Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Staphorst

1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2. De commissie voert eens per jaar een gesprek.

3. De verslagen van de gevoerde gesprekken wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

4. Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een gesprek.

5. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

2. De gesprekken worden gevoerd voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

3. De griffier onderhoudt hiertoe de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning in de provincie.

1. De commissie bestaat uit de voorzitters van alle fracties die in de raad vertegenwoordigd zijn, plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

2. De commissiesamenstelling geldt voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

3. De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

1. De commissie wijst uit zijn midden een van de leden aan als voorzitter.

2. De voorzitter leidt het gesprek, waarborgt het open en lerende karakter van het gesprek, waakt voor politiek geladen bijdragen en let op de verdeling van de spreektijd.

3. De voorzitter kan inhoudelijk deelnemen aan het gesprek.

4. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

5. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de gesprekspartners als bedoeld in artikel 7.3. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.

5. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, een mogelijke externe gespreksleider en gesprekspartners zoals bedoeld in artikel 7.3. Hiertoe wordt door een mogelijke externe gespreksleider een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorgaande gesprek in te zien.

2. De leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. In samenspraak met de burgemeester kan in de voorbereiding door leden van de commissie worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de griffier. Van ieder gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat als inbreng dient bij het klankbordgesprek.

4. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

5. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

6. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3. Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4. De volgende elementen komen tijdens het gesprek aan bod:

• a.

  terugblik op gemaakte afspraken voorgaand gesprek;

• b.

  reflectie op profielschets/rollen burgemeester;

• c.

  reflectie op rollen gemeenteraad;

• d.

  toekomstverkenning;

• e.

  gemeentelijke ontwikkelingen;

• f.

  gevolgen van ontwikkelingen voor invulling ambt burgemeester/gemeenteraad;

• g.

  afspraken.

1. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het origineel van het vastgestelde verslag.

2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

1. Deze verordening treedt in werking op 1 oktober 2016.

2. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Staphorst’.