Regeling vervallen per 01-01-2011

Regeling inzake budgethouders van de gemeente Reeuwijk

Geldend van 29-01-2008 t/m 31-12-2010 met terugwerkende kracht vanaf 15-01-2008

BESLUIT REGELING BUDGETHOUDERS

Burgemeester en wethouders van de gemeente Reeuwijk;

gelet op artikel 13 van de Financiële verordening van de gemeente Reeuwijk;

Besluiten:

vast te stellen de volgende “Regeling inzake budgethouders van de gemeente Reeuwijk’’

Artikel 1

Burgemeester en wethouders wijzen aan:

een budgethouder die verantwoordelijk is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/ of verlening van diensten — hierna aangeduid als “verplichtingen” — aan en/of door de gemeente Reeuwijk. Dit gebeurt binnen de hem via het budget gegeven machtiging.

Artikel 2

  • a. De verplichtingen worden onderscheiden in verplichtingen inzake uitgaven, genoemd bestellingen, en verplichtingen inzake inkomsten, genoemd orders;

  • b. Het vastleggen van verplichtingen vindt schriftelijk plaats, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de door burgemeester en wethouders vastgestelde bestelformulieren.

Artikel 3

Onder budget wordt verstaan een taakstelling op basis van de gemeentebegroting. Dit komt tot uitdrukking in het bedrag dat verbonden is aan een of meer product (en) en! of kostenplaatsen van de begroting van Reeuwijk, die door burgemeester en wethouders wordt toegekend aan een budgethouder. Tot het budget worden tevens gerekend de in de begroting opgenomen prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, overige kengetallen en voorschriften.

Artikel 4

Verplichtingen worden slechts aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat een toereikend budget beschikbaar is.

In geval van dreigende ontoereikendheid van het budget binnen de exploitatie informeert de budgethouder tijdig het college van burgemeester en wethouders, zodat een eventuele bijstelling van het budget in de voor- of najaarsnota of in de kwartaalwijzigingen kan plaatsvinden. De afwijkingen dienen wel:

  • ·

    meer dan 20% van de raming te bedragen met een minimum van € 500 of;

  • ·

    meer dan € 5.000 te bedragen of;

  • ·

    politiek relevant te zijn.

In het advies geeft de budgethouder aan hoe dit budgettekort wordt gedekt binnen de eigen budgetposten. Het spreekt voor zich dat structurele tegenvallers slechts gecompenseerd worden met structurele meevallers.

Indien het budget binnen de exploitatie niet toereikend is en de kosten niet gedekt kunnen worden binnen de eigen budgetposten dienen de volgende drie vragen gesteld te worden:

  • 1.

    zijn de kosten onafwendbaar (onvermijdelijk)?

  • 2.

    zijn de kosten onuitstelbaar?

  • 3.

    zijn de kosten onvoorzien?

Indien al deze vragen bevestigend beantwoord worden, behandelt het college van burgemeester en wethouders dit advies. Het college beslist of deze kosten worden geaccepteerd, waarna deze worden opgenomen in de voor- of najaarsnota, kwartaalwijzigingen of jaarrekening.

Indien deze vragen niet allemaal bevestigend kunnen worden beantwoord geeft de budgethouder in het advies aan het college van burgemeester en wethouders aan welk oud beleid er voor nieuw beleid wordt ingeleverd. De budgethouder geeft hierbij tevens de meerjarige effecten aan. Dit wordt daarna verwerkt in de voor-/najaarsnota of kwartaalwijziging.

Artikel 5

Voor het plaatsen van bestellingen is de op dit moment geldende nota inkoop- en aanbestedingsbeleid

van kracht.

Artikel 6

De budgethouder legt vast bij welke Leveranciers hij offerte heeft gevraagd. De ontvangen offertes worden door de budgethouder systematisch gearchiveerd. Hij geeft de motivering aan van de uiteindelijke leverancierskeuze.

Artikel 7

In specifieke gevallen kunnen burgemeester en wethouders aangeven dat bestellingen pas mogen worden geplaatst nadat toestemming is verkregen van burgemeester en wethouders, ongeacht de noodzaak tot het aanvragen van meerdere offertes.

Artikel 8

De budgethouder legt alle verplichtingen van € 25.000 of meer vast Tot € 25000 kan de budgethouder verplichtingen vastleggen, maar is hiertoe niet verplicht. Let wel: in verband met de invoering van het BTW-Compensatiefonds worden verplichtingen exclusief BTW opgenomen indien BTW compensabel is via het B1W-Compensatiefonds.

Aan het eind van het boekjaar geeft de budgethouder schriftelijk de verplichtingen aan de afdeling financiën door, ook indien ze minder dan € 25.000 bedragen, zodat kosten wel in het juiste boekjaar worden verantwoord.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders kunnen voorschriften geven inzake de wijze waarop de budgethouder zijn verplichtingen vastlegt. Hierbij wordt het hoofd financiën! administrateur betrokken.

Artikel 10

De budgethouder informeert via de afdeling financiën het college van burgemeester en wethouders omtrent de door hem gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit gebeurt via de planning- en controlcyclus en via de adviezen.

Artikel 11

Aan het hoofd financiën! administrateur zijn de registratie van het budget en de signalering van de afwijkingen opgedragen van hetgeen onder meer op grond van deze regeling ten aanzien van het budget is vastgesteld. Deze signalering vindt plaats met de in artikel 10 bepaalde frequentie.

Artikel 12

  • a. onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder de bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de aan zijn budget verbonden werkzaamheden overdragen aan een budgetbewaker

  • b. onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid kan de budgethouder de bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de aan zijn budget verbonden werkzaamheden overdragen aan jegens hem hiërarchisch ondergeschikte functionarissen (deelbudgethouder);

  • c. de budgethouder verstrekt aan de afdeling financiën een overzicht van de op grond van het bepaalde onder a. en b. verleende opdrachten. Jaarlijks worden de mandateringen door de afdeling financiën vastgelegd in een document. Dit document wordt aan het begin van het jaar voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Tussentijds informeert de afdeling financiën het college van burgemeester en wethouders over wijzigingen in de mandateringen.

  • d. het bepaalde in deze regeling is tevens van toepassing op de budgetbewaker en de deelbudgethouder.

Artikel 13

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslissen burgemeester en wethouders.

Artikel 14

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 15 januari 2008

Ondertekening

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Reeuwijk

d.d. 29 april 2008.