Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel

Geldend van 08-09-2015 t/m heden

Intitulé

Reglement van Orde voor het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Samenwerkingsorganisatie Boxtel-Sint-Michielsgestel

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel;

gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van 8 september 2015 tot vaststelling van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur;

gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen;

tevens gelet op artikel 12, eerste lid van de voornoemde gemeenschappelijke regeling;

b e s l u i t :

de volgende regeling vast te stellen:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel”

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • a.

    Wet: de Wet Gemeenschappelijke regelingen;

  • b.

    Regeling: Gemeenschappelijke regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel-Sint-Michielsgestel;

  • c.

    Deelnemers: de aan de Regeling deelnemende gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel;

  • d.

    Voorzitter: de voorzitter van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur van de regeling;

  • e.

    Lid of leden: lid of leden van het algemeen bestuur van de regeling;

  • f.

    Reglement: het reglement van orde;

  • g.

    Directie: de directie van de samenwerkingsorganisatie als bedoeld in artikel 26 van de regeling;

  • h.

    Motie: korte gemotiveerde verklaring over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;

  • i.

    Voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering;

  • j.

    Amendement: voorstel tot wijziging van een ontwerpvoorstel of ontwerpbesluit, naar de vorm geschikt om daarin direct te worden opgenomen.

Artikel 2. De voorzitter

De voorzitter is belast met:

  • a.

    Het leiden van de vergadering;

  • b.

    Het handhaven van de orde;

  • c.

    Het doen naleven van het reglement;

  • d.

    Wat de wet, de regeling en dit reglement hem verder opdraagt.

Artikel 3. De ondersteuning

  • 1. De directie staat het algemeen bestuur bij de uitoefening van hun taak terzijde.

  • 2. De directie is bij elke vergadering van het algemeen bestuur aanwezig.

  • 3. De directie kan, als het daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Artikel 4. Vergaderfrequentie

  • 1. Het algemeen bestuur vergadert jaarlijks ten minste tweemaal en voorts zo vaak als het daartoe beslist. Ook vergadert het algemeen bestuur als de voorzitter of ten minste één vijfde van het aantal leden schriftelijk, met opgaaf van redenen, daarom verzoekt. In dat geval belegt de voorzitter binnen 10 dagen een vergadering.

  • 2. De directie stelt in afstemming met het algemeen bestuur, voor de aanvang van elk kalenderjaar een schema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen. Dit schema wordt tijdig ter kennis gebracht aan de leden.

Artikel 5. Oproep

  • 1. De voorzitter zendt ten minste zeven kalenderdagen voor een vergadering de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

  • 2. De agenda en de daarbij horende stukken worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden.

Artikel 6. Agenda

  • 1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de oproep een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij horende stukken aan de leden verzonden.

  • 2. Het algemeen bestuur stelt de agenda bij het begin van de vergadering vast.

  • 3. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan het algemeen bestuur bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

  • 4. Op voorstel van een lid of van de voorzitter kan het algemeen bestuur de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 7. Ter inzage leggen van stukken

  • 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder op de vestigingsplaats van de Regeling ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de oproep stukken worden toegevoegd, dan worden deze eveneens ter inzage gelegd en worden de leden daarvan geïnformeerd. Hiervan wordt mededeling gedaan via een openbare kennisgeving.

  • 2. Stukken kunnen op een elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld.

  • 3. Als aan stukken een geheimhouding is gekoppeld, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de directie en verleent de directie de leden inzage.

Artikel 8. Openbare kennisgeving

  • 1. De vergadering wordt door aankondiging op de website van de het openbaar lichaam en op de website van de deelnemers openbaar gemaakt.

  • 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      De datum, aanvangstijd, plaats van de vergadering en de voorlopige agenda met de daarbij horende stukken;

    • b.

      De wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering horende stukken kan inzien.

Artikel 9. Presentielijst

Bij binnenkomst tekent ieder lid van het algemeen bestuur de presentielijst. Aan het einde van de vergadering wordt deze lijst door de voorzitter en de directie door ondertekening vastgesteld.

Artikel 10. Vereiste aantal leden voor een vergadering

  • 1. De voorzitter opent de vergadering als meer dan de helft van de leden aanwezig is.

  • 2. Is na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen van de afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering. Deze vergadering kan niet eerder plaatsvinden dan tenminste 24 uur na het bezorgen van deze oproep.

  • 3. Op de vergadering als bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het algemeen bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd, alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 11. Verslag

De directie draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst en een kort verslag van de vergadering. Het verslag is tevens de besluitenlijst. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 12. Ingekomen stukken

Bij het algemeen bestuur ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur, worden op een lijst geplaatst die aan de leden wordt toegezonden en ter inzage gelegd wordt.

Artikel 13. Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat het algemeen bestuur tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn stemgedrag te motiveren.

Artikel 14. Besluit

  • 1. Zodra de voorzitter vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij het algemeen bestuur anders beslist.

  • 2. Zodra de beraadslaging is gesloten vindt stemming plaats over het voorstel zoals het dan luidt, tenzij geen stemming is gevraagd.

  • 3. Voordat de stemming plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel over de te nemen eindbeslissing.

  • 4. Het tot stand komen van een besluit bij stemming vereist unanimiteit.

Artikel 15. Stembepalingen

  • 1. De voorzitter vraagt of stemming is vereist. Als geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.

  • 2. Als door een of meer leden stemming gevraagd wordt, doet de voorzitter daarvan mededeling.

  • 3. Een stemming is alleen geldig als voldaan wordt aan artikel 14, tweede lid van de regeling.

  • 4. Voordat aan de stemming wordt begonnen, maakt elke deelnemer bekend welk lid namens de deelnemer de stem zal uitbrengen.

  • 5. De voorzitter roept de leden bij naam op de stem van hun deelnemer uit te brengen.

  • 6. De leden brengen hun stem uit door ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige opmerking daarbij.

  • 7. Als een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij dat nog herstellen voordat het volgende lid zijn stem uitbrengt. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt, aantekening vragen dat hij zich vergist heeft. De uitslag van de stemming verandert hierdoor niet.

  • 8. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee, met vermelding van het aantal voor- en tegenstemmen. Hij doet daarbij ook mededeling van het genomen besluit.

Artikel 16. Stemmen over personen

Stemming over de voordracht of aanbeveling van een persoon vindt plaats overeenkomstig artikel 15 van dit Reglement.

Hoofdstuk 3. Rechten van de leden

Artikel 17. Indienen van amendementen, moties en voorstellen van orde

Ieder lid kan amendementen, moties en voorstellen van orde indienen.

Artikel 18. Schriftelijke vragen

  • 1. Schriftelijke vragen worden bij de voorzitter ingediend. De vragen worden kort en duidelijk geformuleerd en kunnen van een toelichting worden voorzien. Bij de vragen wordt aangegeven of men schriftelijk dan wel mondeling antwoord verwacht.

  • 2. De voorzitter zorgt er voor dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden worden gebracht.

  • 3. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats. Mondelinge beantwoording gebeurt in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur. Mocht beantwoording niet op deze wijze kunnen dan deelt de directie de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis.

  • 4. De antwoorden van het dagelijks bestuur worden aan de leden van het algemeen bestuur gezonden.

  • 5. De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur en bij mondelinge beantwoording in dezelfde vergadering, na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen over het antwoord dat door het dagelijks bestuur is gegeven.

Artikel 19. Schriftelijke vragen raadsleden

  • 1. Ieder raadslid van de deelnemende gemeenten kan aan het algemeen bestuur schriftelijke vragen stellen. De vragen worden bij de voorzitter ingediend.

  • 2. De voorzitter brengt de vraag of vragen zo spoedig mogelijk ter kennis aan de raden van de deelnemende gemeenten.

  • 3. Het algemeen bestuur beantwoordt de vragen zo spoedig mogelijk, doch in elk geval in de eerstvolgende vergadering.

  • 4. De antwoorden worden aan de raden van de deelnemende gemeenten aangeboden.

Artikel 20. Inlichtingen

  • 1. Als een lid van het algemeen bestuur over een onderwerp inlichtingen verlangt over het door het dagelijks bestuur dan wel de voorzitter gevoerde bestuur, wordt een verzoek daartoe ingediend bij het dagelijks bestuur dan wel de voorzitter.

  • 2. De directie draagt er zorg voor dat de overige leden een afschrift van dat verzoek krijgen.

  • 3. De verlangde inlichtingen worden mondeling of schriftelijk in de eerstvolgende vergadering of in de daarop volgende vergadering gegeven.

  • 4. De gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering waarin de antwoorden zullen worden gegeven.

Hoofdstuk 4. Besloten vergadering

Artikel 21. Algemeen

  • 1. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn conform artikel 13 van de regeling openbaar.

  • 2. Wanneer de voorzitter dat nodig acht, of een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft ondertekend daarom verzoekt, worden de deuren gesloten. Daarna bepaalt het algemeen bestuur of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd en besloten.

  • 3. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing, tenzij die bepalingen strijdig zijn met het besloten karakter.

Artikel 22. Geheimhouding

  • 1. Het algemeen bestuur kan in een besloten vergadering, op grond van de belangen, genoemd in artikel 10 van de wet openbaarheid van bestuur, omtrent hetgeen in een besloten vergadering is behandeld en besloten en omtrent de inhoud van de stukken, die aan de vergadering worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Deze wordt door zowel de leden, die bij de behandeling tegenwoordig waren, als door de leden die op andere wijze van het behandelde en van de stukken kennis nemen, in acht genomen, totdat het algemeen bestuur haar opheft.

  • 2. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het dagelijks bestuur en de voorzitter van het lichaam en door een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan het algemeen bestuur overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gedaan.

  • 3. De krachtens het tweede lid aan het algemeen bestuur opgelegde verplichting tot geheimhouding vervalt, als de oplegging niet door het algemeen bestuur in zijn eerstvolgende vergadering wordt bekrachtigd.

  • 4. De krachtens het tweede lid aan de leden opgelegde verplichting tot geheimhouding wordt door hen in acht genomen totdat het algemeen bestuur dat opheft.

  • 5. De geheimhouding wordt door iedereen die bij de vergadering aanwezig is, in acht genomen en ook door iedereen die van de stukken kennis heeft.

Artikel 23. Opheffing geheimhouding

Als het algemeen bestuur voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, als daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het betreffende orgaan overleg gevoerd.

Artikel 24. Verslag besloten vergadering

  • 1. Het verslag van een besloten vergadering wordt niet verspreid maar ligt uitsluitend voor de leden bij de directie ter inzage.

  • 2. Het verslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt het algemeen bestuur een besluit over het al dan niet openbaar maken van dat verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de directie ondertekend.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 25. Uitleg reglement

Gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist het algemeen bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 26. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur van de samenwerkingsorganisatie Boxtel-Sint-Michielsgestel.

Artikel 27. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt onmiddellijk in werking.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 8 september 2015.
Het algemeen bestuur voornoemd.
De voorzitter,
mr. J.C.M. Pommer
De directie,
mr. J. Vorstenbosch

Toelichting

Inleiding

In het “Bedrijfsplan voor de ambtelijke fusieorganisatie tussen de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel: Samen Sterker in de Meierij” is op hoofdlijnen aangegeven hoe de bestuurlijke structuur van het openbaar lichaam wordt gevormd en hoe de besluitvorming tot stand komt.

Op grond van artikel 12 van de Gemeenschappelijke Regeling samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel stelt het algemeen bestuur een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast.

Met het voorliggende RvO-AB wordt hier verdere invulling aan gegeven.

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling staat aan het hoofd van het openbaar lichaam. Het algemeen bestuur moet het tot zijn bevoegdheden rekenen om te besluiten over:

  • a.

    de vaststelling of wijziging van de begroting;

  • b.

    de vaststelling van de jaarrekening;

  • c.

    de aanwijzing van een of meer accountants, bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;

  • d.

    de vaststelling van de verordening financieel beheer en het werkplan;

  • e.

    het instellen van commissies voor advies.

Deze bevoegdheden komen niet voor overdracht in aanmerking.

De leden van het dagelijks bestuur worden door het algemeen bestuur aangewezen.

Verder is het dagelijks bestuur verantwoording verschuldigd aan het algemeen bestuur.

De Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat de vergaderingen van het algemeen bestuur openbaar zijn.

Wat willen wij bereiken?

Met een reglement dat regels geeft voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het Algemeen Bestuur, wordt bevorderd dat op eenduidige, effectieve en efficiënte wijze wordt gehandeld.

Er is naar gestreefd om het Reglement eenvoudig te houden.

Enkele onderwerpen hebben een bijzonder karakter. In het Bedrijfsplan zijn bepaalde keuzes gemaakt die vertaald dienden te worden in het reglement. Deze onderwerpen zijn:

  • -

    de wijze van besluitvorming: uitvoering geven aan de keuzes: ‘one man one vote’ en unanimiteit in de besluitvorming. Dit leidt ertoe dat niet de individuele leden van het algemeen bestuur, maar de deelnemers aan de regeling (de gemeenten) elk één stem hebben.

  • -

    de wijze van stemming over voordrachten of aanbevelingen van personen. Het is normaal dat stemmingen over voordrachten of aanbevelingen van personen in het geheim verlopen. Daartoe worden anonieme stembriefjes gebruikt. In de gekozen constellatie waarbij slechts twee stemmen worden uitgebracht zoals bij dit AB, is het uitbrengen van een geheime stem zinloos. Daarom is ervoor gekozen om voor de stemming over de voordracht of aanbeveling van een persoon de stemming te laten verlopen op de gelijke wijze als dit voor andere onderwerpen geldt.

Voor het overige zijn veel van de genoemde onderwerpen standaard in een dergelijk reglement.

Hoofdstuk 1 beschrijft algemene bepalingen.

In het eerste artikel worden begripsbepalingen gegeven.

In de volgende artikelen wordt de rol van de voorzitter en de rol van de directie in het Algemeen Bestuur beschreven.

Hoofdstuk 2 gaat over de vergaderingen.

Onderwerpen die geregeld worden, zijn:

  • -

    vergaderfrequentie

  • -

    oproeping voor de vergadering en de openbare kennisgeving hiervan

  • -

    de agenda en het ter inzage leggen van stukken

  • -

    het vergaderquorum

  • -

    het verslag en de verslaglegging

  • -

    stemmingen

Hoofdstuk 3 gaat in de op rechten van de leden.

Bijzonder hierin is dat raadsleden van de deelnemende gemeenten schriftelijke vragen kunnen stellen. Deze dienen bij de voorzitter te worden ingediend. De antwoorden worden zo snel als mogelijk verstrekt en ook aan de raden van de deelnemende gemeenten aangeboden.

Hoofdstuk 4 gaat over besloten vergaderingen en het opleggen van geheimhouding.

Tot slot regelt hoofdstuk 5 enkele slotbepalingen zoals de citeertitel en de inwerkingtreding van het reglement.

Wat gaan wij daarvoor doen?

Het RvO-AB is een intern werkende regeling. Met het vaststellen ervan is het Algemeen Bestuur geïnformeerd.

Gelet op het belang van dit reglement is het gewenst dat dit met onmiddellijke ingang in werking treedt.

Het concept van het RvO-AB is besproken in de Projectgroep Ambtelijke Samenwerking en in de directie.

Voorstel dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur stelt voor, het “Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het algemeen bestuur” overeenkomstig bijgaand concept vast te stellen.