Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden Provincie Zeeland 2016

Ondertekening

Toelichting op de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden 2016

1. Algemeen

1.1 Achtergrond wijzigingen in verordening: harmonisatie en modernisering

De wijzigingen in deze verordening ten opzichte van de verordening van 2005, vloeien voort uit de harmonisatie en modernisering door het ministerie van BZK (2014) van de rechtsposities van de voorzitters, dagelijkse bestuurders en volksvertegenwoordigers in de provincies, gemeenten en waterschappen. De verschillende rechtsposities zijn neergelegd in de betreffende rechtspositiebesluiten en ministeriële regelingen (zie verder onder 1.2). In het kader van genoemde actie van BZK zijn voor vergelijkbare decentrale politieke ambtsdragers vergelijkbare artikelen opgenomen. Ook is bezien of de desbetreffende voorziening nog adequaat was met het oog op het functioneren van de politieke ambtsdrager in de huidige tijd.

De voorgestelde wijzigingen in de verordening hebben dus geen betrekking op beleidswijzigingen ten aanzien van de status van de respectievelijke rechtsposities, en hebben dus ook geen verslechtering daarvan tot gevolg. In het geval van de commissieleden is zelfs sprake van een verbetering. Zo hebben deze politieke ambtsdragers nu ook recht op voorzieningen als computer- en internetverbinding dan wel op vergoeding voor de aanschaf of het gebruik daarvan. Ook hebben de commissieleden recht op vergoeding van de kosten van deelname aan een cursus, congres, seminar of symposium.

De systematiek van de verordening is in zoverre gewijzigd dat de vergoedingen die dwingendrechtelijk zijn vastgelegd in de rechtspositiebesluiten en –regelingen niet meer in de verordening zijn opgenomen. Die onnodige dubbeling is er uitgehaald en heeft een zekere deregulering tot gevolg.

IPO heeft als handreiking een model voor de verordening geleverd. Dit model is voor deze decentrale verordening als uitgangspunt genomen. Waar mogelijk en wenselijk is recht gedaan aan de Zeeuwse variant van bepaalde artikelen in de vigerende verordening.

1.2 Wettelijke regelingen

De regeling van de rechtspositie van gedeputeerden, statenleden en leden van provinciale commissies vindt op drie of vier niveaus plaats, te weten bij wet, algemene maatregel van bestuur (AMvB), ministeriële regeling (alleen voor gedeputeerden) en provinciale verordening.

Wettelijk is voor gedeputeerden in de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa) de uitkering na aftreden en het pensioen geregeld. Voor statenleden is de tijdelijke vervanging bij zwangerschap en bevalling of ziekte wettelijk geregeld. In de Provinciewet is opgenomen dat nadere invulling van de rechtspositie van gedeputeerden, staten- en commissieleden moet worden geregeld bij of krachtens de wet. Daartoe zijn twee AMvB's tot stand gekomen: het Rechtspositiebesluit gedeputeerden en het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden. In een ministeriële regeling, de Regeling rechtspositie gedeputeerden, zijn sommige vergoedingen nader uitgewerkt.

In deze wetten en nadere regelgeving zijn alle voor de rechtspositie van belang zijnde onderwerpen geregeld. Een aantal voorzieningen, zoals de hoogte van de bezoldiging en de verschillende onkostenvergoedingen, is in beide rechtspositiebesluiten overwegend geregeld in dwingende bepalingen. Voor secundaire voorzieningen, zoals bijvoorbeeld de verstrekking van een OV-jaarkaart, geldt dat de provincie de vrijheid heeft om deze voorzieningen te treffen.

De vergoedingen en regelingen voor staten- en commissieleden en gedeputeerden die bij of krachtens wet (lees: Provinciewet, rechtspositiebesluit- of regeling) dwingendrechtelijk geregeld zijn, zijn niet opgenomen in deze verordening. Dit betreft:

• 1.

  de vergoeding voor werkzaamheden voor statenleden;

• 2.

  de onkostenvergoeding voor statenleden en gedeputeerden;

• 3.

  de toelage voor fractievoorzitters, leden van de vertrouwenscommissie, leden van de rekenkamerfunctie, dan wel de onderzoekscommissie;

• 4.

  de compensatiemaatregelen voor staten- en commissieleden als zij een WW, BWOO of arbeidsongeschiktheidsuitkering hebben;

• 5.

  de vergoeding van de contributie voor het lidmaatschap van de beroepsverenigingen;

• 6.

  de voorzieningen bij ziekte en dienstongeval;

• 7.

  de vergoeding voor de waarneming van het voorzitterschap van provinciale staten;

• 8.

  de voorzieningen bij tijdelijk ontslag wegens zwangerschap en bevalling of ziekte;

• 9.

  voorzieningen voor staten- of commissieleden en gedeputeerden met een fysieke beperking;

• 10.

  de bezoldiging van de gedeputeerden.

1.3 Hoofdlijnen provinciale verordening

In de verordening zijn bepalingen opgenomen inzake de rechtspositie van gedeputeerden, statenleden en leden van provinciale commissies voor zover die niet dwingend geregeld zijn in hogere wet- en regelgeving. De grondslag hiervoor is te vinden in de Provinciewet en de genoemde rechtpositiebesluiten.

Buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend genieten de gedeputeerden als zodanig geen inkomsten, in welke vorm dan ook, ten laste van de provincie (artikel 43 van de Provinciewet). Dit betekent dat de rechtspositionele aanspraken voor zittende gedeputeerden uitsluitend te vinden zijn in respectievelijk de Provinciewet, het Rechtspositiebesluit gedeputeerden, de Regeling rechtspositie gedeputeerden en de provinciale Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden. Gewezen gedeputeerden ontlenen hun aanspraak op een ontslaguitkering en pensioen aan de Appa.

Een soortgelijke bepaling als artikel 43 is in artikel 96 van de Provinciewet opgenomen voor staten- en commissieleden. Het tweede lid van die bepaling voegt daaraan toe dat bij provinciale verordening aan staten- en commissieleden voordelen, anders dan in de vorm van vergoedingen en tegemoetkomingen, mogen worden toegekend. Daarvoor is wel ministeriële goedkeuring vereist.

1.4 Provinciale verordening

De verordening bevat bepalingen inzake:

• •

  de beloning voor de werkzaamheden van commissieleden (artikel 2), waarbij is opgemerkt dat voor statenleden en gedeputeerden niets is opgenomen omdat hun bezoldiging c.q. vergoeding uitputtend is geregeld in de respectievelijke rechtspositiebesluiten;

• •

  reis- en verblijfkosten van gedeputeerden, staten- en commissieleden, waarbij voor gedeputeerden een onderscheid gemaakt is tussen woon-werkverkeer en zakelijke reizen (artikelen 3,4, 9 t/m 12);

• •

  buitenlandse reizen (artikelen 5 en 13);

• •

  reis- en pensionkosten en verhuiskosten van de bij de benoeming verhuisplichtige gedeputeerde (artikel 16);

• •

  beschikbaarstelling van computer- en communicatieapparatuur aan staten- en commissieleden en gedeputeerden (artikelen 7, 14 en 15) en faciliteiten in de vorm van deelname van staten- en commissieleden aan cursussen, congressen e.d. (artikel 6);

• •

  de procedure van declareren en betalen (artikelen 18 t/m 20).

1.5 De arbeidsverhouding van de gedeputeerde en het statenlid

Statenleden zijn niet in dienstbetrekking bij de provincie. De provincie is dus niet de werkgever. Dat betekent bijvoorbeeld dat zij voor zover het betreft het statenlidmaatschap niet vallen onder de werknemersverzekeringen zoals de Werkloosheidswet, Ziektewet en WIA. Omdat er geen dienstbetrekking is met de provincie vallen statenleden niet onder de Wet op de loonbelasting 1964, maar worden hun inkomsten getoetst aan de Wet inkomstenbelasting 2001. Wel kan een statenlid opteren voor de loonbelasting door te kiezen voor het fictief werknemerschap (zie hieronder).

Gedeputeerden zijn ingevolge de Ambtenarenwet als benoemde bestuurders in openbare dienst aangesteld en vallen onder de werking van die wet. De bepalingen over het materiële ambtenarenrecht uit de Ambtenarenwet zijn echter niet van toepassing op gedeputeerden. Hun rechtspositie wordt, zoals hiervoor is aangegeven, beheerst door specifieke wet- en regelgeving. De aanstelling in openbare dienst houdt voor de toepassing van de fiscale wetgeving in dat sprake is van een arbeidsverhouding die als dienstbetrekking wordt aangemerkt. Dit betekent dat gedeputeerden direct onder de werking van de Wet op de loonbelasting 1964 vallen. Gedeputeerden vallen niet onder de werking van de Ziektewet, Werkloosheidswet en WIA. Evenmin geldt voor hen de pensioenvoorziening bij het ABP. De uitkering na aftreden en het ouderdoms- en nabestaandenpensioen zijn voor gedeputeerden geregeld in de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa).

1.6 De loon- en inkomstenbelasting

Opting-in-regeling

Statenleden kunnen opteren voor de loonbelasting. Het statenlid kan met de provincie overeenkomen dat deze loonheffing inhoudt. Dat wordt de "opting-in-regeling" genoemd. De administratie van de provincie is zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de daaraan gestelde wettelijke eisen. In een gezamenlijke verklaring melden de provincie en het statenlid aan de Belastingdienst dat wordt geopteerd voor de loonbelasting. Als gezamenlijk wordt gekozen voor het loonbelastingsysteem dan draagt de provincie de ingehouden loonheffing af aan de Belastingdienst. Omdat een statenlid geen werknemer is in de formele zin van het woord, valt hij niet onder de sociale zekerheidswetgeving. Om die reden worden over de statenvergoeding ook geen premies sociale zekerheid ingehouden. De inkomsten worden als loon belast in box 1. Het statenlid hoeft in dat geval geen administratie bij te houden. Kosten die worden gemaakt kunnen niet worden afgetrokken. Wel kan de provincie onder voorwaarden bepaalde vergoedingen onbelast verstrekken en bepaalde faciliteiten onbelast in bruikleen beschikbaar stellen.

De Belastingdienst accepteert inmiddels ook van commissieleden de toepassing van de opting-in-regeling.

Fiscale standaardpositie

Als niet voor de loonbelasting wordt geopteerd dan geldt voor het statenlid dat hij voor de Wet inkomstenbelasting 2001 resultaat uit een werkzaamheid geniet. In dat geval is het winstsysteem van toepassing. Betrokkene moet dan alle ontvangsten verantwoorden als winst en kan de gemaakte kosten daarop in mindering brengen. Statenleden die gekozen hebben voor de standaardregeling zullen dan ook over de netto-onkostenvergoeding inkomstenbelasting moeten betalen, tenzij zij aan de hand van bewijsmateriaal kunnen aantonen dat de vergoeding besteed is aan onkosten voortvloeiend uit het statenlidmaatschap. De verstrekking van een ov-jaarkaart behoort dan ook in beginsel tot de te belasten voordelen.

Betrokkenen kunnen bij de aangifte inkomstenbelasting hun werkelijke beroepskosten, met inachtneming van een aantal wettelijke beperkingen en normeringen, in mindering brengen op hun belastbaar inkomen (belastbaar resultaat). De provincie dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen op grond van deze verordening aan de Belastingdienst te melden middels een opgave IB47. Verstrekkingen (bijvoorbeeld een OV-jaarkaart) moet naar de waarde in het economisch verkeer worden opgegeven. Het daadwerkelijke zakelijke gebruik leidt dan tot aftrek.

1.7 Eenmalige keuze per zittingsperiode

Zoals hierboven naar voren is gekomen kan de keuze om al of niet te opteren voor de loonbelasting voor het statenlid ingrijpende gevolgen hebben. De beslissing om voor de loonbelasting te opteren moet bij aanvang van de zittingsperiode worden gemaakt en geldt voor de gehele zittingsperiode.

1.8 De vergoedingssystematiek

Voor de uitoefening van het politieke ambt moeten bestuurders niet het eigen inkomen hoeven aan te spreken. Een adequate vergoedingssystematiek is daarom van belang. Waar er functionele uitgaven zijn, verdient het aanbeveling terughoudend te zijn met een functioneringswijze waarin de bestuurder deze uit eigen middelen betaalt en de provincie ze terugbetaalt. Eigen middelen en publieke middelen moeten zoveel mogelijk gescheiden worden gehouden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur de kosten direct in rekening te brengen bij de provincie. Aan de mogelijkheid om zo nodig declaraties in te dienen zal echter behoefte blijven bestaan.

1.9 Controle en verantwoording

Voor de bestuurlijke uitgaven is – net als voor de besteding van alle andere publieke middelen – transparantie van groot belang. Daartoe dienen enerzijds inzichtelijke regels en richtlijnen die voor het vergoedingen- en voorzieningenstelsel gelden en anderzijds een duidelijke verantwoording van het daadwerkelijk gebruik. Op deze wijze kan worden voorkomen dat er onnodige discussies plaatsvinden omtrent het gebruik van onkostenregelingen of voorzieningen door provinciebestuurders en over de eventueel verschuldigde belasting.

Dat is ook in hun belang omdat zij hun functie moeten kunnen uitoefenen zonder te worden gehinderd door onzekerheden omtrent de financiering van de functionele uitgaven. Daartoe is vereist dat er een zodanige sluitende financiële en administratieve organisatie is ingericht dat er vertrouwen kan bestaan omtrent de juistheid en recht\matigheid van de uitgaven.

In hoofdstuk IV is in verband hiermee, in aanvulling op de in de beheers- en controleverordening vastgestelde regels, een aantal belangrijke procedures vastgelegd over rechtstreekse facturering van functionele uitgaven, declaratie van vooruit betaalde kosten en het gebruik van creditcards. Daarnaast zijn er in de bruikleenovereenkomsten heldere afspraken vastgelegd over het gebruik van computer- en communicatieapparatuur die beschikbaar wordt gesteld voor de uitoefening van de politieke functie. In aanvulling hierop is een gedragscode ontwikkeld waarin nadere gedragsregels zijn vastgelegd.

 2. Artikelsgewijze toelichting

Artikel 3 Vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen

In dit artikel is het presentiegeld voor lede van de provinciale commissies geregeld die zijn ingesteld op basis van de artikelen 80 t/m 82 van de Provinciewet. Deze bepaling geldt niet voor statenleden en gedeputeerden die in de commissie zitten. Hun vergoeding is immers al geregeld in de rechtspositiebesluiten. Uitgezonderd zijn verder onder meer ambtenaren (op grond van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden) en bestuurders van gesubsidieerde organisaties die in die hoedanigheid in de commissie zitting hebben. Uitgezonderd zijn tenslotte vertegenwoordigers van belangengroepen e.d. tenzij hun lidmaatschap tevens in belangrijke mate het provinciaal belang dient.

De hoogte van het presentiegeld is in het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden overwegend dwingendrechtelijk bepaald. Het bedrag van het presentiegeld wordt geïndexeerd. Het wordt jaarlijks per 1 januari herzien aan de hand van het indexcijfer CAO lonen overheid. Hiervoor is in de provincie geen nadere besluitvorming nodig. Het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden biedt de mogelijkheid om in de provinciale verordening te regelen dat in bepaalde gevallen een hoger bedrag aan presentiegeld wordt toegekend dan het eerder bedoelde bedrag. Dat is geregeld in het vierde lid.

Dit artikel is van toepassing op alle hoofdstuk V Provinciewet commissies.

Artikel 3 Reiskosten staten- en commissieleden

In dit artikel is het recht op vergoeding van reiskosten voor staten- en commissieleden geregeld. De grondslag hiervoor is te vinden in de Provinciewet (commissieleden) en het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden (statenleden). Vergoed kunnen worden de kosten van openbaar vervoer of bij gebruik van eigen vervoermiddelen een kilometervergoeding zoals die voor het rijkspersoneel geldt. De vergoeding van de reiskosten met het openbaar vervoer is onbelast. De kilometervergoeding is voor € 0,19 onbelast, ongeacht het gebruikte vervoermiddel.

Voor de reiskosten ten behoeve van de overige reiskosten hebben de provincies meer beleidsvrijheid. Vandaar dat voor deze reizen verschillende bepalingen zijn opgenomen, afhankelijk van de variant die voor de reiskosten voor de vergadering wordt besloten.

Kilometervergoedingen die hoger zijn dan € 0,19 zijn voor dat hogere deel belast, het meerdere van deze vergoedingen wordt daarom ook niet aangewezen als eindheffingsbestanddeel in artikel 8.

Onder reiskosten voor reizen ten behoeve van de provincie gemaakte reis worden in ieder geval verstaan:

• -

  reiskosten voor het bijwonen van een activiteit door de provincie georganiseerd;

• -

  reiskosten voor het bijwonen van een activiteit waarover een provinciaal orgaan tot deelname heeft besloten;

• -

  reiskosten voor het bijwonen van een activiteit die door de provincie gesponsord worden en waarvoor statenleden schriftelijk zijn uitgenodigd;

• -

  reiskosten voor he bijwonen van een activiteit waarvan de betreffende statencommissie (in meerderheid) van oordeel is dat deelname past bij het functioneren als statenlid;

• -

  reiskosten voor het bijwonen van een fractievergadering;

• -

  reiskosten voor het bijwonen van werkbezoeken die door de fractie georganiseerd worden;

• -

  reiskosten voor fractiebijeenkomsten met een zakelijk karakter ten behoeve van het werk als statenfractie.

Deze lijst is niet uitputtend. Het is aan de statenleden en hun fracties zelf om hier een verantwoorde invulling aan te geven. Het is vooral van belang dat er een zakelijk verband kan worden gelegd met werkzaamheden ten behoeve van de provincie. Indien er bijvoorbeeld een bijeenkomst is met fracties van andere provincies waar gesproken wordt over bestuurlijke samenwerking, dan is dit ten behoeve van de provincie. De statengriffie zal deze categorie reis- en verblijfkosten en behoeve van bepaalde fractiewerkzaamheden niet toetsen aan de verordening. De statengriffie heeft immers geen zicht op fractievergaderingen en bijeenkomsten ten behoeve van de fracties. Wel toetst de accountant de toepassing van de declaratieregels voor provinciale staten steekproefsgewijs. Verder wordt op basis van deze toetsing jaarlijks een geaggregeerd overzicht, voorzien van het oordeel van de accountant van provinciale staten en een algemene toelichting, gepubliceerd op de provinciale website.

Reiskosten voor verkiezingsactiviteiten vallen nadrukkelijk niet onder de reiskosten die worden vergoed.

Voor staten- en commissieleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de verstrekte vergoedingen bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord. De reiskosten kunnen binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten worden opgevoerd.

Artikel 4 Verblijfkosten

Dit artikel regelt de vergoeding van verblijfkosten. De grondslag hiervoor is te vinden in de Provinciewet. De vergoeding kan worden toegekend als het statenlid een staten- of commissievergadering bijwoont, maar ook in geval van dienstreizen. Daarvoor gelden dezelfde maxima als voor het rijkspersoneel. Ook is het mogelijk maaltijden en consumpties bij zakelijk verblijf op het provinciehuis te verstrekken.

Op de vergoeding of verstrekking van maaltijden is de werkkostenregeling van toepassing voor de statenleden die geopteerd hebben voor het fictief werknemerschap. Voor de statenleden die gekozen hebben voor de standaardpositie geldt dat als het zakelijk karakter van niet meer dan bijkomstig belang is dat de vergoeding of de waarde in het economisch verkeer van de verstrekking tot het loon wordt gerekend. Bij verstrekkingen in de vorm van maaltijden in bedrijfskantines met een privékarakter, wordt de waarde van een kantinemaaltijd vastgesteld op een forfaitair bedrag.

Voor statenleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting, geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economisch verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikelen 5 en 13 Buitenlandse dienstreis

Provinciale staten, delegaties daaruit of gedeputeerden maken wel eens in het provinciale belang excursies of reizen naar het buitenland. Hiervoor moeten provinciale staten expliciet toestemming verlenen. De reis of excursie wordt in alle gevallen door of vanwege de provincie georganiseerd.

Bij buitenlandse dienstreizen in het provinciaal belang kunnen aan de gedeputeerde de in redelijkheid gemaakte werkelijke reis- en verblijfkosten worden vergoed. De tarieven in het voor het rijkspersoneel geldende Reisbesluit buitenland zijn daarvoor richtsnoer.

Voor statenleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoeding en verstrekkingen naar de waarde in het economisch verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 6 Cursus, congres, seminar of symposium

Op grond van artikel 12, eerste lid, van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden komt niet-partijpolitieke scholing in verband met de vervulling van het staten- of commissielidmaatschap in aanmerking voor vergoeding. In dit artikel is de procedure verder uitgewerkt.

Een onderscheid is gemaakt tussen cursussen, congressen e.d. die door of vanwege de provincie in het provinciaal belang zijn georganiseerd en cursussen, congressen e.d. waaraan individuele statenleden of gedeputeerden, in verband met de vervulling van het statenlidmaatschap, op eigen initiatief deelnemen. In het laatste geval zijn er aanvullende voorwaarden gesteld (inhoudelijke informatie over de cursus of het congres en een kostenspecificatie).

Gezien de aard en de duur van het ambt liggen voor staten- en commissieleden opleidingen voor de hand die gericht zijn op persoonlijk functioneren in het ambt en geen opleidingen die gericht zijn op loopbaanontwikkeling.

Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden.

Onder scholingskosten worden verstaan de cursus- en lesgelden, de kosten van het studiemateriaal, examen- en diplomakosten en de aanschafkosten van verplicht gesteld studiemateriaal, alsmede reis-en verblijfkosten in het kader van de opleiding.

Provinciale staten kunnen bij deze verordening nadere regels stellen omtrent de maximale bijdrage voor de scholing die voor vergoeding in aanmerking komt. Hiervoor is in het vijfde lid een voorbeeldbepaling opgenomen.

Voor staten- en commissieleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikelen 7 en 14 Computer- en internetverbinding

In het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden en het Rechtspositiebesluit gedeputeerden is geregeld dat het staten- of commissielid, respectievelijk de gedeputeerde van de provincie een computer (of een tablet of een dual-use apparaat) in bruikleen krijgt of een vergoeding ontvangt voor de aanschaf of het gebruik van zijn eigen computer. De vergoeding is daarmee niet in strijd met de Provinciewet.

Bijbehorende apparatuur is de apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een printer of een docking station. De randapparatuur moet voor het werk functioneel zijn en kan niet zelfstandig worden gebruikt.

De nadere voorwaarden van de bruikleen zijn geregeld in de bruikleenovereenkomst die het statenlid en de gedeputeerde met de provincie sluit. Het model van die overeenkomst is door gedeputeerde staten vastgesteld.

Provinciale staten kunnen nadere voorwaarden stellen aan de eisen voor de apparatuur die van de vergoeding gekocht wordt. Met deze bepaling en deze nadere voorwaarden voldoet de tegemoetkoming ook aan de regels voor het noodzakelijkheidscriterium.

De aanleg- en abonnementskosten van de internetvoorziening komen ten laste van de provincie. Omdat bijna iedereen tegenwoordig al een internetverbinding heeft, wordt de al aanwezige internetverbinding niet vergoed, maar alleen de uitbreiding voor zover die nodig is voor het uitoefenen van de functie. Provinciale staten kunnen hiervoor een voor ieder gelijk maximaal vergoedingsbedrag vaststellen. In casu € 15 per maand.

Gezien de grote variëteit aan mogelijkheden, de snelle ontwikkelingen op ICT-gebied en de verschillende behoeften in provincies, zijn er niet allerlei aanvullende regelingen op detailniveau opgenomen, maar is in het vierde lid aan provinciale staten de bevoegdheid gegeven om nadere (huishoudelijke) regels vast te stellen om maatwerk te kunnen leveren op het niveau van de individuele provincie. Daarbij kan worden gedacht aan een regeling van het moment waarop moet worden gekozen uit de soorten voorzieningen (bruikleen, of vergoeding bij aanschaf c.q. gebruik van de eigen PC), bijvoorbeeld eenmaal bij aanvang van de statenperiode.

Voor de staten- en commissieleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economisch verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moet worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 8 en 17 Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel

In verband met de werkkostenregeling moet een aantal netto-vergoedingen en verstrekkingen door de provincie aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel. Anders worden deze door de Belastingdienst als loon gezien en moet hierover belasting worden ingehouden. Ook de vergoedingen en verstrekkingen die door de Belastingdienst gezien worden als gerichte vrijstelling of voor nihil-waardering in aanmerking komen, moeten in eerste instantie wel aangewezen worden. In een later stadium wordt dan (in de financiele administratie) aangegeven dat dit gerichte vrijstellingen of nihil-waarderingen betreft.

Artikelen 9, 10 en 16 Reiskosten woon-werkverkeer en zakelijke reis- en verblijfkosten

Voor gedeputeerden is een vergoeding voor het woon-werkverkeer geregeld overeenkomstig de bepalingen bij en krachtens het Rechtspositiebesluit gedeputeerden.

Ingevolge artikel 10 worden zakelijke reiskosten, indien gemaakt met het openbaar vervoer of met een taxi, volledig vergoed (mits in redelijkheid gemaakt) en indien gemaakt met de eigen personenauto, vergoed overeenkomstig het kilometertarief dat is vastgesteld in de bepalingen bij en krachtens het Rechtspositiebesluit gedeputeerden. Als een ov-jaarkaart / NS businesscard is verstrekt zijn er uiteraard geen reiskosten met openbare middelen van vervoer te declareren.

Artikel 11 Dienstauto

Als onderdeel van de bedrijfsvoering kan de provincie een dienstauto met of zonder chauffeur voor zakelijk gebruik beschikbaar stellen aan gedeputeerden. De dienstauto kan ook voor het woon-werkverkeer worden gebruikt.

De dienstauto kan verder ook worden gebruikt voor de vervulling van een q.q.-nevenfunctie. De eventueel uit hoofde van die nevenfunctie ontvangen vergoeding van reiskosten ter zake wordt in dat geval in de provinciale kas gestort. De dienstauto is niet beschikbaar voor privégebruik.

Artikel 15 Communicatieapparatuur

Als communicatieapparatuur zal in veel gevallen een mobiele telefoon worden verstrekt. De nadere voorwaarden zijn geregeld in de bruikleenovereenkomst die de gedeputeerde met de provincie sluit. Het model van die overeenkomst is door gedeputeerde staten vastgesteld. Hierin kunnen afspraken gemaakt worden over het privégebruik en het verhalen van de kosten daarvan op de gedeputeerde.

Artikel 16 Reis- en pensionkosten en verhuiskosten

Ook personen van buiten provinciale staten kunnen tot gedeputeerde worden benoemd. Dat kunnen ook personen zijn die niet in de provincie zelf wonen. Die zijn op grond van de Provinciewet verplicht om te gaan wonen in de provincie waar zij gedeputeerde zijn geworden. In dit artikel is geregeld dat zij bij verhuizing naar de provincie in aanmerking komen voor een verhuiskostenvergoeding en eventueel voor vergoeding van reis- en pensionkosten in afwachting van de verhuizing. De vergoedingen zijn onbelast.

Artikelen 18 t/m 20 De procedure van declaratie en betaling

In de verordening zijn drie wijzen van betaling aangegeven. Ook is aangegeven in welke gevallen welke betalingswijze aan de orde is en welke procedurevoorschriften in acht genomen moeten worden.

Hierbij gaat de voorkeur uit naar rechtstreekse facturering bij de provincie, en daarna declaratie van vooruitbetaalde kosten of gebruik van de provinciale creditcard, waarbij deze laatste twee afhankelijk zijn van de situatie.

De accountant toetst de toepassing van de declaratieregels voor provinciale staten steekproefsgewijs. Verder wordt op basis van deze toetsing jaarlijks een geaggregeerd overzicht van gedeclareerde kosten, voorzien van het oordeel van de accountant van provinciale staten en een algemene toelichting gepubliceerd op de provinciale website.

Gebruik creditcard

Aan gedeputeerden kan onder voorwaarden een creditcard beschikbaar worden gesteld voor functionele uitgaven ten laste van de provincie. Gebruik van creditcards is mogelijk in de volgende gevallen:

• -

  zakelijke reis- en verblijfkosten van gedeputeerden;

• -

  reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen van gedeputeerden;

• -

  reis- en pensionkosten en verhuiskosten.