Evenementenbeleid Lochem 2008

HOOFDSTUK 1 Oriëntatie

1.1Stand van zaken

In december 2008 heeft de gemeenteraad van Lochem een gewijzigde Algemene Plaatselijke Verordening voor de gemeente vastgesteld. Als gevolg daarvan is een aantal artikelen komen te vervallen en is een aantal artikelen aangepast.

Onder een evenement wordt nu op basis van artikel 2.24 van de Algemene Plaatselijke Verordening voor de gemeente Lochem (Apv) verstaan een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van bioscoopvoorstellingen, markten, kansspelen, het in een horeca-inrichting houden van dansavonden en voorstellingen. Dit betekent dat wedstrijden op of aan de weg, optochten en betogingen onder de reikwijdte van artikel 2.24 Apv vallen.

Voor het mogen houden van een evenement is een vergunning nodig van de burgemeester. De burgemeester kan een vergunning weigeren in het belang van de openbare orde, het voorkomen en/of beperken van overlast, de verkeersveiligheid, de zedelijkheid en/of gezondheid. Behalve de evenementenvergunning is veelal nog meer nodig. U kunt daarbij denken aan een ontheffing voor het geluid, een gebruiksvergunning voor een tent, een ontheffing van artikel 35 van de Drank- en Horecawet, een verkeersbesluit voor het afsluiten van wegen.

Het aantal aanvragen voor evenementen in de gemeente neemt toe. Hierbij valt op dat steeds meer verzoeken komen voor het organiseren van tentfeesten. Sommigen zijn voor publiek toegankelijk andere zijn besloten maar van een zodanig omvang dat daarmee wel overlast voor de omgeving ontstaat. De feesten die niet behoren tot de gebruikelijke en geaccepteerde volksfeesten vragen een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging. Om willekeur in het behandelen van aanvragen voor een vergunning te voorkomen is vanuit vergunningverlening gevraagd om het afwegingskader in het belang van openbare orde, veiligheid en het voorkomen van overlast nog duidelijker te formuleren.

Medewerkers van gemeente en politie constateren, al enige jaren, dat met name de evenementen die jaar in jaar uit plaatsvinden veelal goed zijn georganiseerd en goed verlopen. Dit mede dankzij de jarenlange ervaring bij de organisatoren en goede samenwerking tussen organisatie, gemeente en politie. Nieuwe evenementen, waarbij soms ook het bezoekersaantal geheel onduidelijk is, vragen extra coördinatie en toezicht en een zorgvuldige evaluatie.

1.2 Recente ontwikkelingen

1.2.1 Professionele Beveiliging / Stewards

Uitgangspunt bij het verlenen van een evenementenvergunning is dat de organisator verantwoordelijk is voor een goed en ordelijk verloop van het evenement. Als gevolg van de toenemende omvang van bepaalde festiviteiten is de afgelopen jaren bij diverse evenementen de inzet van gecertificeerd bewakingspersoneel als vergunningsvoorschrift opgenomen. De aanwezigheid van bewakers werkt preventief en de bewakers kunnen tijdig signaleren wanneer een gespannen situatie ontstaat waarbij de inzet van politie is gewenst. Daarentegen zijn aan de inzet van gecertificeerd bewakingspersoneel kosten verbonden die soms zwaar drukken op het budget van een vereniging of stichting. Desalniettemin is gebleken dat externe beveiliging een positieve bijdrage levert aan een goed verloop van een evenement en vrijwilligers ontlast van een (te) grote verantwoordelijkheid. Ook in het overleg met de diverse organisaties werd dit bevestigd.

In het beleid is vastgelegd wanneer in ieder geval professionele beveiliging moet worden ingezet. In geval kan worden volstaan met stewards is gebleken dat deze niet altijd voldoende zichtbaar zijn ten tijde van een evenement. Om die reden wordt vanaf februari 2009 als voorschrift in de vergunning opgenomen dat stewards herkenbaar aanwezig dienen te zijn en de gemeente voor aanvang van het evenement een aanwezigheidsplan wil ontvangen.

1.2.2 Digitale dienstverlening

De gemeente werkt sinds 1 januari 2005 met een aanvraagformulier voor evenementen. Het formulier is op te vragen, te downloaden van de internetsite van de gemeente en wordt meegestuurd bij de vergunning voor een jaarlijks terugkerend evenement. Een aanvraagformulier helpt enerzijds de aanvrager om alle aspecten die bij een evenement aan de orde zijn te benoemen en anderzijds geeft het de vergunningverlener de informatie die nodig is om een goede vergunning te kunnen opstellen die recht doet aan de werkelijkheid. Aanvragen kunnen ook digitaal worden ingediend.

1.3Geluidhinder en geluidnormering

Geluid en met name met geluidsapparatuur versterkte muziek en/of omroepinstallaties vormen de meeste overlast en hinder voor omwonenden. Denkt u bijvoorbeeld aan het geluid in een feesttent of van een kermis. Ongetwijfeld slaken veel omwonenden een zucht van opluchting wanneer het geluid staakt. Daarentegen is het vaak muziek waardoor publiek wordt aangetrokken en de sfeer van het evenement wordt bepaald.

Geluid kan worden gemeten en er kunnen (maximum) normen worden bepaald. Maar het opleggen van een (meetbare) norm als voorschrift in een evenementenvergunning betekent ook dat opgetreden moet worden. Eveneens betekent het opleggen vaneen geluidsnorm bij één evenement dat ook aan andere evenementen een norm moet worden opgelegd om willekeur te voorkomen.

De afgelopen jaren heeft incidenteel een geluidmeting bij een evenement plaatsgevonden. De daarmee verkregen gegevens zijn echter niet zodanig dat aan de hand daarvan normen kunnen worden opgelegd die ook recht doen aan het soort evenement, de locatie van het evenement en het belang van het evenement voor het dorp of de kern waarin het evenement plaatsvindt.

Niet door het opleggen van een norm maar door andere maatregelen wordt wel geprobeerd om de geluidhinder voor omwonenden te beperken. Zo wordt bij een kermis als voorschrift in de vergunning “centraal georganiseerde muziek” opgenomen, wordt rekening gehouden met de tijdsduur van het evenement en wordt deze indien nodig beperkt en wordt eveneens rekening gehouden met de opstelling van podia, eindtijden, omgeving en de draagvlak voor het evenement. Er is vooralsnog geen of onvoldoende aanleiding om deze wijze van regulering aan te passen.

Hoofdstuk 4 van de Apv is aangepast aan het Activiteitenbesluit (Wet milieubeheer) waardoor zowel voor collectieve festiviteiten als incidentele festiviteiten geluidnormen voor (horeca)inrichtingen zijn opgenomen. Dit betekent dat het inrichtingen bij zowel collectieve als incidentele festiviteiten niet is toegestaan om de grens van 80 dba te overschrijden.

1.4Publicaties

Het verlenen van een evenementenvergunning is een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht. Het was gebruikelijk om alleen de vergunning voor grote nieuwe evenementen te publiceren in Extra Nieuws en bij jaarlijks terugkerende evenementen slechts wanneer sprake was van bijzondere omstandigheden.

Omdat omwonenden tijdig op de hoogte willen zijn van een evenement in hun directe omgeving worden aanvragen om een evenementenvergunning gepubliceerd in Extra Nieuws. Aan belanghebbenden wordt daarmee de gelegenheid geboden tijdig zienswijzen dan wel bedenkingen in te dienen.

Hoofdstuk 2 Beleid

2.1Inleiding

Gemeente, politie en brandweer moeten op de hoogte zijn van activiteiten op of aan de openbare weg in het belang van de doorgang voor en inzet van hulpdiensten, de veiligheid van bezoekers en het voorkomen van overlast voor omwonenden. Dat is de reden dat op grond van artikel 2.25 Apv voor het houden van een evenement een vergunning moet worden aangevraagd. In de evenementenvergunning worden de randvoorwaarden, voorschriften, opgenomen waaraan de organisator van een evenement heeft te voldoen. Veelal kan niet worden volstaan met een evenementenvergunning maar zijn ook andere vergunningen en ontheffingen nodig. U kunt hierbij denken aan een gebruiksvergunning voor een tent en/of een verkeersbesluit voor het afsluiten van de openbare weg. Het komt ook voor dat organisaties uit voorzorg de gemeente in kennis stellen van een activiteit maar daarvoor geen vergunning noodzakelijk is. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan wandel- en fietsroutes die worden uitgezet, een toertocht van oude trektoren waarbij men zich heeft te houden aan de Wegenverkeerswetgeving etc. En dan zijn er activiteiten die geen evenement zijn in de zin van artikel 2.24 Apv maar wel overlast veroorzaken, zoals bijvoorbeeld tuinfeesten op eigen terrein.

De in de gemeente voorkomende activiteiten zijn in dit hoofdstuk ondergebracht in categorieën. Per categorie gelden specifieke aandachtspunten.

Het beleid vormt een afwegingskader bij het beoordelen van een aanvraag om een evenementenvergunning. In de vergunning zelf worden gedetailleerd en op het evenement afgestemde voorschriften opgenomen in het belang van openbare orde en veiligheid.

2.2 Categorieën van evenementen

Bij de indeling van evenementen in categorieën is gekeken naar de omvang en welke aspecten van invloed zijn op de veiligheid en overlast. Aandachtspunten in het algemeen zijn:

• -

  parkeervoorzieningen

• -

  geluid

• -

  eindtijden

• -

  alcohol

• -

  veiligheid van bezoekers

• -

  doorgang voor hulpdiensten

• -

  sanitaire voorzieningen

• -

  beveiliging

• -

  EHBO

De volgende categorieën vallen te onderscheiden:

A. Volksfeesten

Volksfeesten, zoals: de jaarlijks terugkerende dorpsfeesten, de volksfeesten in buurtschappen, de Oranjefeesten, de Paasvuren en de Keidagen in Lochem (stad).

Volksfeesten worden sinds jaar en dag georganiseerd in de kernen van de dorpen en buurtschappen en de organisatie ligt in handen van een stichting of vereniging. De volksfeesten zijn belangrijk voor de sociale cohesie in een dorp of buurtschap. De gemeenschappelijke verantwoordelijkheid voor een goed verloop van het evenement is groot en is er is veel draagvlak onder de bevolking.

Het beleid gaat er vanuit dat de wijze waarop de feesten de afgelopen jaren zijn ingevuld ongewijzigd doorgang moet kunnen vinden tenzij veranderende en/of aangescherpte wet- en regelgeving noopt tot bijstelling.

B.Grote evenementen

Incidentele dan wel jaarlijkse terugkerende publieksgerichte evenementen, niet zijnde een volksfeest (categorie A), zoals tentfeesten, trekkertrek, braderieën, muziekevenementen, circussen, motorcross, concoursen en dergelijke.

Deze activiteiten kunnen zowel commercieel als niet commercieel van aard zijn. Het is algemeen bekend dat omwonenden eerder overlast van deze evenementen ervaren omdat de betrokkenheid minder is. Daarentegen kunnen zij een positieve bijdrage leveren aan de levendigheid in de gemeente en ook het recreatieve (en culturele)aanbod in de gemeente versterken.

C.Buurtfeesten

Kleine incidentele dan wel jaarlijks terugkomende buitenfeesten, voor een beperkt gezelschap, op of aan de openbare weg.

Buurtfeesten zijn net als de volksfeesten van belang voor de sociale cohesie in een buurt of wijk. Het zijn veelal kleine feesten met een barbecue en een sportieve activiteit aan het begin of einde van de zomer. De feestjes worden vaak op straat gehouden en/of op de opritten van een aantal woningen en niet voor publiek anders dan de buurtbewoners bedoeld.

D.Kleine evenementen

Evenementen van een beperkte omvang, op of aan de openbare weg. De beperkte omvang wordt bepaald door het aantal te verwachten bezoekers, de duur van de activiteit en het beperkt toepassen van geluidsapparatuur.

Onder een klein evenement valt bijvoorbeeld een openluchtconcert van een plaatselijke harmonie, een kleine kerstmarkt met een beperkt aantal kramen, een middag kinderspelen op de Kleine Markt in Lochem. Er is geen of slechts geringe sprake van overlast.

E. Bijzondere activiteiten in gebouwen

Het komt geregeld voor dat in kerken, sporthallen en bijvoorbeeld landhuizen evenementen en andere activiteiten worden georganiseerd. Veelal vallen deze gebouwen onder het Activiteitenbesluit Wet milieubeheer.

Deze activiteiten vinden niet plaats op of aan de openbare weg maar wel kan de openbare orde en/of de veiligheid in geding zijn. Ook kunnen er andere vergunningen en ontheffingen noodzakelijk zijn en kan de veiligheid voor de bezoekers bij een calamiteit zoals bijvoorbeeld brand in het gebouw een extra aandachtspunt zijn.

F.Wedstrijden op de openbare weg

Jaarlijks wordt een aantal wielerrondes, triatlons dan wel andere sportactiviteiten op de openbare weg georganiseerd. Wanneer bij dergelijke activiteiten veel publiek komt kijken dan wel dat er allerlei andere activiteiten omheen worden georganiseerd is sprake van een (groot) evenement. De vergunningplicht blijft gehandhaafd in het belang van de veiligheid van deelnemers en bezoekers.

G.Feesten (bruiloften en partijen)

Hoewel bruiloften en (privé) partijen op eigen terrein geen evenementen maar besloten feesten zijn kan de omgeving er overlast van ondervinden. Met name in de zomermaanden ontvangt de gemeente met regelmaat aanvragen voor een gebruiksvergunning voor een tent en verzoeken om een ontheffing van het geluid. In enkele gevallen is de omvang zodanig dat de belasting voor de omgeving vergeleken kan worden met een groot evenement uit categorie B.

H.Gebruik openbare weg

Er worden in de gemeente veel fietstochten, rally’s, huifkartochten etc georganiseerd. De deelnemers aan deze activiteiten moeten zich houden aan de regelgeving van de Wegenverkeerswet en zijn daarvoor zelf verantwoordelijk. Echter soms worden er activiteiten rondom deze tochten georganiseerd waarvoor mogelijk wel vergunningen moeten worden aangevraagd. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan het innemen van standplaatsen, het treffen van parkeervoorzieningen.

2.3Vrijstelling van de vergunningplicht voor activiteiten die vallen onder de categorie C (buurtfeesten), E (bijzondere activiteiten in gebouwen), G (feesten op eigen terrein) en H (gebruik van de openbare weg).

De categorieën C (buurtfeesten) , E (bijzondere activiteiten in gebouwen) en G (feesten op eigenterrein) en H (gebruik van de openbare weg) zijn vrijgesteld van de vergunningplicht indien de activiteiten voldoen aan de volgende voorwaarden:

Categorie C

• -

  er geen verkeersbesluit nodig is*

• -

  er geen tent wordt geplaatst waarvoor een gebruiksvergunning noodzakelijk is (meer dan 50 personen)

• -

  er geen artikel 35 ontheffing van de drank- en horecawet nodig is

• -

  de eindtijd van de activiteit zondag tot en met donderdag uiterlijk 22.00 uur is

• -

  de eindtijd van de activiteit vrijdag of zaterdag uiterlijk 24.00 uur is

* Er is geen verkeersbesluit nodig indien:

• ·

  de weg waar het buurtfeest wordt gehouden doodlopend is

• ·

  er geen gevaarzetting ontstaat als gevolg van het tijdelijk afsluiten van de weg

• ·

  geen provinciale weg betreft

• ·

  omwonenden zijn geïnformeerd over het tijdelijk afsluiten van de weg

• ·

  de afsluiting maximaal 12 uur duurt

• ·

  doorgang voor hulpdiensten gegarandeerd is

Categorie E

• -

  het gebouw beschikt over een gebruiksvergunning en het aantal bezoekers het maximum toelaatbare aantal personen volgens de gebruiksvergunning niet overschrijdt

• -

  de eindtijd van de activiteit zondag tot en met donderdag uiterlijk 23.00 uur is

• -

  de eindtijd van de activiteit vrijdag of zaterdag uiterlijk 24.00 uur is

• -

  er voldoende parkeergelegenheid is voor bezoekers in de naaste omgeving van het gebouw

• -

  in geval kramen worden geplaatst er continue voldoende doorgang blijft

• -

  nooduitgangen vrij worden gehouden van obstakels

• -

  versiering wordt bespoten met een brandwerende stof

Indien alcohol wordt geschonken is wel een artikel 35 ontheffing van de Drank- en Horecawet nodig.

Categorie G

• -

  het feest plaatsvindt in de directe nabijheid van het woonhuis van de organisator en op eigen terrein

• -

  er geen tent wordt geplaatst voor meer dan 50 personen

• -

  met geluidsapparatuur versterkte muziek op vrijdag en zaterdag uiterlijk om 24.00 uur wordt beëindigd

• -

  met geluidsapparatuur versterkte muziek op zondag tot en met donderdag uiterlijk om 23.00 uur wordt beëindigd

• -

  omwonenden minimaal twee weken voor de activiteit worden geïnformeerd

Categorie H

• -

  In geval de activiteiten op de openbare weg worden gehouden met in achtneming van de Wegenverkeerswetgeving

• -

  Er geen afzettingen worden geplaatst

• -

  Er geen sprake is van een wedstrijdelement

• -

  De eventuele stop- cq stempelplaatsen worden ingericht bij parkeerplaatsen met voldoende ruimte zodat geen gevaarzetting plaatsvindt voor andere weggebruikers

• -

  Indien nodig voldoende verkeersregelaars (in overleg met politie) worden ingezet

2.4 Aanvragen van een evenementenvergunning

2.4.1 Wijze van aanvragen

De aanvraag voor een evenementenvergunning moet schriftelijk en kan per brief, per e-mail en met behulp van het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning. Het formulier kan worden aangevraagd en/of gedownload van internet en worden toegestuurd.

2.4.2 Termijnen en procedure

Aanvragen voor evenementen in de categorieën A en B moeten minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement worden ingediend omdat daar altijd ook andere vergunningen en ontheffingen voor nodig zijn. Alle andere aanvragen dienen minimaal 4 weken voor aanvang van het evenement te worden ingediend.

Indien een aanvraag onvolledig is kan op grond van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht worden besloten de aanvraag niet in behandeling te nemen. Alvorens een dergelijk besluit te nemen is de aanvrager wel een redelijke termijn gegeven om de aanvraag aan te vullen. Indien ook na de aanvulling geen zorgvuldige beoordeling kan plaatsvinden wordt een aanvraag niet in behandeling genomen.

Bij evenementen in de categorie A en B kan, in het belang van omwonenden of belanghebbenden, besloten worden de uniforme openbare voorbereidingsprocedure, afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) te doorlopen.

2.4.3 Uniforme openbare voorbereidingsprocedure, afdeling 3.4 Awb

Bij het verlenen van een vergunning voor een evenement vindt een afweging plaats van diverse aspecten op het gebied van veiligheid, openbare orde en eventuele overlast voor de omgeving. Echter, datgene dat voor de één een leuk en gezellig feest is kan door iemand anders als uitermate storend en belastend worden ervaren. Om belangen van derden goed te kunnen afwegen biedt de uniforme openbare voorbereidingsprocedure (UOV) uitkomst. Door het ter inzage leggen van de ontwerpvergunning voor een periode van zes weken kunnen belanghebbenden een zienswijze indienen. Het bestuursorgaan kan mede aan de hand van ingediende zienswijze(n) op zorgvuldige wijze de belangen afwegen. Zienswijzen kunnen van invloed zijn op het besluit om wel of niet de vergunning te verlenen.

De uniforme openbare voorbereidingsprocedure vervult een aantal functies:

• a)

  het bevorderen en waarborgen van een zorgvuldige besluitvorming

• b)

  coördinatie met het beleid van andere overheden

• c)

  rechts- en belangenbescherming van de burger

• d)

  legitimatie van de uitkomst

Wanneer de openbare voorbereidingsprocedure toepassen?

Het is duidelijk dat voor de jaarlijks terugkerende evenementen, zoals de volksfeesten, de trekkertrek, de activiteiten van Stichting Dag Lochem etc. deze procedure niet hoeft te worden toegepast. Het draagvlak voor deze jaarlijks terugkomende evenementen onder de lokale bevolking is groot. Echter wat bijvoorbeeld te doen met aanvragen voor grote commerciële tentfeesten of een nieuw evenement dat de binnenstad van Lochem ontregelt? En wat moet worden verstaan onder een groot, nieuw evenement? Is een drumband concours op één van de sportvelden een groot nieuw evenement waarbij in het kader van een zorgvuldige besluitvorming de uitgebreide procedure moet worden toegepast? De één zal zeggen van wel, een ander niet.

De keuze om de procedure toe te passen mag niet willekeurig zijn. Daarom is de volgende keuze gemaakt waarbij de onbekendheid met en de duur van het evenement van doorslaggevend belang zijn.

De uniforme openbare voorbereidingsprocedure (UOV) wordt in ieder geval toegepast bij aanvragen voor een evenementenvergunning indien:

• -

  het evenement wordt georganiseerd op een locatie gelegen in de ecologische hoofdstructuur, niet eerder is georganiseerd, meer dan 150 bezoekers worden verwacht en gebruik wordt gemaakt van met geluidsapparatuur versterkte muziek

• -

  het evenement plaatsvindt in het buitengebied, niet eerder is georganiseerd, langer dan 1 dag (exclusief op- en afbouw) duurt en meer dan 150 bezoekers worden verwacht

• -

  plaatsvindt in de binnenstad van Lochem, niet eerder is georganiseerd, de binnenstad voor doorgaand verkeer moet worden afgesloten en langer dan één dag duurt

• -

  het evenement plaatsvindt in een dorpskern, niet eerder is georganiseerd en meer dan 1 dag (exclusief op- en afbouw) duurt

• -

  het een bestaand evenement betreft dat qua activiteiten en omvang substantieel is gewijzigd

• -

  het evenement wel eerder is georganiseerd maar daarover zodanige klachten zijn ontvangen dat het toepassen van een UOV gerechtvaardigd is.

  2.4.4.Plattegronden

Evenementen in de categorie A en B dienen de aanvraag te voorzien van een plattegrond van de inrichting van het terrein. De plattegrond dient nauwkeurig en overeenkomstig de feitelijke situatie op het terrein te worden ingetekend en maakt deel uit van de vergunning.

Voor aanvragen voor evenementen in de categorie B kan worden verlangd dat een draaiboek dan wel calamiteitenplan wordt ingediend.

2.5 Uitgangspunten bij het verlenen van vergunningen

2.5.1Eindtijden van festiviteiten

De burgemeester heeft immer de bevoegdheid een afwijkende eindtijd vast te stellen.

2.5.2 Eindtijden van met geluidsapparatuur versterkte muziek en omroepinstallaties:

* Eindtijd uiteenlopend o.a. om een geleidelijk verloop van vertrekkende bezoekers te bewerkstelligen.

2.5.3 Tappen in het openbaar

Bij het verlenen van een ontheffing van artikel 35 van de Drank- en Horecawet worden de volgende aanvangstijden en sluitingstijden gehanteerd.

Extra m aatregelen ter voorkoming van alcoholgebruik bij jongeren

Om de negatieve effecten van alcoholgebruik onder jongeren te verminderen kunnen per evenement in overleg met politie, organisatie en gemeente additionele maatregelen worden opgelegd.

Overige opmerkingen

Bij tapvergunningen op of aan de openbare weg op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet wordt als standaard voorschrift in ieder geval opgenomen dat gebruik moet worden gemaakt van plastic glazen. Een enkele keer kan daarop gemotiveerd een uitzondering worden gemaakt, afhankelijk van de grootte en locatie van het evenement.

2.5.4 openingstijden standplaatsen bij evenementen

2.5.5Beveiliging / stewards

* Indien stewards worden ingezet dienen deze, herkenbaar door middel van een reflecterend hesje in een felle kleur, aanwezig te zijn. Ook kan een waarborg in de vorm van een aanwezigheidsplan van stewards worden gevraagd. Vanzelfsprekend mogen de stewards niet onder invloed van alcohol verkeren.

* *Bij de beoordeling of gecertificeerde beveiliging als voorschrift moet worden opgenomen wordt een evenement onder andere beoordeeld aan de volgende criteria, waarbij rekening wordt gehouden met de onderlinge samenhang:

-is het feest openbaar of besloten

In het geval van besloten feesten kan veelal worden volstaan met stewards. Indien echter meer dan 1000 gasten aanwezig zijn is gecertificeerde beveiliging wenselijk

• -

  het aantal bezoekers

• -

  de doelgroep

• -

  het tijdstip

• -

  de locatie

• -

  alcohol

• -

  aantrekkingskracht van het evenement op andere bezoekers dan de doelgroep

2.5.6EHBO en bedrijfshulpverleners

EHBO’ers dan wel bedrijfshulpverleners die ten tijde van een evenement als hulpverlener zijn ingedeeld dienen duidelijk herkenbare vestjes te dragen. Op het evenemententerrein dient duidelijk zichtbaar een locatie te zijn aangegeven waar de EHBO koffer zich bevindt en waar op sommige tijdstippen de EHBO’ers dan wel bedrijfshulpverleners post hebben.

Voor bezoekers van een evenement is het belangrijk dat in geval van een ongeval of calamiteit snel en adequaat eerste hulp bij ongelukken kan worden verleend. Echter in de praktijk blijkt het voor organisaties niet altijd gemakkelijk om EHBO’ers te kunnen aantrekken en om die reden kan dan ook in bepaalde gevallen, als alternatief, gebruik worden gemaakt van vrijwilligers die een cursus bedrijfshulpverlening hebben gevolgd. Een overzicht van EHBO’ers dan wel bedrijfshulpverleners dient voorafgaand aan het evenement bij politie, brandweer en gemeente bekend te zijn.

2.5.7Tijdelijke gebruiksvergunning tenten

Als gevolg van wijzigingen in het Besluit brandveilig gebruik bouwwerken zijn de regels voor de brandveiligheid van tenten aangepast. Niet het aantal vierkante meters is bepalend maar het aantal bezoekers.

Voor een tent waarin minder dan 50 bezoekers aanwezig zullen zijn is geen gebruiksvergunning nodig

Voor een tent waarin meer dan 50 bezoekers aanwezig zullen zijn is wel een gebruiksvergunning nodig.

Voor overkappingen (tenten) is geen gebruiksvergunning nodig indien sprake is van

• -

  een rechthoekige overkapping/tent die tenminste aan 3 zijden open is

• -

  een cirkelvormige overkapping/tent die tenminste voor ¾ deel van de omtrek open is

Een aanvraag voor een gebruiksvergunning voor een tent dient minimaal 4 weken voor de activiteit te worden ingediend indien sprake is van een nieuwe, nog niet eerder vergunde situatie. Indien voor de tent en locatie al eerder een gebruiksvergunning is verleend kan een aanvraag uiterlijk 3 weken voor het evenement met verwijzing naar de eerder verleende vergunning worden ingediend.

Aanvragen dienen in 3-voud en allen ondertekend te worden ingediend bij de afdeling Publiekscontacten. Tenzij de situatie exact overeenkomt met een reeds eerder vergunde situatie, dan kan daarnaar worden verwezen onder vermelding van het kenmerk. De afdeling zorgt ervoor dat de aanvraag verder in de organisatie wordt uitgezet. Voor de aanvraag van een gebruiksvergunning moet gebruik worden gemaakt van een speciaal daartoe bestemd aanvraagformulier te verkrijgen via de site van de gemeente Lochem, de balie op de Markt in Lochem dan wel bij het cluster vergunningen van de afdeling Publiekscontacten.

2.5.8 Verkeersbesluiten, verkeersregelaars en parkeervoorzieningen

Verkeersbesluiten

Indien gebruik wordt gemaakt van de openbare weg is veelal een verkeersbesluit op grond van de Wegenverkeerswet nodig. Bij de voorbereiding van de evenementenvergunning wordt aan de afdeling ROV gevraagd het voor het evenement noodzakelijke verkeersbesluit voor te bereiden.

Verkeersbesluiten moeten bekend worden gemaakt en om die reden is het belangrijk dat tijdig bekend is welke verkeersmaatregelen moeten worden getroffen.

In geval sprake is van een nieuwe situatie dient een aanvraag minimaal 6 weken voor aanvang van de activiteit te worden aangevraagd. Is reeds eerder gebruik gemaakt van een verkeersbesluit ter plaatse dient minimaal 3 weken voor aanvang van de activiteit een en ander bekend te zijn.

Verkeersregelaars

Het verkeer regelen op de openbare weg dient te geschieden door verkeersregelaars. De verkeersregelaars moeten daarvoor een korte cursus volgen bij de politie. Omdat met name in de zomermaanden veel activiteiten worden georganiseerd wordt geadviseerd tijdig met de politie contact op te nemen over de cursus zodat deze niet wordt overstelpt door aanvragen.

Parkeervoorzieningen

Parkeergelegenheid voor bezoekers van een evenement dient zoveel mogelijk buiten openbare wegen plaats te vinden. Bij aanvragen voor grote evenementen (categorie B) kan een verkeers- en parkeerplan worden verlangd.

2.5.9Contactpersonen

Voor evenementen in de categorieën A en B dient minimaal een week voor de activiteit een overzicht van contactpersonen ten tijden van het evenement aan de afdeling Publiekscontacten te worden overhandigd, inclusief telefoonnummers waarop deze personen bereikbaar zijn.

2.5.10 Zondagswet

Aanvragen voor activiteiten op zondag moeten worden getoetst aan de Zondagswet. De burgemeester kan vanaf 13.00 uur ontheffing verlenen.

2.5.11Vuurwerk en carbid

De provincie is het bevoegde gezag voor het verlenen van een ontheffing voor het afsteken van (professioneel) vuurwerk. Afhankelijk van het soort vuurwerk vraagt de provincie aan de burgemeester een “verklaring van geen bezwaar”. Deze verklaring op grond van het Vuurwerkbesluit ziet slechts toe op veiligheid en niet op het voorkomen van overlast. Om toch rekening te houden met de omgeving wordt, alvorens een “verklaring” af te geven, bij de eigenaar van de grond geïnformeerd of deze zijn toestemming wil verlenen en de provincie gevraagd slechts siervuurwerk toe te staan en rekening te houden met het tijdstip van ontsteken.

Indien een professionele vuurwerkontsteker consumentenvuurwerk afsteekt kan worden volstaan met een melding bij de provincie.

Tijdens oudjaar mag consumentenvuurwerk afgestoken worden. In de Achterhoek is het ook gebruikelijk om met carbid te schieten. Carbid is weliswaar geen vuurwerk maar kan wel veel overlast geven. Indien sprake is van een georganiseerde activiteit met meerdere bussen is veelal een evenementenvergunning nodig. Jaarlijks wordt hierover in de Extra Nieuws in begin december informatie verstrekt.

2.5.12Kermisattracties

Kermisattracties moeten jaarlijks worden gekeurd op veiligheid op basis van het Warenwet besluit attractie en speeltoestellen (Was). De organisator van een evenement waarbij kermisattracties worden opgesteld dient er dan ook op toe te zien dat van elke attractie de juiste keuringscertificaten aanwezig zijn.

2.5.13Overig

Het spreekt voor zich dat aan elke vergunning voor een activiteit voorschriften kunnen worden verbonden op bijvoorbeeld het gebied van doorgang voor hulpdiensten, afval, sanitaire voorzieningen, schoonmaak van het evenemententerrein en dergelijke.

2.6Braderieën

De afgelopen jaren is met enige regelmaat vergunning verleend voor een braderie in de binnenstad van Lochem of in de Hoofdstraat van Gorssel. Dergelijke activiteiten verlopen goed wanneer deze door een lokale organisatie worden georganiseerd en deel uit maken van een evenement met meerdere activiteiten. De gemeente heeft echter zeer slechte ervaringen met braderieën die door commerciële bureaus worden georganiseerd. Zij kosten veel voorbereidingstijd van de vergunningverleners, veel aandacht van de marktmeester en vaak komen deze organisatoren hun verplichtingen niet na, zeggen op het laatste moment af dan wel zijn zij met de noorderzon vertrokken. De braderieën voegen weinig dan wel niets toe aan het lokale aanbod en doen zelfs soms afbreuk aan het aanzien van de locatie. Daarom wordt geen vergunning meer verleend aan commerciële organisatiebureaus voor braderieën van buiten de gemeente Lochem. Wel kunnen lokale organisaties een braderie organiseren. De contactlijnen met de gemeente zijn dan kort en de verantwoordelijkheid voor een goede organisatie weegt zwaarder (imago).

2.7Verantwoordelijkheid inrichting terrein bij organisator

Evenementen vinden plaats op duidelijk af te bakenen terreinen maar ook in stads- of dorpskernen. Wanneer vergunning wordt verleend voor het organiseren en houden van een evenement is de organisatie verantwoordelijk voor de inrichting van het terrein. Een verantwoordelijkheid met betrekking tot de gebruiksveiligheid van het terrein (bijvoorbeeld de doorgang voor hulpdiensten, de parkeervoorzieningen etc.) maar ook voor de inrichting van het terrein en de aanwezigheid van kramen en attracties van derden.

Dit betekent dat wanneer vergunning is of wordt verleend aanvragers voor activiteiten op het “evenemententerrein” zich moeten wenden tot de organisator. Dit in het belang van het voorkomen van met het evenement strijdige belangen en een duidelijke en korte communicatielijn tussen gemeente en organisator.

2.8 Aansprakelijkheid

De organisator van een evenement kan aansprakelijk worden gesteld voor schade en/of ongevallen als gevolg van de door hem georganiseerde activiteiten. De voorschriften opgenomen in de vergunning zijn bedoeld om de risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid zoveel mogelijk te beperken. Naleving van de voorschriften sluit echter het risico van schade en/of ongevallen niet uit.

De gemeente aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade en/of ongevallen als gevolg van het evenement.

Organisaties worden geadviseerd zich goed bewust te zijn van hun verantwoordelijkheden en daar waar mogelijk de bezoeker van het evenement ook te wijzen op de eigen verantwoordelijkheid.

HOOFDSTUK 3 Evenementen en andere visies

3.1Inleiding

De invloed van een evenement op de omgeving kan zeer uiteenlopend zijn. Behalve dat een volksfeest, waarvan er vele in de gemeente worden gehouden, van belang is voor de sociale cohesie in een kern of buurtschap kunnen evenementen een belangrijke rol spelen in het versterken en verbreden van het recreatieve en culturele aanbod in de gemeente en daardoor een breed lokaal maatschappelijk belang dienen.

Er zijn visies ontwikkeld op het gebied van recreatie en toerisme en de functieveranderingen in het buitengebied. Ontwikkelingen waarmee rekening kan worden gehouden.

Kerntaak van de gemeente bij evenementen is ervoor te zorgen dat een evenement geen overmatige overlast veroorzaakt, de openbare orde niet in gevaar brengt en de organisatoren zich houden aan regelgeving. Hoewel de gemeente evenementen in het belang van recreatie en toerisme dan wel sociale cohesie kan enthousiasmeren ligt het niet op haar weg om zelf initiatieven te ontplooien. Wel kan worden gedacht aan het faciliteren in natura door het ter beschikking stellen van materiaal en/of het verstrekken van subsidies.

3.2 Lokale evenementen, de volksfeesten

Als de inwoners van een wijk, dorp of stadskern zich met elkaar verbonden voelen heeft dat tot gevolg dat krachten worden gebundeld, er veelal sprake is van een verantwoordelijkheidsbesef voor het aanzien van de omgeving en er een maatschappelijke betrokkenheid is voor elkaar. Een jaarlijks terugkerend volksfeest, een paasvuur en bijvoorbeeld het vieren van Koninginnedag zijn voor die verbondenheid belangrijke bindende elementen. De gemeente wil daarom alle medewerking verlenen aan het in stand houden van deze feesten.

3.3 Recreatie en toerisme

In de nota “schetsen van beleid voor recreatie en toerisme in Lochem” heeft de raad zich uitgesproken om het streekeigen karakter en imago van Lochem te benadrukken en uit te bouwen. Belangrijke accenten zijn de unieke ligging aan de IJssel en het relatief sterk ontwikkeld cultureel veld waarbij vele creatieve en cultuurminnende vrijwilligers zijn betrokken. Hierdoor bestaat een groot draagvlak voor versterking van het culturele aanbod.

Uitgaande van deze gedachte zou de gemeente het organiseren van bestaande en nieuwe evenementen die een bijdrage leveren aan het recreatieve en culturele aanbod kunnen stimuleren.

Bestaande evenementen

Gelegen tussen twee prachtige Hanzesteden aan de rivier de IJssel en in het bezit van een prachtig coulisselandschap met vele zandwegen en fietspaden is Lochem een uiterst aantrekkelijke gemeente voor recreanten. Niet voor niets wordt jaarlijks de fietsvierdaagse in Laren druk bezocht en ontwikkelt zich in Barchem een wandelvierdaagse van formaat. Sportieve recreatieve evenementen die worden georganiseerd door enthousiaste vrijwilligers en door hun succes een economische bijdrage leveren aan de toeristische recreatieve sector in onze gemeente.

Ook op cultureel gebied wordt veel georganiseerd. Gedacht kan worden aan het IJssel Jazz festival in Gorssel, het straattheater tijdens de Keidagen en de culturele activiteiten van Stichting Dag Lochem. Deze evenementen van hoogwaardige kwaliteit trekken een breed publiek en worden zeer gewaardeerd.

Nieuwe evenementen

Het is belangrijk dat eventuele initiatieven voor nieuwe evenementen aansluiten bij de ontwikkelde visie op recreatie en toerisme in onze gemeente. In de visie komt het belang van kwaliteit naar voren. Uit onderzoek is gebleken dat onze gemeente met name geliefd is bij senioren die willen onthaasten, comfort zoeken en toch actief willen zijn als ook bij gezinnen met kinderen ouder dan zes. Nieuwe evenementen zouden daarop kunnen inspelen.

3.4 Ruimtelijke ontwikkeling

Op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling krijgt de gemeente Lochem de komende jaren te maken met functieveranderingen in het buitengebied, te beschermen gebieden (onder andere gelegen in de gemeentegrens overschrijdende Ecologische Hoofdstructuur) en een woningbehoefte en daarmee samenhangende uitbreiding van dorpsgrenzen.

De bestemmingsplannen in de gemeente zijn verouderd en de eerste stappen naar een nieuw bestemmingsplan voor het buitengebied zijn gezet. Ook de verschillende kernen krijgen een nieuw plan. Om te voorkomen dat op termijn evenementen niet kunnen plaatsvinden omdat deze activiteiten in strijd met de bestemmingsplanvoorschriften zijn is het van belang dat een aantal locaties in de gemeente zodanig wordt bestemd dat evenementen wel mogelijk blijven. Locaties die goed bereikbaar zijn en waarop een evenement van tijdelijke aard geen al te grote negatieve invloed op de omgeving uitoefent.

In de gemeente is een aantal locaties waar sinds jaar en dag meerdere (meer dan drie) evenementen plaatsvinden. Dit zijn:

• -

  het ondernemersterrein in Laren

• -

  de centra Lochem, Harfsen, Eefde, Barchem, Gorssel en Laren

• -

  Huis Verwolde

• -

  Huis de Voorst

Bij de ontwikkeling van bestemmingsplannen moet hiermee rekening worden gehouden.

Ook zijn er terreinen waar één of twee, maximaal 3 x keer per jaar een evenement plaatsvindt. In het belang van de continuïteit van evenementen die sinds jaar en dag plaatsvinden op locaties waar deze formeel op grond van het bestemmingsplan niet zijn toegestaan kan ontheffing worden verleend.

3.5Ontheffing van de voorschriften van het bestemmingsplan

Wanneer een evenement plaatsvindt op een locatie waar volgens het bestemmingsplan dergelijke activiteiten niet zijn toegestaan moet een afweging plaatsvinden. Komt als gevolg van het evenement de bestemming in geding? Afhankelijk van de locatie en het soort evenement kan ontheffing worden verleend op grond van artikel 3.23 lid 1 Wro in samenhang met artikel 4.1.1 onder h. van het Besluit op de ruimtelijke ordening (Bro). Een ontheffing wordt voorbereid met toepassing van afdeling 3.4 van de Awb, de uniforme openbare voorbereidingsprocedure. Een ontheffing kan voor langere tijd verleend worden.

Bijlage 1

Materiaal dat gratis ter beschikking staat voor lokale stichtingen en verenigingen.

Werf Gorssel, locatie Hoofdstraat

Werf Lochem, locatie Hanzeweg

Overige opmerkingen:

Materiaal kan dagelijks worden opgehaald en teruggebracht tot 16.00 uur. De werven zijn in de weekenden en tijdens zon- en feestdagen gesloten.

De gemeente stelt geen verkeersborden ter beschikking.

In de kern van Lochem is er op maandag veegdag binnen de grachten. De markt moet daarom op maandag uiterlijk om 13.00 uur (na afloop van een evenement in het weekend) opgeruimd zijn wil er geveegd kunnen worden.

Voetbalwedstrijden en beeldschermen

Inleiding

Met enige regelmaat (veelal tweejaarlijks) krijgt de gemeente aanvragen om een groot beeldscherm in de openlucht te mogen opstellen of bijvoorbeeld een scherm te mogen plaatsen op het terras van een horecabedrijf. De reden is meestal een Europees of Wereldkampioenschap voetbal dat door vele aanhangers wordt gevolgd. Aanvragen die toenemen naarmate “Oranje” zich weet te kwalificeren voor een volgende ronde. Een enkele keer ontvangt de gemeente een aanvraag voor een beeldscherm in de openlucht voor het vertonen van een film of andere wedstrijd.

Voor het plaatsen van grote beeldschermen in de openlucht (of in een tent) voor publiek is een evenementenvergunning nodig op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening. Ook voor het plaatsen van een groot beeldscherm op het terras van een horecabedrijf is een evenementenvergunning nodig. De gemeente Lochem heeft in 2009 beleid voor evenementen vastgesteld waaraan aanvragen worden getoetst. In het beleid is geen rekening gehouden met aanvragen voor grote beeldschermen ten tijde van belangrijke (voetbal)wedstrijden.

Bij elke aanvraag voor een evenementvergunning dient een afweging plaats te vinden van de risico’s, de gevolgen voor de openbare orde en de overlast die als gevolg van het evenement kan ontstaan. Wedstrijden nemen een bijzondere plaats in. Veelal hebben wedstrijden een verbroederend effect maar naarmate een team de finale nadert, nemen de gemoederen toe. Als gevolg daarvan kan, zeker in combinatie met alcohol en een grote toeloop van publiek ,een risicovolle situatie ontstaan. Om te voorkomen dat de gemeente wordt overvallen door uiteenlopende aanvragen voor het plaatsen van schermen in de openlucht en om duidelijkheid te scheppen naar aanvragers die iets willen organiseren is onderstaand aanvullende beleid (Beleidsparagraaf Voetbalwedstrijden en beeldschermen) op het Evenementenbeleid van de gemeente opgesteld. Het beleid geeft randvoorwaarden waaraan organisatoren moeten voldoen maar biedt ook de mogelijkheid om, wanneer aan de randvoorwaarden wordt voldaan, binnen een relatief korte termijn een zorgvuldig tot stand gekomen vergunning te kunnen afgeven.

Geen vergunning is nodig voor het plaatsen van een scherm in een horecabedrijf en/of locaties waarvoor een gebruiksvergunning is verleend en het aantal bezoekers het maximum toegestane aantal niet overschrijdt.

Beleidsparagraaf Voetbalwedstrijden en beeldschermen

Locaties waar een beeldscherm kan worden opgesteld.

Er kan een onderscheid worden gemaakt in locaties die zijn gelegen op particuliere grond en locaties op gemeentegrond. In ieder geval mogen geen schermen worden geplaatst op (doorgaande) openbare wegen, niet zijnde pleinen, parken of parkeerterreinen.

Locaties in de gemeente waar, op aanvraag en waarbij wordt voldaan aan de randvoorwaarden, een scherm kan worden geplaatst zijn:

De aanvraag

Om een aanvraag voor het plaatsen van een groot scherm in de buitenlucht in behandeling te kunnen nemen moet de aanvraag tenminste zijn voorzien van de volgende informatie:

• -

  NAW- gegevens aanvrager

• -

  Datum en tijdstip van het evenement

• -

  Plattegrond van de locatie, op schaal en ingetekend met de opstelling van het scherm en de andere voorzieningen (bijvoorbeeld sanitair, bar etc)

• -

  Verwacht aantal bezoekers

• -

  Informatie over de veiligheidsmaatregelen die worden getroffen, waarbij rekening dient te worden gehouden met de hieronder vermelde randvoorwaarden

• -

  Mobiele nummers van degenen die tijdens het evenement een toezichthoudende rol hebben

• -

  Indien tevens een ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet wordt aangevraagd, dient ook dit aanvraagformulier volledig te zijn ingevuld en te zijn voorzien van de Verklaring Sociale Hygiëne van de leidinggevende.

Randvoorwaarden, waaraan in ieder geval moet worden voldaan om toestemming te kunnen verlenen voor het plaatsen van een beeldscherm in de openlucht, in een tent of op een terras voor het volgen van een (voetbal)wedstrijd.

-De organisatie van het evenement is in handen van een lokale horecaondernemer , inwonende van de gemeente Lochem of een lokale stichting of vereniging.

Toelichting: Een voorwaarde om, voor zover mogelijk, te bewerkstelligen dat het samen kijken een lokale aangelegenheid blijft.

-Voor een evenement met meer dan 500 bezoekers dient een draaiboek aanwezig te zijn waarin nader is uitgewerkt wie, waarvoor verantwoordelijk is, inclusief telefoonnummers van organisatoren en aangestelde medewerkers.

Toelichting: Een voorwaarde waaruit moet blijken dat degene die het evenement organiseert zich terdege bewust is van zijn verantwoordelijkheden en zaken goed in beeld heeft.

• -

  Afhankelijk van de locatie wordt een maximaal aantal bezoekers vastgesteld. Maximaal toegestaan is 2,5 personen per m² staand en 0,8 personen per m² zittend.

• -

  Per 250 bezoekers is minimaal één gecertificeerde beveiliger aanwezig, dit vangt aan vanaf 500 bezoekers. Afhankelijk van de omstandigheden kan de burgemeester meer beveiliging verlangen.

• -

  Vanaf 500 bezoekers dient EHBO aanwezig te zijn

• -

  Het terrein moet te allen tijde toegankelijk zijn voor hulpdiensten en daartoe dient een vrije doorgang te worden gewaarborgd van tenminste 3,5 meter.

• -

  Voorkomen moet worden dat bezoekers in aanraking kunnen komen met autoverkeer. Bijzondere aandacht daarbij betreft de terrassen gelegen aan de openbare weg.

Sluitingstijden en verkoop alcoholhoudende drank

Hierbij wordt aansluiting gezocht met de eindtijden van evenementen, de terrastijden zoals vermeld in de Algemene Plaatselijke Verordeningen en het terrassenbeleid van de gemeente Lochem.