn website en/of in/op andere gebruikelijke media en websites.

3.5 Waardebepaling van een opdracht

Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze dient te worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (excl. BTW) vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit. Het waterschap wordt gezien als één opdrachtgever.

Het splitsen van een opdracht is in principe toegestaan, mits de splitsing niet als doel heeft om de opdracht te onttrekken aan de toepassing van de aanbestedingsregels. Diensten of leveringen die identiek zijn mogen niet gesplitst worden, onderdelen van een opdracht die bij elkaar horen mogen ook niet gesplitst worden. Dit houdt eveneens in dat een opdracht niet in tijd beperkt mag worden om de hoogte van de kostenraming te kunnen beïnvloeden.

Daarnaast geldt het clusterverbod. Het is hierbij niet toegestaan opdrachten onnodig samen te voegen. Eventuele clustering dient in de aanbestedingsstukken deugdelijk gemotiveerd te worden. Ook het opdelen van een opdracht in percelen dient te worden gemotiveerd.

3.6 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregeling van het waterschap.

3.7 Samenwerken bij aanbestedingen

Als er een samenwerkingspartner is gevonden, is het van belang met deze partner afspraken te maken en deze vast te leggen zodat de essentiële voorwaarden voor het samenwerken worden geregeld.

In de aanbestedingsstukken wordt vermeld dat er sprake is van een gezamenlijk optreden waarbij goed gelet dient te worden op het eerder genoemde clusterverbod.

3.8 Sociale en andere specifieke diensten

Sociale en andere specifieke diensten betreffen uitsluitend de in Bijlage 14 bij Richtlijn 2014/24 genoemde concrete diensten en kennen een verlicht regime. De procedure hoeft pas toegepast te worden als de opdracht een waarde van € 750.000,- of meer heeft.

Als deze vereenvoudigde procedure niet wordt toegepast, dan is het waterschap verplicht een van de gangbare procedures toe te passen.

De procedure voor sociale en andere specifieke diensten met een opdrachtwaarde minder dan € 750.000,- is vormvrij, waarbij in de afweging altijd rekening gehouden dient te worden met de algemene beginselen (zie paragraaf 3.3).

3.9 Toetsing

Het handboek Inkoop en Aanbesteden draagt bij aan een correct verloop van het aanbestedingsproces. Het handboek zal steeds aan ontwikkelingen, zoals jurisprudentie en wetswijzigingen aangepast worden.

Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid maakt onderdeel uit van de accountantscontrole.

3.10 Geschillenregeling

Het waterschap heeft er voor gekozen alle geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen, voor te leggen aan de bevoegde rechter te rechtbank Zeeland – West Brabant te Breda. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de precontractuele fase. Dit wordt in de aanbestedingsdocumenten opgenomen.

3.11 Klachtenregeling Aanbesteden

Het waterschap heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen – en conform de landelijke standaard - een klachtenregeling vastgesteld. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze het waterschap de klacht zal behandelen.

3.12 Aanpassen beleid

Het vaststellen van wijzigingen aan dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is een bevoegdheid van het bestuur.

Het bestuur mandateert de organisatie om dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zelfstandig aan te kunnen passen indien veranderde wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak) deze aanpassingen vereisen (zoals bijvoorbeeld aangepaste drempelbedragen). Het bestuur wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd over deze aanpassingen.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt beoogd om dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van het waterschap.

  • a.

    Het waterschap stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

    Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij te allen tijde integer zijn en zich houden aan de binnen het waterschap vastgestelde gedragscode integriteit. Zij dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes zowel naar interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen het inkoopproces.

  • b.

    Publiek Opdrachtgeverschap

    In aanvulling op de eigen gedragscode integriteit onderschrijft het waterschap bij werken de gedragscode ‘Publiek Opdrachtgeverschap’ van het opdrachtgeversforum in de Bouw. Deze code biedt medewerkers kaders voor de uitvoering van hun werkzaamheden in relatie tot opdrachtnemers. Daarnaast geeft de code aan wat opdrachtnemers van ons mogen verwachten en wat wij van de opdrachtnemers verwachten, van de voorbereiding van een project tot en met de afronding en evaluatie ervan.

  • c.

    Nota Scheiding van Belang 2007

    In het contact met marktpartijen hanteert het waterschap de Nota Scheiding van Belang 2007 van Rijkswaterstaat. Daarin zijn richtlijnen en maatregelen vastgelegd om belangenverstrengeling tegen te gaan bij aanbestedingen, zoals voorkennis en betrokkenheid bij de voorbereiding. In het verlengde daarvan kan het waterschap ondernemers vragen om een belangenbeschermingsplan. Dit plan dient aan te geven hoe een ondernemer belangenverstrengeling voorkomt en biedt een goede basis voor vertrouwen, openheid en bewustzijn.

  • d.

    Het waterschap contracteert uitsluitend integere ondernemers

    Het waterschap verwacht ook dat ondernemers integer handelen en wil enkel zaken doen met betrouwbare ondernemers die zich bijvoorbeeld niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van de uitsluitingsgronden van de Aanbestedingswet 2012. Als er reële vermoedens zijn van onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals bijvoorbeeld vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de inkopende afdeling aan de directie een voorstel voorleggen om daarvan melding te doen bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Het waterschap onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord inkopen. Het volgt de ontwikkelingen en zal adequaat reageren op wet- en regelgeving.

a. Duurzaam inkopen

Het waterschap heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Het waterschap onderschrijft dan ook het “Klimaatakkoord Unie en Rijk 2010 – 2020” waarin de afspraak is opgenomen dat de waterschappen de ambitie hebben om duurzaam in te kopen, 2015 e.v. 100% (Programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheid; DBO). Dit betekent dat voor de relevante productgroepen waarvoor criteriadocumenten zijn opgesteld deze in inkoopprocedures zijn toegepast. (zie PIANOo.nl) 1

Daarnaast ondertekenden de waterschappen in 2016 het manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, met daarin de gezamenlijke ambities en afspraken op het gebied van MVI. De waterschappen gaan naleving van de afspraken uit het manifest monitoren en toetsen. Ook worden vanaf 2017 de resultaten met andere ondertekenaars van het manifest gedeeld tijdens de jaarlijkse MVI-dag

Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale- en milieuaspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu- én sociale aspecten. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • Bij de product- en marktanalyse inventariseert het waterschap welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden; voor werken vindt dit plaats in een zo vroeg mogelijk stadium van het project of van het ontwerpproces;

  • In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningcriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidcriteria opgenomen, minimaal de criteria voor de kwalificatie van leveranciers, de minimumeisen en daar waar mogelijk ook de gunningcriteria, voor de productgroepen waarvoor criteria bekend zijn. (zie www.pianoo.nl).

  • Bij duurzaam inkopen dient sprake te zijn van een realistisch ambitieniveau waarbij het streven naar duurzaamheid in balans is met bedrijfseconomische doelstellingen. Concurrentie dient mogelijk te blijven en er dient geen sprake te zijn van hoge meerkosten. Meerkosten moeten in verhouding tot de opdracht staan. Duurzaam is niet per se duurder.

Door duurzaam in te kopen kan het waterschap zijn invloed gebruiken om duurzame ontwikkelingen in ondernemingen te bevorderen.

Social Return

Het waterschap heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Het stimuleert daarom, waar mogelijk en doelmatig, de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces.

(Internationale) sociale voorwaarden

Werken, leveringen en/of diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd.

Aanpak Duurzaam GWW

Het waterschap onderschrijft bij het aanbesteden van werken de aanpak Duurzaam GWW waarbij duurzaamheid onderdeel is van het aanbestedingsproces. De aanpak wordt toegepast voor aanbestedingen op het gebied van grond-, weg en waterbouw (GWW) met een geraamde waarde vanaf € 0,5 miljoen.

b. Plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen

De Rijksoverheid heeft het plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen overheden 2015 – 2020 opgesteld (september 2015). Dit plan is tot stand gekomen met bijdragen van Unie van Waterschappen namens de waterschappen. In dit plan verschuift de ontwikkelrichting voor MVI/Duurzaam Inkopen van het toepassen van minimumeisen naar het aanmoedigen en/of uitnodigen van leveranciers om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te leveren.

4.3 Innovatie

Het waterschap moedigt, daar waar mogelijk, innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of krijgt de ondernemer de ruimte om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en/of Marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

Het waterschap acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die in deze markt opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

  • a.

    Het waterschap acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

    Het waterschap streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Het waterschap behoort in beginsel vrij te zijn in het maken van keuzes bij zijn inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en)) maar met inachtneming van de (Europese) wet- en regelgeving.

  • b.

    Het waterschap kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

    Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van het waterschap door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Het waterschap kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

  • a.

    Het waterschap heeft oog voor de lokale economie zijnde de ondernemers binnen het beheersgebied, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

    In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie wordt daarbij voorkomen en het waterschap laat geen onnodige regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

  • b.

    Het waterschap heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

    Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen behoren te krijgen. Het waterschap houdt echter bij zijn inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerken

Het waterschap heeft de wens dat, indien mogelijk, er bij aanbestedingen naar samenwerkingsmogelijkheden met andere aanbestedende diensten, waterschappen en/of overheden (Rijk, provincie, gemeente), wordt gekeken. Deze samenwerkingsverbanden m.b.t. de inkoopsamenwerking kunnen structureel zijn of incidenteel maar hebben allen ten doel om door middel van samenwerking zowel financiële- als kwaliteitsvoordelen voor alle waterschappen te realiseren. Dit alles voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is. Zie ook paragraaf 3.7.

5.5 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Het waterschap bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers dienen een eerlijke kans te krijgen bij het gunnen van een/de opdracht. Door proportioneel, objectief, non-discriminerend en transparant te handelen, wordt een eerlijke mededinging bevordert. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Het waterschap wenst geen ondernemers te betrekken die de mededinging vervalsen.

6. Inkoopprocedure

6.1 Bepalen van de inkoopprocedure

Het waterschap beziet per opdracht welke aanbestedingsprocedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij deze afweging spelen in ieder geval de volgende zaken een rol:

  • ·

    Omvang van de opdracht;

  • ·

    Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

  • ·

    Aantal potentiële inschrijvers;

  • ·

    Gewenst eindresultaat;

  • ·

    Complexiteit van de opdracht;

  • ·

    Type van de opdracht en het karakter van de markt.

Onderstaande balkjes uit de Gids Proportionaliteit geven aan op welke wijze dit in beginsel wordt uitgevoerd.

De budgethouder motiveert de keuze(s) met betrekking tot de aanbesteding op de inkoopmelding. Inkoop voorziet dit voorstel van advies. Desgewenst betrekt Inkoop het advies van JZ hierbij. Indien het advies van Inkoop overeenstemt met het voorstel van de budgethouder, dan kan de aanbesteding gestart worden na goedkeuring van de inkoopmelding door de opdrachtgever. Indien het advies van Inkoop niet overeenstemt met het voorstel van de budgethouder, dan dient de opdrachtgever een besluit te nemen op basis van het voorstel voorzien van advies van inkoop en JZ.

Het waterschap kan zich zowel boven als onder de Europese drempel beroepen op dwingende spoed en daarmee een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging toepassen.

Er dient dan te worden voldaan aan de volgende voorwaarden:

  • -

    Er is sprake van een onvoorziene gebeurtenis voor de aanbestedende dienst;

  • -

    Er is sprake van dwingende spoed die onverenigbaar is met de termijnen van andere procedures;

  • -

    Er moet een causaal verband zijn tussen de dwingende spoed en de onvoorziene gebeurtenis (is er sprake van verwijtbaarheid?).

  • -

    Er zijn omstandigheden waarbij door niet onverwijld verstrekken van een opdracht schade ontstaat.

Afwijken van de Inkoopvoorwaarden of het van toepassing verklaren van voorwaarden van de wederpartij is alleen mogelijk met toets van afdeling Inkoop en/of afdeling Juridische Zaken.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

Het waterschap vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

Het waterschap vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte en is in staat de keuze van de uitgenodigde ondernemers te motiveren, indien daartoe een verzoek komt. Het ARW 2016 is van toepassing, hoofdstuk 7, ook bij niet-werken gerelateerde opdrachten.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal conform het bovenstaande schema drempelbedragen van inkoopprocedures nationaal aanbesteden.

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen zal in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

6.2 Aanbestedingsreglementen

Voor de aanbesteding van werken of diensten en leveringen, die gerelateerd zijn aan werken, wordt verplicht het Aanbestedingsreglement voor Werken 2016 (ARW 2016) gehanteerd. Hiervan kan alleen gemotiveerd worden afgeweken.

Voor de aanbesteding van diensten en leveringen zijn geen aanbestedingsreglementen vastgesteld. Daarvoor zijn specifieke regelingen in de aanbestedingsdocumenten geregeld.

6.3 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Het waterschap wil niet het risico lopen dat verplichtingen niet nagekomen kunnen worden.

6.5 Dossiervorming

Tijdens het verloop van een inkooptraject (waarbinnen een aanbestedingstraject) wordt een veelheid aan documenten geproduceerd, zowel intern als extern, die voor het vormen van het dossier van belang zijn. Het is belangrijk dat dossiers van aanbestedingen en inkooptrajecten centraal te raadplegen zijn o.a. vanwege:

  • -

    voldoen aan de archiefwet;

  • -

    verantwoording achteraf, maar ook tijdens de uitvoering om aan te kunnen tonen bij controles (door bijvoorbeeld controller of accountant) dat alles rechtmatig is verlopen;

  • -

    (verdere) contractmanagement.

Daartoe wordt een centraal inkoopdossier aangelegd. Dit wordt gedaan in Corsa. De budgethouder is de verantwoordelijke voor het dossier (samenstelling en volledigheid).

7. Organisatorische uitgangspunten

7.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

Stap

Fase Inkoopproces

Toelichting

1.

Voortraject

-Bepalen van inkoopbehoefte;

-Bepalen van het aanbod (bijv. via bedrijfskolom-, product- en marktanalyse;

-Raming en bepalen van het financiële budget;

-Keuze inkoopprocedure of aanbestedingsprocedure.

2.

Specificeren

-Opstellen van eisen en wensen;

-Omschrijven van de opdracht;

-Opstellen Offerteaanvraag.

3.

Selecteren

-Eventuele voorselectie leveranciers;

-Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed;

-Offertes evalueren;

-Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van aanbestedingsregelgeving);

-Gunning aan winnende Inschrijver.

4.

Contracteren

-Informeren afgewezen leveranciers;

-Tekenen (raam) overeenkomst met winnende inschrijver (contractant);

-Registreren getekende overeenkomst.

5.

Bestellen

-Uitvoeren van de opdracht;

-Eventueel met het doen van bestellingen.

6 .

Bewaken

-Bewaken termijnen;

-Controleren nakoming afgesproken prestaties;

-Tijdige betaling facturen.

7.

Nazorg

-Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen, looptijd;

-Evalueren overeenkomst met Contractant.

7.2 Inkoop in de organisatie

De inkoopfunctie bij het waterschap is georganiseerd volgens het gecoördineerde model: dit model wordt getypeerd door centraal geformuleerd inkoopbeleid. Aanbesteden gebeurt in multidisciplinaire inkoopteams met inkoop als trekker.

7.3 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat.

7.4 Contractmanagement

In het kader van risicobeheersing en beheer van uitstaande verplichtingen is het van belang dat er registratie, beheer en evaluatie van contracten plaatsvindt. Het waterschap is bezig met de ontwikkeling van contractmanagement en wil de komende jaren dit verder professionaliseren.

7.5 Leveranciersmanagement

Leveranciersmanagement leidt tot het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van het juiste type leveranciersrelatie. Het continue proces van identificeren en ontwikkelen van relaties op het juiste niveau met leveranciers speelt een belangrijke rol bij de realisatie van de inkoopvoordelen, dat een professioneel inkoopproces met zicht meebrengt. Optimaal wordt dit proces gestuurd vanuit de inkooppakketstrategie. Bij het opstellen van een inkooppakketstrategie houdt het waterschap minimaal rekening met wet- en regelgeving en de uitgangspunten zoals geformuleerd in Hoofdstuk 5. Het waterschap is bezig met de ontwikkeling van leveranciersmanagement en wil de komende jaren dit verder professionaliseren.


Noot
1

Dit beleid vervangt het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2013

Noot
1

Het waterschap hanteert altijd de meest recente versie van genoemde documenten.

Noot
1

PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden heeft als taak het inkopen en aanbesteden bij alle overheden te professionaliseren. Met oog voor rechtmatigheid én doelmatigheid. Professionele inkoop draagt bij aan het beleid van de organisatie en biedt value for tax payers' money.