Regeling persoonsdossiers

Regeling persoonsdossiers

Inhoudsopgave

• Artikel 1 Begrippen

• Artikel 2 De doelstelling van de registratie

• Artikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratie

• Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

• Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerders

• Artikel 6 Aanleggen van een dossier

• Artikel 7 Toegang tot de registratie

• Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derden

• Artikel 9 Bewaring en vernietiging

• Artikel 10 Recht op inzage en afschrift

• Artikel 11 Correctierecht

• Artikel 12 Organisatie en beveiliging

• Artikel 13 Bijzondere gevallen

• Artikel 14 Slotbepaling

• Artikel 15 Citeertitel en inwerkingtreding

• Bijlage 1 Dossierindeling persoonsdossiers

Artikel 1 Begrippen

• a

  Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant;

• b

  Dossier: het geheel van - schriftelijk en/of elektronisch - vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling;

• c

  Geregistreerde: degene van wie persoonsgegevens in de registratie zijn opgenomen;

• d

  Beheerders: de medewerkers van de afdeling P&O voor het beheer en de dagelijkse zorg van de registratie (inclusief tijdelijk werkzame personen op de afdeling P&O);

• e

  Leidinggevende:de leidinggevende in hiërarchische zin;

• f

  Registratie: het geheel van de dossiers;

• g

  Persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijk persoon;

• h

  Derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de beheerders, met uitzondering van de geregistreerde.

• i

  WBP: Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze regeling “Persoonsdossiers VMWB” is opgesteld, met inachtneming van de verplichtingen zoals opgenomen in de Wet Bescherming persoonsgegevens.

Artikel 2 De doelstelling van de registratie

De doelstelling van de registratie is het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de rechtspositieregelingen die de VMWB voor haar medewerkers heeft vastgesteld en in dat kader nader geldende wettelijke verplichtingen.

Artikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratie

De registratie bevat uitsluitend gegevens van medewerkers die door of vanwege de VMBW zijn aangesteld.

Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

Lid 1

De registratie bevat geen andere gegevens dan vermeld in de bij deze regeling behorende bijlage “Dossierindeling persoonsdossier”.

Lid 2

De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medeweten van de geregistreerde.

Lid 3

De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling.

Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerders

Het Bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Als zodanig ziet het Bestuur tevens toe op de werking van deze registratie overeenkomstig deze regeling. De medewerkers van de afdeling P&O zijn beheerders van de registratie en belast met de dagelijkse zorg.

Artikel 6 Aanleggen van een dossier

Het aanleggen van een dossier gebeurt uitsluitend in opdracht van de beheerders en de door deze aangewezen medewerkers, een en ander met inachtneming van de door de beheerders vastgestelde voorschriften. De in een dossier opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.

Artikel 7 Toegang tot de registratie

De beheerders hebben binnen het kader van de opgedragen werkzaamheden toegang tot de registratie; De leidinggevende heeft in het kader van zijn leidinggevende taken op afspraak en onder toezicht van een medewerker van de afdeling P&O toegang tot de persoonsdossiers van zijn medewerkers. In alle overige gevallen beslist het Bestuur over toegang tot de registratie.

Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derden

Uit een dossier worden slechts gegevens verstrekt aan derden indien:

• a

  zulks voortvloeit uit het doel van de registratie;

• b

  dit wordt vereist door een wettelijk voorschrift;

• c

  dit geschiedt met toestemming van de geregistreerde;

De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden. Het telefonisch verstrekken van persoonsgegevens over geregistreerden is niet toegestaan.

Artikel 9 Bewaring en vernietiging

Bewaring en vernietiging van persoonsgegevens geschieden in overeenstemming met hetgeen hierover in de bijlage is opgenomen.

Artikel 10 Recht op inzage en afschrift

Lid 1

De geregistreerde of zijn gemachtigde krijgt desgevraagd inzage in zijn dossier. Deze inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van een medewerker van de afdeling P&O. Daarbij wordt hem desgewenst een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.

Lid 2

Indien inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld. Het weigeren geschiedt op basis van de bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens.

Lid 3

De beheerders eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift.

Artikel 11 Correctierecht

De geregistreerde of zijn gemachtigde heeft het recht de beheerders om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over hem in zijn dossier zijn opgenomen, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van deze regeling niet ter zake doende zijn, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd. Het verzoek tot correctie, aanvulling of verwijdering wordt schriftelijk ingediend bij de beheerders van de registratie.De beslissing van de beheerders op het verzoek wordt binnen 8 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld.De verzoeker ontvangt een afschrift van de gecorrigeerde, aangevulde of verwijderde gegevens.Een afwijzende beslissing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld Op voornoemde besluiten zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 8 van de WBP.

Artikel 12 Organisatie en beveiliging

De dossiers worden, onder toezicht van de beheerders, beheerd door de beheerders. Zij zijn verantwoordelijk voor een adequate opname, verstrekking en verwijdering van persoonsgegevens in de door hen beheerde dossiers, in overeenstemming met het gestelde in of bij deze regeling. De beheerders dragen zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Artikel 13 Bijzondere gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het Bestuur.

Artikel 14 Slotbepaling

Deze regeling ligt ter inzage bij de beheerders en is ter kennis gebracht aan alle medewerkers.

Artikel 15 Citeertitel en inwerkingtreding

Lid 1

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling persoonsdossiers Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant”.

Lid 2

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.

Bijlage 1 Dossierindeling persoonsdossiers

Overzicht indeling persoonsdossiers

Algemene uitgangspunten:

Dienstverbanden Medewerkers met hebben één persoonsdossier, ook indien zij meerdere dienstverbanden hebben bij de VR.

Tijdens dienstverband2 jaar maximaal bewaren: documenten uitsluitend ter informatie van bestuur en administratie (Archiefwet) 7 jaar maximaal bewaren: overige bescheiden, o.m. met financiële consequenties (Archiefwet) Tot eind dienstverband: loonbelastingverklaring, kopie identiteitsbewijs en documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet en Belastingwetgeving)

Na dienstverband (einde dienstverband, pensionering/bereiken 65-jarige leeftijd of overlijden)2 jaar bewaren: in principe moeten gegevens uit het personeelsdossier na 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd worden verwijderd (Wet Bescherming Persoonsgegevens). Is de bewaartermijn tijdens het dienstverband verstreken, dan is directe verwijdering noodzakelijk.

Uitzonderingen wat betreft de bewaartermijn na dienstverband: 5 jaar bewaren: loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs (Belastingwetgeving) 7 jaar bewaren: fiscaal relevante gegevens (Belastingwetgeving) 10 jaar bewaren: documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet) 40 jaar bewaren: dossiers van personeel dat heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen alsmede de informatie over deze stoffen (Archiefwet)

De persoonsdossiers worden ingedeeld in onderstaande hoofdstukken, weergegeven met bewaartermijnen.

1. Personalia

2. Arbeidsvoorwaarden en salarisafspraken

3. Functie / functioneren

4. Keuring, arbeidsongeschiktheid en pensioen

5. Opleidingen

6. Overige