Instructie voor de griffier 2004

1. De griffier draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad over alle informatie beschikken die zij behoeven om hun functie als raadslid goed te kunnen vervullen.

2. Hij bevordert advisering aan de raad door college, raadspresidium en Onafhankelijke bezwarencommissie. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

3. Hij draagt er zorg voor dat door de raad genomen besluiten worden vastgelegd en, waar nodig, worden bekendgemaakt, alsmede dat een presentielijst van de leden van de raad wordt bijgehouden.

1. De griffier is - samen met de gemeentesecretaris - de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen.

2. Hij staat de burgemeester als voorzitter van de raad terzijde.

3. Het bepaalde in artikel 1 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als voorzitter van het raadspresidium.

1. De griffier bevordert - in overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris - een goede samenwerking tussen de raad, de griffie en de gemeentelijke organisatie.

2. Hij zorgt voor een adequate planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid.

1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

2. Hij is aanwezig bij de vergaderingen van de raad en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van die vergaderingen.

3. Hij draagt zorg voor de verzending van (voorlopige) agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het raadspresidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van die vergaderingen.

2. Hij ondersteunt het raadspresidium bij het vaststellen van de agenda van de activiteitencarrousel. Indien nodig wijst hij per door het raadspresidium vastgestelde activiteit een secretaris aan.

3. Hij ondersteunt het raadspresidium bij het vaststellen van de agenda van de vergaderingen van de raad.

4. Hij draagt zorg voor het geven van aanvullende ondersteuning aan het raadspresidium indien het raadspresidium daar behoefte aan heeft.

1. De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische informatie en algemeen inhoudelijke ondersteuning verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en overige in het ‘Reglement van Orde van de raad’ voorziene initiatieven van leden van de raad.

2. Hij draagt - in nauwe samenwerking met de gemeentesecretaris - zorg voor het verstrekken van specialistisch schriftelijk advies en/of het verlenen van ambtelijke bijstand aan de raad of leden van de raad, een en ander als bedoeld in artikel 4 van de ‘Verordening ambtelijke bijstand’.

1. De griffier geeft leiding aan en zorgt voor een goede invulling van de medezeggenschap binnen de griffie.

2. Hij bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

1. Indien de griffier meer dan 5 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad.

2. Vervanging van de griffier geschiedt door de plaatsvervangend griffier.

3. Wanneer zowel griffier als plaatsvervangend griffier afwezig zijn, worden zij, in volgorde van anciënniteit, vervangen door de raadsadviseurs.

1. De raad, respectievelijk het raadspresidium, kan voor nader door hem aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden mandateren aan de griffier.

2. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van de raad respectievelijk het raadspresidium uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.

3. De raad, respectievelijk het raadspresidium, verwerkt zijn besluiten tot het verlenen van mandaat in een verzamelbesluit, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd.

1. De aan de griffier opgedragen dagelijkse leiding van de griffie omvat mede de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de griffie.

2. Tot de dagelijkse leiding van de griffie wordt eveneens gerekend het realiseren van de met de raad overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen (im)materiële middelen.