Controleverordening gemeente Zutphen 2016

Geldend van 21-07-2016 t/m heden

Intitulé

Controleverordening gemeente Zutphen 2016

De raad van de gemeente Zutphen;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 29 maart 2016;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

besluit:

vast te stellen de:

Controleverordening gemeente Zutphen 2016

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze verordening verstaat onder:

  • a.

    accountant: een door de raad benoemde:

    • -

      registeraccountant, of

    • -

      accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in derde lid van artikel 36, derde lid Wet op het accountantsberoep, of

    • -

      organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de jaarrekening, zoals bedoeld in artikel 197 Gemeentewet;

  • b.

    accountantscontrole: de controle van de jaarrekening, zoals bedoeld in artikel 197 Gemeentewet, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant ten aanzien van:

    • -

      het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • -

      het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

    • -

      het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, zoals bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

    • -

      de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid Gemeentewet, in acht worden genomen;

  • c.

    auditcommissie: de commissie, als bedoeld in de Verordening op de auditcommissie gemeente Zutphen 2014;

  • d.

    college: het college van burgemeester en wethouders;

  • e.

    deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

  • f.

    gemeente: gemeente Zutphen;

  • g.

    raad: de gemeenteraad;

  • h.

    rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheerhandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant op voorstel van de auditcommissie. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van drie jaar met een optie tot verlenging van 1 jaar.

  • 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

  • 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, raadsbesluiten, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juli aan de raad.

  • 5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

  • 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de auditcommissie, de verantwoordelijke portefeuillehouder en een ambtelijke vertegenwoordiger.

Artikel 5 Toegang tot informatie

  • 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

  • 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

  • 2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant. Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening.

  • 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant.

Artikel 7 Rapportering

  • 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college;

  • 2. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 3. Het verslag van bevindingen behorende bij de (interim)controle ten behoeve van het management (de managementletter wordt door het college ter kennisname aangeboden aan de Audit commissie. De bestuurlijke samenvatting van de managementletter, de zogeheten Boardletter, wordt ter bespreking aangeboden aan de Audit commissie.

  • 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8 Hardheidsclausule

De raad en het college kunnen één of meer artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing, gelet op het belang van de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 9 Intrekking oude regeling

De Controleverordening gemeente Zutphen 2005, zoals vastgesteld bij besluit van 30 mei 2005, wordt ingetrokken.

Artikel 10 Overgangsrecht

De Controleverordening gemeente Zutphen 2005 is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van de verslagjaren 2006 tot en met 2015.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2016.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Zutphen 2016.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 23 mei 2016.
De voorzitter, de griffier,

Algemene toelichting

Voor de indeling van deze controleverordening is de inhoud van artikel 213 Gemeentewet gevolgd. Dit artikel uit de Gemeentewet bepaalt dat de raad bij verordening regels voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vaststelt. Deze verordening waarborgt ook dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Dit artikel definieert de in de in deze verordening gehanteerde begrippen.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. De raad wijst daarom ook de accountant aan (artikel 213, tweede lid Gemeentewet).

Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt vast dat de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening in principe voor drie jaar geschiedt met een optie tot verlenging van 1 jaar. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. In het derde lid is geregeld dat de rad het programma van eisen vast. Voor de accountantscontrole geldt het criterium dat krachtens artikel 213, zesde lid Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

Dit artikel regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de onderliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze onderliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor de datum van 1 juli moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

De accountant zendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het vijfde lid van het artikel is opgenomen om verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit te sluiten.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en de gemeente ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. De gemeente is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en een vertegenwoordiging van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5 Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit uiteraard met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte controleverklaring.

De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant.

Het college moet de raad hier vooraf over informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn eventuele wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Het tweede en het derde lid regelen dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing qua kosten op.

Artikel 7 Rapportering

Artikel 213, derde en vierde lid Gemeentewet regelen de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kunnen in het programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen worden gesteld, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant worden verlangd (artikel 2, derde lid).

Artikel 7 regelt aanvullende zaken over de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde (interim)controles. Het eerste lid regelt dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

In het tweede lid is bepaald dat het management een managementletter krijgt van de door de accountant uitgevoerde controles. In deze managementletter worden afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over rubriceringfouten en onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

In het derde lid is bepaald dat de Boardletter, bestuurlijke samenvatting van de managementletter, wordt aangeboden aan Audit commissie ter bespreking.

Tot slot is in het vierde lid bepaald dat de accountant zijn verslag van bevindingen bespreekt met de auditcommissie, voorafgaand aan de raadsbehandeling.

Artikel 8 Hardheidsclausule

Op grond van dit artikel kunnen de raad en het college één of meer artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing gelet op het belang van de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Het gaat hier alleen om gevallen zoals die ten tijde van het vaststellen van de verordening niet waren voorzien. Is eenmaal van de hardheidsclausule gebruikt gemaakt, dan moet de verordening hierop worden aangepast, omdat dat geval immers voorzienbaar is geworden.

Artikel 9 Intrekking oude regeling

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 10 Overgangsrecht

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Los van de inwerkingtreding moet binnen twee weken na vaststelling door de raad het college deze verordening aan gedeputeerde staten sturen (artikel 214 Gemeentewet).

Artikel 12 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.