Controleprotocol 2016

De raad van de gemeente Hilvarenbeek,

gezien het voorstel van het college,

gelet op de Gemeentewet;

besluit:

• 1.

  Het controleprotocol 2016 vast te stellen.

• 2.

  Het normenkader ter kennisname aan te nemen.

Besloten in zijn openbare vergadering van 16 februari 2017.

de raad,

Controleprotocol 2016

gemeente Hilvarenbeek

1.Inleiding

Artikel 213 van de Gemeentewet draagt de gemeenteraad op om regels te stellen voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Gelet op dit artikel en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) heeft de gemeenteraad de controleverordening gemeente Hilvarenbeek 2013 vastgesteld.

Bij besluit van 3 november 2016 heeft de gemeenteraad aan BDO opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in de controleverordening voor de gemeente Hilvarenbeek uit te voeren voor het jaar 2016. Object van de controle is de jaarrekening 2016 en daarmee tevens het financieel beheer over dit jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek.

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de algemene uitgangspunten voor de controle, de reikwijdte van de controle, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de jaarrekening. Tevens geven we aan welke wet- en regelgeving onderwerp van rechtmatigheidscontrole zijn.

2.Algemene uitgangspunten voor de controle.

Zoals in art. 213 Gemeentewet is voorgeschreven is de controle van de jaarrekening door de accountant gericht op het afgeven van een oordeel over:

• ·

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen

• ·

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

• ·

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• ·

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in art. 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV);

• ·

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

• ·

  onrechtmatigheden in de jaarrekening;

Bij de controle zijn de nadere regels bepalend die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten). Tevens zijn de Kadernota Rechtmatigheid en de

adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden, alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA).

3.Het begrip rechtmatigheid en aanvullend te controleren criteria voor rechtmatigheid

De accountant toetst de getrouwheid en de rechtmatigheid. Onder rechtmatigheid wordt verstaan de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen "in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen".

In het kader van de controle worden de volgende criteria onderkend:

• ·

  begrotingscriterium

• ·

  voorwaardencriterium

• ·

  misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium

• ·

  calculatiecriterium

• ·

  valuteringcriterium

• ·

  adresseringscriterium

• ·

  volledigheidscriterium

• ·

  aanvaardbaarheidscriterium

• ·

  leveringscriterium.

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:

• ·

  het begrotingscriterium;

• ·

  het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);

• ·

  het voorwaardencriterium.

Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium is verder verfijnd uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van het

Platform Rechtmatigheid van Provincies en Gemeenten (PRPG). De algemene lijn is datbegrotingsoverschrijdingen die passen binnen de beleidskaders van de raad nietmeegewogen worden in het accountantsoordeel. Het begrotingscriterium richt zich primair op de baten en lasten op programmaniveau. Overschrijdingen zijn onrechtmatig als deze als verwijtbaar worden beschouwd. Zij vallen dan buiten het door de raad geformuleerde bestaande beleid.

Overschrijdingen binnen het bestaande beleid dienen in de jaarrekening te worden opgenomen en worden toegelicht. Met de vaststelling van de jaarrekening door de raad worden de desbetreffende uitgaven alsnog geautoriseerd. Daarmee zijn deze uitgaven alsnog als rechtmatig bestempeld. De accountant stelt deze uitgaven in het verslag van bevindingen aan de orde.

In bijlage 1 is aangegeven wat de consequentie van de betreffende overschrijding is voor het accountantsoordeel.

Het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium (M&O-criterium)

Onder misbruik wordt verstaan:

“het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of het niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”.

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan:

“verrichten van handelingen teneinde ten onrechte overheidsbijdragen te ontvangen, te lage heffingen betalen en handelingen conform regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking van de regelgeving”.

Door de raad is in veel verordeningen M&O beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. Tevens komt dit aspect aan de orde bij de (verbijzonderde) interne controle activiteiten.

Het voorwaardencriterium

Baten, lasten en balansmutaties door de gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbondenwaarop door de accountant moet worden getoetst. De voorwaarden liggen vast in wetten enregels van andere overheden en in eigen gemeentelijke regelgeving. Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het in dit controleprotocol vaststellen van de reikwijdte van de accountantscontrole wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt.

4.Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

Er wordt een tweetal toleranties onderscheiden, te weten de goedkeuringstolerantie en derapportagetolerantie.

Goedkeuringstolerantie

De goedkeuringstolerantie heeft betrekking op het totaalbedrag aan fouten en onzekerheden datin de jaarrekening mag voorkomen. Deze tolerantie vormt de basis voor de verklaring van deaccountant. De goedkeuringstolerantie die wij hanteren (tabel 1) komen overeen met de voorgeschreven wettelijke minimumeisen overeenkomstig het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring. De goedkeuringstolerantie wordt berekend als een percentage van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves, van de gemeente.

Tabel 1: goedkeuringstoleranties

Rapporteringtolerantie

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Voor zover er fouten of onzekerheden worden geconstateerd die deze tolerantiegrens te boven

gaan neemt de accountant ze op in het rapport van bevindingen bij de jaarrekening.

De rapporteringstolerantie is een bedrag gelijk of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. De rapporteringstolerantie stellen we gelijk aan de goedkeuringstoleranties.

5.Reikwijdte van de accountantscontrole

De accountantscontrole op rechtmatigheid is gericht op:

• ·

  de naleving van wettelijke kaders conform bijlage 2 van dit protocol (normenkader), uitsluitend voor zover het de financiële rechtmatigheid betreft.

• ·

  de naleving van de interne kaders conform bijlage 2 van dit protocol (normenkader) voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze direct financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van de financiële beheershandelingen, tenzij tegen derden (bijvoorbeeld in toekenningbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen.

Collegebesluiten vallen buiten de rechtmatigheidstoets. Deze voorschriften hebben immers betrekking op de relatie tussen het college en de ambtenaren. Kaderstellende collegebesluiten kunnen verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of raadsbesluiten. Indien in deze regeling de verplichting tot het opstellen en nemen van een besluit is opgenomen, zal de accountant alleen onderzoeken of dit besluit ook daadwerkelijk door het college is vastgesteld.

6.Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt:

Interim-controle

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een interim-controle uitgevoerd. Overde uitkomsten van deze controle wordt verslag uitgebracht aan het college door middel van demanagementletter. De bestuurlijk relevante zaken worden met de gemeenteraad gedeeld.

Verslag van bevindingen

Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening wordt door de accountant een verslag vanbevindingen opgemaakt voor de gemeenteraad. Het verslag gaat in afschrift naar het college.

7.Procedure

De gemeenteraad heeft op 27 november 2003 de controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet) voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hilvarenbeek vastgesteld.

In de verordening is onder meer opgenomen dat de accountant, voorafgaand aan de raadsbehandeling, van de jaarstukken het verslag van de bevindingen met een vertegenwoordiging van de raad bespreekt.

Verder vindt ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole in ieder geval overleg plaats tussen de accountant en de ambtelijk verantwoordelijke/betrokken medewerkers.

BIJLAGE 1: Begrotingscriterium

BIJLAGE 2: Normenkader