Reglement van orde raadscommissies gemeente Emmen 2017

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  commissies: commissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

• b.

  voorzitter: de door de raad benoemde voorzitter van de raadscommissie;

• c.

  commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• d.

  commissielid: lid van een raadscommissie;

• e.

  commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• f.

  griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger.

Artikel 2 Instelling

• 1.

  De raad kan commissies instellen.

• 2.

  Bij de instelling bepaalt hij de taakvelden van elke commissie

Artikel 3 Taak

• 1.

  Een commissie heeft tot taak om binnen het taakveld dat haar door de raad is toegewezen:

  • a.

    de besluiten van de raad voor te bereiden

  • b.

    met het college, leden van het college of de burgemeester te overleggen en hen te bevragen

  • c.

    kennis te nemen van opinies en de opinievorming over zaken betreffende haar taakveld binnen de samenleving actief te stimuleren.

• 2.

  De commissie kan advies uitbrengen aan de raad over de onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben.

Artikel 4 Samenstelling

• 1.

  Een commissie bestaat bij voorkeur uit een oneven aantal leden en bij voorkeur uit tenminste één lid uit elke fractie.

• 2.

  De raad benoemt de leden van de commissie uit zijn midden.

• 3.

  a. In afwijking van het gestelde in lid 2 kan de raad maximaal per fractie een door een fractie aangewezen lid benoemen, dat niet tevens lid is van de gemeenteraad, zijnde de eerste opvolger op de kieslijst en de opvolger voldoet aan alle overige eisen voor benoeming en beëdiging tot raadslid van de gemeente Emmen. b. Indien een eerste opvolger op de kieslijst niet in aanmerking kan of wil komen, moet dit uit een schriftelijke verklaring blijken; alsdan kan de daaropvolgende in aanmerking worden gebracht en zo vervolgens.

• 4.

  Ieder lid kan zich in een vergadering van de commissie laten vervangen door een ander lid van zijn fractie of het door in lid 3a genoemde commissielid, niet raadslid zijnde.

Artikel 5 Zittingsduur

• 1.

  De voorzitter en de leden van een commissie worden telkens voor de zittingsduur van de raad benoemd.

• 2.

  In ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 3.

  Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6 De voorzitter

• 1.

  De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter worden door de raad uit zijn midden gekozen.

• 2.

  De voorzitter heeft tot taak:

  • a.

    na de vaststelling van de voorlopige agenda door het presidium samen met de commissiegriffier voorstellen aan de commissie te doen ter vaststelling van de definitieve agenda;

  • b.

    zorg te dragen voor de volledigheid van stukken;

  • c.

    de vergaderingen ook overigens voor te bereiden;

  • d.

    tijdens de vergaderingen de orde te handhaven met inachtneming van dit reglement.

• 3.

  In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter

Artikel 7 De commissiegriffier

• 1.

  Een commissie wordt bijgestaan door een commissiegriffier.

• 2.

  De griffier wijst de commissiegriffier aan.

Artikel 8 Het houden van vergaderingen en het geven van bekendheid daaraan

• 1.

  Het presidium stelt een schema voor het houden van vergaderingen van de commissies vast.

• 2.

  Het presidium zorgt dat elk lid - spoedeisende gevallen uitgezonderd - zo mogelijk ten minste tien dagen voor het houden van een vergadering schriftelijk wordt opgeroepen.

• 3.

  De oproeping vermeldt plaats, datum en aanvangsuur van de vergadering, alsmede de agenda.

• 4.

  Bij de oproeping worden voor zover mogelijk de op de agenda betrekking hebbende stukken gevoegd.

• 5.

  De vergadering wordt door aankondiging in één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

• 6.

  Twee of meer commissies kunnen gezamenlijk vergaderen indien het presidium dat wenselijk acht. In dat geval bepaalt het presidium de vergaderdatum en wie als voorzitter van de gezamenlijke vergadering zal optreden.

• 7.

  In spoedeisende gevallen kan het presidium na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen.

• 8.

  Bij de aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid van de commissie of van de voorzitter kan de commissie besluiten om de volgorde van de geagendeerde onderwerpen gewijzigd vast te stellen, onderwerpen aan de agenda toe te voegen dan wel van de agenda af te voeren.

• 9.

  De voorzitter constateert om 22.30 uur dat de commissie zich dient uit te spreken over een voorstel van orde, inhoudende:

  • a.

    schorsing van de beraadslagingen en verdaging van de resterende agendapunten naar een vergadering op een ander tijdstip, of

  • b.

    afronding van de beraadslagingen over het agendapunt en verdaging van de resterende agendapunten naar een vergadering op een ander tijdstip, of

  • c.

    voortzetting en afronding van de agenda van de raadscommissie.

Artikel 9 Handhaving orde

• 1.

  De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te laten vertrekken.

• 2.

  Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij;

  • a.

    de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

  • b.

    een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 3.

  Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. Zo nodig kan de voorzitter de commissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming ervan verlaat het lid onmiddellijk de vergadering. Zo nodig laat de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 4.

  De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.

Artikel 10 Besloten vergadering en geheimhouding

Artikel 11 Quorum en stemmen

• 1.

  Een commissie mag niet beraadslagen of besluiten indien niet ten minste de helft van het aantal leden ter vergadering aanwezig is.

• 2.

  Besluiten worden bij volstrekte meerderheid van stemmen der aanwezige leden genomen. Een besluit wordt geacht unaniem te zijn genomen als door geen der leden stemming wordt verlangd.

• 3.

  Bij staking van stemmen over een voorstel wordt dat geacht te zijn verworpen.

• 4.

  In het geval, bedoeld in het vorige lid, worden de zienswijzen van de voor- en tegenstanders vermeld in het in artikel 17 bedoelde verslag.

• 5.

  In het geval, bedoeld in het tweede lid van dit artikel, wordt de zienswijze van de minderheid, indien deze dit wenst, vermeld in het in artikel 17 bedoelde verslag.

• 6.

  Over zaken wordt mondeling gestemd.

• 7.

  De stemming over personen geschiedt bij gesloten en ongetekende briefjes; bij staking van stemmen over personen beslist het lot.

• 8.

  Indien geen der aanwezige leden van de commissie zich daartegen verzet kan de voorzitter de commissie voorstellen dat voorgedragen personen geacht worden met algemene stemmen schriftelijk te zijn benoemd.

Artikel 12 Aanwezigheid burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en griffier

• 1.

  De burgemeester, een wethouder of de griffier kunnen al dan niet op hun verzoek worden uitgenodigd om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslaging deel te nemen.

• 2.

  Het presidium of de voorzitter kunnen het college verzoeken de gemeentesecretaris in de vergadering aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening.

Artikel 13 Geven van informatie door gemeenteambtenaren of derden

• a.

  Voor het verstrekken van adviezen en het geven van informatie kunnen derden worden uitgenodigd de vergadering van de commissie bij te wonen

• b.

  het presidium en de voorzitter kunnen het college verzoeken gemeenteambtenaren in de vergadering aanwezig te laten zijn.

Artikel 14 Rondvraag

• 1.

  Commissieleden, die daartoe de wens te kennen geven, worden in de gelegenheid gesteld in de rondvraag een vraagpunt aan de orde te stellen dat buiten de vergaderagenda, maar binnen de taakvelden van de desbetreffende commissie valt.

• 2.

  De voorzitter kan een voorstel doen ten aanzien van de afdoening van de gestelde vragen.

Artikel 15 Spreekrecht

• 1.

  Burgers kunnen gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen die binnen de taakvelden van de commissie vallen.

• 2.

  Wil een burger gebruik maken van het spreekrecht, dan spreekt hij of zij na vaststelling van de agenda in bij het agendapunt spreekrecht.

• 3.

  Het woord kan niet gevoerd worden over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

• 4.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 24 uur vóór de aanvang van de vergadering aan de voorzitter. Hij vermeldt daarbij zijn naam en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

• 5.

  De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 6.

  De voorzitter kan aan de leden van de commissie het woord verlenen om aan de sprekers vragen te stellen over het onderwerp.

• 7.

  Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 8.

  Beraadslaging en besluitvorming over de agendapunten waarover het woord is gevoerd of vragen zijn gesteld, vindt plaats nadat de voorzitter de gelegenheid tot spreken heeft geëindigd.

Artikel 16 Spreektermijnen en spreektijdverdeling

Artikel 17 Verslag

• 1.

  De commissiegriffier draagt er zorg voor, dat van het verhandelde in de vergadering van een commissie een samenvattend verslag wordt gemaakt.

• 2.

  Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de commissie anders beslist.

• 3.

  De verslagen van openbare vergaderingen worden binnen vijf werkdagen ter kennisname aan de gemeenteraad gezonden.

Artikel 18 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van orde raadscommissies gemeente Emmen 2017".

Artikel 19 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag, volgen¬de op die, waarop zij is vastgesteld.

Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 16 februari 2017

Toelichting op het Reglement van orde raadscommissies gemeente Emmen 2017

Artikel 2

De raad is bevoegd om de raadscommissies in te stellen. Doorgaans gebeurt dit aan het begin van een nieuwe raadsperiode. De raad zal bij de instelling van de nieuwe commissies de toedeling van taakvelden opnieuw moeten bekijken. Dat kan naar eigen inzicht gebeuren. Er behoeft immers geen relatie meer te bestaan tussen het werk van de commissies en de portefeuilleverdeling binnen het college of de wijze waarop het gemeentelijk apparaat is georganiseerd. De raad kan de indeling van taakvelden tijdens de raadsperiode heroverwegen. Ook kan een onderwerp behandeld worden in een andere commissie dan die waartoe het onderwerp op grond van de verdeling van taakvelden behoort. Met het oog op een evenwichtige verdeling van agendapunten over de raadscommissies kan het presidium daartoe besluiten, evenals tot het houden van gezamenlijke commissievergaderingen.

Artikel 3

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet.

a. voorbereiding van besluitvorming van de raad (art. 82, eerste lid);

b. overleg met het college respectievelijk de burgemeester (art. 82, eerste lid).

Wat betekent dit in de praktijk? Het beraad in de raadscommissies gaat over voorstellen van het college aan de raad, maar daarnaast is er volop ruimte om in de commissies de meer specifieke aspecten te behandelen van thema’s die de raad zelf op zijn agenda heeft gezet. In de raadscommissies kunnen de technische, inhoudelijke kanten van een thema worden behandeld. De commissie kan daarbij het college bevragen of zelf onderzoek (laten) doen. Later, in de plenaire raad, kan dan een meer politieke discussie plaatsvinden waarna in kaderstellende zin besluitvorming kan volgen. Dit kan worden opgevat als een taak van de raadscommissies en kan als zodanig, als verbijzondering van de besluitvoorbereidende taak (zie hierboven onder a), in de verordening worden verwoord in de taakbeschrijving.

Artikel 4

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid,

van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige

vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te

bereiken schrijft het eerste lid van dit artikel voor dat een raadscommissie bestaat uit een

maximum aantal leden per fractie[, naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad. Bij vergaderingen van twee of drie gezamenlijk commissies wordt het toegestane aantal deelnemers per fractie vermenigvuldigd met de factor 2 respectievelijk 3, maar mag nooit meer bedragen dan het aantal raadszetels per fractie. Het is aan de fracties zelf om te bepalen wie van de betreffende fractie de vergadering van een commissie bijwonen. De raad heeft daartoe alle leden van de raad benoemd tot lid van de raadscommissies. Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die dergelijke leden voordragen. Nieuw gevormde fracties gedurende de raadsperiode, bijvoorbeeld als gevolg van afsplitsing van bestaande fracties, kunnen geen gebruik maken van de mogelijkheid zoals omschreven in lid 3a.

Artikel 5

Hoewel dat niet wettelijk vereist is, is de zittingsperiode van de raadscommissies in het nieuwe reglement -ongewijzigd- gekoppeld aan die van de raad.

Artikel 6

toelichting bij lid 1.

De voorzitter van een raadscommissie moet ook volgens de wet een raadslid zijn (art. 82, vierde lid). De voorzitter van de raadscommissie zal in gedualiseerde verhoudingen anders moeten functioneren dan daarvoor. Het voorzitterschap zal technisch van aard worden, maar uitgeoefend in een meer politieke omgeving. Daarom is het niet toegestaan dat een niet-raadslid het voorzitterschap van een raadscommissie vervult.

toelichting bij lid 2.

De hier vermelde taken zijn deels dezelfde als die genoemd in de wet. Vooral in het concretiseren van de zelfstandiger rol van de raadscommissie bij het bepalen van de agenda speelt de voorzitter een belangrijke rol. Het presidium stelt de voorlopige agenda van de commissie vast. De plaatsvervangend commissievoorzitter treedt alleen op als de commissievoorzitters verhinderd zijn. De plaatsvervangend commissievoorzitter heeft geen rol in het presidium.

Artikel 8 lid 4

Bij de oproeping voor de vergadering worden voor zover mogelijk de op de agenda betrekking hebbende stukken gevoegd. De schriftelijke motivering bij ingekomen stukken die op verzoek van een commissielid of fractie(s) als onderwerp ter bespreking worden geagendeerd, moet ingediend zijn uiterlijk 12.00 uur op de dag dat het presidium de voorlopige agenda vaststelt.

Artikel 8 lid 9

Dit artikellid is opgenomen om te voorkomen dat vergaderingen uitlopen tot ver na middernacht. In de jaarplanning van de raadscommissies zal een vaste datum voor de uitloopvergadering worden gepland; in principe de eerste maandag volgend op de week waarin de raadscommissies worden gepland. De resterende agenda wordt in principe op deze avond behandeld, tenzij de raadscommissie beslist dat bepaalde agendapunten kunnen opschuiven naar een eerstvolgende reguliere vergadering. Op welke datum en tijdstip dat is, zal bepaald worden door het presidium. Dat geldt ook voor een situatie waarin meer dan één raadscommissie gebruik moet maken van de uitloopvergadering.

Artikel 9

De bevoegdheid die in het derde lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker die door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering van de commissie te ontzeggen is in dit reglement opgenomen overeenkomstig de bevoegdheid die de voorzitter van de raad heeft op grond van artikel 26, derde lid van de Gemeentewet, om een raadslid de toegang tot de vergadering van de raad te ontzeggen.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 48 van het reglement van orde raad gemeente Emmen 2017. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 10 lid 4

De commissie kan op grond van artikel 86 Gemeentewet geheimhouding opleggen. Dit artikel verwijst naar de belangen in artikel 10 van de Wet op de openbaarheid van bestuur op basis waarvan geheimhouding kan worden opgelegd .

Artikel 12 en 13

Een belangrijke pijler van dualisering van het gemeentelijk bestuur is de loskoppeling van het wethouderschap en het raadslidmaatschap. Wethouders kunnen geen lid en geen voorzitter zijn van een raadscommissie. Wethouders kunnen op verzoek van het presidium of de voorzitter van de commissie of op eigen verzoek bij de commissievergaderingen aanwezig zijn. De praktijk zal zo zijn dat wethouders alleen bij commissievergaderingen aanwezig zullen zijn als er agendapunten zijn waarbij zij betrokken zijn. In de artikelen 12 en 13 is verder de mogelijkheid om de burgemeester, de gemeentesecretaris of de griffier alsmede ambtenaren aanwezig te laten zijn in de vergaderingen van de commissies, ze te bevragen of te laten adviseren expliciet geregeld.

Artikel 14

In het dualistische bestuursmodel is het niet vanzelfsprekend dat elk collegelid bij elke commissievergadering aanwezig is. Er zal dus steeds een gerede kans bestaan dat een vraag niet tijdens de vergadering kan worden beantwoord omdat het desbetreffende collegelid niet aanwezig is. Vragen worden in principe aan de leden van het college gesteld. Lid 2 geeft de voorzitter de mogelijkheid om voor zulke gevallen een oplossing te zoeken. De beantwoording geschiedt dan zo mogelijk schriftelijk of tijdens de rondvraag van de volgende vergadering. De mogelijkheid voor commissieleden om antwoord op hun vragen te krijgen tijdens de rondvraag neemt toe naarmate zij eerder te kennen geven vragen te willen stellen en aan te geven welk lid van het college voor de beantwoording is gewenst. Het geniet de voorkeur dat vragen minimaal 24 uur van te voren bij het college worden ingediend.

Artikel 15

Eén van de doelstellingen van de dualiseringsoperatie is het verbeteren van de contacten tussen de raad en de lokale samenleving. Het spreekrecht in een commissie is niet beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen. Het kan ook betrekking hebben op niet-geagendeerde onderwerpen, voor zover die binnen de taakvelden van de commissie vallen. Burgers die inspreken, hebben zich te houden aan de richtlijnen voor het spreekrecht en de aanwijzingen van de voorzitter m.b.t. de maximale spreektijd, sprekersvolgorde, het noemen van namen e.d. Tevens dient men zich te houden aan voorschriften die gelden voor de handhaving van de orde. Het spreekrecht beperkt zich in principe tot het mondeling toespreken van de commissie. Slechts bij hoge uitzondering kunnen visuele (technische) hulpmiddelen ter ondersteuning van het spreekrecht worden gebruikt, zoals video, beeldmateriaal en presentatiesheets. De voorzitter bepaalt in dezen wat wordt toegestaan. Aanmelden voor het spreekrecht kan tot 24 uur voor aanvang van de vergadering, bij voorkeur via de griffie.

Artikel 16

Indien de commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 17

Voor het vervaardigen van het samenvattend verslag kan gebruik gemaakt worden van (externe) ondersteuning.

Een verslag bevat in ieder geval:

• •

  de namen van de commissievoorzitter, de (commissie)griffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• •

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• •

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene onder vermelding van de namen van

• •

  de sprekers of fracties;

  Met de bepaling “binnen vijf werkdagen” wordt bereikt dat de fracties voor het fractieberaad voorafgaand aan de gemeenteraad, kunnen beschikken over de verslagen van de commissies.