Beleidsregels van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Reimerswaal inzake de uitvoering van inkoop- en aanbesteding van de gemeente, Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017-2021

Geldend van 01-01-2017 t/m heden

Intitulé

Beleidsregels van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Reimerswaal inzake de uitvoering van inkoop- en aanbesteding van de gemeente, Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017-2021

Inhoudsopgave

INLEIDING

1. DEFINITIES

2. GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN

3. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN

  • 3.

    1 Algemeen juridisch kader

  • 3.

    2 Uniforme documenten

  • 3.

    3 Algemene beginselen bij inkoop

  • 3.

    4 Concessie voor werken en diensten

  • 3.

    5 Grensoverschrijdend belang

  • 3.

    6 Mandaat en volmacht

  • 3.

    7 Afwijkingsbevoegdheid

4. ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN

  • 4.

    1 Integriteit

  • 4.

    2 Duurzaam inkopen

  • 4.

    3 Sociaal inkopen

  • 4.

    4 Innovatie

5. ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN

  • 5.

    1 Product- en marktanalyse

  • 5.

    2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

  • 5.

    3 Lokale economie en MKB

  • 5.

    4 Samenwerkingsverbanden

  • 5.

    5 Bepalen van de inkoopprocedure

  • 5.

    6 Sociale en andere specifieke diensten

  • 5.

    7 Raming en financiële budget

  • 5.

    8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

6. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN

  • 6.

    1 Inkoopproces

  • 6.

    2 Inkoop in de organisatie

  • 6.

    3 Verantwoordelijken

Inleiding

Naar aanleiding van de gewijzigde Europese en Nationale wet- en regelgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden in de loop van 2016, is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Reimerswaal geactualiseerd. De gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking per 1 januari 2017.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (hoofdstuk 2). Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend.

Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.

Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van de volgende uitgangspunten:

1.Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aanbestedingsdocument

Een aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een offerteaanvraag.

Aanbestedingswet

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 die per 1 juli 2016 van kracht is.

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Gemeente

De gemeente Reimerswaal, zetelend te Kruiningen.

Gids Proportionaliteit

De 1e herziening van de Gids Proportionaliteit

Inkoop

(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Lokale Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in volgorde van prioriteit:

1) Binnen de kernen van de gemeente;

2) Binnen een van de Bevelandse gemeenten, zijnde: Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beveland;

3) Binnen de provincie Zeeland.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

2.Gemeentelijke doelstellingen

De gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

a.RechtmatigendoelmatigInkopenzodatgemeenschapsgeldenop controleerbareen verantwoordewijzewordenaangewenden besteed.

De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staat centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

b.Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c.Inkopentegendemeestoptimale(integrale)prijskwaliteit verhouding.

Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

d.Eencontinuepositievebijdrageleverenaanhetgeheleprestatie- niveauvandegemeente.

Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

e.Degemeentestelteenadministratievelastenverlichting voorzowel zichzelfals voorondernemers voorop.

Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen en aanbesteden. De gemeente maakt gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor al haar inkopen en aanbestedingen.

f.Het verankeren van maatschappelijk verantwoord inkopen, gelet op duurzaam inkopen, sociaal verantwoord inkopen en lokale inkoop.

Dit beleid is van toepassing op alle inkopen, dat wil zeggen alle inkopen van leveringen, diensten en werken waar een factuur tegenover staat.

DitInkoop-enaanbestedingsbeleidsluitzoveelmogelijkaanophet algemenebeleidvandegemeente.In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid:

  • 1.

    Coalitieakkoord 2014-2018,

  • 2.

    Gedragscode voor ambtenaren d.d. 1 november 2006.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3.Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

§Aanbestedingswet:

dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Aanbestedingsrichtlijnen:

  • o

    2014/23/EU voor concessieovereenkomsten,

  • o

    2014/24/EU voor klassieke overheidsopdrachten,

  • o

    2014/25/EU voor het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten,

Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen.

  • §

    Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen et cetera van de Europese Commissie.

  • §

    Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

  • §

    Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2Uniformedocumenten

De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop, in geval van toepassing, in ieder geval toe:

  • §

    Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Reimerswaal;

  • §

    Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 bij aanbesteding van werken;

  • §

    Aanbestedingsreglement Werken 2016 (‘ARW 2016’);

  • §

    Gids Proportionaliteit 2016;

  • §

    Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

3.3 Algemene beginselen bij inkoop

aAlgemenebeginselenvanhetaanbestedingsrecht

De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • §

    Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • §

    Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  • §

    Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • §

    Proportionaliteit(evenredigheid): De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • §

    Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

bAlgemenebeginselenvanbehoorlijkbestuur

De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Concessies voor werken en diensten

Met inwerkingtreding van de aanbestedingsrichtlijn 2014/23/EU is er voor het eerst een aparte richtlijn speciaal voor concessies. Er kan een onderscheid worden gemaakt in concessies voor werken en concessies voor diensten:

Concessie voor werken:

Een concessie voor werken is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel waarbij één of meer aanbestedende diensten werken laten uitvoeren door één of meer ondernemers, waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend in het recht het werk dat het voorwerp van de overeenkomst vormt te exploiteren, hetzij in dit recht en een betaling.

Concessie voor diensten

Een concessie voor diensten is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel waarbij één of meer aanbestedende diensten de verrichting van diensten met uitzondering van de uitvoering van werken laten uitvoeren door één of meer ondernemers, waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend in het recht de diensten die het voorwerp van het contract vormen, te exploiteren, hetzij in dit recht en een betaling.

3.5Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals TenderNed.

3.6Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en budgethouderschapsregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.7 Afwijkingsbevoegdheid

Het toepassen van alternatieve inkoopprocedures (Bouwteam, Design&Construct, Turnkey, Gunnen op Waarde, Best Value Procurement, prijsvragen, veilingen en dergelijke) is alleen mogelijk door middel van overleg met de inkoopadviseur van het Inkoopbureau. Ditzelfde geldt voor afwijking van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast vraagt de budgethouder, middels een advies, aan het college van burgemeester en wethouders toestemming om af te wijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

4.1 Integriteit

a.Degemeentesteltbestuurlijkeenambtelijkeintegriteit voorop.

De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscode:

- Gedragscode voor ambtenaren d.d. 1 november 2006.

Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld (schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.

b.Degemeentecontracteertalleenintegereondernemers.

De gemeente wil alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam Inkopen

De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces.

Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht.

Dit komt onder andere tot uitdrukking door het volgende:

  • ·

    Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente per opdracht, welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • ·

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen.

  • ·

    De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail et cetera).

  • ·

    De gemeente zal aangeboden duurzaamheid oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze.

Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door Agentschap.nl zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW- sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.

Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return een rol. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom – waar mogelijk en doelmatig – de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen

of zijn gekomen.

4.3 Sociaal inkopen

De gemeente wil door middel van social return bijdragen aan de instroom in duurzame arbeid door de doelgroep (onder andere uitkeringsgerechtigden en jongeren zonder startkwalificatie). Ook andere vormen van social return zijn mogelijk. Denk hierbij aan leer-werkplekken, stageplaatsen et cetera. De instroom van de doelgroep op de arbeidsmarkt heeft hierbij de voorkeur.

Dit betekent dat, in principe, bij iedere inkoopprocedure van diensten en werken boven de € 100.000,- social return opgenomen wordt. Bij aanvang van het inkoopproces wordt, samen met de SR-coördinator, de afweging gemaakt hoe social return wordt ingezet. Omdat social return maatwerk is, bestaat er vrijwel altijd een mogelijkheid om het in te zetten. De aard van het werk en de omvang van de arbeidscomponent zijn hierin medebepalend. Voor het toepassen van sociaal inkopen binnen de infra-werkensector participeert de gemeente in het convenant “Arbeidspool Zeeland Werkt Infra” gesloten tussen de Zeeuwse gemeenten, waterschap, provincie en werkgevers in de grond-, weg- en waterbouw.

Om social return toe te kunnen passen is het handig een percentage van de opdrachtwaarde op te nemen dat besteed dient te worden aan social return. Afhankelijk van de verhouding tussen materiaal en werkzaamheden, wordt uitgegaan van 5% van de opdrachtwaarde (bij veel arbeid) en 2% van de opdrachtwaarde (bij weinig arbeid), deze percentages zijn een richtlijn. Sommige opdrachten lenen zich door het type werkzaamheden voor een volledige uitvoering door de doelgroep. Dan kan een hoog percentage ten behoeve van social return worden ingezet. Andere opdrachten lenen zich moeilijker voor social return; dan kan het nodig zijn een lager percentage in te zetten of een concrete invulling op basis van het aantal fte/ uren. Wanneer de opdracht zich uiteindelijk niet leent voor social return kan er ook besloten worden om of af te zien van de toepassing van social return.

Voor de verdere uitwerking en mogelijke invulling van SROI-afspraken, de doelgroep en het werkproces is het inkoophandboek te raadplegen.

4.4 Innovatie

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. Ook kan innovatiegericht inkopen bestaan uit het toepassen van innovatieve contractsvormen of innovatieve inkoopprocedures zoals innovatiepartnerschap.

5.Economische uitgangspunten

5.1Product-en marktanalyse

De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheidenkeuzevoordeondernemersrelatie

a.Degemeenteachteentegroteafhankelijkheidvanondernemers nietwenselijk.

De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b.Degemeentekiest voordemeestaangewezenondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie en midden- en kleinbedrijf (MKB)

a.Degemeenteheeftoog voordelokaleeconomie,zonderdatdittot enigerlei vormvandiscriminatievanondernemersleidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokaalinkopenkan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

b.Degemeenteheeftoog voorhetMKB.

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

Werken

Leveringen

Diensten

Niet reguliere inkoop

Tot € 5.000

Tot € 5.000

Tot € 5.000

Enkelvoudig

€ 5.000 tot

€ 100.000

€ 5.000 tot

€ 25.000

€ 5.000 tot

€ 25.000

Meervoudig

€ 100.000 tot

€ 1.000.000

€ 25.000 tot Europees drempelbedrag

€ 25.000 tot Europees drempelbedrag

Nationaal

€ 1.000.000 tot Europees drempelbedrag

*€ 25.000 tot Europees drempelbedrag

*€ 25.000 tot Europees drempelbedrag

Europees

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

Bedragen zijn exclusief Btw

* Overweging om in plaats van middels een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, nationaal openbaar aan te besteden.

Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat. Bij de keuze van de procedure dienen deze onderdelen derhalve gemotiveerd te worden en afgestemd te worden met de inkoopadviseur.

De overweging wordt meegegeven om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van ondernemers, de economische situatie. In het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en de keuze van de ondernemer gemotiveerd te worden.

Indien er gekozen wordt voor een verruiming van het aantal uit te nodigen partijen, zowel voor leveringen en diensten als voor werken, geldt dat dit geen afbreuk doet aan de doelmatigheid van de inkoopprocedure. In andere woorden, het verwachte resultaat van het verruimen van het aantal partijen moet wel in verhouding staan tot de extra tijdsbesteding die hiermee gemoeid gaat. Daarbij dient rekening gehouden te worden met voorschrift 3.4A uit de Gids Proportionaliteit.

Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier / markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden. De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.

Niet reguliere inkoop

Voor inkoop onder een bedrag van € 5.000,- behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of factuur.

Enkelvoudig onderhandse procedure

De gemeente vraag aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse procedure

De gemeente vraag ten minste drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

Nationaal aanbesteden

Inkoopprocedure waarbij de gemeente de procedure algemeen bekend maakt door middel van een openbare aankondiging waarbij iedere ondernemer vrij is een aanbod te doen voor de uitvoering van een levering, dienst of werk.

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.6 Sociale en andere specifieke diensten

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven 750.000 euro verplicht worden (voor)aangekondigd. Met de CPV-zoektool (Common Procurement Vocabulary codes) van PIANOo (het Experisecentrum Aanbesteden) kan beoordeeld worden of een bepaalde dienst onder het nieuwe regime voor sociale en specifieke diensten valt of niet.

5.7Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

Stap

Fase inkoopproces

Toelichting

1

Voortraject

Bepalen van inkoopbehoefte

Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse)

Raming en bepalen van het financiële budget

Keuze offerteaanvraag

Goedkeuring budget

2

Specificeren

Opstellen van eisen en wensen

Omschrijven van de opdracht

Opstellen offerteaanvraag / aanbestedingsdocument

Bepalen procedure en contractvorm

3

Selecteren

Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers

Bekendmaking opdracht via verzenden van de

offerteaanvraag, de website of andere platforms zoals

TenderNed

Offertes evalueren

Gunning aan winnende ondernemer

4

Contracteren

Verzenden opdrachtbrief of tekenen (raam) overeenkomst met

(winnende) contractant

Informeren afgewezen ondernemers

Registreren getekende overeenkomst

Contract aanmelden bij contractenregister

5

Bestellen

Uitvoeren van de opdracht

Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken

Bewaken termijnen

Controleren nakoming afgesproken prestaties

Tijdige betaling facturen

Tijdige opzegging

7

Nazorg

Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen

of looptijd

Evalueren overeenkomst met contractant

6.2 Inkoop in de organisatie

Ter uitvoering van de door de gemeente vastgestelde regelgeving met betrekking tot inkoop en onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders, begeleiden medewerkers van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant inkoopprocedures en aanbestedingen.

Het is niet toegestaan om gebruik te maken van deskundigheid van externe ondernemers op het gebied van inkopen en aanbesteden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en wethouders. Het is wel toegestaan om externe ondernemers in te schakelen conform de aanbestedingsregels om te ondersteunen en begeleiden bij het opstellen van het inhoudelijk Programma van Eisen of bestekken, niet zijnde het inkooptechnische gedeelte van de aanbestedingsdocumenten.

Betrokkenheid inkoopadviseur

De inkoopadviseur wordt als volgt bij inkoopprocedures betrokken:

  • 1.

    Verplichte betrokkenheid bij Europese en nationaal openbare procedures.

  • 2.

    Bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures dient er boven de geraamde opdrachtwaarde van € 25.000,- (Leveringen en Diensten) en € 100.000,- (Werken), altijd afstemming plaats te vinden over de te hanteren inkoopprocedure, de besteksvorm, voorwaarden van de overeenkomst en aanbestedingsreglement en overige tactische keuzes in de voorbereiding. Als bespreekstuk dient het inkoopformulier als uitgangspunt te worden genomen.

  • 3.

    Vrijblijvende afstemming bij enkelvoudig onderhandse inkoopprocedures.

  • 4.

    Voor ad-hoc vragen is de adviseur als helpdesk beschikbaar.

6.3Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorgt voor een interne controle die achteraf en steekproefsgewijs toets of de inkoopprocedures binnen de kaders van dit beleid zijn uitgevoerd en of voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden.

Inkoopvoorwaarden goederen en diensten gemeente Reimerswaal