Verzuimprotocol 2010

Ziekteverlof, wat is dat?

Principes van ons gezondheidsbeleid

De wijze van verzuimbegeleiding vormt een onderdeel van het integrale gezondheidsbeleid dat wij bij de gemeente hanteren. Het is goed te weten dat de volgende principes aan dit integrale gezondheidsbeleid ten grondslag liggen:

• ·

  De werkgever is verantwoordelijk voor goede en gezonde werkomstandigheden en om medewerkers daar zo goed mogelijk in te faciliteren. 

• ·

  Iedere medewerker is verantwoordelijk voor zijn eigen welzijn en gezondheid. 

• ·

  Voorkomen is beter dan genezen. Veel aandacht dus voor preventie.

Ziekteverlof Ziekte overkomt je, dat kan fysiek en/of psychisch zijn. Niemand wordt natuurlijk voor zijn lol ziek. Iedereen wil ook graag weer zo snel mogelijk beter zijn. Dat is dan ook het uitgangspunt van je leidinggevende als hij contact met je heeft tijdens je ziekteperiode. Jullie bespreken samen of het al duidelijk is wanneer je je werk kunt hervatten, of je in staat bent om gedeeltelijk je werk te hervatten of tijdelijk andere werkzaamheden te doen.

Daarom spreken we over aanvragen en toekennen van ziekteverlof. Waarom ‘ziekteverlof’, dat klinkt alsof je toestemming moet hebben om ziek te mogen zijn…. Dat is natuurlijk niet zo, je hoeft geen toestemming te hebben om bijvoorbeeld griep te hebben of een gebroken been of wat dan ook. Maar je moet wel toestemming hebben om thuis te mogen blijven, om niet te hoeven werken.

Wat kun je nog wel in plaats van: wat kun je niet

Het is namelijk mogelijk dat je bij bepaalde mate van ziekte/arbeidsongeschiktheid, niet je eigen functie kunt uitoefenen, maar wel in staat bent om vervangende werkzaamheden te doen. Denk bijvoorbeeld aan iemand in de buitendienst die last van zijn rug heeft. In dergelijke situaties kan iemand aangepaste taken uitvoeren zoals bijvoorbeeld inspectie taken. Het kan ook zijn dat iemand na een periode van overspannenheid weer gaat werken en begint met het uitvoeren  van eenvoudige administratieve taken. Uitgangspunt bij ziekte / arbeidsongeschiktheid is dus dat niet zozeer wordt gekeken naar wat iemand niet kan, maar naar wat iemand juist nog wel kan.

Voor de duidelijkheid: bij het overgrote deel van de ziekmeldingen is er geen enkele discussie of je wel of geen ziekteverlof krijgt. Het gaat om uitzonderingen waarbij dit nader bekeken wordt, over het algemeen in die situaties waarbij het verzuim mogelijk wat langer gaat duren.

Verzuimbegeleiding

Als je ziek bent,  is je leidinggevende, daarin bijgestaan door de P&O-adviseur, verantwoordelijk voor je begeleiding tijdens je ziekte. Deze begeleiding is er met name op gericht om je zo goed en soepel mogelijk te laten terugkeren (reïntegreren) in je werk. Jij en je leidinggevende kunnen je daarin, zeker als het een wat langer traject is, laten bijstaan door de P&O adviseur of bedrijfsarts, of deskundigen van het IZA Bedrijfszorgpakket.

Ziek melden, ziekteverlof aanvragen 

Wat moet ik doen op het moment dat  ik ziek word?

Als je ziek bent en niet kunt werken, vraag je ziekteverlof aan. Dit doe je telefonisch, aan het begin van je werkdag, echter vóór 9.00 uur, bij je direct leidinggevende. Is je leidinggevende niet aanwezig, dan geef je je ziekteverlofaanvraag door aan diens plaatsvervanger. Je leidinggevende neemt dan zo spoedig mogelijk contact met je op. Als je leidinggevende langdurig afwezig is wordt een plaatsvervanger voor de ziekteverzuimbegeleiding aangewezen. 

Welke gegevens moet ik doorgeven aan mijn leidinggevende?

• ·

  Wat zijn je beperkingen om te komen werken

• ·

  Hoe lang de vermoedelijke duur van de ziekte is (in verband met eventuele vervanging en het afzeggen/verzetten van afspraken) 

• ·

  En of je ziekte of aandoening samenhangt met je werk en/of arbeidsomstandigheden.

• ·

  Op welk adres en (mobiel) telefoonnummer je te bereiken bent.

Wat gebeurt er met mijn ziekteverlof aanvraag?

Als je ziekteverlof aanvraagt bij je leidinggevende, beoordeelt hij of het ziekteverlof wordt toegekend. In heel veel gevallen zal dat klip en klaar zijn en wordt het zonder meer toegekend. Daarna geeft hij je ziekteverlofaanvraag (voor 9.00 uur) door aan de afdeling P&O.

In uitzonderlijke gevallen kan het natuurlijk ook zijn dat je leidinggevende nog vragen heeft over je ziekteverlof-aanvraag. Dan wordt je aanvraag even door hem aangehouden en overlegt hij met jou wat er nodig is om je aanvraag wel goed te kunnen beoordelen en afhandelen. Dat kan bijvoorbeeld zijn dat de bedrijfsarts erbij wordt betrokken of dat jullie samen een gesprek hebben, eventueel met de P&O-adviseur erbij.

Hoe dan ook, je leidinggevende bespreekt iedere ziekmelding met de P&O-adviseur. Zeker op de eerste dag maar afhankelijk van de duur van je afwezigheid, daarna ook zo vaak als nodig. Zij bepalen samen of er op enig moment specifieke actie noodzakelijk is. Is dat aan de orde dan wordt dit vanzelfsprekend met je besproken. Zo kan het van belang worden geacht deskundigen in te schakelen, waaronder de bedrijfsarts. maar dit kunnen afhankelijk van de klachten ook andere dienstverleners zijn zoals fysiotherapeut, psycholoog, bedrijfsmaatschappelijk werk etc. Er wordt geen contact opgenomen met de huisarts of andere dienstverleners zonder dat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Er kan alleen door de bedrijfsarts contact worden opgenomen met je huisarts of andere dienstverleners.

Wordt de bedrijfsarts ingeschakeld dan wordt vooraf met jou besproken met welke specifieke  vraagstelling je bij de bedrijfsarts wordt uitgenodigd. De vraagstelling wordt ingevuld op het formulier: afspraak bedrijfsarts.  

Wat kan ik van mijn leidinggevende verwachten? 

Je leidinggevende onderhoudt tijdens je ziekte regelmatig contact met je. Je kan er daarbij van uitgaan dat hij vanuit betrokkenheid met je situatie je zo goed mogelijk ondersteunt bij je reïntegratie. Hij denkt mee en zoekt naar oplossingen en waar nodig geeft hij duidelijkheid . Ook schakelt hij in overleg met jou eventuele deskundigen in, zoals bijvoorbeeld de bedrijfsarts.

Verder zorgt hij dat jouw afwezigheid op de afdeling zo goed mogelijk wordt opgevangen.

Wat kan de leidinggevende van mij verwachten? Natuurlijk moet je er alles aan doen om zo snel mogelijk beter te worden en dat je op een zo constructief mogelijke wijze aan je reïntegratie (mee)werkt. Je zoekt zelf ook naar oplossingen en je bent bereid om in gesprek te gaan hierover met je leidinggevende. Medische behandelingen en consulten stel je alleen uit in overleg met de bedrijfsarts. Het spreekt voor zich dat je tijdens je ziekte geen arbeid elders mag verrichten.

Wat als mijn leidinggevende mijn ziekteverlofaanvraag niet accepteert?

Als jij en je leidinggevende er in die uitzonderlijke gevallen echt niet met elkaar uitkomen en je   ziekteverlofaanvraag niet geaccepteerd wordt en je komt niet werken dan kan dit leiden tot een waarschuwing. Dat geldt ook als je onvoldoende meewerkt aan je herstel. Als er geen verbetering optreedt, heeft de gemeente Heemstede het recht om loondoorbetaling op te schorten of zelfs stop te zetten. Natuurlijk heb je de mogelijkheid tegen diverse besluiten bezwaar aan te tekenen. Ben je het niet eens met een oordeel van de bedrijfarts dan kun je een second-opinion aanvragen bij het UWV, dit heeft echter geen opschortende werking.

Als het ziekteverlof langer gaat duren

In een aantal (medische) situaties is er natuurlijk geen invloed uit te oefenen op de duur van het hersteltraject. Dan is de regie volledig bij de specialisten. Maar in alle andere situaties proberen we met elkaar eraan te werken dat je op verantwoorde wijze weer zo snel en goed mogelijk reïntegreert. Al is het alleen maar omdat onderzoek heeft uitgewezen dat hoe langer je van het werk weg bent, hoe hoger met name de psychologische drempel om weer aan de slag te kunnen. Bij langer ziekteverlof is het vaak moeilijk om weer in één keer helemaal aan het werk te gaan. Terugkeer naar het werk gaat dan stapsgewijs.

Na 42 dagen

Als je ziekteverlof langer dan 42 dagen duurt, dan zijn er allerlei wettelijke acties en termijnen waaraan we met elkaar moeten voldoen. Als het ziekteverlof langer is dan 42 dagen en je verwacht dat je niet binnen 2 weken weer volledig aan de slag bent, dan wordt een reïntegratietraject gestart.

Probleemanalyse

Uiterlijk in de zesde week na de ziekmelding brengt de bedrijfsarts jouw situatie in kaart. Dit wordt de probleemanalyse genoemd. Deze analyse is de basis voor het traject waarin je probeert weer aan het werk te gaan: het reïntegratietraject. De bedrijfsarts geeft een advies of en hoe je weer aan de slag gaat. Bijvoorbeeld door stap voor stap meer uren te gaan werken of aanpassingen op de werkplek. Deze informatie wordt verstrekt aan jou en de gemeente Heemstede. Uiteraard worden hierbij de regels over wie welke informatie ontvangt, in acht genomen. De probleemanalyse met advies wordt bewaard in het persoonsdossier.

Als je binnen 4 weken nadat je hersteld bent van een vorig ziektegeval weer opnieuw ziek wordt, loopt de oude ziekmelding door! Dus als je  in januari vier weken ziek bent geweest, in februari twee weken hebt gewerkt en daarna weer ziek wordt, moet de bedrijfsarts een probleemanalyse maken!

Plan van aanpak

Na 8 weken stel je samen met je leidinggevende een plan van aanpak op, op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies, voor het bereiken van je herstel. Bij het opstellen van het plan wordt gebruik gemaakt van de probleemanalyse van de bedrijfsarts. Via de mail ontvangt je leidinggevende hiervan een melding. Het formulier plan van aanpak is te downloaden via www.uwv.nl onder formulieren. In het plan van aanpak kunnen afspraken gemaakt worden over 3 soorten activiteiten: a. Aanpassingen op het werk b. Trainingen en therapieën c. Activiteiten die de werknemer begeleiden naar ander werk

ad a. Aanpassingen op het werk

Het kan hierbij gaan om tijdelijke of blijvende aanpassingen, bijvoorbeeld: - een andere inrichting van het werk (lager werktempo, een lager werkdruk, een ander takenpakket, bijscholing); - verbetering op de werkplek (andere stoel); - andere arbeidsvoorwaarden (vaker werkoverleg, aanpassing werktijden); - verbetering werksfeer (vaker contact met de medewerker, collega’s en leidinggevende)

ad b. Trainingen en therapieën

Het kan hierbij gaan om trainingen en arbeidsgerelateerde therapieën om de lichamelijke of psychische klachten op te lossen, of om te voorkomen dat je opnieuw ziek wordt. Bijvoorbeeld: - fysiotherapie, rugtraining; - traumabehandeling, stresstraining, behandeling burn-out; - cursus timemanagement; - bezoek bedrijfsmaatschappelijk werk of bezoek psycholoog. 

Een medewerker heeft het recht op keuze van behandelaar. Deze keuze dient echter wel adequaat en voldoende deskundig te zijn. Adequaat betekent dat er geen onredelijke wachttijden zijn en er een maximale inspanning geleverd moet worden om snel een afspraak te krijgen. Voldoende deskundig betekent dat de gekozen behandelaar zoveel  mogelijk de arbeidsrelatie betrekt bij het advies en aangeeft welke belastbaarheid benutbaar is. Indien dit niet aantoonbaar is kan de werkgever de medewerker hier op wijzen en richting geven aan een efficiënter traject. 

ad c. Activiteiten die de werknemer begeleiden naar ander werk

- omscholing/ beroepskeuzetest; - loopbaanbegeleiding; - bemiddeling bij het vinden van ander werk.

Wat is een 1e jaar evaluatie?

Voor afloop van het eerste ziektejaar evalueer je samen met je leidinggevende welke stappen er in het eerste ziektejaar zijn gezet om de reïntegratie te bevorderen. Het plan van aanpak kan naar aanleiding van deze evaluatie bijgesteld worden. Het formulier hiervoor is te downloaden via www.uwv.nl. Bij deze evaluatie wordt ook gekeken of een reintegratie binnen de eigen organisatie nog realistisch is of dat het wellicht ook zinvol is om je bij de reintegratie te richten op andere organisaties.

Wat na 2 jaar ziekte?

Gelukkig zijn dit soort termijnen maar hoogstzelden aan de orde. Maar in het geval iemand na 2 jaar nog ziek is en er weinig tot geen perspectief is op een (geslaagde) reintegratie, dan kan overwogen worden het dienstverband te beeindigen. Vanzelfsprekend heeft iemand dan natuurlijk wel recht op een uitkering.

Langer ziek zijn en loon

Je hebt gedurende 6 maanden recht op doorbetaling van je volledige bezoldiging. Na 6 maanden wordt de bezoldiging voor 90% uitbetaald, na 12 maanden wordt de bezoldiging voor 75% uitbetaald. Na 24 maanden heb je recht op 70% van je bezoldiging.

Wanneer krijg ik 100% doorbetaling  van mijn bezoldiging? Je hebt recht op doorbetaling van je volledige bezoldiging over de uren waarop je: - je arbeid verricht of passende arbeid verricht; - je werkzaamheden in het kader van de reïntegratie verricht; - je scholing volgt in het kader van je reïntegratie. - Als er sprake is van een dienstongeval heb je ook na 6 maanden recht op doorbetaling van de volledige bezoldiging. De reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer wordt na 4 weken stopgezet.

Wat verder goed is om te weten 

Waar worden de gespreksverslagen e.d. bewaard?

De Wet Verbetering Poortwachter verplicht de gemeente Heemstede en de bedrijfsarts om alle inspanningen die zijn ondernomen om te komen tot een succesvolle werkhervatting, in een dossier vast te leggen. Dit kunnen gespreksverslagen zijn, maar ook terugkoppelingen van (evaluatie)spreekuren en bijstellingen van het vastgestelde plan van aanpak, evenals bijstellingen van de eerstejaarsevaluatie. Bij de gemeente Heemstede wordt dit alles in het persoonsdossier bewaard.

Hoe wordt mijn privacy gewaarborgd?

De bedrijfsarts heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de medische gegevens en andere bijzonderheden die de persoonlijke levenssfeer betreffen. De bedrijfsarts geeft alleen advies over je mate van belastbaarheid.

Ben ik verplicht om  aan een medisch onderzoek mee te werken?

Als een medisch onderzoek noodzakelijk is om je arbeid(on)geschiktheid te beoordelen, ben je verplicht mee te werken. Het medisch onderzoek wordt gedaan door de bedrijfsarts. 

Hoe werk ik mee aan mijn werkhervatting?

Je bent samen met de leidinggevende verantwoordelijk voor het herstel en een zo spoedig mogelijke verantwoorde terugkeer naar het werk. Je werkt samen aan de begeleiding en activiteiten die hierop gericht zijn, bijvoorbeeld training, scholing, gedeeltelijke werkhervatting en werkaanpassing. Je stelt je actief op in dit proces. Tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid werk je mee aan je herstel en je houdt je aan de gemaakte afspraken met de bedrijfsarts en de gemeente Heemstede.

Hoe is het contact met mijn leidinggevende?

Tijdens je ziekteverlof dien je regelmatig contact te onderhouden met je leidinggevende. Verder dien je je leidinggevende te informeren omtrent het verloop en de behandeling van je ziekte na consult van de (bedrijfs)arts.

Herstelmelding

Wat moet ik doen als ik mijn werk weer kan hervatten?

Tijdens je ziekte heb je contact met je leidinggevende. Op het moment dat je weer bijna beter bent, bespreek je daarin natuurlijk ook met elkaar wanneer je weer aan het werk kunt. De eerste dag dat je weer terug bent op het werk moet je je voor 9.00 uur door je directe leidinggevende hersteld laten melden bij de afdeling P&O. Als de leidinggevende niet aanwezig is dan neem je zelf rechtstreeks contact op met de afdeling P&O.

Wat mag ik bij mijn  terugkeer  van mijn leidinggevende verwachten?

Je mag van je leidinggevende verwachten, dat hij met jou een gesprek voert met betrekking tot  hoe je je werk weer gaat oppakken (takenpakket, aantal uren e.d.) en je informeert over wat er tijdens je afwezigheid is gebeurd.

Wat als ik al een uitnodiging van de bedrijfsarts heb ontvangen?

Als je een uitnodiging hebt voor een gesprek met de bedrijfsarts terwijl je alweer beter bent, dan neem je contact op met je leidinggevende. Je kunt dan bespreken of de afspraak nog nodig is.

Enkele bijzonderheden

Vakantie en verlof

Heeft mijn ziekte gevolgen voor mijn verlofopbouw?

In principe gaat de opbouw van verlofdagen tijdens je ziekteverlof gewoon door. Alleen wanneer je ziekteverlof meer dan zes maanden duurt, wordt de verlofberekening achteraf aangepast, conform artikel 6:2:3 van de CAR-UWO.

Wat moet ik doen als ik ziek wordt tijdens mijn vakantie?

Indien je ziek wordt tijdens je vakantie dan gelden dezelfde regels als bij een normale ziekmelding. Je dient dus zo spoedig mogelijk je ziekteverlofaanvraag telefonisch door te geven aan je leidinggevende. Als telefonische melding niet mogelijk is dan kan de melding bij uitzondering worden doorgegeven per e-mail. Je meldt ook het verblijfadres en je geeft aan op welke wijze je te bereiken bent. Na terugkeer dien je een, door de behandelend arts opgestelde, geldige medische verklaring aan je leidinggevende te overleggen, waarin de aard en de duur van de ziekte wordt vermeld. De leidinggevende beslist in overleg met de P&O adviseur of  bedrijfsarts, op grond van deze verklaring, over de teruggave van de uiteindelijke niet genoten verlofdagen.

Mag ik tijdens mijn ziekte op vakantie gaan?

Voor het opnemen van vakantieverlof tijdens ziekte dien je toestemming te verkrijgen van je leidinggevende. Je leidinggevende kan advies vragen aan de bedrijfsarts.

Indien je gedeeltelijk ziek bent, dien je het aantal vakantie-uren op te nemen, dat je ook zou hebben opgenomen als je niet ziek was, conform artikel 6:2:3 lid 4 van de CAR-UWO.

Ongeval

Wat moet ik doen als ik een (bijna) ongeval krijg tijdens werktijd?

Indien het ziekteverlof het gevolg is van een (bijna) ongeval op het werk, dan meld je dit direct aan je leidinggevende. Maar ook als je geen ziekteverlof hoeft aan te vragen dien je het (bijna) ongeval te melden bij je leidinggevende zodat oorzaken opgespoord kunnen worden en herhaling kan worden voorkomen.

Wat als ik slachtoffer ben van een ongeval buiten werktijd?

Als je door een (verkeers)ongeval buiten werktijd niet in staat bent te werken, geef je dat aan bij je ziekteverlofaanvraag.

Vertrouwenspersoon

Is er ook een vertrouwenspersoon binnen de organisatie?

Er kan zich een situatie voordoen binnen het werk, waarbij je behoefte hebt om daar eens vertrouwelijk met iemand over te praten. In eerste instantie kan dat je leidinggevende zijn, maar dat kan ook de vertrouwenspersoon zijn van de gemeente. Medewerkers van P&O zijn uiteraard ook altijd bereikbaar. Er zijn ook situaties denkbaar waarin dat absoluut niet kan, gelet op het delicate karakter of omdat je weinig vertrouwen hebt in een mogelijke gesprekspartner binnen de gemeente Daarom is er de mogelijkheid dat je contact opneemt met de bedrijfsmaatschappelijk werker van het IZA Bedrijfszorgpakket. De bedrijfsmaatschappelijk werker zal zonder je toestemming geen contact met derden opnemen en zal je naam niet melden aan de werkgever.

Verschil van mening tussen bedrijfsarts en eigen specialist/huisarts

Mijn huisarts en bedrijfsarts geven verschillende adviezen. Wat kan ik doen?

De bedrijfsarts zegt dat je weer (gedeeltelijk) aan het werk kunt. Je vindt dat je daar nog niet aan toe bent. Vraag aan de bedrijfsarts waarom hij vindt dat je weer aan het werk kunt. Vertel zo duidelijk mogelijk waarom je denkt dat je met je gezondheid nog niet kunt werken. Soms raadt je huisarts of specialist je aan om het nog even rustig aan te doen. Vraag de bedrijfsarts dan om contact op te nemen met je behandelend arts. Verschillen je bedrijfsarts en huisarts over je mogelijkheden te kunnen werken, dan beslist de bedrijfsarts. De mening van de bedrijfsarts is doorslaggevend. Als de werkgever ook vindt dat je kunt werken, dan moet je weer aan de slag. Anders kan je werkgever je loon stop zetten.

Ben je het niet eens bent met de bedrijfsarts?

Dan kun je een ‘deskundigenoordeel’ of ‘second opinion’ aanvragen bij het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen). Het UWV doet binnen een paar weken een uitspraak. Deze uitspraak is niet bindend. De werkgever hoeft zich er dus niet aan te houden, maar doet dit meestal wel. Je kunt dan naar de rechter stappen voor een definitief oordeel.

Frequent kortdurend verzuim

In onze verzuimbegeleiding besteden we expliciet aandacht aan frequent kortdurend verzuim (1-7 dagen). We spreken van frequent kortdurend verzuim als je je in een periode van 12 maanden 3x of meer hebt ziekgemeld (of eigenlijk formeel gesproken ziekteverlof hebt gevraagd). Dat kan namelijk een indicatie zijn dat er in de werk- of privé-situatie iets is wat van invloed is op je inzetbaarheid / belastbaarheid. Dat hoeft niet perse aan de orde te zijn want je kunt natuurlijk gewoon pech hebben gehad met bijvoorbeeld griep en een verkoudheid. Maar statisch gezien is 3x per jaar kortdurend ziek bovengemiddeld. Het kan dus een indicatie zijn dat nader onderzoek naar bepaalde gezondheidklachten gewenst is of dat je het bijvoorbeeld te druk hebt in je werk en / of daarbuiten. Het kan ook zijn dat er geen direct, aanwijsbare reden is te duiden maar dan is het wel de vraag hoe het verzuim kan worden teruggebracht.

We vinden het dus belangrijk, zeker alleen al uit voorzorg, dat je samen met je leidinggevende er aandacht aan besteed als je in een periode van 12 maanden 3x of meer kortdurend hebt verzuimd. Dit kan zijn in een gesprek tussen jou en je leidinggevende, eventueel met ondersteuning daarbij van de P&O adviseur.