BEVOEGDHEDENBESLUIT 2016 College van Burgemeester en Wethouders

Geldend van 19-10-2016 t/m heden

Intitulé

BEVOEGDHEDENBESLUIT 2016 College van Burgemeester en Wethouders

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS

overwegende dat,

het gewenst is voor het mandateren van bevoegdheden tot het nemen van bepaalde besluiten en het machtigen van individuele bestuurders en functionarissen voor het verrichten van feitelijke handelingen een voor de gehele gemeentelijke organisatie geldende regeling te hanteren;

dat het gelet op de organisatieverandering per 1 januari 2015 en daarna gewijzigde wet- en regelgeving. gewenst is het geldende bevoegdhedenbesluit te herzien en te vernieuwen;

gelet op de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht;

B E S L U I T :

  • I.

    in te trekken het besluit van 7 januari 2003 nr. 2002-17040, in werking getreden op 1 januari 2003, en nadien twee keer herzien;

  • II.

    in te trekken het mandaatbesluit uitvoering Wet BAG 2013, nr 2013-11465 d.d. 28 maart 2013;

  • III.

    vast te stellen het navolgende “bevoegdhedenbesluit 2016” en de daarbij behorende bevoegdhedenlijsten;

    BEVOEGDHEDENBESLUIT 20 1 6

Artikel 1

Er zijn bij dit besluit horende lijsten met nader omschreven bevoegdheden, die aan daar genoemde bestuurders of functionarissen zijn toegekend, onder de daar genoemde voorwaarden en/of beperkingen.

Mandaat

Artikel 2
  • 1. Er wordt onderscheid gemaakt tussen bestuurlijk mandaat en ambtelijk mandaat.

  • 2. Bestuurlijk mandaat wordt gegeven aan de wethouder als portefeuillehouder, voor zover de bevoegdheden zijn genoemd in de lijst die onder zijn inhoudelijke portefeuille vallen.

  • 3. Ambtelijk mandaat wordt ingevolge de hierna genoemde hiërarchische lijn gegeven: van Burgemeester en Wethouders naar directie, van directie naar afdelingsmanager, teamleider, projectleider, en/of andere functionaris, ieder voor zover de bevoegdheden zijn genoemd in de lijst.

Artikel 3

Ten aanzien van het bestuurlijk mandaat geldt het volgende;

  • 1.

    De in de lijst genoemde bestuurders zijn primair bevoegd.

  • 2.

    Met bestuurders worden bedoeld de wethouder, als portefeuillehouder, voor zover de bevoegdheden zijn genoemd in de lijst die onder zijn inhoudelijke portefeuille vallen.

  • 3.

    Bij afwezigheid van de in de lijst genoemde bestuurder, is de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen vervanger bevoegd de in de lijst genoemde bevoegdheden in mandaat uit te oefenen.

  • 4.

    Het mandaat van bestuurders omvat zowel de beslissing als de ondertekening.

Artikel 4

Artikel 4

Ten aanzien van het ambtelijk mandaat geldt het volgende;

1. De in de lijst genoemde functionarissen zijn primair bevoegd.

2. De in lid 3 genoemde hiërarchisch hogere functionaris blijft bevoegd de via hem/haar in ondermandaat gegeven bevoegdheid uit te oefenen.

3. Met de hiërarchisch hogere functionaris wordt bedoeld:

  • a)

    de directie, dan wel de directeur;

  • b)

    de afdelingsmanager, voor zover de bevoegdheden zijn genoemd onder diens afdeling;

  • c)

    de teamleider, voor zover de bevoegdheden zijn genoemd onder diens team;

  • d)

    de projectleider buiten de lijn.

  • 1) Bij afwezigheid van de functionarissen genoemd onder a en b is een bij besluit aangewezen plaatsvervanger bevoegd.

  • 2) Bij afwezigheid van de functionarissen bedoeld onder c en d, alsmede de in de bevoegdhedenlijsten genoemde functionarissen, treedt de hiërarchisch hoger functionaris op als vervanger.

4. Het mandaat van functionarissen omvat zowel de beslissing als de ondertekening, tenzij in de bij dit besluit behorende lijsten anders is aangegeven.

Artikel 5

Een mandaat aan bestuurders of functionarissen omvat niet die gevallen, waarin bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of waarbij de aard van de zaak zich tegen mandaatverlening verzet.

Artikel 6

In de krachtens mandaatverlening genomen besluiten wordt tot uitdrukking gebracht dat zij namens het college van burgemeester en wethouders zijn genomen.

Machtiging

Artikel 7

Machtiging tot het verrichten van handelingen, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling inhouden, komt toe aan elke functionaris in dienst van de gemeente Epe, voor zover die binnen de normale uitvoering van zijn/haar functie passen.

Artikel 8

Correspondentie over handelingen als bedoeld in artikel 7 mag door de behandelend functionaris worden ondertekend.

Artikel 9

Machtiging tot vertegenwoordiging in rechte wordt in een afzonderlijk besluit vastgelegd.

Controle en verantwoording

Artikel 10
  • 1. De gemandateerden stellen het college van burgemeester en wethouders, dan wel de betrokken portefeuillehouders, in kennis van krachtens (onder)mandaat genomen besluiten waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door het college of de betrokken portefeuillehouders van belang is.

  • 2. De betrokken portefeuillehouders kunnen zich door de gemandateerden laten informeren over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten.

IV.

Te bepalen dat dit besluit in werking treedt een dag na bekendmaking.

Ondertekening

Epe, 4 oktober 2016
Burgemeester en wethouders van Epe,
burgemeester, Ir. H. van der Hoeve MPA
secretaris, mw. C. Kats

Bijlagen:

Bij dit besluit behorende toelichting (2016-15930)

en de bevoegdhedenlijsten:

  • 1.

    Directie 2016, kenmerk: 2016-16430;

  • 2.

    Algemeen 2016, kenmerk: 2016-16429;

  • 3.

    Ondersteuning 2016, kenmerk: 2016-16431;

  • 4.

    Ruimte 2016, kenmerk: 2016-16432;

  • 5.

    Samenleving 2016, kenmerk: 2016-19118.

Toelichting zie: 2016-15930

toelichting Bevoegdhedenbesluiten gemeente Epe 2016

College van burgemeester en wethouders en

B urgemeester van Ep e

Inleiding.

Integraal management is in Epe al een flink aantal jaren de grondslag voor de organisatie. Integraal management betekent: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zo veel mogelijk op- en overdragen aan hen die voor de producten van de gemeente in juridische zin verantwoordelijk zijn en de managers integraal verantwoordelijkheid laten dragen voor die producten en de daarvoor benodigde middelen.

Die uitgangspunten gelden nog steeds. Niettemin werd de noodzaak gevoeld het organisatiemodel enigszins te stroomlijnen en aan te passen aan veranderende omstandigheden en organisatorische eisen en wensen.

Deze organisatorische aanpassing heeft plaatsgevonden per 1 januari 2015. De bevoegdhedenlijsten zijn per die datum eveneens aangepast

Wettelijk kader

Het wettelijk kader is de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht (Titel 10.1), het Organisatiebesluit gemeente Epe 2015 en enig ander wettelijk voorschrift van Rijk, provincie of gemeente.

Mandaat, machtiging en volmacht

Bij mandaat, machtiging en volmacht gaat het om het verrichten van handelingen namens het college van Burgemeester en Wethouders of de burgemeester. Het verschil tussen de drie vormen van vertegenwoordiging is het soort handeling dat wordt verricht.

Mandaat geldt voor besluiten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht.

Onder mandaat wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (art. 10:1 Awb).

Ingevolge artikel 10:3, tweede lid Awb zijn de volgende beslissingsbevoegdheden uitgesloten van mandaat:

  • a

    het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien;

  • b

    het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;

  • c

    tot het beslissen op een beroepschrift;

  • d

    tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

Artikel 10:3, derde lid Awb bepaalt dat mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift niet wordt verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

Volmacht geldt voor privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Machtigingen gelden voor alle overige handelingen.

Gelaagdheid in de mandatering

In de mandaatbesluiten wordt uitgegaan van de volgende gelaagdheid in de mandatering:

  • a

    van het college van Burgemeester en Wethouders, respectievelijk de Burgemeester naar portefeuillehouders;

  • b

    van Burgemeester en Wethouders respectievelijk de Burgemeester naar directie;

  • c

    van directie naar afdelingshoofd en projectleider buiten de lijn;

  • d

    van afdelingshoofd en projectleider buiten de lijn naar teamleider of andere functionaris.

Naast het ambtelijk mandaat kennen we in onze organisatie ook het bestuurlijk mandaat.(artikel 2) Het college mandateert dan bevoegdheden aan een portefeuillehouder. Deze mogelijkheid beoogt de afdoening van stukken op bestuurlijk niveau te versnellen.

Plaatsvervangers

Het mandaat wordt verleend aan functies en functionarissen en niet aan met name genoemde personen. Bij besluit aangewezen plaatsvervangers treden van rechtswege in de bevoegdheid van deze functionaris bij diens afwezigheid.

De functies van directie en gemeentesecretaris vallen weliswaar samen, maar zijn twee afzonderlijke functies. Dat is in de tekst tot uiting gebracht.

Vervanging van de directie loopt via de lijn van de afdelingsmanagers. De directie wordt vervangen door twee managers gezamenlijk. Dit is in het organisatiebesluit gemeente Epe 2015 beschreven.

Een afdelingsmanager wordt vervangen door een van de andere afdelingsmanagers. Vervanging van een projectleider dient bij de instelling van het project te worden geregeld. Voor vervanging in de rest van de organisatie geldt de algemene regel dat de naast hogere, functioneel leidinggevende treedt in de bevoegdheden van een gemandateerde functionaris. Deze algemene vervangingsregeling geldt niet indien in de functieomschrijving hierop een uitzondering is gemaakt.

De hier beschreven vervangingsregeling heeft geen invloed c.q. betrekking op de vervangingsregeling zoals deze in rechtspositionele zin geldt.

Beslissings- en ondertekeningsmandaat

Onderscheid wordt gemaakt tussen beslissings- en ondertekeningsmandaat.

Beslissingsmandaat:

Artikel 10:10 Awb bepaalt dat een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit genomen is. In de Memorie van Toelichting is opgenomen dat ook naar buiten toe duidelijk moet zijn dat de gemandateerde de bevoegdheid uitoefent onder verantwoor-delijkheid van de mandaatgever. Wanneer sprake is van ondermandaat dient bij het besluit in ieder geval de oorspronkelijke mandaatgever te worden vermeld. In dat geval blijkt uit de ondertekening namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

Het aantal functies in de organisatie is beperkt. Dat betekent dat meerdere medewerkers dezelfde functie kunnen hebben. Het is niet wenselijk dat de rompfunctie in de ondertekening wordt gebruikt, omdat dit onvoldoende onderscheidend is en omdat medewerkers zich er niet in herkennen en andere, van de voorgeschreven ondertekening afwijkende benamingen zijn gaan gebruiken. Daarom wordt, voor de daarvoor in aanmerking komende gevallen, aan de rompfunctie een roepnaam toegevoegd, waarmee moet worden ondertekend. Deze naam wordt op de bij de bevoegdhedenbesluiten behorende lijsten vermeld, bij de opmerkingen.

Daarnaast heeft de directie zich uitgesproken voor een meer eigentijdse ondertekening van brieven en besluiten. Voor besluiten leidt dat tot de volgende, gewijzigde ondertekening

namens burgemeester en wethouders,

<handtekening>

Initialen (evt. voornaam) naam

(roepnaam) Functie

Afdeling

namens de burgemeester,

<handtekening>

Initialen (evt. voornaam) naam

(roepnaam) Functie

Afdeling

De datum van het besluit wordt beschouwd als de datum waarop het besluit is genomen.

Ondertekeningsmandaat:

In artikel 10:11, eerste lid Awb is opgenomen dat een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet. Het tweede lid van dit artikel bepaalt dat in dat geval uit het besluit moet blijken, dat het door het bestuursorgaan zelf is genomen.

In de Memorie van Toelichting bij dit artikel staat dat als algemeen uitgangspunt behoort te gelden dat degene die een besluit neemt het besluit ook ondertekent; afdoening en ondertekening dienen hand in hand te gaan. Desalniettemin kan het onder omstandigheden gewenst zijn dat de ondertekening door een ander geschiedt dan door degene die het besluit genomen heeft. Ondertekeningsmandaat is dan ook in beginsel mogelijk. Naar buiten dient kenbaar te worden gemaakt, dat het besluit door het bevoegde bestuursorgaan zelf is genomen, zodat geen verwarring met mandaat mogelijk is.

Dat kan door deze formulering in het besluit op te nemen:

“Overeenkomstig het door het college van burgemeester en wethouders (de Burgemeester) genomen besluit”.

Digitale (besluit)voorbereiding.

Een nieuwe ontwikkeling is besluitvorming die plaatsvindt binnen het digitale zaaksysteem. In dit systeem wordt een werkproces doorlopen dat leidt dit tot een digitaal tot stand gekomen besluit.

Het heeft de voorkeur om besluiten die via het zaaksysteem tot stand komen te mandateren aan de betreffende teamleider. Naar buiten toe is de teamleider de functionaris die op het besluit aanspreekbaar is. Zijn functie wordt in de bevoegdhedenlijsten als zodanig genoemd. Binnen het zaaksysteem kan de procesverantwoordelijke in overleg met de teamleider bepalen op welke wijze de voorbereiding van het besluit daadwerkelijk plaatsvindt.

Teruggeven van mandaat.

De mandaatgever kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid (artikel 10:6 Awb).

De mandaatgever blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen (artikel 10:7 Awb).

Anders dan bij delegatie zijn bij mandaat aanwijzingen denkbaar die een volledig intern karakter hebben.

Indien de aanwijzingen een vaste gedragslijn bevatten en zij ook overigens aan de criteria van artikel 1:3, vierde lid, Awb voldoen, dienen zij te worden beschouwd als beleidsregels, en worden daaraan de rechtsgevolgen van Titel 4.4 verbonden (Memorie van Toelichting bij artikel 10:6 Awb).

Uit jurisprudentie is inmiddels duidelijk geworden dat het in strijd met de rechtszekerheid wordt geacht indien het in een mandaatregeling aan de gemandateerde wordt overgelaten te beoordelen of een zaak bestuurlijke gevoelig ligt. De formulering van de tekst wordt daarom aangepast en de omstandigheden op grond waarvan de gemandateerde kan besluiten geen gebruik van zijn mandaat te maken, worden hieronder duidelijker omschreven.

De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten tenzij:

a. het te nemen besluit valt buiten het taakgebied van de gemandateerde;

b. advies nodig is van een ander organisatieonderdeel of een derde en het advies en het eigen standpunt niet op elkaar aansluiten respectievelijk niet tot dezelfde conclusie leiden;

c. uit overleg met de portefeuillehouder blijkt dat de portefeuillehouder het voorstel aan het ter zake

bevoegd bestuursorgaan wil voorleggen;

d. het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, richtlijnen, voorschriften en

dergelijke;

e. het besluit overschrijding van budgetten of kredieten zou inhouden;

f. de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen.

Indien zich één of meer van boven beschreven situaties voordoet, dan besluit het ter zake bevoegd bestuursorgaan zelf.

Beheer van de bevoegdhedenbesluiten en -lijsten (register)

Het beheer van de mandaatbesluiten en de bij die besluiten behorende lijsten, berust bij de afdeling Ondersteuning, team Advies en Administratie, juridische zaken. Voor het beheer van het register is juridische zaken afhankelijk van een deugdelijke en tijdige informatievoorziening van wijzigingen/aanvullingen.

Wijzigingen en aanvullingen in mandaatlijsten

Onderscheid wordt gemaakt in wijzigingen in functiebenamingen en andere wijzigingen.

Wijzigingen in functiebenamingen kunnen ambtshalve plaats vinden. De verantwoordelijkheid voor het doorgeven van deze wijzigingen aan juridische zaken, berust bij de afdelingsmanagers.

Voor andere wijzigingen in de ambtelijke mandaatlijsten is een schriftelijk besluit van de mandaat-gever nodig. Omdat er sprake is van een gelaagdheid in de mandatering kan het aan functionarissen verleende mandaat worden gewijzigd door een hiërarchisch hogere functionaris. De mandaatgever kan het mandaat immers te allen tijde intrekken (artikel 10:8 Awb). De verantwoordelijkheid voor het doorgeven van deze wijzigingen aan juridische zaken berust bij de mandaatgever.

Bekendmaking

De mandaatbesluiten treden eerst in werking als ze zijn bekendgemaakt overeenkomstig Afdeling 3:6 Awb. Het moment van inwerkingtreding is bepaald op de dag na bekendmaking van het besluit

Veel van de besluiten die onder mandaat worden genomen hebben externe werking en moeten daarom ook extern bekend gemaakt worden. Na vaststelling door het college van Burgemeester en Wethouders / Burgemeester worden de mandaatbesluiten op de in de gemeente gebruikelijke wijze bekendgemaakt. In die bekendmaking zal worden verwezen naar het register met de concrete verdeling van de mandaten, welk register op de website van de gemeente is geplaatst

De mandaatbesluiten met uitsluitend interne werking moeten intern bekend gemaakt worden. Na vaststelling door het college van Burgemeester en Wethouders / Burgemeester worden deze besluiten intern bekendgemaakt. In die bekendmaking wordt verwezen naar het register met de concrete verdeling van de beslissingsbevoegdheden.

Bevoegdhedenlijsten

Directie

In de lijst wordt tot uitdrukking gebracht dat het bestuur de verantwoordelijkheid voor het functioneren van het ambtelijk apparaat aan de directie in mandaat heeft gegeven. In artikel 2 lid 3 van het mandaatbesluit Burgemeester en Wethouders wordt de hiërarchische lijn van het ambtelijk mandaat vastgelegd.

Algemeen

In de algemene lijst zijn alle bevoegdheden vermeld die van toepasing zijn op alle afdelingen. Deze worden onderscheiden van de bevoegdheden die een manager heeft voor onderwerpen die aan zijn afdeling zijn toegewezen.

Afdelingen

In de lijst wordt tot uitdrukking gebracht dat de directie de verantwoordelijkheden voor het functioneren van de eigen afdeling aan de afdelingsmanagers in ondermandaat heeft gegeven.