Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR395442
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR395442/1
Besluit, betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de provinciale organen
Geldend van 13-02-2016 t/m heden
Intitulé
Besluit, betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de provinciale organenBesluit van Gedeputeerde Staten der provincie Groningen van 10 november 2015, nr. 592340, afd. PO, tot bekendmaking van hun besluit van 10 november 2015, nr. A.8, tot vaststelling van het Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015.
Gedeputeerde Staten
der provincie Groningen;
maken bekend dat door Gedeputeerde Staten in hun vergadering van 10 november 2015, nr. A.8, is vastgesteld hetgeen volgt:
Gedeputeerde Staten
der provincie Groningen;
Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Groningen 2015;
Besluiten
vast te stellen hetgeen volgt:
Besluit, betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de provinciale organen.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
-
1 Dit besluit verstaat onder:
- a.
archiefverordening: Archiefverordening provincie Groningen 2015;
- b.
documenten: archiefbescheiden als bedoeld artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995;
- c.
beheer: uitvoerende werkzaamheden als bedoeld in artikel 3 van de Archiefwet 1995;
- d.
informatievoorziening: het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de documenten en documentatie van de provincie vastgelegde gegevens, kennis en informatie;
- e.
beheerder: degene die belast is met het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht;
- f.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
- g.
beheereenheid: een door gedeputeerde staten voor het beheer aangewezen organisatieonderdeel.
- a.
-
2 Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de provincie geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij in dit besluit anders is bepaald.
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
Artikel 2
-
1 De in artikel 28 van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt bij het Regionaal Historisch Centrum (RHC) De Groninger Archieven te Groningen.
-
2 In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook niet-openbaar gemaakte documenten, zoals aangegeven in een ter plaatse bijgehouden depotstaat, bevinden.
Artikel 3
De provinciearchivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.
Artikel 4
De provinciearchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de regionale geschiedenis van belang wordt geacht.
Artikel 5
Over het feitelijk beheer, bedoeld in artikel 3 en 4, worden nadere afspraken gemaakt tussen de provincie en het RHC Groninger Archieven te Groningen in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst.
Artikel 6
De provinciearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan Gedeputeerde Staten over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Artikel 7
Het hoofd van de afdeling Personeel, Organisatie en Informatievoorziening is belast met de informatievoorziening betreffende de door de provincie uitgevoerde taken, alsmede met het beheer van de bijbehorende documenten, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening
Paragraaf 1 Produktie en vernietiging van documenten
Artikel 8
De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 9
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Artikel 10
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
Artikel 11
De beheerder draagt, voor zover van toepassing, zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Paragraaf 2 Identificering van documenten
Artikel 12
De beheerder draagt er zorg voor, dat documenten worden voorzien van de bij of krachtens wet vereiste proces- ontsluitings- en ordeningskenmerken, zodanig dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
Artikel 13
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten wordt bewaakt.
Paragraaf 3 Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 14
-
1 De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
-
2 De beheerder draagt er zorg voor, dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.
Artikel 15
-
1 In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden en met vermelding van het artikel uit de selectielijst provincies op basis waarvan kan worden vernietigd.
-
2 Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
Hoofdstuk V Beheer
Paragraaf 1 Bewaring van documenten
Artikel 16
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Artikel 17
De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten en informatiesystemen, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 18
-
1 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van Gedeputeerde Staten, de provinciearchivaris gehoord.
-
2 Plannen voor ingebruikneming of wijziging van informatiesystemen als bedoeld in artikel 1 van de Archiefverordening provincie Groningen 2015, waaronder vakapplicaties, worden door het hoofd van de beheereenheid om advies voorgelegd aan de provinciearchivaris.
Paragraaf 2 Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 19
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Artikel 20
De beheerder laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Artikel 21
Het is verboden documenten te verwijderen, tenzij dat bij of krachtens de wet is toegestaan.
Artikel 22
-
1 De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
-
2 Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van Gedeputeerde Staten slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
-
3 Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen Gedeputeerde Staten voorwaarden verbinden.
Paragraaf 3 Vervanging van documenten
Artikel 23
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de provinciearchivaris ingewonnen.
Paragraaf 4 Vervreemding en overdracht van documenten
Artikel 24
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de provinciearchivaris ingewonnen.
Artikel 25
Overdracht als bedoeld in artikel 4 van de Archiefwet 1995, waaronder die aan andere beheereenheden, behoeft de goedkeuring van Gedeputeerde Staten, de provinciearchivaris gehoord.
Paragraaf 5 Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 26
-
1 De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
-
2 Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat verwijst naar de voor de provincie geldende selectielijst en de bewaartermijn aangeeft.
Artikel 27
De beheerder stelt alvorens tot vervanging of vernietiging van documenten over te gaan, in overleg met de door de provincie aangewezen proceseigenaren een lijst op van te vervangen of met inachtneming van de geldende selectielijst vernietigbare documenten. Deze lijst van te vervangen of vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de provinciearchivaris, welke goedkeuring geldt als door ons verleende machtiging tot vervanging of vernietiging.
Paragraaf 6 Overbrenging van documenten
Artikel 28
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Artikel 29
Bij overbrenging van documenten wordt in samenspraak met de provinciearchivaris de bestandsformaten nader vastgesteld, teneinde de goede, geordende en toegankelijke staat te garanderen.
Artikel 30
Bij overbrenging van documenten adviseert de provinciearchivaris, op voorstel van het hoofd van de beheereenheid, over eventuele beperkende bepalingen ingevolge van artikel 15, eerste lid, van de Archiefwet 1995.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 31
Het Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2005, vastgesteld op 5 april 2005, nr. 2004-14.180, komt te vervallen.
Artikel 32
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking in het Provinciaal blad.
Artikel 33
Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015.
Ondertekening
Memorie van toelichting
Dit besluit is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Groningen 2015. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip documenten. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld.
Het is aangepast aan de Archiefregeling. Organisaties, die nog specifieker zowel papieren als digitale informatiebronnen willen aanduiden, kunnen in de begripsbepalingen naast het begrip document het begrip registraties opnemen. In dat geval beperkt het begrip document zich tot tekstbestanden en registraties zich tot andere gegevensbestanden. Beide begrippen dienen vervolgens gerelateerd te worden aan het archiefrechtelijk begrip documenten.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1, tweede lid
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de provincie, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van de documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende documenten. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en vooral digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de Archiefregeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, vooral in artikel 15 van dit besluit.
Artikel 3
De wet draagt de provinciearchivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de provinciearchivaris. In een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen de provincie en het RHC kunnen hierover nadere afspraken worden gemaakt, bijvoorbeeld in verband met het kostenaspect.
Artikel 5
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
Artikel 8
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Archiefregeling.
Artikel 9
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 10
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 11
De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 12
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
Artikel 13
De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 14
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Artikel 17
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.
Artikel 20
De opstelling van de procedures wordt aan de beheerder overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 21
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet bescherming persoonsgegevens bepaalt in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Artikel 22
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 23 en 24
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. De provinciearchivaris heeft ook bij deze processen een belangrijke rol.
Artikel 26
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 27
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 28
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van vooral digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze krachtens de Archiefregeling te worden overgebracht.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl