Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Zutphen 2016

Geldend van 01-12-2016 t/m heden

Intitulé

Onderwerp: Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Zutphen 2016

Ons kenmerk: 2016-0123

De raad van de gemeente Zutphen;

gelezen het voorstel van de Rekenkamercommissie van 23 september 2016 met nummer 2016-000298;

gelezen het besluit van de raad van Zutphen van 9 mei 2016, waarbij de keuze is gemaakt voor het instellen van een rekenkamerfunctie, in de vorm van een commissie bestaande uit drie externe leden, waaronder de voorzitter, en twee raadsvertegenwoordigers;

gelet op artikelen 81oa en 182 tot en met 185 van de Gemeentewet en het ter zake bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen;

besluit:

vast te stellen de:

Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Zutphen 2016

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze verordening verstaat onder:

  • a.

    college: het college van burgemeester en wethouders;

  • b.

    commissie: de gemeentelijke rekenkamercommissie;

  • c.

    forum: georganiseerd overleg ter voorbereiding van raadsbesluiten;

  • d.

    presidium: de vergadering van raadsvoorzitter en fractievoorzitters;

  • e.

    raad: de raad van de gemeente Zutphen;

  • f.

    voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie;

  • g.

    wet: Gemeentewet.

Artikel 2 Rekenkamercommissie

  • 1. Er is een door de raad ingestelde rekenkamercommissie.

  • 2. De commissie heeft als taak het onderzoeken van de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur, en het vastleggen van haar bevindingen in rapporten.

Artikel 3 Samenstelling, benoeming en zittingsduur

  • 1. De commissie bestaat uit vijf leden, te weten: drie externe leden en twee raadsvertegenwoordigers.

  • 2. De raad benoemt de externe leden voor een periode van vier jaar. Zij kunnen eenmaal worden herbenoemd voor eenzelfde periode. De eerste termijn vangt aan met het eerste benoemingsbesluit van de externe leden.

  • 3. Niet benoembaar tot extern lid is:

    • a.

      een lid van het college;

    • b.

      een lid van de raad dan wel vaste vervanger;

    • c.

      een bestuurder of persoon in dienst van een instelling, zoals bedoeld in artikel 14, vijfde lid.

  • 4. De raad benoemt uit de kring van raadsleden en forumleden twee raadsvertegenwoordigers, voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad.

  • 5. De raad benoemt de voorzitter vanuit de drie externe leden.

  • 6. De voorzitter wordt bij afwezigheid vervangen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen extern lid.

Artikel 4 Eed

Bij een extern lid is artikel 81g van de wet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5 Vergoeding externe leden

  • 1. De maandelijkse vergoeding voor de externe leden bedraagt voor een extern lid/ niet voorzitter € 240 en voor de voorzitter € 300 exclusief reiskosten (prijspeil 2016).

  • 2. De raadsvertegenwoordigers hebben, op grond van de Verordening rechtspositie wethouders, raadsleden, Forumleden en commissieleden 2014 geen recht op vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen.

  • 3. Voor het in eigen beheer verrichten van (onderzoeks-)werkzaamheden kan de commissie ten behoeve van werkzaamheden voor de commissie een vergoeding toekennen.

Artikel 6 Ontslag en non-activiteit

  • 1. De raad ontslaat de leden en stelt hen op non-activiteit.

  • 2. Het lidmaatschap van een extern lid eindigt:

    • a.

      op eigen verzoek;

    • b.

      bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het externe lidmaatschap;

    • c.

      wanneer een extern lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld dan wel een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

    • d.

      als een extern lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, aan hem surséance van betaling is verleend of wegens schulden is gegijzeld.

  • 3. Het lidmaatschap van een raadsvertegenwoordiger eindigt:

    • a.

      op eigen verzoek;

    • b.

      door het verlies van de hoedanigheid van raads- of forumlid;

    • c.

      als de raad van oordeel is dat de raadsvertegenwoordiger niet langer geschikt is zijn functie in de commissie te vervullen.

  • 4. De raad kan een extern lid van de commissie ontslaan wanneer hij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie in de commissie te vervullen.

Artikel 7 Onderzoeksprogramma

  • 1. De commissie stelt eenmaal per twee jaar, mede aan de hand van aangedragen onderwerpen, een onderzoeksprogramma vast. Vaststelling van het onderzoeksprogramma geschiedt niet eerder dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld een reactie daarover uit te brengen.

  • 2. Van het onderzoeksprogramma kan een onderzoek naar de jaarstukken deel uitmaken.

  • 3. De raad kan de commissie, voorafgaand aan de opstelling van het onderzoeksprogramma, gemotiveerd verzoeken een onderwerp in het onderzoeksprogramma op te nemen. Als de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, motiveert zij dat naar behoren.

Artikel 8 Probleemstelling, onderzoeksopzet

  • 1. Probleemstelling en onderzoeksopzet zijn een eigen verantwoordelijkheid van de commissie.

  • 2. Een vastgestelde onderzoeksopzet brengt de commissie zo spoedig mogelijk ter kennis van de raad en het college.

Artikel 9 Budget

  • 1. De commissie is bevoegd, binnen het in de Programmabegroting beschikbaar gestelde budget, uitgaven te doen voor de uitvoering van haar taken.

  • 2. Ten laste van het in het eerste lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

    • a.

      de vergoedingen aan de externe leden en de vergoedingen voor werkzaamheden ten behoeve van de commissie;

    • b.

      de vergoedingen voor het in eigen beheer verrichten van (onderzoeks-) werkzaamheden;

    • c.

      externe deskundigen die eventueel door de commissie worden ingeschakeld;

    • d.

      eventuele andere uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak;

    • e.

      de vergoeding voor de ondersteuning door de raadsgriffie.

  • 3. De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad.

Artikel 10 Vergaderingen

  • 1. De commissie vergadert tenminste twee maal per jaar, over enerzijds het vaststellen van het onderzoeksprogramma en anderzijds het vaststellen van het jaarverslag van de commissie. Verder vergadert de commissie zo dikwijls als zij dit nodig acht.

  • 2. Door of namens de voorzitter worden de leden ter vergadering opgeroepen. De oproeping wordt, schriftelijk dan wel digitaal, aan de leden toegezonden, onder vermelding van de tijdens de vergadering te behandelen agenda en zo mogelijk onder bijvoeging van de bij de agenda behorende stukken.

  • 3. Een vergadering wordt niet gehouden als, behalve de voorzitter, niet ten minste de helft van het aantal leden aanwezig is.

  • 4. Een stemming is alleen geldig als meer dan de helft van het aantal aanwezige leden daaraan heeft deelgenomen.

  • 5. Voor het tot stand komen van besluiten van de commissie is de meerderheid vereist van de uitgebrachte stemmen. Als de stemmen staken, geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

Artikel 11 Beslotenheid, openbaarheid en verslag

  • 1. De commissie vergadert in beginsel in beslotenheid; haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen, zoals vermeld in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de commissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

  • 2. Voor bepaalde activiteiten van de commissie, zoals beraadslagingen over het onderzoeksprogramma, kan tot openbaarheid van de vergaderingen worden besloten.

  • 3. De commissie stelt elk jaar vóór 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar.

Artikel 12 Commissiegriffier

  • 1. De griffier wijst een medewerker van de griffie aan als commissiegriffier van de commissie. De griffier regelt zo nodig de vervanging van de commissiegriffier.

  • 2. De commissiegriffier staat de commissie bij de uitvoering van haar taken terzijde.

  • 3. De commissiegriffier draagt zorg voor (een bijdrage aan) de onderzoekswerkzaamheden, de agendaplanning, de verslaglegging de correspondentie en de vorming van dossiers.

  • 4. De commissiegriffier legt rechtstreeks verantwoording af aan de (voorzitter van de) commissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

Artikel 13 Ondertekening stukken

De van de commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de voorzitter en de commissiegriffier.

Artikel 14 Reglement van orde

De commissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming aan de raad.

Artikel 15 Werkwijze

  • 1.

    De commissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken, voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht.

  • 2.

    Het college en de onder zijn verantwoordelijkheid ressorterende ambtenaren verstrekken desgevraagd en binnen de door de commissie gestelde (redelijke) termijn alle inlichtingen die de commissie ter vervulling van haar taak nodig acht.

  • 3.

    Als de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert.

  • 4.

    Het college verstrekt aan de commissie de planning en de resultaten van de onder zijn verantwoordelijkheid uitgevoerde doelmatigheids-, doeltreffendheids- en rechtmatigheidsonderzoeken.

  • 5.

    De commissie is bevoegd, indien en voor zover het gemeentebestuur of de gemeente uit anderen hoofde over deze bevoegdheid beschikt, ten aanzien van de volgende instellingen onderzoek te doen instellen bij:

    • a.

      openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente of het gemeentebestuur deelneemt, over de jaren dat de gemeente of het gemeentebestuur deelneemt in de regeling;

    • b.

      naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt;

    • c.

      andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft.

    De commissie is bevoegd mondeling en schriftelijk informatie in te winnen bij de onder a., b. en c. genoemde instellingen. Bij het uitoefenen van haar taak kan de commissie gebruik maken van de resultaten van door anderen verrichte controles, onverminderd haar bevoegdheid tot eigen onderzoek.

  • 6.

    De accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet verstrekt desgevraagd aan de commissie controleprogramma’s en licht haar volledig in over de resultaten daarvan door overlegging van rapporten of op andere door de commissie aan te geven wijze.

Artikel 16 Verstrekken inlichtingen en bijwonen vergaderingen

De commissie is bevoegd collegeleden, raadsleden, ambtenaren, externe deskundigen en bestuurders en medewerkers van instellingen als bedoeld in artikel 15, vijfde lid uit te nodigen tot het verstrekken van inlichtingen of het bijwonen van een vergadering.

Artikel 17 Uitvoering onderzoek

  • 1. Elk onderzoeksrapport van de commissie bevat een verantwoording over de wijze waarop de commissie het onderzoek heeft verricht en waarop zij van haar bevoegdheden gebruik heeft gemaakt.

  • 2. Bij de uitvoering van haar onderzoek draagt de commissie zorg voor de toepassing van het beginsel van hoor en wederhoor over de feitelijke bevindingen ten aanzien van de organisatie(onderdelen), instellingen en de daarbij werkzame personen die onderwerp van onderzoek zijn.

Artikel 18 Onderzoeksrapport

  • 1. De commissie legt de resultaten van haar onderzoek vast in een concept-onderzoeksrapport.

  • 2. Betrokkenen worden in de gelegenheid gesteld om binnen een door de commissie te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, aan de commissie kenbaar te maken of en zo ja, welke feitelijke onjuistheden in het conceptonderzoeksrapport staan vermeld. Betrokkenen zijn zij van wie de taakuitoefening (mede) voorwerp van onderzoek is geweest. De commissie bepaalt verder wie nog meer als betrokkenen worden aangemerkt.

  • 3. Na vaststelling door de commissie wordt het onderzoeksrapport, inclusief conclusies en aanbevelingen, alsmede de eventuele op- en/ of aanmerkingen op het rapport van betrokkenen, zo spoedig mogelijk aan de raad aangeboden, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen.

Artikel 19 Intrekking oude regeling

De Verordening op de rekenkamercommissie Zutphen 2010, zoals vastgesteld bij besluit van 17 januari 2011, wordt ingetrokken.

Artikel 20 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.

Artikel 21 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Zutphen 2016.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van de raad der gemeente Zutphen op 10 oktober 2016
De voorzitter, De griffier,

Toelichting

Algemene toelichting

De Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Zutphen 2016 voorziet in het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de rekenkamercommissie. De artikelen 81oa en 182 tot en met 185 van de Gemeentewet zijn hier leidend en verplichtend in, omdat er geen rekenkamer als bedoeld in artikel 81a Gemeentewet wordt ingesteld. Verschil ten aanzien van de geldende Verordening op de rekenkamercommissie Zutphen 2010 is dat deze verordening regels vastlegt voor de invulling van een rekenkamerfunctie van de gemeente Zutphen met drie externe leden en twee raadsvertegenwoordigers.

De bevoegdheden van de rekenkamercommissie zijn door aanpassingen in de Gemeentewet en in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen gelijk gesteld met die van de rekenkamer in de Gemeentewet. Daarmee kan de rekenkamercommissie ook onderzoek doen en inlichtingen inwinnen bij publiekrechtelijke en privaatrechtelijke instellingen waaraan de gemeente of bestuursorganen van de gemeente deelnemen.

De vaste maandelijkse vergoeding van de externe leden is gebaseerd op de regeling Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en is, rekening houdend met de specifieke deskundigheden die worden gevraagd van de externe leden, in lijn met de gemiddelde vergoedingen voor externe leden van rekenkamercommissies in de inwonersklasse van Zutphen.

Voor 2016 betreft het een vaste maandelijkse vergoeding voor een extern lid/ niet-voorzitter van € 240,00 en voor de voorzitter € 300,00. Conform het advies van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies is niet voorzien in een variabel uurtarief voor eigen onderzoekswerkzaamheden door externe leden. De onderzoekswerkzaamheden worden in beginsel ook uitbesteed aan de commissiegriffier dan wel aan externe onderzoekers buiten de rekenkamercommissie.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Dit artikel bevat enkele omschrijvingen van begrippen om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven. Er is voor gekozen om de begrippen doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid (die in artikel 182 van de Gemeentewet zijn genoemd) niet in artikel 1 op te nemen. Voor de volledigheid wordt in deze toelichting wel uiteengezet wat onder deze termen wordt verstaan.

Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt.

Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt.

Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten.

Artikel 2 Rekenkamercommissie

In deze verordening is gekozen voor een rekenkamercommissie met raadsleden en externen. De voorzitter wordt uit de externe leden gekozen.

Artikel 3 Samenstelling, benoeming en zittingsduur

De raad benoemt uit de externe leden de voorzitter. In het tweede lid is een termijn van vier jaar genoemd voor externe leden te beginnen bij het eerste benoemingsbesluit.

De verplichting om de in het vijfde lid genoemde eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de externe leden van de rekenkamercommissie.

In het zesde lid wordt de termijn voor raadsleden gelijk gesteld aan de zittingsperiode van de raad.

Artikel 4 Eed

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 5 Vergoeding voor bijwonen vergaderingen

In dit artikel is de vergoeding die externe leden voor hun werkzaamheden ontvangen, vastgelegd.

Artikel 6 Ontslag en non-activiteit

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.

Artikel 7 Onderzoeksprogramma

De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid, van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaalde gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

Artikel 8 Probleemstelling, onderzoeksopzet

Dit artikel bevestigt nog eens de zelfstandigheid en onafhankelijkheid van de rekenkamer(functie).

Artikel 9 Budget

De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht.

Artikel 10 Vergaderingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 11 Beslotenheid, openbaarheid en verslag

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 12 Commissiegriffier

De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris. De rekenkamercommissie dient zelfstandig te functioneren en in het vierde lid is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris ten opzichte van de rekenkamercommissie.

Artikel 13 Ondertekening stukken

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 14 Reglement van orde

Artikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de rekenkamercommissie. In het reglement van orde moeten/kunnen zaken als de vergoeding, volgorde van aftreden bij een meerhoofdige rekenkamercommissie, verhouding secretaris-voorzitter, de procedure die wordt gevolgd bij onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te verrichten enzovoorts geregeld.

Artikel 15 Werkwijze

Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt.

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerp-onderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamercommissie verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamercommissie een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

Eventueel zouden zaken die in dit artikel zijn opgenomen ook in een reglement van orde kunnen worden geregeld.

Artikel 16 Verstrekken inlichtingen en bijwonen vergaderingen

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 17 Uitvoering onderzoek

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 18 Onderzoeksrapport

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 19 Intrekking oude regeling

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 20 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 21 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.