Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Meerssen houdende regels omtrent burgerlijke stand (Reglement burgerlijke stand)

Ondertekening

Bijlage Toelichting op het Reglement burgerlijke stand

Inleiding

Het reglement burgerlijke stand heeft betrekking op de openingstijden van het bureau van de burgerlijke stand en de momenten waarop een huwelijk kan worden gesloten, een partnerschap kan worden geregistreerd of een geregistreerd partnerschap kan worden omgezet in een huwelijk. Voorts heeft het reglement betrekking op het aanwijzen van locaties als gemeentehuis, speciaal voor het sluiten van huwelijken, het registreren van partnerschappen en het omzetten van een partnerschap in een huwelijk. Daarnaast stelt het reglement voorwaarden aan de benoemingen en werkzaamheden van ambtenaren van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand. Benoeming, schorsing en ontslag van ambtenaren van de burgerlijke stand is in handen gelegd van burgemeester en wethouders (Wet van 14 oktober 1993 (Stb. 1993, nr. 555).

Het in de gemeente Meerssen geldende Reglement burgerlijke stand dateert van 19 april 1997. Er zijn verschillende redenen waarom dat reglement wordt gewijzigd:

• 1.

  Er is in het oude reglement geen plaats geboden voor bepalingen betreffende het geregistreerd partnerschap en de omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk;

• 2.

  De terminologie van het reglement is aangepast aan de huidige organisatie, en dusdanig herschreven dat het veranderingen binnen de organisatie beter kan opvangen;

• 3.

  Er is nadrukkelijk vastgelegd onder welke voorwaarden een locatie kan worden aangewezen als huis der gemeente;

• 4.

  Er is meer nadrukkelijk vastgelegd wanneer een kosteloze huwelijksvoltrekking, kosteloze registratie van een partnerschap of kosteloze omzetting van een geregistreerd partnerschap kan plaatsvinden;

• 5.

  Er is verdergaand mandaat geregeld met betrekking tot uitvoerende en organisatorische beslissingen van het college van burgemeester en wethouders aan de aan de ambtenaren van de burgerlijke stand van de gemeente Meerssen;

• 6.

  Er is meer nadrukkelijk vastgelegd welke benoemingsvoorwaarden gelden voor de verschillende (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand;

Artikel 1. Begripsbepaling

Dit artikel beschrijft de basisbegrippen uit het reglement. In het bijzonder wordt het onderscheid tussen de ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand expliciet gemaakt (artikel 16, Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek).

In het verleden zijn besluiten tot aanwijzing van een locatie als gemeentehuis genomen door de raad. Deze bevoegdheid is bij Raadsbesluit van 4 oktober 2012 overgedragen aan het college. Bepaalde bevoegdheden zijn gemandateerd (zie artikel 5 lid 2 van het Reglement burgerlijke stand).

Artikel 2. (Buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

In artikel 2 wordt het onderscheid tussen de ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand expliciet gemaakt (artikel 16, Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek).

Voor de ambtenaar van de burgerlijke stand gelden de volgende bepalingen:

• a.

  de ambtenaar moet in dienst zijn van de gemeente of van een andere gemeente;

• b.

  de ambtenaar is belast met het opnemen in onder hem berustende registers van de burgerlijke stand van akten en daaraan toe te voegen latere vermeldingen, alsmede al datgene wat de instandhouding van de registers en de zorg voor de toegankelijkheid van de daarin neergelegd gegevens betreft (art. 16d, eerste lid, Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek).

Voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand gelden de volgende bepalingen:

• a.

  de buitengewoon ambtenaar kan in dienst zijn van de gemeente of van een andere gemeente;

• b.

  de buitengewone ambtenaar kan een persoon zijn niet in dienst van de gemeente of van een andere gemeente;

• c.

  de buitengewoon ambtenaar kan uitsluitend worden belast met de huwelijksvoltrekking (artikel 59, 60, 63, 64, 65 en 67 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek).

Artikel 3. Benoeming

In dit artikel wordt aangegeven voor welke periode ambtenaren van de burgerlijke stand of buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand benoemd kunnen worden. Gemeente Meerssen kent de mogelijkheid om een (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand die reeds in een andere gemeente is benoemd en welke benoeming (en beëdiging) niet is verlopen, te benoemen voor een eenmalige voltrekking van een huwelijk, registratie van een partnerschap of omzetting van een partnerschap in een huwelijk.

Eveneens kunnen derden, op verzoek van het bruidspaar of de geregistreerde partners, voor de voltrekking van een huwelijk, registratie van een partnerschap of omzetting van een geregistreerd partnerschip in een huwelijk tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand benoemd worden. De voorwaarden voor een dergelijke benoeming zijn neergelegd in de ‘Beleidsregels babs voor één dag’.

Artikel 4. Locatie

Dit artikel geeft aan waar de ambtenaren van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand wettelijk hun taken dienen te verrichten. Primair verrichten zij hun taken in het gemeentehuis van Meerssen. Het is evenzeer mogelijk dat zij elders binnen de gemeentegrenzen hun wettelijke taken verrichten. Daarbij moet gedacht worden aan het voltrekken van een huwelijk en het registreren van een partnerschap.

Artikel 5. Voorwaarden voor aanwijzing van een locatie als gemeentehuis

Primair ligt de bevoegdheid voor het aanwijzen van een locatie als huis der gemeente bij de gemeenteraad. De raad heeft deze bevoegdheid per 4 oktober 2012 gedelegeerd aan het college van burgmeester en wethouders. Het college heeft op zijn beurt, middels artikel 5 lid 2 van dit reglement, de bevoegdheid gemandateerd aan de ambtenaren van de burgerlijke stand van de gemeente Meerssen. Daarmee wil het college de procedure voor het aanwijzen van een locatie als gemeentehuis versnellen.

Artikel 5 bepaalt dat bruidsparen zelf een locatie kunnen kiezen voor de voltrekking van een huwelijk of registratie van een partnerschap, mits aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan. De aanwijzing als locatie is slechts geldig op de datum en tijdstip van de ceremonie. Indien een formele plechtigheid op de dag waarop het aanwijzingsbesluit doelt, niet door kan gaan of doorgaat, vervalt de aanwijzing van de locatie als huis der gemeente. Er zal dan een nieuwe afspraak gemaakt moeten worden en een nieuw aanwijzingsbesluit genomen moeten worden.

Het voltrekken van een huwelijk of registreren van een partnerschap op de openbare weg, in een bos, park of in het veld is niet toegestaan. Het kan immers niet als een huis der gemeente aangewezen worden. Ook bestaat daarmee de mogelijkheid dat de bevoegdheid van de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand niet is te bepalen (denk daarbij aan gemeentegrensgebieden waarbij de vraag zich zou kunnen voordoen welke ambtenaar van welke gemeente bevoegd zou zijn). In dat kader gaat het om het tot stand komen van het rechtsfeit, en niet om de ceremonie die daarbij doorgaans plaatsvindt. Dat betekent bijvoorbeeld dat het formele gedeelte van het tot stand komen van een huwelijk in een huis der gemeente dient plaats te vinden en het verdere, ceremoniële gedeelte van de plechtigheid op een andere locatie zoals een varende boot of in het bos kan plaatsvinden.

De gemeente Meerssen is alleen verantwoordelijk voor het officiële gedeelte van de huwelijksvoltrekking, waarvoor de gemeente een trouwambtenaar levert. Het reserveren van de locatie voor een huwelijk is de verantwoordelijkheid van het bruidspaar. De gemeente heeft geen verantwoordelijkheid voor eventuele schade of kosten die worden gemaakt vanwege het enkele feit dat de gemeente de locatie heeft aangewezen als gemeentehuis. Verder is de gemeente niet verantwoordelijk voor de (kwaliteit, schade, schoonmaak of diefstal van de) inrichting van de locatie. Daarbij moet ook gedacht worden aan het strooien met rijst of bloemen en de aansprakelijkheidsvraag voor de gevolgen ervan als letselschade.

Artikel 6. Leiding van de burgerlijke stand

De verdeling van de werkzaamheden van de ambtenaren van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand is in handen van het college van burgemeester en wethouders. Zij wijzen ingevolge artikel 2 van het Besluit burgerlijke stand 1994 de persoon aan die is belast met de leiding.

De leidinggevende van de afdeling waar het bureau burgerlijke stand in de organisatie van de gemeente Meerssen is ondergebracht, is belast met de leiding van het bureau van de burgerlijke stand. Om praktische redenen en om adequaat te kunnen reageren op veranderingen, kan de leidinggevende van het bureau van de burgerlijke stand anderen belasten om de verdeling van de dagelijkse werkzaamheden van de burgerlijke stand te regelen.

Artikel 7. Openstelling bureau burgerlijke stand

In dit artikel wordt bepaald wanneer het bureau van de burgerlijke stand is geopend (een en ander is gebaseerd op het gestelde in artikel 16c, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek). Het college van burgemeester en wethouders is belast met het aanwijzen van openingstijden voor het bureau van de burgerlijke stand.

Het artikel geeft naast de bepalingen voor de reguliere openingstijden mogelijkheden om het bureau van de burgerlijke stand op buitengewone tijden open te stellen of om de openstelling juist te beperken.

In artikel 4 van de Wet rechten burgerlijke stand is neergelegd dat een gemeente met meer dan 10.000 inwoners wekelijks twee gelegenheden moet creëren voor een kosteloze huwelijksvoltrekking, kosteloze registratie van een partnerschap of kosteloze omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk. De gemeente Meerssen biedt deze gelegenheid elke maandagochtend om 9.00 uur en 9.15 uur.

Artikel 8. Teruggaaf leges bij annulering huwelijk of geregistreerd partnerschap

Bij annulering van een gemaakte trouwafspraak betreffende een huwelijksvoltrekking, registratie van een partnerschap of omzetting partnerschap in een huwelijk worden de gemaakte administratieve kosten in rekening gebracht. De hoogte van deze kosten zijn vastgelegd in de legesverordening van de gemeente Meerssen.

Indien een voorgenomen huwelijk wordt geannuleerd, wordt op verzoek een teruggaaf verleend van de verschuldigde legeskosten. Het verzoek om teruggaaf moet worden ingediend gelijktijdig met het bericht tot annulering van het huwelijk.

De gemaakte administratieve kosten worden in mindering gebracht op de teruggaaf van de legeskosten. De hoogte van de teruggaaf is afhankelijk van het moment van annulering.

• •

  De teruggaaf bedraagt 75% van de verschuldigde legeskosten wanneer de annulering wordt gedaan tot 8 weken voor de huwelijksdatum;

• •

  De teruggaaf bedraagt 50% van de verschuldigde legeskosten wanneer de annulering wordt gedaan tot 2 weken voor de huwelijksdatum;

• •

  De teruggaaf bedraagt 25% van de verschuldigde legeskosten wanneer de annulering wordt gedaan tot één dag voor de huwelijksdatum.

Artikel 9. Bezoldiging (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand

Het is niet de bedoeling om de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand die eenmalig een huwelijk voltrekt of partnerschap registreert, te betalen voor zijn of haar honoraire diensten. Om duidelijkheid te scheppen in het Reglement burgerlijke stand is het van belang een en ander daaromtrent vast te leggen.

De noodzaak voor het vastleggen geldt ook voor de vraag of de kosten voor het tot stand brengen van een huwelijk of geregistreerd partnerschap niet gereduceerd kunnen worden nu partijen zelf een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand aanbrengen die voorts geen vergoeding krijgt voor zijn of haar diensten. Opgemerkt zij hier dat de leges met betrekking tot de totstandkoming van het huwelijk of geregistreerde partnerschap zijn gebaseerd op een totaal aan kosten. Indien partijen kiezen voor een eigen buitengewoon ambtenaar brengt dit voor de gemeente extra werkzaamheden met zich mee met betrekking tot de beëdiging en/of benoeming. Dientengevolge vindt er geen reductie van de kosten plaats.

Artikel 10. Schakelbepaling

De schakelbepaling zorgt er voor dat het Reglement burgerlijke stand van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op de registratie van partnerschappen en de omzetting van partnerschappen in een huwelijk. Het gebruik van de schakelbepaling verhoogt de leesbaarheid van het reglement en houdt de lengte van de artikelen binnen de perken.

Artikel 11. Slotbepalingen

In dit artikel wordt bepaald onder welke naam het reglement kan worden aangehaald en wanneer het reglement in werking treedt. Artikel 3:40 van de Algemene wet bestuursrecht bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het is bekendgemaakt. Het Reglement burgerlijke stand treedt in werking op de dag nadat het is bekend gemaakt in het Gemeenteblad. Met de inwerkingtreding vervalt het Reglement burgerlijke stand van 19 april 1997.