Verordening rekenkamercommissie waterschap Vechtstromen

Ondertekening

Toelichting

Algemene toelichting

De uitvoering van het beleid van het waterschap is er op gericht om de vooraf vastgestelde beleidsdoelen te halen (doeltreffendheid). Omdat het waterschap hierbij met publiek geld werkt, heeft het de plicht er voor te zorgen dat de prestaties om de doelen te behalen met zo min mogelijk middelen worden uitgevoerd (doelmatigheid). Tot slot moet het waterschap voldoen aan wet- en regelgeving (rechtmatigheid).

Het is van belang na te kunnen gaan hoe het met de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van de beleidsuitvoering (inclusief de bijbehorende beheeractiviteiten) is gesteld. Het behoort daarom tot de verantwoordelijkheid van bestuursorganen om te toetsen of bij de uitvoering van het beleid wordt voldaan aan deze eisen.

De rekenkamer(functie) biedt de mogelijkheid tot onderzoek naar en het geven van informatie over de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het uitgevoerde beleid en de bestede middelen door het waterschap. De rekenkamer(functie) kan op die manier onderdeel uit maken van het geheel aan maatregelen en instrumenten rondom sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden.

De rekenkamer(functie) kan daarnaast bijdragen aan transparantie over de taakuitoefening door het waterschap en het afleggen van verantwoording over bestede middelen aan de burger (belastingbetaler) en externe stakeholders.

Provincies en gemeenten hebben, gelet op de dualistische verhoudingen in hun bestuur, de wettelijke verplichting invulling te geven aan een rekenkamer, dan wel een rekenkamerfunctie.

Wordt er gekozen voor een rekenkamer dan geven de Provinciewet respectievelijk Gemeentewet daarvoor een vast model. Bij de keuze voor een rekenkamerfunctie hebben het provincie- en gemeentebestuur meer vrijheid om zelf vorm te geven.

Bij de modernisering van het waterschapsbestel (2008) heeft de wetgever er niet voor gekozen de rekenkamer dan wel rekenkamerfunctie voor waterschappen verplicht te stellen. Dit betekent formeel dat waterschappen (enkel) een rekenkamer of rekenkamerfunctie kunnen instellen op basis van hun eigen bevoegdheid.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Instelling en taak

Lid 1

De Rekenkamercommissie heeft tot taak de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het door het waterschap gevoerde bestuur te onderzoeken. Het is dus een belangrijk instrument tot deskundig en onafhankelijk onderzoek naar de uitvoering en effecten van het beleid van het waterschap.

Doelmatigheid of efficiëntie staat hierbij voor: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken. Met doeltreffendheid of effectiviteit wordt gedoeld op: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de gewenste maatschappelijke effecten te bereiken. Rechtmatigheid betreft het voldoen aan wettelijke kaders en regelgeving.

De zinsnede ‘door het waterschapsbestuur’ wil zeggen dat het onderzoek niet alleen betrekking heeft op het dagelijks bestuur. Onderzoeken van de Rekenkamercommissie kunnen ook ineffectiviteit, ongewenste neveneffecten en inefficiënties aantonen die mede het (afgeleide) gevolg zijn van beslissingen van het algemeen bestuur. Onderzoeken kunnen zodoende (in)direct ook het algemeen bestuur zelf raken.

De term ‘gevoerd bestuur’ geeft aan dat de onderzoeken van de Rekenkamercommissie niet beperkt zijn tot beleid en de uitvoering daarvan, maar zich ook uitstrekken over het beheer en de organisatie.

Lid 2

De controle op het totstandkomingsproces van de jaarrekening van het waterschap is een taak van de controlecommissie als bedoeld in artikel 9 van de Controleverordening waterschap Vechtstromen.

De controlecommissie is de commissie uit het algemeen bestuur die belast is met de opdrachtgeversrol richting de accountant. De accountant heeft de wettelijke taak een oordeel te geven over de getrouwheid van de jaarrekening maar tevens ook over de financiële rechtmatigheid. Daarnaast besteedt de accountant via een management letter aandacht aan de interne controle en administratieve organisatie, waarin management en dagelijks bestuur gewezen wordt op mogelijke punten ter verbetering. Het algemeen bestuur stelt de kaders vast voor deze werkzaamheden.

Artikel 3 Samenstelling / Artikel 5 Tussentijdse vervanging

De Rekenkamercommissie bestaat alleen uit leden van het algemeen bestuur. Het betreft een zogenaamde interne commissie. De Rekenkamercommissie kent geen leden van buiten het algemeen bestuur.

De leden van de Rekenkamercommissie worden in principe benoemd voor de gehele duur van de zittingsperiode van het algemeen bestuur. De benoeming eindigt daarna van rechtswege. Tussentijds is ontslag op eigen verzoek mogelijk, zie artikel 4, lid 1, onder a, van deze verordening.

Dit geldt ook voor leden van de Rekenkamercommissie die tussentijds worden benoemd. Na iedere verkiezingen van het algemeen bestuur, dienen ook de leden van de Rekenkamercommissie opnieuw benoemt te worden. Herbenoeming van leden is hierbij mogelijk.

Artikel 6 Onderwerp van onderzoek

Lid 1

Het is aan het algemeen bestuur om te bepalen naar welk onderwerp de Rekenkamercommissie onderzoek doet. De Rekenkamercommissie is hierin dus niet onafhankelijk. Hier ligt aan ten grondslag dat het algemeen bestuur heeft gekozen voor een interne Rekenkamercommissie die

- “desgewenst invulling kan geven aan de kaderstellende en controlerende taak van het algemeen bestuur en het vergroten van het instrumentarium van het algemeen bestuur, in het bijzonder de eigen algemene onderzoeksbevoegdheid”

en

- “die in een specifieke situatie of voor een specifiek geval onderzoek kan doen naar de ‘doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde bestuur’.”

Een opdrachtverstrekking aan de Rekenkamercommissie kan langs twee hoofdlijnen tot stand komen.

Enerzijds kan het dagelijks bestuur zelf een voorstel doen aan het algemeen bestuur om de Rekenkamercommissie onderzoek te laten doen. Hierbij moet nog wel bedacht worden dat het dagelijks bestuur ook een eigenstandige taak heeft periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Deze taak kan niet worden overgenomen door de Rekenkamercommissie.

Anderzijds is het instellen van een Rekenkamercommissie een instrument voor het algemeen bestuur om zelf onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het uitgevoerde beleid en de bestede middelen door het waterschap. Het algemeen bestuur heeft de volgende instrumenten om tot besluitvorming over te gaan en tot een opdrachtverstrekking aan de Rekenkamercommissie te komen. Deze instrumenten worden genoemd in het Reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur: het indienen van amendementen op een geagendeerd voorstel, het indienen van een motie of het indienen van een initiatiefvoorstel. Ieder afzonderlijk lid van het algemeen bestuur kan van deze instrumenten gebruik maken, met inachtneming van de procedurele voorschriften zoals gesteld in het Reglement van orde. De inzet van deze instrumenten kan zowel schriftelijk als mondeling (staande de vergadering) plaatsvinden.

In alle hiervoor genoemde gevallen vindt besluitvorming (uiteindelijk) in de vergadering van het algemeen bestuur plaats, bij (gewone) meerderheid van stemmen. Er zijn verder geen formele vereisten aan het komen tot een opdrachtverstrekking aan de Rekenkamercommissie. Als een opdrachtverstrekking wordt geformuleerd is het wel raadzaam deze zo SMART als mogelijk te formuleren, zodat er een uitvoerbare opdracht wordt verstrekt aan de Rekenkamercommissie.

De Rekenkamercommissie als zodanig kan, in de gekozen opzet, niet zelf het initiatief nemen tot het doen van een onderzoek, anders dan dat de leden van de Rekenkamercommissie gebruik maken van de instrumenten die zij als leden van het algemeen bestuur hebben.

Lid 2

Het is aan de Rekenkamercommissie om te bepalen hoe zij haar onderzoek doet. De opzet van het onderzoek wordt ter kennisneming toegezonden naar het algemeen bestuur.

Artikel 7 Vergaderingen

Lid 1

Beraadslagingen moeten in beslotenheid kunnen plaatsvinden, er wordt immers vergaderd over onderzoeken die nog verkeren in het stadium van (voorlopig) concept, waarover gedachtenvorming nog moet plaatsvinden.

Lid 2

Op grond van artikel 37, lid 2, Waterschapswet kan een commissie van het waterschap geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die aan het algemeen bestuur of aan leden van dit bestuur worden overlegd. Deze geheimhouding vervalt indien de oplegging niet door het algemeen bestuur in zijn eerstvolgende vergadering wordt bekrachtigd (artikel 37, lid 3, Waterschapswet).

Artikel 9 Informatie

Om te waarborgen dat de Rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het waterschapsbestuur en van alle medewerkers werkzaam bij het waterschap. De positie van medewerkers brengt met zich mee dat zij in een dergelijk geval daarvoor niet de toestemming van hun leidinggevende(n) nodig hebben.

Ook kunnen inlichtingen worden ingewonnen bij instantie of personen buiten het waterschap en kunnen externe deskundigen voor advies worden ingeschakeld.

Artikel 10 Budget

Lid 1 en 2

De Rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat beschikbaar is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht.

Lid 3

Het dagelijks bestuur en de voorzitter van het waterschap dragen er zorg voor dat de Rekenkamercommissie alle zaken ten dienste staan die voor haar onderzoek nodig zijn. Daarbij valt te denken aan vergader- en kantoorfaciliteiten, maar ook aan het verrichten van rechtshandelingen ten behoeve van de Rekenkamercommissie, zoals het verstrekken van opdrachten aan derden, het doen van betalingen en dergelijke. De Rekenkamercommissie beschikt immers niet over rechtspersoonlijkheid en kan niet zelfstandig rechtshandelingen verrichten. Dit dient dan door of namens het waterschap of het dagelijks bestuur te geschieden. De onafhankelijke positie van de Rekenkamercommissie brengt met zich mee dat het dagelijks bestuur of de voorzitter van het waterschap daar geen inhoudelijke bemoeienis mee heeft.

Artikel 11 Werkwijze onderzoek

Uit het oogpunt van zorgvuldigheid stelt de Rekenkamercommissie de betrokken partijen in de gelegenheid schriftelijk te reageren op het conceptonderzoeksrapport op basis van hoor en wederhoor.

Ook het dagelijks bestuur wordt in de gelegenheid gesteld om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) conceptonderzoeksrapport.

Eventuele onjuistheden kunnen op deze manier ondervangen en gecorrigeerd worden voordat het definitieve rapport aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

Artikel 12 Behandeling onderzoeksrapport

Lid 2

Het onderzoeksrapport dient uiteindelijk in het algemeen bestuur te worden behandeld. Overeenkomstig artikel 84, lid 2, Waterschapswet is het aan het dagelijks bestuur om deze behandeling voor te bereiden. Het dagelijks bestuur kan op deze wijze haar standpunt geven op het definitieve onderzoeksrapport.