Protocol geheimhouding gemeenteraad Middelburg 2016

Algemeen

• 1.

  In principe zijn alle stukken en vergaderingen openbaar.

• 2.

  Tot een besloten vergadering, geheimhouding van stukken of van het ter vergadering behandelde wordt alleen besloten als dat strikt noodzakelijk is.

Besloten vergaderen

• 3.

  Als er naast openbare stukken of onderwerpen een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, gebeurt dit in een besloten vergadering die aansluitend op de openbare vergadering plaatsvindt. Voor deze vergadering wordt een aparte agenda gemaakt die achter een slotje naast de openbare agenda op de iPad zal worden geplaatst.

• 4.

  De bij een besloten raadsvergadering horende stukken zijn achter een slotje op de iPad geplaatst.

• 5.

  Alle andere raadsvergaderingen beginnen openbaar. Tijdens de openbare vergadering kan worden besloten de vergadering in beslotenheid voort te zetten.

• 6.

  Als geheimhouding van het ter vergadering behandelde nodig is, wordt hierover tijdens de vergadering zelf een besluit genomen.

• 7.

  Raadsleden die niet bij een besloten vergadering aanwezig konden zijn worden namens de raad, het college of de burgemeester over het behandelde door de burgemeester, een wethouder of de griffier geïnformeerd. Aan deze raadsleden zal op grond van artikel 25, tweede lid van de Gemeentewet door of namens de raad, het college of de burgemeester geheimhouding worden opgelegd.

• 8.

  Geluidsbestanden van besloten vergaderingen zijn bij de griffie te beluisteren door iedereen die aanwezig was tijdens de besloten vergadering of die op grond van punt 7 van dit protocol zijn geïnformeerd.

Geheime stukken

• 9.

  Een stuk kan alleen geheim worden verklaard op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. De motivering daarvoor wordt per alinea aangedragen door het bestuursorgaan dat om geheimhouding vraagt.

• 10.

  De burgemeester, het college of de raad kunnen geheimhouding opleggen aan zichzelf, aan andere organen of aan individuele raadsleden.

• 11.

  Het college is niet bevoegd om te beslissen op verzoeken van burgers om te kunnen beschikken over geluidsbestanden van besloten raadsvergaderingen. Dergelijke verzoeken worden daarom onmiddellijk doorgezonden naar de raad met het verzoek daarop – in een besloten vergadering – te beslissen. De raad beslist op zo’n verzoek bij volstrekte meerderheid (dat is de helft plus één van de stemmen) van de zitting hebbende leden. Voor het bepalen van de meerderheid wordt gebruik gemaakt van de presentielijst.

• 12.

  Individuele raadsleden en wethouders kunnen geen geheimhouding opleggen.

• 13.

  Als een stuk geheim is wordt het met een slotje op de iPad geplaatst. Op het document zelf én in de documentnaam is aangegeven dat het stuk geheim is.

• 14.

  Kopiëren (in welke vorm dan ook) van stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd is niet toegestaan. Stukken van de iPad mogen niet aan derden worden doorgestuurd of getoond.

• 15.

  Geheimhouding wordt beperkt tot dat deel van het stuk dat daadwerkelijk geheim moet zijn. De argumentatie voor de geheimhouding wordt bij elk deel van het document aangegeven.

• 16.

  Zo mogelijk wordt in het besluit tot geheimhouding vermeld wanneer de geheimhouding vervalt.

Bekrachtigen

• 17.

  Als het college of de burgemeester een stuk onder geheimhouding aanbiedt aan de raad, moet de raad de geheimhouding in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigen. Als minder dan de helft van de raadsleden bij deze vergadering aanwezig is, wordt een besluit over al dan niet bekrachtigen aangehouden tot de eerstvolgende vergadering waarin wel het vereiste aantal raadsleden aanwezig is.

• 18.

  Als de raad niet bekrachtigt, vervalt de geheimhoudingsplicht per direct.

• 19.

  Het bekrachtigen van geheimhouding is een vast agendapunt op de agenda van de gemeenteraad.

Opheffen geheimhouding

• 20.

  Als de raad de geheimhouding heeft bekrachtigd, geldt de geheimhoudingsplicht tot de raad deze opheft.

• 21.

  Eens per kwartaal wordt in een besloten vergadering beoordeeld of eerder opgelegde en bekrachtigde geheimhouding kan worden opgeheven.

Verantwoording / inlichtingen

• 22.

  Het college / de burgemeester geeft de raad de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

• 23.

  Het college / de burgemeester geeft de raad een toelichting op haar / zijn besluit om gevraagde inlichting niet te verstrekken. Dat kan via een memo aan de raad (al dan niet geheim) of mondeling in een raads- of commissievergadering (al dan niet besloten).

• 24.

  De raad agendeert een besluit van het college / de burgemeester als omschreven in punt 25 om daar een politiek oordeel over uit te spreken.