Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Zuid-Holland 2016

Inleiding

Voor het professioneel uitvoeren van alle inkoop- en aanbestedingsprocessen is een helder inkoop- en aanbestedingsbeleid noodzakelijk. Het beleid formuleert de kaders, doelstellingen en uitgangspunten voor het handelen van de provincie Zuid-Holland ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Transparantie ten aanzien van inkopen wordt op deze manier in de gehele organisatie bereikt. Het Inkoop- en aanbe-stedingsbeleid provincie Zuid-Holland 2016 geldt voor iedere medewerker ongeacht de plaats in de organisatie. Het uitgangspunt is dat elke inkoop wordt uitgevoerd binnen de kaders van dit beleid.

De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (o.a.regelgeving (Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014 en gewijzigde Aanbestedingswet 2012), marktontwikkelingen en jurisprudentie) als interne factoren. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de provincie Zuid-Holland speelt hierop in en wordt regelmatig geëvalueerd en zonodig geactualiseerd.

Doelstelling Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Zuid-Holland 2016:

De provincie Zuid-Holland koopt op een professionele en zorgvuldige wijze leveringen, werken , diensten en verlenen van concessies in en profileert zich naar buiten toe als een zakelijke, betrouwbare en integere partner. Goed ingerichte, uitgevoerde en transparante inkoopprocessen waarborgen dat inkoop bijdraagt aan de provinciale doelen.

Hierbi j streeft de provincie Zuid-Holland naar:

- Verder verduurzamen van inkoop, eerlijke arbeidsvoorwaarden en het stimulere n van (lokale)producten van MKB

-Gebruik maken van ontwikkelingen en innovaties in de markt

-Professioneel inrichten en uitvoeren van de inkoopactiviteiten

-Een integrale aanpak vanaf de ideefase van een project en niet vanaf het moment van aanbesteding

-Kwaliteit tegen de meest gunstige voorwaarden

-Optimaliseren van samenwerking

Algemene en procedurele beleidspunten

Gecoördineerde inkoop

De provincie Zuid-Holland kent een gecoördineerd inkoopmodel. Dat betekent dat iedere afdeling ofbureau zelfstandig verantwoordelijk is voor het eigen interne inkoopproces, de uitvoering van het provinciaal inkoopbeleid en het managen van de uitvoering van het project/contract.

De afdelingen en bureaus kunnen een beroep doen op een inkoopmedewerker van Bureau Inkoop die over inkoopkennis en aanbestedingstechnische kennis beschikt.

Er is sprake van een nauwe samenwerking tussen Bureau inkoop en het inkopende bureau of vakafdeling in het inkoopproces. Daarbij wordt gebruik gemaakt van diverse inkoopinstrumenten en inkoop-documenten.

Bureau inkoop is verantwoordelijk voor inkoopbeleidvorming, centrale kaderstelling, advisering, coördinatie inkoopinfrastructuur, inkoopprocessen- en procedures en voor informatievoorziening. Vakinhoudelijke kennis komt van de lijnafdelingen, die tevens de relatie met contractpartners onderhouden.

Toegevoegde waarde tijdens inkoopproces

Een belangrijk deel van het inkoopproces vindt plaats tijdens de inventarisatiefase (vaststellen van de werkelijke behoefte in de context van markt en organisatie) en de specificatiefase (eisen en wensen aan leverancier/product/dienst/werk). In deze fases worden strategische beslissingen genomen over bijvoorbeeld het benaderen van de markt, de relatie met de leverancier, de leveranciers-strategie, de manier waarop wordt aanbesteed, het bundelen van inkopen, in- of uitbesteden etc. Ook de invloed op doelmatigheid is groot bij het in kaart brengen van de inkoop-behoefte. De inventarisatiefase begint al bij de ideefase van een project. Hierin dient integraal (zowel intern als met de markt) nagedacht te worden over inkoopkansen en mogelijkheden voor het betreffende project en de organisatiedoelen (zoals duurzaamheid en innovatie). Uitgangspunt is dat al in de inventarisatiefase een inkoopmedewerker wordt betrokken bij het inkoopproces, zodat er strategisch over inkoop kan worden meegedacht.

Inkoopplanningsproces

De inkoopfunctie heeft een strategische, tactische en een operationele component.

De strategische component omvat alle activiteiten die de koers ten aanzien van inkoop op de lange termijn beïnvloeden en voorwaardenscheppend zijn voor de daadwerkelijke inkooptransacties.

De tactische component bestaat uit de fasen: inventariseren, specificeren, selecteren en contracteren. Het aanbesteden speelt zich af tijdens het tactische deel van het inkoopproces.

De operationele component heeft betrekking op de handelingen om producten feitelijk “in huis” te krijgen en bestaat uit bestellen, bewaken en de nazorg van het inkoopproces.

Bij inkoopadvies op strategisch en tactisch niveau door Bureau Inkoop wordt gebruik gemaakt van de volgende middelen:

∘ Strategische inkoopplanning inclusief een overzicht van raamovereenkomsten vanuit het contract-managementsysteem:

∘ Strategische adviezen per afdeling/bureau en ook organisatiebreed over bijvoorbeeld het benaderen van de markt, de relatie met leveranciers, de leveranciers-strategieën, het bundelen van inkopen, de risico’s, de keus voor in- of uitbesteden.

∘ Gegevens over aflooptermijnen en verlengingsopties van contracten.

Integriteit

De provincie Zuid-Holland handelt integer en doet alleen zaken met integere leveranciers. Dit gebeurt door het toepassen van een adequate functiescheiding en door het volgen van de gedragscode m.b.t. de ethiek in de inkoopfunctie. Daarnaast geldt het algemeen integriteitbeleid van de provincie.

Om te zorgen dat er alleen zaken worden gedaan met integere bedrijven, wordt potentiële opdrachtnemers gevraagd verschillende verklaringen te ondertekenen zoals bijvoorbeeld de “Gedragsverklaring Aanbesteden [1]” en een ondertekende “Europees Uniforme Eigen Verklaring”. Daarnaast kan BIBOB-toetsing plaatsvinden volgens de wet BIBOB. Deze wet beoogt te voorkomen dat de overheid onbedoeld bepaalde “criminele” activiteiten faciliteert door het aanbesteden van overheidsopdrachten. Indien de provincie aanleiding ziet een Bibob-onderzoek in te stellen zal dit aan de betrokkene kenbaar worden gemaakt. Deze heeft het recht zich hierop uit de procedure terug te trekken.

Verder is het is noodzakelijk om op een zorgvuldige manier om te gaan met situaties die kunnen leiden tot belangenverstrengeling bij (de voorfase) van aanbestedingstrajecten. Voor het scheiden van belangen worden maatregelen genomen, zoals vastgelegd in de “Nota Scheiding van belang” [2].

Europees aanbesteden van werken

Per opdracht wordt gekeken naar de meest geschikte wijze van uitvragen. Opdrachten voor werken van meer dan € 3 miljoen moeten in principe Europees uitgevraagd worden.

Provinciebrede raamovereenkomsten en meerjarenovereenkomsten

De provincie Zuid-Holland streeft naar doeltreffend en doelmatig inkopen. Eén van de instrumenten om dit doel te kunnen bereiken is het afsluiten en benutten van provinciebrede raamovereenkomsten voor bepaalde inkoopgroepen; het gebruik maken hiervan is verplicht voor de gehele organisatie.

Het hanteren van provinciebrede raamovereenkomsten heeft verschillende voordelen, zoals: het bewerkstelligen van intensievere samenwerking en partnerschap, betere voorwaarden, lagere interne kosten, onder meer door reductie van het aantal opdrachtnemers, vermindering van het aantal facturen en kortere procedures, maar ook minder rechtmatigheidsrisico’s, meer flexibiliteit.

Externe inhuur van personeel

Voor het inhuren van medewerkers niet in vaste dienst zijn verschillende concernbrede raamovereenkomsten afgesloten.

Ook wordt gebruik gemaakt van een digitaal dynamisch aankoopsysteem (voormalig marktplaats) waar aanbieders zich kunnen laten registreren voor opdrachten van de provincie. Doordat vraag en aanbod elkaar hier direct vinden, ontstaat een sneller, doelmatiger en rechtmatiger inkoopproces. In de toekomst zullen meer segmenten van externe inhuur via een digitaal dynamisch aankoopsysteem verlopen.

Digitalisering

Binnen de provinciale organisatie is het optimaliseren en digitaliseren van de eigen processen een speerpunt. Op het gebied van inkoop komen meer elektronische inkoop (e-inkoop) toepassingen. Het betreft de volgende aspecten: het volledige aanbestedingsproces digitaal uitvoeren, een digitaal proces Verwerven en Aannemen, digitale contractinformatie, digitale dynamisch aankoopsystemen en een leveranciersmanagementsysteem.

Open standaarden en open source software

Bij ICT-aanbestedingen wordt rekening gehouden met open standaarden [1]. Open standaarden zorgen ervoor dat er eenvoudiger digitale informatie uitgewisseld kan worden. Bij open source software is de broncode – de code waarin de software is geschreven – vrij beschikbaar. De keuze voor de aanbestedingen aanschaf van software vindt plaats door een integrale afweging te maken, mede op basis van een TCO berekening. Het gebruik van open source software is geen doel op zich. In verband met het opendata beleid (transparantie, verantwoording, democratie, etc.) stelt de provincie als eis dat ze alle zeggenschap houdt over haar data die in de software oplossingen is opgenomen en dat die data in een open formaat beschikbaar is en automatisch kan worden verwerkt door de software van systeemoplossingen.

Externe samenwerking

Op het gebied van inkoop biedt samenwerking met andere (overheids)organisaties vele mogelijkheden. Het primaire doel van samenwerking op het gebied van inkoop is het delen van kennis en expertise. Secundaire doelen zijn het versterken van onze positie in de markt, het verlagen van kosten, het behalen van efficiencyvoordelen en het bundelen van inkoopvolume, waarbij het niet onnodig samenvoegen van opdrachten uitgangspunt is.

De provincie Zuid-Holland neemt deel in enkele inkoop-samenwerkingsverbanden van de gezamenlijke provincies, gemeenten, het Rijk en diverse aan inkoopgerelateerde green deals. In de diverse overleggen wordt kennis, ervaring en informatie gedeeld.

Maatschappelijk verantwoord inkopen

Eén van de uitgangspunten van de nieuwe Aanbestedingswet is het zoveel mogelijk creëren van maatschappelijke waarde. Bij de provincie Zuid-Holland is dit begrip onderverdeeld in diverse beleidspunten die hierna afzonderlijk zijn uitgewerkt.

Midden- en Kleinbedrijf

De provincie Zuid-Holland wil bij haar aanbestedingen zo veel mogelijk kansen creëren voor het Midden- en Kleinbedrijf (MKB).

Daarvoor bestaan verschillende mogelijkheden: opdelen van een opdracht in kleinere delen (percelen), het afstemmen van de te stellen eisen, voorwaarden en criteria op het doel, de aard en de omvang van

de opdracht (proportionaliteit), gebruik maken van een digitaal dynamisch aankoopsysteem, meermeervoudig onderhandse aanbestedingen en gericht uitnodigen van MKB bedrijven om in te schrijven.

Verder verduurzamen van inkoop

De provincie Zuid-Holland wil het verder verduurzamen van inkoop stimuleren. Dit betreft onder meer circulair inkopen, biobased inkopen, het toepassen van energietransitie in projecten en innovatiegericht inkopen. Het gedachtegoed achter de aanpak Duurzaam GWW [3] is hiervoor een geschikte methodiek. Hierbij wordt vanaf de ideefase van een project integraal (zowel intern als met de markt) gekeken naar kansen en mogelijkheid om de doorontwikkeling naar duurzaamheid en innovatie te stimuleren.

Daarnaast wordt met de Rijksoverheid bekeken of er nieuwe duurzaam inkoopdoelstellingen voor 2020 kunnen worden afgesproken. Hierbij zal worden aangehaakt bij de green deal circulair inkopen en de green deal Duurzaam GWW 2.0 die de provincie Zuid-Holland in 2016 respectievelijk heeft ondertekend en zal ondertekenen.

Innovatie

De provincie Zuid-Holland wil gebruik maken van ontwikkelingen en innovaties uit de markt. Het aanbestedingsproces moet in toenemende mate innovatieve aanbiedingen opleveren. De provincie Zuid-Holland bevordert dit door meer functionele specificaties [4] in plaats van technische specificaties op te stellen waardoor kennis en creativiteit uit de markt benut wordt en door nieuwe aanbestedingstechnieken toe te passen (innovatiepartnerschap, SBIR, integrale contracten, percelen gericht op innovatie, organiseren van concurrentiegerichte dialoog (light), afwegen van de totale levensduurkosten).

Ook het houden van meer marktconsultaties en het stimuleren van het eigen initiatief van leveranciers om nieuwe ideeën en vernieuwingen door te voeren, kan zorgen voor ontwikkeling en innovatie. Verder zullen per asset/productgroep marktverkenningen worden gehouden, zodat vóór en los van concrete aanbestedingsprocedures het gesprek met de markt kan worden gevoerd over kansen en mogelijkheden, zonder dat er sprake is van mogelijke belangenverstrengeling of voorkeursbehandeling.

Eerlijke arbeidsvoorwaarden

De provincie Zuid-Holland gaat uit van eerlijke arbeidsvoorwaarden bij haar inkopen, zoals bij wet geregeld. Daarnaast zal de provincie Zuid-Holland hiervoor een tekst in haar aanbestedingsdocumenten opnemen waarin inschrijvers verklaren bij de voorbereiding van hun inschrijving rekening gehouden te hebben met de verplichtingen ingevolge de regelingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, die gelden op de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd.

Social Return

Per aanbesteding bekijkt de provincie Zuid-Holland wat haalbaar en mogelijk is om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten.

Juridische beleidspunten

Europese en nationale wet- en regelgeving

De provincie Zuid-Holland handelt bij al haar inkopen en aanbestedingen conform Europese en nationale wet- en regelgeving.

De belangrijkste wet- en regelgeving:

•EG verdrag en Europese aanbestedingsrichtlijnen;

•Internationaal verdrag GPA (Agreement on Government Procurement);

•Regels uit het Burgerlijk Wetboek (precontractuele trouw, redelijkheid en billijkheid);

•Algemene Wet Bestuursrecht, Algemene Beginselen van Behoorlijk Bestuur, Wet Openbaarheid van Bestuur;

•Wet BIBOB (Wet Bevordering Integriteit-beoordeling door het Openbaar Bestuur);

•Aanbestedingswet 2012 en het bijbehorende Aanbestedingsbesluit;

•Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012);

•Gids Proportionaliteit.

De ontwikkelingen in de Europese en Nederlandse wet- en regelgeving worden gevolgd en de daaruit voortvloeiende nieuwe richtlijnen worden toegepast.

Alle inkopen en aanbestedingen van de provincie Zuid-Holland dienen te gebeuren volgens de basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving. Deze basisbeginselen zijn: transparantie, objectiviteit, proportionaliteit en non-discriminatie.

Klachtenregeling Aanbesteden

Indien een belanghebbende bij een aanbesteding een klacht heeft over een bepaald handelen of nalaten van de provincie Zuid-Holland dat in strijd is met de wettelijke bepalingen of als beginselen van transparantie, objectiviteit, proportionaliteit of non-discriminatie in het geding zijn, dan kan een belanghebbende een niet-anonieme klacht indienen middels het Formulier Regeling klachtafhandeling aanbesteden provincie Zuid-Holland via klachtenmeldpuntaanbesteden@pzh.nl. Hierbij dient de melder aan te geven hoe volgens hem de klacht verholpen kan worden bij de betreffende (Europese, nationale of meervoudige) aanbesteding. Meer informatie is te vinden in de Regeling klachtafhandeling aanbesteden provincie Zuid-Holland.

Provinciale Inkoopvoorwaarden

Voor inkopen van diensten en leveringen tot aan de Europese drempel worden in principe de dan geldende Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincies van toepassing verklaard op overeenkomsten die de provincie met leveranciers afsluit. Voor inkopen van diensten en leveringen boven de Europese drempel wordt in principe een maatwerkovereenkomst opgesteld. Voor inkopen van werken worden in principe de dan geldende UAV .(Uniforme Administratieve Voorwaarden) of de dan geldende UAV-GC. (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen) gehanteerd.

Voorwaarden van de wederpartij in welke vorm dan ook zijn in principe nooit van toepassing en worden afgewezen.

De mogelijkheid bestaat om aanvullende of afwijkende voorwaarden aan de inkoop-voorwaarden toe te voegen of maatwerk-overeenkomsten op te stellen.