Regeling vervallen per 09-12-2021

Verordening ambtelijke bijstand raad en raadsleden

Geldend van 31-01-2003 t/m 08-12-2021

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand raad en raadsleden

De raad van de gemeente Dronten,

gelezen het voorstel van het presidium van 16 december 2002, no. 1300061EJ.B;

gezien het advies van de commissie Algemene Zaken van 13 januari 2003;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand raad en raadsleden.

Artikel 1

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een behandelend ambtenaar met een verzoek om;

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie, zoals onder lid 1 a en b is genoemd, stelt hij de secretaris daarvan in kennis.

    De secretaris beslist hierop en stelt de griffier hiervan in kennis.

  • 3. Als het betreft:

    • a.

      informatie niet vallende onder lid 1 a en b of

    • b.

      een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand

    wendt het raadslid zich tot de griffier.

  • 4. De bijstand, bedoeld in lid 3, wordt verleend door de griffier.

    Indien de griffier de gevraagde bijstand niet kan leveren kan hij de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen voor het verlenen van de gevraagde bijstand.

Artikel 2

  • 1. Als uitgangspunt geldt dat de gevraagde bijstand wordt verleend.

  • 2. Uitzonderingen op het in lid 1 gestelde zijn dat:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

    • c.

      inwilliging van het verzoek een zodanig groot tijdsbeslag van de behandelend ambtenaar vraagt dat zijn reguliere taakuitoefening hierdoor onaanvaardbaar wordt belemmerd.

  • 3. De secretaris beoordeelt of er zich omstandigheden voordoen als in lid 2 genoemd. Indien daarvan sprake is deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris niet wordt verleend kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist over het verzoek.

Artikel 4

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier. Deze treedt in overleg met de secretaris.

  • 2. Indien dit overleg niet leidt tot een bevredigende oplossing wordt de zaak voorgelegd aan de burgemeester. De burgemeester beslist over de zaak.

Artikel 5

  • 1. De griffier houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3, waarin per verzoek om bijstand wordt opgenomen:

    • a.

      welk raadslid bijstand heeft verzocht;

    • b.

      over welk onderwerp bijstand is verzocht;

    • c.

      welke ambtenaar bijstand heeft verleend;

    • d.

      hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

    • e.

      indien een verzoek is geweigerd met daarbij aangegeven de reden van weigering;

  • 2. De griffier verstrekt de secretaris en de leden van het college desgewenst inzage in het register.

Artikel 6

Deze verordening treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Ondertekening

Dronten, 30 januari 2003,

De raad van de gemeente Dronten,

Voorzitter
Griffier

TOELICHTING

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De thans aan de orde zijnde verordening heeft betrekking op het recht op ambtelijke bijstand. Uitwerking van het recht op fractieondersteuning vindt plaats in een verordening betrekking hebbend op voorzieningen voor raadsleden en -fracties.

In het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand vervult de griffier een centrale rol. De griffier is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en - via de gemeentesecretaris - de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult eveneens een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, speelt de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

De verordening ambtelijke bijstand behandelt gedetailleerd de wijze waarop ambtelijke bijstand geregeld wordt. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffier heeft geen eigen ambtelijke organisatie achter zich staan. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties zal een beroep op de reguliere ambtelijke organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is.

De reguliere ambtelijke organisatie is dus via de griffier en de gemeentesecretaris ook voor de gemeenteraad beschikbaar. De ambtenaren die gevraagd worden aan de raad of leden daarvan bijstand te leveren doen dit vanuit een positieve grondhouding. Belangrijk is dat bij de ambtenaar die om bijstand wordt gevraagd onderscheidend vermogen aanwezig is om te beoordelen of de bijstand ook daadwerkelijk direct verleend kan worden of dat het noodzakelijk is het verzoek kort te sluiten met zijn/haar leidinggevende of de gemeentesecretaris. Omgekeerd mag ook van het raadslid worden verwacht dat hij de ambtenaar door hetgeen hij deze vraagt niet een moeilijke positie brengt. Over en weer dient sprake te zijn van onderscheidend vermogen en vertrouwen wil het instrument ambtelijke bijstand goed tot zijn recht komen.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

Dit artikel geeft aan dat een raadslid zich hetzij tot de griffier hetzij tot een behandelend ambtenaar wendt voor ambtelijke bijstand in de diverse vormen die daarvoor gelden. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier, maar ook rechtstreeks met de behandelend ambtenaar.

Als hoofdregel voor het verstrekken van informatie kan worden gehanteerd dat raadsleden eenvoudige, technische vragen en verzoeken om feitelijke informatie rechtstreeks en informeel aan de vakambtenaar stellen en dat indien het buiten deze categorie vallende vragen en verzoeken betreft deze aan de griffier gesteld worden. De griffier kan, indien hij de gevraagde informatie niet kan leveren, de secretaris vragen om bijstand te leveren.

Politieke vragen of verzoeken worden aan het college of de collegeleden gesteld via de in het reglement van orde voor de raad en de verordening raadscommissie opgenomen instrumenten. Bijvoorbeeld tijdens het vragenuurtje.

Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris in het geheel. Hij is degene die op basis van de Gemeentewet de raad ondersteunt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in de afdoening van de gevraagde bijstand.

Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 2 en 3

Uitgangspunt is dat de gevraagde bijstand wordt verleend. Er kunnen zich evenwel uitzonderingssituaties voordoen. Deze zijn in het tweede lid omschreven.

De beoordeling of zich één van die genoemde situaties voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier en met het betrokken raadslid. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Hij voert hierover vooraf overleg met het betrokken raadslid, de secretaris en de griffier.

Artikel 5

Een register dat door de griffier wordt bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak een beroep wordt gedaan op de ambtelijke organisatie voor het verlenen van bijstand van substantiële aard (initiatiefvoorstellen, moties, amendementen e.d.). Op deze wijze ontstaat inzicht aan welke bijstand blijkbaar behoefte bestaat, hoe vaak dit voorkomt etc.

In dit artikel is tevens aangegeven dat de secretaris en ook de leden van het college inzage hebben in het register. Transparante en open verhoudingen zijn ook op dit punt belangrijke uitgangspunten van het omgaan met elkaar.

Artikel 6

Dit artikel behoeft geen toelichting.