Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR409960
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR409960/1
Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Berkelland houdende regels omtrent het beheer van archief Archiefverordening Berkelland 2016
Geldend van 06-07-2016 t/m heden
Intitulé
Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Berkelland houdende regels omtrent het beheer van archief Archiefverordening Berkelland 2016Raadsvergadering : 14 juni 2016
Agendapunt : 11.
De raad van de gemeente Berkelland;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 mei 2016
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop;
b e s l u i t :
vast te stellen de:
Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (ARCHIEFVERORDENING BERKELLAND 2016)
Hoofdstuk I Definities
Artikel 1 Definities
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a.archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van dewet
b.archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen
archiefbewaarplaats
c.archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezenarchiefruimte
d.archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris
e.beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden
van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel
f.wet: de Archiefwet 1995
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging en authenticiteit
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 3 Kwaliteitssysteem
Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.
Artikel 4 Middelen
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op degemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 5 Personeel
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6 Beheervoorschriften
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.
Artikel 9 Archiefbewaarplaats
Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 10 Toezichthouder
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.
Artikel 11 Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 12 Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 13 Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.
Artikel 14 In kennis stelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 15 Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet
overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Artikel 16 Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de
overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad
Artikel 17 Verslag van het college aan de raad over het beheer
Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 18 Intrekking
De Archiefverordening van de gemeente Berkelland 2005 (raadsbesluit 25 oktober 2005) wordt ingetrokken.
Artikel 19 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van bekendmaking.
Artikel 20 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Berkelland 2016
Ondertekening
Memorie van toelichting
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip
uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en
toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten.
Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van burgemeester en wethouders geregeld moeten worden.
Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht.
Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.
Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit.
Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
a.Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die
worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van
de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het
begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat
het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.
Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere
partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale
Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland
(BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd
op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de
werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke
rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.
b.Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden
conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling.
Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring,
het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale
archiefbescheiden: het e-depot.
c.Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of
digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de
archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Artikel 2
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.
Artikel 3
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de
archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.
Artikel 8
Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.
Artikel 9
Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.
Artikel 15 en 16
De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.
Artikel 17
Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en
wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens
gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl