Verordening Privacy Gemeente Geldrop-Mierlo 2016

1. Het college benoemt een privacy beheerder.

2. Tot de taken en verantwoordelijkheden van de privacy beheerder behoren in elk geval:

• a.

  de coördinatie van en het toezicht houden op het bij of krachtens de wet en deze verordening bepaalde;

• b.

  het informeren en adviseren van de medewerkers en het college over ontwikkelingen die relevant zijn voor een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens;

• c.

  het beheer van het centraal register, als bedoeld in artikel 12 van deze verordening;

• d.

  het functioneren als contactpersoon voor zaken betreffende de verwerking van persoonsgegevens;

• e.

  het doen van meldingen bij het CBP als bedoeld in artikel 27 van de wet.

3. Het college kan nadere regels stellen omtrent de in lid 2 genoemde taken en verantwoordelijkheden.

1. Het college benoemt de hoofden van de afdelingen tot afdelingsbeheerder ieder voor wat betreft de verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden binnen zijn of haar afdeling.

2. De afdelingsbeheerder neemt namens de verantwoordelijke en, indien voor de verwerking niet reeds aangemerkt als de verantwoordelijke, het college de nodige stappen teneinde te voldoen aan het bij of krachtens de wet en deze verordening bepaalde.

3. Tot de taken en verantwoordelijkheden van de afdelingsbeheerder behoren in elk geval:

• a.

  het inzichtelijk maken van de werkprocessen en bijbehorende verwerkingen van persoonsgegevens;

• b.

  het bij de privacy beheerder met een of meer door het college vastgesteld(e) formulier(en) melden van een (wijziging of beëindiging van een) verwerking ten behoeve van opname in het centraal register, alsmede het beoordelen hiervan in het licht van de meldingsplicht en andere uit de wet voortvloeiende verplichtingen;

• c.

  het informeren en adviseren van de werkgroep privacy over ontwikkelingen die relevant zijn voor een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.

4. Het college kan nadere regels stellen omtrent de in lid 3 genoemde taken en verantwoordelijkheden.

1. Binnen de gemeente bestaat een werkgroep privacy onder het voorzitterschap van de privacy beheerder.

2. De gemeentesecretaris wijst, na overleg met de privacy beheerder, medewerkers aan die met wederzijdse instemming deelnemen aan de werkgroep privacy.

3. De werkgroep bestaat uit de privacy beheerder, de coördinator informatiebeveiliging, de controller informatiebeveiliging en de in lid 2 genoemde medewerkers.

4. De werkgroep privacy komt bijeen:

• a.

  zo vaak als nodig, doch tenminste tweemaal per jaar;

• b.

  onverwijld, indien de omstandigheden daartoe noodzaken;

• c.

  wanneer de privacy beheerder dit nodig acht.

5. Tot de taken en verantwoordelijkheden van de werkgroep privacy behoren in elk geval:

• a.

  het verzorgen van een tweejaarlijkse evaluatie van de uitvoering van het bij of krachtens de wet en deze verordening bepaalde;

• b.

  het stimuleren van een voortdurende ontwikkeling en actualisering van procedures en mechanismen betreffende de verwerking van persoonsgegevens;

• c.

  het functioneren als klankbord voor medewerkers en (individuele) leden van de werkgroep;

• d.

  het organiseren van activiteiten die een voortdurende bewustwording ten aanzien van privacy en gegevensbescherming ten doel hebben.

6. Het college kan nadere regels stellen omtrent de in lid 5 genoemde taken en verantwoordelijkheden.

1. Het college waarborgt een passend beveiligingsniveau van persoonsgegevens door middel van het hebben, onderhouden en naleven van technische en organisatorische maatregelen, neergelegd in een informatiebeveiligingsbeleid.

2. De afdelingsbeheerder draagt binnen zijn afdeling zorg voor de inventarisatie van de risico’s die samenhangen met de verwerkingen van persoonsgegevens en de naar aanleiding daarvan vereiste maatregelen en stelt de privacy beheerder, de verantwoordelijke en, indien voor de verwerking niet reeds aangemerkt als de verantwoordelijke, het college hiervan op de hoogte.

3. Het college zal, naar aanleiding van de in lid 2 geïnventariseerde risico’s, indien noodzakelijk, in overleg treden met het bestuur van de Dienst Dommelvallei over te treffen noodzakelijke maatregelen en aanpassing van het informatiebeveiligingsbeleid.

1. De afdelingsbeheerder draagt er zorg voor dat een verwerking van persoonsgegevens die tot zijn afdeling behoort en die wordt uitgevoerd door een bewerker, wordt geregeld in een overeenkomst of krachtens een andere rechtshandeling waardoor een verbintenis ontstaat in overeenstemming met artikel 14 van de wet.

2. Het college kan nadere regels stellen omtrent de wijze van sluiten en inhoud van de in lid 1 genoemde overeenkomst of andere rechtshandeling.

1. De afdelingsbeheerder stelt voor zijn afdeling procedures en mechanismen vast die waarborgen dat:

• a.

  persoonsgegevens worden opgeslagen, bewaard en vernietigd conform de eisen in de wet en het informatiebeveiligingsbeleid;

• b.

  persoonsgegevens niet langer worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

2. Het college kan nadere regels stellen omtrent het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens als bedoeld in lid 1.

1. De afdelingsbeheerder stelt voor zijn afdeling procedures en mechanismen vast ten behoeve van:

• a.

  de informatieverstrekking aan betrokken als bedoeld in hoofdstuk 5 van de wet;

• b.

  de rechten van betrokkenen als bedoeld in hoofdstuk 6 van de wet.

2. De procedures en mechanismen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de privacy beheerder en ten minste eenmaal per jaar geëvalueerd.

3. Het college kan nadere regels stellen omtrent de in lid 1 genoemde procedures en mechanismen.

1. De privacy beheerder stelt, namens het college, een centraal register in dat is bestemd voor de inschrijving van verwerkingen van persoonsgegevens waarop deze verordening van toepassing is.

2. De privacy beheerder is, namens het college, belast met het beheer van het centraal register, waaronder de zorg voor de juistheid en volledigheid ervan. De privacy beheerder mag daarbij in beginsel vertrouwen op hetgeen hem door de afdelingsbeheerder wordt medegedeeld.

3. Bij de inschrijving worden de volgende gegevens vermeld:

• a.

  de verantwoordelijke;

• b.

  de naam van de verwerking;

• c.

  de betreffende afdeling en cluster;

• d.

  de doeleinden van de verwerking;

• e.

  de gronden van de verwerking;

• f.

  de herkomst/verkrijgingswijze van de persoonsgegevens;

• g.

  de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (betrokkenen);

• h.

  de persoonsgegevens die worden verwerkt;

• i.

  de ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt;

• j.

  de bewaartermijn van de gegevens;

• k.

  een algemene omschrijving van de beveiligingsmaatregelen;

• l.

  indien van toepassing, doorgifte aan landen buiten de EU;

• m.

  indien van toepassing, de bewerker;

• n.

  het meldingsnummer bij het CPB dan wel de vrijstellingsgrond;

• o.

  eventuele bijzonderheden.

4. Bij wijziging van een of meer van de onder lid 3 genoemde gegevens wordt de verwerking in het centraal register aangepast.

5. Bij beëindiging van een verwerking wordt de verwerking in het centraal register doorgehaald.

6. Het college kan nadere regels stellen omtrent het beheer van het centraal register.

1. Op de verwerking van persoonsgegevens en de naleving van het bij of krachtens de wet en deze verordening bepaalde wordt toezicht uitgeoefend door het college.

2. Voor de uitoefening van zijn toezichthoudende functie wordt het college terzijde gestaan door de privacy beheerder. Artikel 3 lid 2 sub b van deze verordening is van overeenkomstige toepassing. De privacy beheerder beschikt voor dit doel over alle bevoegdheden die daarvoor redelijkerwijs noodzakelijk zijn te achten. Ingeval van twijfel of verschil van mening daaromtrent beslist het college.

3. De personen die bij een onder deze verordening vallende verwerking van persoonsgegevens zijn betrokken, verstrekken desgevraagd de privacy beheerder alle inlichtingen en verlenen hem alle overige medewerking die hij voor de uitoefening van zijn taak behoeft.

4. De privacy beheerder heeft toegang tot alle ruimten, waar een onder deze verordening vallende verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt. Hij is bevoegd apparatuur, programmatuur, boeken, bescheiden en andere gegevensdragers te onderzoeken en zich de werking van apparatuur en programmatuur te doen tonen. Uitgezonderd zijn het Reisdocumenten Aanvraag en Afgifte Station en het Nieuw Rijbewijs Document systeem.

5. De privacy beheerder rapporteert over zijn bevindingen aan het college en aan de afdelingsbeheerder onder wie de verwerking ressorteert en adviseert hen over eventueel te nemen maatregelen.

6. Het college kan nadere regels stellen omtrent de in dit artikel genoemde taken en bevoegdheden van de privacy beheerder.

1. De privacy beheerder kan ambtshalve een onderzoek instellen naar de wijze waarop ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens toepassing wordt gegeven aan het bij of krachtens de wet en deze verordening bepaalde.

2. Het in artikel 12 lid 3 en lid 4 van deze verordening bepaalde is van overeenkomstige toepassing.

3. De privacy beheerder doet mededeling van zijn voorlopige bevindingen aan het college en de belanghebbenden die bij het onderzoek zijn betrokken en stelt hen in de gelegenheid hun zienswijze daarop te geven.

4. De privacy beheerder doet mededeling van zijn conclusies en aanbevelingen aan het college en de belanghebbenden die bij het onderzoek zijn betrokken.

5. Een mededeling aan belanghebbende als bedoeld in lid 3 en lid 4 blijft achterwege indien zodanige mededeling onverenigbaar is met het doel van de gegevensverwerking of de aard van de persoonsgegevens, dan wel gewichtige belangen van anderen dan de belanghebbende, de verantwoordelijke daaronder begrepen, daardoor onevenredig zouden worden geschaad. Indien het college mededeling van zijn bevindingen achterwege laat, zendt het de belanghebbende zodanig bericht als hem geraden voorkomt.

6. Het college kan nadere regels stellen omtrent de op in dit artikel genoemde taken en bevoegdheden van de privacy beheerder.