Verordening op de Rekeningencommissie

Geldend van 29-07-2017 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2017

Intitulé

Verordening op de Rekeningencommissie

Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Rekeningencommissie: de Rekeningencommissie van de Vervoerregio Amsterdam;

  • b.

    voorzitter: de voorzitter van de Rekeningencommissie van de Vervoerregio Amsterdam;

  • c.

    leden: de leden van de Rekeningencommissie van de Vervoerregio Amsterdam;

  • d.

    Raad: de Regioraad van de Vervoerregio Amsterdam;

  • e.

    Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de Vervoerregio Amsterdam;

  • f.

    Secretaris: de Secretaris van de Vervoerregio Amsterdam;

  • g.

    jaarrekeningonderzoek: het jaarlijkse onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en de weergave daarvan in de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening van de Vervoerregio. De inrichting van de financiële organisatie in de Vervoerregio maakt deel uit van dit onderzoek.

Instelling en samenstelling rekeningencommissie

Artikel 2

  • 1. Er is een Rekeningencommissie.

  • 2. De Rekeningencommissie bestaat uit een voorzitter en leden. Het aantal leden bedraagt met inbegrip van de voorzitter ten minste vijf. De Rekeningencommissie is zo samengesteld dat alle in de raad aanwezige partijen met een lid vertegenwoordigd zijn.

Benoeming

Artikel 3

  • 1. De Raad benoemt de voorzitter en de leden van de Rekeningencommissie. Alleen leden van de Raad kunnen benoemd worden als lid van de Rekeningencommissie.

  • 2. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren.

  • 3. In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien. De benoeming ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature wordt gedaan voor de resterende zittingsduur van de raad.

Taak

Artikel 4

De Rekeningencommissie heeft tot taak:

  • 1.

    het uitvoeren van het jaarrekeningonderzoek en het opstellen van een verslag hiervan. In dit verslag wordt een advies opgenomen over de vaststelling van de jaarrekening van de Vervoerregio dan wel een eventueel te vragen voorstel voor een door de Regioraad te nemen indemniteitsbesluit. De Rekeningencommissie zorgt ervoor dat het verslag tijdig naar de Regioraad wordt gezonden zodat de Regioraad kan voldoen aan de wettelijke datum waarvoor de jaarrekening vastgesteld moet zijn.

  • 2.

    het verrichten van andere onderzoeken uit hoofde van de controlerende functie van de Raad waaronder:

    • -

      bijzondere onderzoeken naar de rechtmatigheid van het door het Dagelijks Bestuur gevoerde beleid

    • -

      onderzoeken naar de getrouwheid van andere verantwoordingsstukken dan de jaarrekening die onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur worden opgesteld.

  • 3.

    naast het verslag over het jaarrekeningonderzoek kan de Rekeningencommissie het Dagelijks Bestuur en de Raad informeren over die aangelegenheden die zij in het licht van haar taakstelling van belang acht.

Werkwijze

Artikel 5

  • 1. De Rekeningencommissie vergadert zo vaak als de voorzitter of drie van de leden dat nodig vinden.

  • 2. De vergaderingen van de Rekeningencommissie zijn openbaar, tenzij zwaarwegende belangen met betrekking tot de te behandelen onderwerpen zich daartegen verzetten. De voorzitter of diens plaatsvervanger besluit in dat geval over de daartoe aangeduide agendapunten besloten te vergaderen.

  • 3. De vergadering van een commissie wordt niet gehouden, indien blijkens de presentielijst niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 4. In geval er geen quorum is kan de voorzitter of kunnen de aanwezige leden voorstellen de vergadering toch te houden. Hierover wordt bij gewone meerderheid besloten.

  • 5. De besluiten van de Rekeningencommissie worden met meerderheid van stemmen genomen.

  • 6. Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 6

De besluiten van de Rekeningencommissie worden openbaar gemaakt met uitzondering van besluiten over werkbezoeken en over besloten (delen van) vergaderingen.

Artikel 7

De voorzitter van de Rekeningencommissie tekent de uitgaande stukken van de Rekeningencommissie.

Artikel 8

  • 1. Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat de Rekeningencommissie de voor het onderzoek van de jaarrekeningen benodigde stukken ontvangt.

  • 2. De Rekeningencommissie heeft het recht tot het opvragen en het inzien van administraties, besluiten en notulen van vergaderingen, alsmede alle andere bescheiden welke zij voor haar onderzoek nodig acht.

  • 3. De Rekeningencommissie heeft het recht de accountant(s) uit te nodigen de vergadering van de Rekeningencommissie bij te wonen voor het geven van toelichting.

  • 4. De Rekeningencommissie heeft het recht schriftelijk dan wel mondeling inlichtingen te vragen aan de leden van het dagelijks bestuur en ambtenaren van de Vervoerregio Amsterdam. Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de Rekeningencommissie de leden van het Dagelijks Bestuur of een ambtenaar ter vergadering uitnodigen.

  • 5. De Rekeningencommissie heeft het recht werkbezoeken af te leggen aan organisatieonderdelen van de Vervoerregio.

  • 6. Leden van het Dagelijks Bestuur en ambtenaren zijn verplicht de Rekeningencommissie alle informatie te verstrekken die zij voor haar onderzoek noodzakelijk acht.

Artikel 9

  • 1. De vaststelling van het verslag over het jaarrekeningonderzoek, vindt plaats nadat de meerderheid van de leden, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk, haar mening omtrent het desbetreffende ontwerpverslag kenbaar heeft gemaakt.

  • 2. In het verslag van de Rekeningencommissie kan een minderheidsstandpunt worden opgenomen.

Artikel 10

Het verslag over het jaarrekeningonderzoek wordt, na vaststelling door de Rekeningencommissie, verzonden naar de Secretaris van de Vervoerregio ter agendering voor de Regioraad. Gelijktijdig wordt dit verslag ter kennis van het Dagelijks Bestuur gebracht. Het is aan de Rekeningencommissie om te bepalen, of en op welke wijze het verslag van de Rekeningencommissie in de raadsvergadering wordt toegelicht.

Secretariaat

Artikel 11

  • 1. Het secretariaat van de Rekeningencommissie berust bij de Secretaris.

  • 2. De Secretaris laat de secretariaatstaak vervullen door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening van de Vervoerregio, of bij zijn ontstentenis diens plaatsvervanger.

Citeerartikel

Artikel 12

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de Rekeningencommissie.

Inwerkingtreding

Artikel 13

Deze verordening treedt in werking met ingang van 28 maart 2007.

Artikelsgewijze toelichting op de Verordening op de Rekeningencommissie

Artikel 1

Dit artikel geeft de definitie van de Rekeningencommissie in deze verordening. De Rekeningencommissie onderzoekt de getrouwheid en de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en de weergave daarvan in de door het Dagelijks Bestuur opgestelde Vervoerregiorekening.

Artikel 2

Met dit artikel wordt de Rekeningencommissie nadrukkelijk ingesteld.

Artikel 3

De Regioraad benoemt de voorzitter en de leden van de Rekeningencommissie voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de Raad.

Artikel 4

Dit artikel regelt een aantal aspecten betreffende de taken en de werkwijze van de Rekeningencommissie. De Rekeningencommissie bepaalt naast de uitvoering van de reguliere werkzaamheden zelf naar welke bijzondere onderwerpen zij in het kader van de controle op het (financiële) beheer een onderzoek wil verrichten.

Onder de begrippen getrouwheid, rechtmatigheid en indemniteit wordt verstaan:

  • a

    getrouwheid: de mate waarin de jaarrekening van de Vervoerregio een feitelijke weergave is van het gevoerde beheer;

  • b

    rechtmatigheid: de mate waarin het beheer voldoet aan de wettelijke kaders en regelgeving en met name die wet- en regelgeving die van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de baten en lasten in de jaarrekening;

  • c

    indemniteit: bekrachtiging achteraf van een handeling waartoe men niet was gemachtigd.

Artikel 5

De quorum regeling in dit artikel is gelijk aan de regeling in de Verordening op de regioraadscommissies die op 1 juli 2005 is vastgesteld.

Artikel 6

In dit artikel is alleen bepaald dat de besluiten van de Rekeningencommissie openbaar worden gemaakt. De meest geschikte vorm lijkt publicatie op de website van de Vervoerregio maar dit artikel biedt de mogelijkheid ook voor andere vormen te kiezen.

Artikel 7

In dit artikel is alleen bepaald dat de voorzitter namens de commissie de stukken zal tekenen. Voor deze vorm is gekozen omdat de afstand tot een vergaderplaats en frequentie van vergaderen een bezwaar kan zijn om op een vergadering stukken vast te stellen. De formulering in dit artikel biedt de Rekeningencommissie daarmee de mogelijkheid zelf de meest geschikte vorm voor vaststelling van stukken te regelen.

Artikelen 8 en 13

De artikelen 8 tot en met 13 behoeven geen toelichting.