Regeling vervallen per 01-02-2012

Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Oldenzaal 2009

Geldend van 23-12-2009 t/m 31-01-2012

Intitulé

Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Oldenzaal 2009

Het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal;

gelet op het bepaalde in de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

besluit:

vast te stellen

het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Oldenzaal 2009

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • a.

    wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b.

    verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad op 19 november 2009.

  • c.

    Besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

  • d.

    verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • e.

    basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Oldenzaal als bedoeld in artikel 2 van de wet;

  • f.

    GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit;

  • g.

    beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • h.

    bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;

  • i.

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;

  • j.

    binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;

  • k.

    authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt.

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

  • 1. Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het afdelingshoofd Publiekszaken.

  • 2. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

    • a.

      (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

    • b.

      (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

    • c.

      verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;

Artikel 3 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden ten minste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:

    • a.

      de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de afdeling Publiekszaken;

    • b.

      voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.

  • 2. De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1. Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

  • 2. De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 9 Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.

  • 2. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan;

  • 3. De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het Besluit.

  • 4. In bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.

Artikel 10 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Informatiebeveiligingsplan.

Artikel 11 Slotbepaling

  • 1. Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Oldenzaal 2009”.

  • 2. Het reglement ligt ter inzage in het stadhuis en treedt in werking op 18 december 2009.

  • 3. Het reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Oldenzaal vastgesteld op 16 september 2008 wordt ingetrokken.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van 8 december 2009,

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris, de burgemeester,

BIJLAGE 1

Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid

De volgende dienstonderdelen van de gemeente Oldenzaal hebben rechtstreeks toegang tot de basis-administratie:

Organisatie onderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset

 

Publiekszaken, team publieksbalie en team burgerzaken.

         

Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.

 

Verordening lijkbezorgingsrechten 

Alle gegevens op PL en verwijsgegevens

           

Afdeling Informatie en Ondersteuning, secretariaat burgemeester.

Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815

 

Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw

 

Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.

Alle gegevens op PL en verwijsgegevens

 

Afdeling Informatie en Ondersteuning, team documentaire informatievoorziening.

 

Op juiste manier adresseren van uitgaande brieven.

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

Sector Middelen en Control, team belastingen.

Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

 

Publiekszaken, team bedrijfsvoering en juridische zaken.

 

 

Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW

 

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

 

Afdeling Beleid en Ontwikkeling, team stedelijke vernieuwing en team economie.

Bestemmingsplannen en hoorzittingen en grondverkoop

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

Afdeling Werk, Inkomen en Zorg, team werk en inkomen en team zorg.

Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995. WWB, Bureau Opvang Nieuwkomers

Adres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, naams- gegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens.

Art 2 Wet voorzieningen gehandicapten en Verordening voorziening gehandicapten gemeente Oldenzaal.

persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaats- gegevens, verwijsgegevens,reisdocumentgegevens en verblijfstitel.

 

Systeembeheer

 

Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties

 

Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens.

De verantwoordelijke (= het college van burgemeester en wethouders) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

BIJLAGE 2

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrektuit de GBA.

Wie

Waarvoor

Gegevensset

 

Afdeling Werk, Inkomen en Zorg, team werk en inkomen en team zorg

Uitvoering Sociale wetten. Uitvoering Leerplichtwet. Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers.

Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, verblijfstitels, emigraties en overlijden.  

Afdeling Informatie en Onder-steuning, secretariaat burgemeester

Jubilea en Kabinetszaken

Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.

 

Afdeling Middelen en Control, team belastingen

 

Uitvoering belastingwetgeving. Jubilea. Vastgoedadministratie

 

Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden.

 

BIJLAGE 3

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.

Registratie

Waarvoor

Gegevensset

 

Basisregistratiesysteem (DDS)

Het in verband brengen van de volgende gegevensverwerkingen:

Belastingen

Sociale Zaken

Decos

Alle mutatiegegevens

BIJLAGE 4

Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt.

Wie

Waarvoor

Welke categorie

 

Welke gegevens

Geheimhouding

Leges

Basis

WBO Wonen

Bijhouden administratie

woningzoekende

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

 

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

BIJLAGE 5

Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.

Organisatieonderdeel

Gegevens