Verordening op de vertrouwenscommissie

Geldend van 03-03-2016 t/m heden

Intitulé

Verordening op de vertrouwenscommissie

De raad van de gemeente Edam-Volendam;

Gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86,147 en 149 van deGemeentewet;

Gelet op hetgeen bepaald is in de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties inzake procedureregels bij burgemeestersbenoemingen, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester d.d. 10 juli 2012, kenmerk 2012-0000404807;

Gehoord het presidium van 14-1-2016; B e s l u i t :

  • I.

    In te stellen een vertrouwenscommissie als bedoeld in artikel 61 Gemeentewet, belast met de beoordeling van de kandidaten voor de vacature van burgemeester van de gemeente Edam-Volendam.

  • II.

    vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, de functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt en de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.

HOOFDSTUK 1 BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    commissie: de vertrouwenscommissie als bedoeld in artikel 61, derde lid Gemeentewet;

  • b.

    kandidaten: personen die gesolliciteerd hebben naar het ambt van burgemeester van de Gemeente Edam-Volendam;

  • c.

    commissaris: de commissaris van de Koning in de Provincie Noord-Holland.

HOOFDSTUK 2 TAAK EN SAMENSTELLING COMMISSIE

Artikel 2 Taak commissie
  • 1. De commissie heeft tot taak:

    • a.

      de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of

    • b.

      een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.

  • 2. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de raad en de commissaris door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

    • a.

      Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

    • b.

      Een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,

    • c.

      Aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie en heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

    • d.

      Bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen

    • e.

      Bij herbenoeming: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

  • 3. Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.

  • 4. Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris.

Artikel 3 Samenstelling commissie
  • 1. De commissie wordt benoemd door de raad en bestaat uit de fractievoorzitters van de in de raad vertegenwoordigde fracties.

  • 2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

  • 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning
  • 1. De griffier is secretaris van de commissie.

  • 2. Bij verhindering of ontstentenis wordt de griffier vervangen door de plaatsvervangend griffier.

Artikel 5 Adviseur
  • 1. Een wethouder kan als adviseur aan de commissie worden toegevoegd in verband met de in artikel 2 lid 1 genoemde taken.

  • 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

  • 3. De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 2 lid 1 genoemde taken als adviseur aan de commissie worden toegevoegd.

  • 4. De gemeentesecretaris is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

  • 5. Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 6 Geheimhouding
  • 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

  • 2. De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

  • 3. De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet er op toe dat hieraan wordt voldaan.

  • 4. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan de raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 12, vierde lid en artikel 2 lid 2 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

  • 5. De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 10 en 11 van deze verordening een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 6. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

  • 7. De geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

  • 8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de adviseurs van de commissie.

HOOFDSTUK 2 VERGADERINGEN EN ROL VOORZITTER

Artikel 7 Vergaderfrequentie en oproep
  • 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of vier leden dit noodzakelijk achten.

  • 2. De voorzitter zendt tenminste vier dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

  • 3. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste 24 uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

Artikel 8 Informatievergaring
  • 1. De commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten.

  • 2. De commissie wint mondeling noch schriftelijk noch op andere wijze inlichtingen in omtrent kandidaten in bij derden.

Artikel 9 Quorum en advies.
  • 1. De commissie vergadert niet als niet tenminste vijf leden, waaronder de voorzitter dan wel plaatsvervangend voorzitter, aanwezig zijn.

  • 2. De bevindingen, bedoeld in artikel 2, derde lid worden bij meerderheid van stemmen vastgesteld, waarbij de fractievoorzitters hun stem uitbrengen naar rato van het aantal zetels dat zij in de raad vertegenwoordigen.

  • 3. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het in artikel 2, derde lid bedoelde verslag vermeld.

  • 4. Bij staking van stemmen over de vast te stellen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan bevat het in artikel 2, derde lid bedoelde verslag niet de bevindingen, maar de individuele meningen van de commissieleden.

Artikel 10 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
  • 1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

  • 2. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres van de secretaris en aan dat adres bewaard tot het moment van archivering

  • 3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden.

Artikel 11 Uitnodiging kandidaten en gesprek
  • 1. De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie.

  • 2. De plaats en het tijdstip van een gesprek worden zodanig gekozen, dat voorkomen wordt dat kandidaten hierdoor bekend worden of tijdens het bezoek aan de commissie met elkaar in contact komen.

  • 3. Tijdens een gesprek deelt de commissie een kandidaat in ieder geval mede:dat de door de raad aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties te zenden aanbeveling bestaat uit twee personen, wordt opgesteld in voorkeursvolgorde en openbaar is.

Artikel 12 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
  • 1. Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een functioneringsgesprek met de burgemeester

  • 2. Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek met de burgemeester.

  • 3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

  • 4. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.

  • 5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige functioneringsgesprek.

  • 6. Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris met de burgemeester heeft.

  • 7. In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

HOOFDSTUK 3 ONTBINDING COMMISSIE EN BEWAARPLICHT STUKKEN

Artikel 11 Ontbinding en bewaarplicht
  • 1. De commissie wordt geacht ontbonden te zijn met ingang van de dag, volgend op die waarop aan het gemeentebestuur is bekendgemaakt dat in de vacature is voorzien; bij een functioneringsgesprek: het verslag van het functioneringsgesprek is vastgesteld; bij een herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk Besluit is gevolgd.

  • 2. De voorzitter van de commissie draagt er zorg voor dat op het in het eerste lid bedoelde tijdstip alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft gemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden over gebracht naar de krachtens de Archiefwet aangewezen archief bewaarplaats van de gemeente.

  • 3. De originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de commissaris, kandidaten of derden, worden onmiddellijk aan deze teruggezonden.

  • 4. Alle overige bescheiden van de commissie en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden onmiddellijk vernietigd.

HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN

Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de commissie.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag nadat zij is vastgesteld.

Artikel 14 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie Edam-Volendam 2016

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad in zijn
openbare vergadering van 18 februari 2016.
de griffier, de voorzitter,