Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR407591
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR407591/1
Regeling vervallen per 28-10-2023
Besluit informatiebeheer VrZW
Geldend van 01-01-2016 t/m 27-10-2023
Intitulé
Besluit informatiebeheer VrZWHoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
- 1.
Dit besluit verstaat onder:
- a.
Archiefverordening de in artikel 40 van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van het algemeen bestuur dd. ; [datum invullen]
- b.
authenticeren het verlenen van een of meer kenmerken aan een document, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om het originele, authentieke document gaat
- c.
beheerder degene die op grond van artikel 4 van de Archiefverordening is belast met het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats
- d.
informatie de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer gegevensdragers vastgelegde, met elkaar samenhangende, gegevens die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen van een organisatie.
- e.
beheer van informatie de uitvoering van werkzaamheden met als doel om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- f.
informatievoorziening het treffen van maatregelen en het uitvoeren van handelingen, die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- a.
- 2.
Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling (Geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden) is mede van toepassing op informatie die op grond van de voor het openbaar lichaam geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
HOOFDSTUK II VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING
Artikel 2.
Als beheerder in de zin van dit besluit wordt aangewezen: de directeur van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.
Artikel 3.
De beheerder is belast met de informatievoorziening binnen het openbaar lichaam alsmede met het beheer van de informatie van het openbaar lichaam, voor zolang deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 4.
Afdelingshoofden dragen er zorg voor dat hun medewerkers bekend zijn met en zich houden aan de procedures die op grond van artikel 8 en 10 zijn of worden vastgesteld.
Hoofdstuk III Archiefvorming en –ordening
Produktie van INFORMATIE
Artikel 5.
De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 6.
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Artikel 7.
Van informatie die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthentiseerd en bewaard.
Artikel 8.
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures voor digitaal berichtenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne informatie, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Identificering van INFORMATIE
-
Artikel 9.
- 1.
De beheerder draagt er zorg voor dat van alle informatie is vastgelegd
- a.
De inhoud, structuur en vorm voor zover nodig voor de uitvoering van een bepaald werkproces;
- b.
wanneer de informatie is ontvangen, opgemaakt of verzonden;
- c.
wie de afzender, vervaardiger of geadresseerde is;
- d.
op welke taak, zaak of welk proces de informatie betrekking heeft;
- e.
wat de status en de versie van de informatie is; en
- f.
wat de samenhang is met de andere door de organisatie ontvangen en opgemaakte informatie.
- a.
- 2.
De kenmerken worden vastgelegd in een metadataschema, als bedoeld in artikel 19 van de Archiefregeling, aan de hand waarvan de informatie op eenvoudige wijze kan worden teruggevonden.
- 3.
Het vorige lid is niet van toepassing op informatie die
- a.
niet benodigd is in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover;
- b.
niet in verband met enig wettelijk voorschrift wordt opgemaakt, ontvangen of bewaard;
- c.
geen verband houdt met de communicatie met de burger.
- a.
-
Artikel 10
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van informatie en haar afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Ordening en toegankelijkheid van INFORMATIE
-
Artikel 11.
- 1.
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
- 2.
De beheerder draagt er zorg voor dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling tijdig plaatsvindt.
-
Artikel 12.
- 1.
Van op termijn vernietigbare digitale informatie worden op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
- 2.
Van vernietigbare digitale informatie worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
Hoofdstuk IV Beheer van INFORMATIE
Bewaring van INFORMATIE
Artikel 13.
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt bewaard.
Artikel 14.
De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archief- en serverruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 15.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van het dagelijks bestuur, de archivaris gehoord.
Beveiliging en raadpleging van INFORMATIE
Artikel 16.
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, die minimaal omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijzigen, verwijderen, kopiëren of vernietigen van informatie die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komt.
Artikel 17.
In het geval papieren informatie (dossiers) uit de onder zijn beheer staande archieven wordt uitgeleend, laat de beheerder controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van dossiers is slechts toegestaan aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de betreffende afdeling.
Artikel 18.
Informatie verwijderen is alleen toegestaan als dit ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels gebeurt.
-
Artikel 19.
- 1.
De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie.
- 2.
Raadpleging en, in het geval van papieren informatie, ook uitlening of terbeschikkingstelling van informatie die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
- 3.
Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.
Vervanging van INFORMATIE
-
Artikel 20.
- 1.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van (papieren) informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
- 2.
In het besluit tot vervanging dienen ten minste die aspecten van het toegepaste vervangingsproces te worden vastgelegd die in artikel 26B van de Archiefregeling worden opgesomd.
Vervreemding en TERBESCHIKKINGSTELLING van INFORMATIE
Artikel 21.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van (papieren) informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Artikel 22.
- 1.
Overdracht van papieren informatie (dossiers) aan derden, waarbij het bepaalde in artikel 27 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur, de archivaris gehoord.
- 2.
Afspraken over de uitwisseling of terbeschikkingstelling van digitale informatie aan derden dient te worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst.
Selectie en vernietiging van INFORMATIE
-
Artikel 23.
- 1.
De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
- 2.
Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.
Artikel 24.
De beheerder stelt, alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan, een lijst op van vernietigbare informatie met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als verleende machtiging tot vernietiging.
Overbrenging van INFORMATIE
-
Artikel 25.
- 1.
De beheerder pleegt overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet.
- 2.
Bij overbrenging van informatie naar de digitale archiefbewaarplaats (e-depot) dienen de informatie en de bijbehorende kenmerken zodanig geëxporteerd te kunnen worden dat de informatie nadien leesbaar en interpreteerbaar is te maken zonder gebruikmaking van het oorspronkelijke systeem waarin de informatie is gevormd.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 26.
Dit besluit treedt in werking op de dag dat de Archiefverordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2016 in werking treedt.
Artikel 27.
Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2016.
Ondertekening
Toelichting
Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een (overheids)organisatie. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur: voor een organisatie die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan burgers en bestuur en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Wanneer de informatiehuishouding niet op orde is, hindert dit de bedrijfsvoering en staat het een deugdelijke verantwoording in de weg. De Veiligheidsregio staat voor grote uitdagingen. De digitalisering van werkprocessen, het realiseren van transparante overheidsinformatie en de intensivering van de samenwerking met ketenpartners vragen om adequate maatregelen voor het informatiebeheer.
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2016. Met dit besluit wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie en het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie, geregeld. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale als op analoge (papieren) informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1, eerste lid
Informatie
In dit Besluit Informatiebeheer wordt de term informatie gebruikt als synoniem van het begrip archiefbescheiden. In de Archiefwet 1995 is een uitgebreide definitie van het begrip archiefbescheiden opgenomen waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die de Veiligheidsregio in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de Archiefwet 1995 en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
Informatievoorziening
De definitie van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van de in dit besluit aangewezen beheerder voor het informatiebeheer ophoudt. Dit is het moment waarop de informatie hetzij wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats, hetzij wordt vernietigd krachtens wet- en regelgeving, hetzij wordt vervreemd (afstoting van informatie aan andere organisaties).
Authenticeren
Dit houdt in: het toevoegen aan informatie van een (digitale) ondertekening of handtekening, eventueel in combinatie met een paraaf, stempel of ander kenmerk. De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 10.
Artikel 1, tweede lid
De Archiefregeling stelt strengere eisen aan de geordende en toegankelijke staat van blijvend te bewaren informatie dan aan die van op termijn vernietigbare informatie. Echter, vernietigbare informatie is óók nodig voor de verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop en voor de rechtszekerheid van het openbaar lichaam, van andere overheidsorganen en van de burger. Het is daarom van groot belang dat ook de voor vernietiging in aanmerking komende informatie gedurende de termijn van bewaring onder dezelfde regels valt als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende informatie. Dit geldt zowel voor papieren als voor digitale informatie. Hierbij speelt een rol dat niet altijd vooraf duidelijk is welk gedeelte van de informatie voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten, niet altijd aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te voldoen, zijn daarvoor in artikel 9 uitzonderingen gemaakt.
Artikel 3 en 4
Het benoemen van één verantwoordelijke voor de informatievoorziening van de Veiligheidsregio ontslaat hoofden van beheereenheden (afdelingshoofden) niet van hun verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie van hun eigen organisatieonderdeel. Het betrouwbaar en volledig vastleggen van informatie is steeds minder in handen van informatieprofessionals en wordt steeds vaker toevertrouwd aan medewerkers in de eerste lijn. Het is daarom van groot belang dat hoofden van beheereenheden de verantwoordelijkheid nemen om erop toe te zien dat medewerkers bekend zijn met de procedures voor de vastlegging van informatie en deze naleven.
Artikel 5
De in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling, hoofdstuk 2, geeft expliciete eisen voor materialen om de duurzaamheid van analoge informatie te waarborgen. Voor het waarborgen van de duurzaamheid van digitale informatie zijn algemene eisen gesteld in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling. Om handen en voeten aan die algemene eisen te geven, is het opstellen van een bewaarstrategie belangrijk. Hierin beschrijft men hoe te handelen wanneer een randvoorwaarde voor digitale bewaring (bijv. opslagformaat of drager) wijzigt en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Artikel 6
Dit artikel is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 7
Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 9
Dit artikel schrijft niet voor hoe de registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De Archiefregeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Vanuit het oogpunt van verantwoording is dat echter wel wenselijk.
Artikel 11, eerste lid
Dit artikel schrijft geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 18, tweede lid, van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Artikel 14
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling, hoofdstuk 4: Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en –bewaarplaatsen.
Artikel 18
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Artikel 19
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 20 en 21
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De archivaris heeft bij deze beoordeling een beslissende stem.
Artikel 22
Het komt steeds vaker voor dat organisaties voor hun taakuitvoering de beschikking dienen te hebben over het afgesloten archief van een externe partij namens wie die taak/bevoegdheid wordt uitgevoerd.
Wanneer het afgesloten archief bestaat uit (originele) papieren dossiers die aan de Veiligheidsregio ter beschikking worden gesteld, komt het beheer bij de Veiligheidsregio te liggen terwijl college of bestuur van die externe organisatie zorgdrager van dit archief blijven. In dat geval is het noodzakelijk om afspraken te maken over beheercondities, vernietiging en/of overbrenging, zeker wanneer het om blijvend te bewaren archief gaat. De externe partij kan daarvoor een akte van terbeschikkingstelling opstellen. Ook wanneer de Veiligheidsregio wordt voorzien van digitale kopieën van het afgesloten archief, is het raadzaam om afspraken te maken over de termijn waarop de kopieën moeten worden vernietigd.
Wanneer het om een doorlopende uitwisseling van informatie (keteninformatisering) gaat is het noodzakelijk om afspraken over formaten, inrichting van een zaak/dossier, vernietiging, overbrenging e.d. vast te leggen in een dienstverleningsovereenkomst.
Artikel 23
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 24
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 25
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van digitale informatie, is het noodzakelijk om al in een vroeg stadium na te denken over het meegeven van kenmerken (metadata). Op het moment van overbrenging moeten de typen kenmerken in informatiesystemen van de gemeente overeenkomen met de kenmerkvelden van het e-depot. Hoe kenmerkvelden van de gemeentelijke informatiesystemen zich verhouden tot de kenmerkvelden van het e-depot dient te worden vastgelegd in een metadataschema, zoals voorgeschreven in artikel 9, tweede lid, van dit besluit.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl