Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Rijssen-Holten 2016

Ondertekening

Toelichting

Toelichting op het reglement van orde van de raad 2016

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Waar in deze toelichting m.b.t. personen wordt gesproken over ‘hij’ kan ook ‘zij’ worden gelezen.

Artikel 1. Begripsbepalingen

De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.

Artikel 2. Het presidium

Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). Het presidium speelt voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte rol, omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125, eerste lid, van de Grondwet).

Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties versterkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van alle fracties bij de raadsvergaderingen vergroten.

De griffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig (artikel 4, eerste lid), omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt. Hij moet weten hoe de agenda eruit komt te zien en welke punten besproken gaan worden.

Artikel 3. De agendacommissie

(niet opgenomen omdat deze taak bij het presidium ligt)

Artikel 4. De griffier

De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikel 100 van de Gemeentewet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig. De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

Artikel 5. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden

Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt worden aan de raad stukken overlegd waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken:

• -

  een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt,

• -

  een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum,

• -

  en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de Gemeentewet (artikel V 3 van de Kieswet).

Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de Gemeentewet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie welke de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

Eerste en tweede lid

De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd.

Derde lid

Het onderzoek van het proces verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten en van de lijstverbindingen.

Dit lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen. Na de raadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (is deze juist vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang omdat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid heeft om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad tot een dergelijk besluit over gaat. Het feit dat een fractie een klein aantal (bijv. 3) stemmen te weinig heeft om een extra zetel te behalen is geen valide motivering om tot hertelling over te gaan. Een proces-verbaal waaruit blijkt dat kiezers bezwaar hebben gemaakt over de onzorgvuldige wijze waarop het stembureau na sluiting de stemmen heeft geteld, kan dit wel zijn.

Vierde en vijfde lid

Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na een raadsverkiezing kunnen de raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden. De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet vastgelegd.

Artikel 6. Benoeming wethouders

Dit artikel geeft invulling aan een leemte in de Gemeentewet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De Gemeentewet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden. De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (Gemeentewet artikelen 36a, 36b, 41b en 41c). Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen. Dit artikel is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd, de incomptabiliteiten en nevenfuncties dienen immers opnieuw beoordeeld te worden.

Bij de benoeming van een wethouder zal er een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode politieke ambtsdragers speelt hierbij een rol. Daarnaast wordt een verklaring omtrent het gedrag (VOG) gevraagd. De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers. Bij dit profiel staat de integriteit van de aspirant bestuurder centraal.

Artikel 7. Fracties

Eerste en tweede lid

De Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet. In de Gemeentewet in artikel 33, tweede lid, wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractie-ondersteuning). Bij de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee.

Vierde lid

In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen.

Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd (dit laatste door de voorzitter van het stembureau). Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.

Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen, een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Dit betekent ook dat:

• -

  kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn, vanwege strijd met de Gemeentewet en de Kieswet;

• -

  personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen;

• -

  als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren.

Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben, te denken valt aan: fractievergoedingen en –faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en de inzet van schaduwfractieleden.

Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).

Vijfde lid

De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3 van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde. Indien de nieuwe fractie wil meedoen aan de eerstvolgende raadsverkiezingen zal dit ook gebeuren. Bij registratie als politieke groepering wordt getoetst aan hoofdstuk G van de Kieswet, waarin staat aangegeven in welke gevallen deze registratie geweigerd wordt.

Hoofdstuk 2. Raadsvergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 8. Oproep en voorlopige agenda

In artikel 19, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering.

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de stukken en oproep niet per post maar per e-mail digitaal beschikbaar te stellen. In de praktijk worden de agenda en vergaderstukken digitaal toegankelijk gemaakt via internet en worden de raadsleden via de mail hiervan op de hoogte gesteld. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken.

Effect wifi-storing tijdens vergaderingen.

De vergaderstukken staan online en zijn via internet te benaderen. Op het moment dat er een storing is in de wifi-verbinding in het gemeentehuis dan zijn de stukken alleen via een dataverbinding raadpleegbaar. Als er een internetstoring optreedt, dan zijn de stukken op dat moment helemaal niet online raadpleegbaar. Om te voorkomen dat deelnemers aan de raads- of commissievergadering tijdens de vergadering geen toegang hebben tot de vergaderstukken wordt er bij de agenda een ‘vergaderbundel’ geplaatst met de vergaderstukken . Deze vergaderbundel kan worden gedownload naar een tablet of laptop, zodat de stukken offline benaderbaar zijn. Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemers van de vergadering zelf om deze vergaderbundel te downloaden.

Artikel 9. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

Het presidium bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. Het versturen van de agenda en stukken is geregeld in artikel 8. Dit is echter een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen.

Het derde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via hun fractievoorzitter in het presidium onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de stemmen staken, is artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet niet van toepassing en is het ordevoorstel niet aangenomen.

Artikel 10. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. De gemeentewet schrijft voor (art. 19 lid 2) dat de agenda met de voorstellen ter inzage wordt gelegd.

Naast de fysieke terinzagelegging in het gemeentehuis, worden de stukken op elektronische wijze aangeboden via een app en via het raadsportaal op de gemeentesite.

Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen en (concept)adviezen verkrijgen de status van document in de zin van de Wob.

Onder de stukken als bedoeld in het derde lid van dit artikel worden verstaan: geheime stukken.

De zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) worden als de aard zich daar niet tegen verzet openbaar toegankelijk gemaakt.

Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dan dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven.

De stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven, zijn alleen beveiligd te raadplegen door in te loggen op de raadsportaal.

Artikel 11. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb, in Rijssen-Holten is dat niet aan de orde omdat de kennisgeving ook in het Rijssens Nieuwsblad wordt geplaatst.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 12. Presentielijst

De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet.

De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekent deze. Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.

Artikel 12A. Ambtsgebed

Dit artikel is een lokale aanvulling op de modelverordening.

Het opnemen van een ambtsgebed is niet per definitie strijdig met de godsdienstvrijheid. Dit wordt anders wanneer het deelnemen aan het ambtsgebed of het actief respect tonen ervoor verplicht worden gesteld. De raadsleden moeten zelfstandig kunnen besluiten of zij al dan niet deelnemen aan het gebed of al dan niet actief respect tonen. Het besluit tot niet-deelneming of het niet tonen van actief respect mag er nimmer toe leiden dat een raadslid de toegang tot de vergadering wordt ontzegd.

Een verplichting tot uitspreken van het ambtsgebed voor de voorzitter in een reglement van orde is in strijd met het beginsel met de scheiding kerk en staat. De voorzitter moet vrij zijn om te bepalen of hij het ambtsgebed wenst uit te spreken. Om het ambtsgebed goed in te passen in het reglement is gekozen voor een formulering waarin wordt aangegeven dat voorafgaand aan de vergadering en na afloop van de vergadering een ambtsgebed wordt uitgesproken. In de praktijk zal dit veelal door de voorzitter worden gedaan, maar de formulering bevat hiertoe geen verplichting jegens de voorzitter.

Artikel 12B. Spreekrecht burgers

De raad heeft op 15 december 2008 besloten in afwijking van de modelverordening het spreekrecht te handhaven in het reglement van orde. Dit is met name gedaan om de burger een podium te bieden om de volksvertegenwoordiging plenair toe te spreken. De raad onderkent dat de beïnvloeding van de besluitvorming op dat moment veelal niet meer aan de orde zal zijn. Daarom wordt in de communicatie duidelijk aangegeven dat de commissies en de fractiespreekuren belangrijk zijn voor het leveren van inbreng door belanghebbenden. De raadsvergadering is voor burgers een plek om hun statement voor de finale besluitvorming nog één keer neer te zetten.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen

Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.

De beraadslaging over een motie vindt meestal niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 29).

Voor de vergaderorde wordt ook verwezen naar de bijlage bij deze toelichting.

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.

De raad kan op grond van artikel 4 bepalen dat de griffier, deelneemt aan de beraadslagingen. De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste en tweede, lid van de Gemeentewet.

Artikel 15. Voorstellen van orde

De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, wordt de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd (artikel 30).

Paragraaf 3. Stemmingen

Artikel 16. Stemverklaring

Stemverklaringen zijn kort en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. Stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint.

Artikel 17. Beslissing

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid Gemeentewet.

Artikel 18. Stemming; procedure hoofdelijke stemming

Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, dan moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog verwezen naar artikel 209, tweede lid, van de Gemeentewet, welke een hoofdelijke stemming verplicht.

De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 28 van de Gemeentewet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden.

In de Winsumuitspraak (Raad van State, 7 augustus 2002, uitspraak 200200897/1) is het hoger beroep op artikel 28 van de Gemeentewet afgewezen, maar heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: de Afdeling) wel geconcludeerd dat het genomen besluit in strijd is met artikel 2:4 van de Awb omdat de schijn van belangenverstrengeling onvoldoende was vermeden. Naar aanleiding van deze uitspraak zijn er vragen gerezen over de mogelijke gevolgen voor stemprocedures en de verantwoordelijkheden in gemeenteraden.

In deze uitspraak geeft de Afdeling het rechtsbeginsel neergelegd in artikel 2:4 van de Awb voorrang boven hetgeen in artikel 28 van de Gemeentewet is bepaald. Over de mogelijke gevolgen van de uitspraak adviseerde de toenmalige minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties:

"de beslissing over stemonthouding dient voorbehouden te blijven aan het individuele raadslid; bij stemming heeft de raad geen optie dan te waarschuwen dat het te nemen besluit wel eens aanvechtbaar zou kunnen zijn in een bezwaarschriftprocedure of bij de bestuursrechter of in het kader van een spontane vernietiging door de Kroon (artikel 268 van de Gemeentewet); de raad kan in dergelijke gevallen een belangrijke rol spelen door in algemene zin te bespreken dat individuele raadsleden door hun handelen de schijn van belangenverstrengeling kunnen wekken en hoe dat voorkomen kan worden (en dit bijv. opnemen in de gedragscode); uiteraard is de gedragscode in juridische zin niet bindend, dit is tevens niet wenselijk."

Er is inmiddels vervolgjurisprudentie beschikbaar:

• -

  In ABRvS 30 juni 2010, LJN BM9710, AB 2010/310 oordeelde de Afdeling dat in het midden kon blijven of twee raadsleden een persoonlijk belang hadden bij de vaststelling van een bestemmingsplan, omdat het bestemmingsplan met de grootst mogelijke meerderheid door de raad was vastgesteld. Zelfs indien zou worden vastgesteld dat de twee raadsleden een persoonlijk belang hadden bij de planvaststelling, hebben zij geen beslissende stem in de uitkomst gehad;

• -

  In ABRvS 22 juni 2011, LJN BQ8863, AB 2011/261 overwoog de Afdeling dat een raadslid dat woonde en werkte op een bedrijventerrein een persoonlijk belang had bij de vaststelling van een bestemmingsplan voor dat bedrijventerrein. De Afdeling oordeelde dat in strijd was gehandeld met artikel 2:4 van de Awb omdat naar derden de schijn is gewekt dat het persoonlijke belang van invloed is geweest op de besluitvorming. Daarbij speelde een rol dat het raadslid tijdens de vergadering van de raad veelvuldig het woord heeft gevoerd en namens zijn fractie een aantal amendementen heeft ingediend en voorgelezen die in feite tot gevolg hebben dat een gunstiger woon- en leefklimaat ontstaat ter hoogte van gronden van het betreffende raadslid. De Afdeling achtte niet van belang of het raadslid daadwerkelijk het oogmerk had te bewerkstelligen een plan ten gunste van zijn leefklimaat vast te stellen. Ook indien van de goede trouw van het raadslid kan worden uitgegaan, kan de schijn van belangenverstrengeling zijn gewekt. Ook het gegeven dat het raadslid niet bij alle amendementen een doorslaggevende stem heeft gehad leidt niet een ander oordeel omdat gelet op het feit dat het raadslid veelvuldig het woord heeft gevoerd niet kan worden gesteld dat niet de schijn is gewekt dat hij invloed heeft gehad op de besluitvorming;

• -

  In ABRvS 6 februari 2013, LJN BZ0796 preciseert de ABRvS haar hiervoor vermelde uitspraak van 22 juni 2011. In de zaak die tot de uitspraak van 6 februari 2013 heeft geleid ging het om een besluit van een gemeenteraad om een bestemmingsplan niet vast te stellen. Dat besluit was genomen met de kleinst mogelijke meerderheid, waarbij een raadslid die mogelijk belanghebbende in de zin van artikel 1:2 van de Awb was, tegen de vaststelling van het plan had gestemd. De ABRvS overwoog dat in aanmerking genomen dat het hier gaat om besluitvorming door de gemeenteraad die een belangenafweging vergt waarbij politieke inzichten een belangrijke rol spelen, ligt het in de rede voor de invulling van het begrip ‘persoonlijk belang’ in artikel 2:4, tweede lid, van de Awb aansluiting te zoeken bij artikel 28, eerste lid, onder a, van de Gemeentewet. Deze bepaling dient strikt te worden uitgelegd, nu daarbij het fundamentele recht van een raadslid om deel te nemen aan een stemming wordt ingeperkt. Uit artikel 2:4 van de Awb volgt dus — en de Afdeling preciseert hiermee haar (hiervoor vermelde) uitspraak van 22 juni 2011 — in het algemeen niet dat een persoon die deel uitmaakt van een democratisch gekozen bestuursorgaan zoals de gemeenteraad en die bij een besluit belanghebbende is als bedoeld in artikel 1:2, eerste lid, van de Awb, zich zou moeten onthouden van deelname aan de besluitvorming. Dit zou afbreuk doen aan de taak en de fundamentele rechten van een gekozen volksvertegenwoordiger en daarmee aan het democratisch proces.

De ABRvS heeft in haar uitspraak van 6 februari 2013 in aanvulling op het voorgaande overwogen dat er zich evenwel bijkomende omstandigheden kunnen voordoen die maken dat de behartiging van het persoonlijk belang van een raadslid zodanig aan de orde is bij het onderwerp van de besluitvorming dat hij daaraan niet behoort deel te nemen. Weliswaar kan de gemeenteraad niet verhinderen dat een lid deelneemt aan de besluitvorming en aan stemmingen, maar deelname van een lid kan er bij aanwezigheid van zo’n persoonlijk belang wel toe leiden dat de bestuursrechter tot het oordeel moet komen dat het desbetreffende besluit is genomen in strijd met artikel 2:4 van de Awb. De conclusie dat het betrokken bestuursorgaan in strijd met deze bepaling een besluit heeft genomen, kan echter pas worden getrokken wanneer aannemelijk is dat het betrokken raadslid de besluitvorming daadwerkelijk heeft beïnvloed.

Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

In het vierde lid wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming. Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering.

Artikel 19. Volgorde stemming over amendementen en moties

Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het onderliggende voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing.

Artikel 20. Stemming over personen

Bij een benoeming stelt de raad een specifiek persoon aan in een bepaald ambt. Op het stembiljet wordt de naam van de te benoemen persoon (of personen in geval van meerdere vacatures) met daarachter de opties 'voor' en 'tegen' vermeld. Het gaat hier niet over de benoeming tot raadslid, dit is een heel ander soort benoeming.

Onder voordracht wordt verstaan het als kandidaat voorstellen van een persoon voor een bepaald ambt. Een voordracht is voor de raad bindend, op de stembiljetten dienen de namen van de voorgedragen perso(o)n(en) te worden vermeld met daarachter de opties 'voor' en 'tegen'.

Bij een aanbeveling wordt voorgesteld om bepaalde personen voor een bepaald ambt voor te dragen, de raad mag van de aanbevelingen afwijken. Het betreft hier een zogenaamde vrije stemming. Op de stembiljetten kunnen de namen van de aanbevolen personen te worden vermeld met daarachter de opties 'voor' en 'tegen' én een vrije ruimte waar een kandidaat van eigen keuze kan worden ingevuld.

Artikel 31, eerste lid, van de Gemeentewet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Het is mogelijk om met elektronische stemsystemen te werken maar het reglement van orde gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld.

Indien raadsleden genomineerd worden voor de functie van wethouder is er sprake van een vrije stemming. Er is geen sprake van een voordracht. De beoogd wethouder mag dus meestemmen over zijn eigen benoeming. Een voorstel tot benoeming gaat hem persoonlijk aan "wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt" (artikel 28, eerste lid, onder a, en derde lid, van de Gemeentewet). Dat is echter in casu niet aan de orde, omdat er ook op een ander persoon kan worden gestemd. De aard van de stemming is derhalve van belang.

Dit heeft tot gevolg dat raadsleden de mogelijkheid hebben op het stembriefje de naam van de kandidaat die hun voorkeur heeft in te vullen (die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander). Er is in dit geval geen sprake van een voordracht of een anderszins beperkte keuze en aan de stemming mag derhalve ook worden deelgenomen door raadsleden die ter benoeming zijn voorgesteld: zij kunnen immers op het stembriefje een andere naam dan hun eigen naam invullen.

De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaat-wethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze:

• -

  een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en meneer Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen;

• -

  een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet gelijk aan een voordracht;

Tenslotte is het denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken.

Artikel 20A. Herstemming over personen

Dit artikel is niet opgenomen in de modelverordening. Juist omdat het in situatie rondom herstemmingen veelal politiek spannend is, is het wenselijk de procedure bij herstemmingen duidelijk omschreven te hebben. Daarom voorziet dit artikel in de uitleg van artikel 31 leden 2 en 3 Gemeentewet.

Paragraaf 4. Verslaglegging

Artikel 21. Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid, van de Gemeentewet).

De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de raad. Daarom is de griffier aangewezen om het verslag op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen.

De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn te worden gepubliceerd. Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Awb maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat het verslag en de besluitenlijst ook op de gemeentelijke website toegankelijk worden gemaakt. Dit wordt weergeven in het zesde lid.

Artikel 22. Ingekomen stukken

Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld ter kennisneming, doorsturen naar een raadscommissie, doorsturen naar het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. De raad stelt op voorstel van het presidium de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

Paragraaf 5. Besloten raadsvergaderingen

Artikel 23. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag.

De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.

Artikel 24. Verslag besloten vergadering

In dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid, van de Gemeentewet. In overeenstemming met de bepaling over het verslag van de raadsvergadering is de griffier ook verantwoordelijk voor het verslag van een besloten vergadering.

Artikel 25. Opheffing geheimhouding

In de in het artikel aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan de raadscommissie heeft overgelegd. De raadscommissie kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet, kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd. (de geheimhouding m.b.t. aan leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, of de raad, de geheimhouding opheft)

Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen door deze niet te bekrachtigen.

Paragraaf 6. Toehoorders en pers

Artikel 26. Toehoorders en pers

De hier aangegeven bepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde aangevuld door artikel 26 van de Gemeentewet. De voorzitter heeft de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren, te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.

Artikel 27. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts van af een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.

Hoofdstuk 3. Bevoegdheden, instrumenten raadsleden

Artikel 28. Amendementen en subamendementen

Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan dit artikel. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen.

Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 13).

Artikel 29. Moties

In het eerste artikel van dit reglement is de definitie van het begrip motie gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt veelal dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft.

Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp (vreemd aan de orde van de dag) vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 30 geregelde initiatiefvoorstellen. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat een individueel raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te dienen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad.

In de Gemeentewet wordt één specifieke motie uitgewerkt. Dit betreft de motie van wantrouwen waarbij de raad aangeeft het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Het een wethouder niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij zelf niet opstapt, dient de raad actie te ondernemen.

Artikel 30. Initiatiefvoorstel

Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.

In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Het tweede en derde lid van dit artikel bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld. Daar wordt in deze bepaling uitvoering aan gegeven.

Voor een effectief gebruik van dit instrument is het wenselijk dat een individueel raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van drempelsteun bij het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie.

De Gemeentewet maakt onderscheid tussen initiatiefvoorstellen voor verordeningen en overige initiatiefvoorstellen. Ieder raadslid kan een initiatiefvoorstel voor een verordening indienen. Een dergelijk voorstel moet aanhangig worden gemaakt door het schriftelijk en ondertekend aan de voorzitter te zenden (art. 147a, eerste lid), dit kan via de griffier. De verdere wijze van behandeling moet de raad zelf regelen. De raad moet ook regelen op welke wijze en onder welke voorwaarden overige initiatiefvoorstellen (voorstellen die betrekking hebben op iets anders dan een verordening) in behandeling worden genomen. Ook dit initiatiefrecht komt toe aan individuele raadsleden, hetgeen inhoudt dat geen drempels mogen worden opgeworpen. Wel kan de raad voorzien in een zekere inhoudelijke toets. Daarbij kan worden gedacht aan het beantwoorden van de vraag of het voorstel wel de uitoefening van een raadsbevoegdheid betreft (en niet een collegebevoegdheid).

Het tweede lid houdt in dat de voorzitter het initiatiefvoorstel zo spoedig mogelijk op de agenda plaatst, maar de voorzitter plaatst het voorstel echter niet meer op de agenda, nadat de oproep verzonden is. Dit laat de mogelijkheid onverlet voor het individuele raadslid om bij de vaststelling van de agenda de raad te verzoeken het voorstel aan de agenda toe te voegen.

Het is aan de raad om vervolgens te bepalen hoe het initiatiefvoorstel verder wordt behandeld als het op de agenda staat.

Artikel 31. Collegevoorstel

Dit artikel heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het college heeft voorbereid kan agenderen. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat zij een voorstel willen wijzigen). De raad moet hier toestemming voor geven.

Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden. De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw behandeld wordt. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan de agendacommissie overlaten.

Artikel 32. Interpellatie

Dit artikel stelt nadere regels bij artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.

Voor een effectief gebruik van dit instrument is het wenselijk dat een individueel raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Wel is hier gekozen voor een ondersteuning door de raad bij gewone meerderheid. Toenmalig minister Pechtold heeft in een brief van 16 december 2005 aan de GroenLinks fractie in Schoonhoven aangegeven dat de raad de ruimte heeft eigen beleid te ontwikkelen, waardoor de raad dus de vrijheid heeft om te bepalen dat een raadsmeerderheid nodig is om een interpellatiedebat te houden. Hij was hier echter geen voorstander van. Voor de democratie leek het hem goed om de regels van de Tweede Kamer te volgen. Dit houdt in dat de toestemming van een betekenende minderheid (ondersteuning door 30 van de 150 leden) volstaat.

In een gedualiseerd systeem zijn wethouders geen lid meer van de raad. Toch is het van belang dat zij bij een instrument als de interpellatie ook op de hoogte worden gesteld van de inhoud van het verzoek. Door de toevoeging in het tweede lid wordt hiervoor gezorgd.

Artikel 33. Schriftelijke vragen

Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. De verantwoordelijke portefeuillehouder dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het verantwoordelijk collegelid of de burgemeester geeft daarom het antwoord. De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat een collegelid of de burgemeester direct kan antwoorden op een vraag. Om die reden is in het zesde lid ingevoegd dat de raad anders kan beslissen.

In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij een motie indienen om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.

Artikel 34. Inlichtingen

In dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. De regels uit de Gemeentewet beogen de politieke verantwoordelijkheid van het college te activeren en de eindverantwoordelijkheid van de raad te bevestigen.

Daar is in de eerste plaats de passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid, van de Gemeentewet. Dat is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele raadsleden. Daarmee is een waarborg in het leven geroepen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of raadsminderheid. Wel kan de raad via het Reglement van orde op grond van doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aanbrengen in de wijze waarop het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. De raad gaat immers over de agenda en de vergaderorde. De weigeringsgrond ‘strijd met het openbaar belang’ is wettelijk objectief (‘is’) en algemeen omschreven. De wetgever beoogde daarmee dat een beroep daarop in de praktijk als een hoge uitzondering op de algemene regel zou moeten worden gebruikt. In de praktijk bestaan verschillende wettelijke en politieke figuren om als raad en college met elkaar te communiceren buiten de openbaarheid. De openbaarheid van stukken en vergaderingen bijvoorbeeld kan al dan niet tijdelijk worden opgeheven.

Vervolgens kent de Gemeentewet een algemene actieve inlichtingenplicht. Artikel 169, tweede lid, verplicht het college uit eigen beweging de raad alle inlichtingen te verstrekken die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Blijkbaar moet het college permanent nagaan welke informatie de raad behoeft voor een goede taakvervulling. Hier liggen grote politieke risico’s als de raad het college in het ongewisse laat over de aard en omvang van de gewenste informatie. In het geval dat raad en college daarover geen afspraken maken is de kans groot dat het college de raad veiligheidshalve overstelpt met papier. Van controleren komt dan weinig terecht en bovendien zijn we dan weer terug in de cultuur van meeregeren uit het monistische tijdperk.

Dezelfde risico’s doen zich voor met betrekking tot in een tweede actieve, meer specifieke inlichtingenplicht. Artikel 169, vierde lid, verplicht het college de raad vooraf te informeren over de voorgenomen uitoefening van een gemeentewettelijke bestuursbevoegdheid als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, indien de toepassing daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente of indien raad daarom verzoekt. Het college mag dan niet eerder een besluit nemen dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Overigens kent ook deze actieve informatieplicht de nodige vaagheid. Wat is ingrijpend? Het antwoord op deze vraag moet volgens de wetgever worden gevonden in de plaatselijke omstandigheden. Waarschijnlijk heeft de wetgever het oog gehad op substantiële financiële gevolgen van privaatrechtelijke overeenkomsten. Blijkbaar moeten raad en college hier zelf een modus voor vinden. Een andere vraag is nog of ook deze inlichtingenplicht wordt beperkt door de weigeringsgrond van het openbaar belang als bedoeld in het derde lid van de artikelen 169 en 180 van de Gemeentewet. Deze vraag kan bevestigend worden beantwoord op basis van ongeschreven gemeenterecht. Het verstrekken van inlichtingen kan overigens niet via de rechter worden afgedwongen.

Artikel 35. Vragenuur

Deze bepaling vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de Gemeentewet met betrekking tot het vragenrecht. Bewust is er gekozen voor een algemene regeling van het vragenuur. Omdat het de herkenbaarheid van de controlerende taak van de raad ten goede komt, is er een aparte gelegenheid om mondelinge vragen aan het college te stellen. De drempel om vragen te stellen is hierdoor laaq en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. In het vragenuur krijgt de raad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.

Het karakter van het vragenuur verschilt van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college vragen voorleggen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt.

Raadsleden vragen leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur. Het vragenuur kan bijvoorbeeld voorafgaand aan de raadsvergadering worden gehouden, in Rijssen-Holten is er voor gekozen het vragenuur tijdens de vergadering te laten plaatsvinden.

Notitie Vergaderorde:

September 2015, tweede versie

Waarom deze notitie?

• -

  omdat er een nieuwe raad is aangetreden;

• -

  omdat er verwarring is ontstaan over het gebruik van termijnen;

• -

  omdat vergaderingen de dragers van het politieke debat zijn;

• -

  omdat vergaderen op heel veel manieren kan;

• -

  omdat het presidium er om heeft verzocht.

Nuancering vooraf

Vergaderingen worden gevormd door de mensen die in de vergadering aanwezig zijn. Er staan weliswaar een paar vaste regels in de wet en het reglement van orde, maar het staat raden in grote mate vrij zelf te bepalen op welke wijze ze het politieke debat voeren en tot besluitvorming komen. Elke gemeenteraad heeft daarin zijn eigen historie en couleur locale.

Een notitie over de vergaderpraktijk is dan ook per definitie een momentopname van wat er op dit moment gebruikelijk is. Deze gebruiken kunnen veranderen als de deelnemers van de vergadering dat wenselijk vinden. De notitie bevat ‘ongeschreven’ regels en mores en ook wat tips vanuit de griffie. De onderwerpen worden niet juridisch tot achter de komma besproken, het gaat in deze notitie over de vraag hoe we op dit moment (in de praktijk) vergaderen.

Inhoud

In deze notitie komen achtereenvolgens aan bod:

• 1.

  Waarom vergaderen we eigenlijk?

• 2.

  Aanspreekvormen en spreken via de voorzitter;

• 3.

  Werken met commissies van advies;

• 4.

  Werken met termijnen en woordvoerders;

• 5.

  Plaatsen van interrupties;

• 6.

  Indienen van moties en amendementen;

• 7.

  Geven van een stemverklaring;

• 8.

  Stemmingen;

• 9.

  Voorstellen van orde;

• 10.

  Spreekrecht burgers;

• 11.

  Gebruik hulpmiddelen.

• 12.

  De rondvraag

• 1.

  Waarom vergaderen we eigenlijk?

Vergaderingen bieden een beschaafde arena om de degens te kunnen kruisen en zijn een middel om tot democratische besluitvorming te komen. Met andere woorden:

De politieke vergadering is een methode voor de volksvertegenwoordiging om in debat te kunnen gaan, om het dagelijks bestuur in openbaarheid ter verantwoording te roepen en om tot besluitvorming te komen over het bestuur van de gemeente.

2.Aanspreekvormen en spreken via de voorzitter

Tijdens politieke vergaderingen spreekt men elkaar aan met ‘u’ en met de achternaam of functie. Je vousvoyeert tijdens vergaderingen niet alleen omdat dat netjes staat, er zit een reden achter. Tijdens vergaderingen zijn de aanwezige leden in functie. Niemand is op persoonlijke titel aanwezig, iedereen vergadert vanuit zijn of haar functie of ambt. Plat gezegd; iedereen speelt een rol.

Door ‘u’ te zeggen, door ‘de heer of mevrouw ….’ te zeggen en door ‘voorzitter, wethouder of griffier’ te zeggen ontdoe je de lading van wat je zegt van het private, het persoonlijke en spreek je elkaar aan op de politieke denkbeelden of het politieke functioneren.

Door elkaar tijdens de vergadering met ‘u’ aan te spreken kun je het grondig met elkaar oneens zijn en kun je elkaar vlijmscherp vertellen wat je van elkaars denkbeelden of oplossingen vindt, maar besef je ook dat het om de uitoefening van je rol gaat, van je functie of ambt.

Tijdens een vergadering spreek je je politieke opponent niet rechtstreeks aan, je spreekt via de voorzitter. Je richt je betoog dus aan de voorzitter en geeft via hem aan hoe je er over denkt.

‘Voorzitter, mijn fractie kan zich niet vinden in deze argumentatie van de heer X, en ik zal u zeggen waarom niet.’

3.Het werken met commissies van advies

Rijssen-Holten maakt gebruik van de mogelijkheid om vaste commissies van advies in te stellen.

Doel van een commissievergadering

Het doel van commissievergaderingen is tweeledig:

• 1.

  Het bespreken van en adviseren over voorstellen die in de raad worden geagendeerd.

• 2.

  Het overleggen met het college of de burgemeester.

Het overleg met het college of de burgemeester plaatsvinden doordat er een besluit of voornemen door het college of de burgemeester is aangedragen ter agendering en waarover een opinie wordt gevraagd. Als commissielid kun je ook overleg over onderwerpen initiëren door een onderwerp op de agenda op te nemen of door vragen te stellen bij de rondvraag.

Uitkomsten van een commissievergadering

Bij opiniërende stukken:

De commissieleden geven hun opinie over het collegebesluit of –voornemen en zo mogelijk trekt de voorzitter een conclusie over het meerderheidsstandpunt van de commissie.

Bij raadsvoorstellen:

De commissie geeft bij meerderheid een advies over het voorstel. Als dit advies unaniem positief is, of als er geen behoefte meer is aan debat in de raad, dan wordt het presidium geadviseerd om het voorstel als hamerstuk op de raadsagenda te plaatsen.

Tips:

Als voor je fractie al snel duidelijk is dat je in de raad over een voorstel wilt debatteren, dan is het prettig dat je dit in de vergadering snel laat weten. Op dat moment kan het debat naar de raad worden verplaatst en wordt voorkomen dat het debat zowel in de commissie als in de raad wordt gevoerd.

Als je als fractie het niet eens bent met een voorstel en tegen wilt stemmen, dan kun je in de commissievergadering al vragen om een aantekening, zodat bij het commissieadvies in het definitieve concept-raadsbesluit duidelijk is dat je fractie tegen is. In de raadsvergadering kan het stuk dan zonder bespreking worden afgedaan met de aantekening dat je fractie wordt geacht tegengestemd te hebben.

4.Het werken met termijnen en woordvoerders

In zowel de verordening op de commissies (art.20) als in het reglement van orde van de raad (art.24) staat dat de beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen tenzij de commissie of raad anders beslist. De hoofdregel is hiermee duidelijk.

Binnen zo’n termijn mag een lid van de vergadering niet meer dan eenmaal het woord voeren (interrupties uitgezonderd).

Een ongeschreven regel is dat niet alle afzonderlijke leden van de commissie of raad gebruik maken van deze mogelijkheid om het woord te voeren. In de praktijk voert één persoon vanuit een fractie het woord in een termijn; de woordvoerder. Alleen als het politiek spannend wordt, mengen fractievoorzitters zich in het debat.

Na twee termijnen sluit de voorzitter de beraadslagingen en gaat hij zonodig over tot besluitvorming.

Termijnen in commissievergaderingen

Commissievoorzitters willen nog wel eens met een vragenronde beginnen voordat de echte eerste termijn begint. Deze ronde is er voor bedoeld om nog eventuele onduidelijkheden over het voorstel weg te kunnen laten nemen, zodat de beraadslaging over de inhoud gaan en niet over de vraag wat er nu eigenlijk wordt bedoeld. Idealiter zijn de voorstellen duidelijk geschreven, en weten de commissieleden de steller al voorafgaand aan de vergadering te vinden om toelichting te krijgen, zodat een technische vragenronde niet nodig is.

Uitgangspunt 1:

Technische vragen dragen niet bij aan een politiek debat, deze vragen horen dus niet thuis in een plenaire vergadering, maar zijn onderdeel van de voorbereiding door de fracties op de vergadering.

Tip:

Een vraag die bedoeld is om te snappen wat het voorstel inhoudt kun je beter vooraf stellen (via mail/telefoon), je mag immers van elkaar veronderstellen dat op het moment dat je een voorstel gaat bespreken op zijn voor- en nadelen dat duidelijk is wat er met het voorstel wordt bedoeld.

De eerste termijn

In de eerste termijn trap je als woordvoerder van de fractie af en scherp je de andere fracties, het college en het publiek door je voorlopige visie op het onderwerp te geven en aan te geven waar de zwakke plekken of juist de sterke punten zitten. In deze termijn kun je het college ook bevragen op de politieke kant van het voorstel.

Nadat de fractiewoordvoerders hebben gesproken reageert de portefeuillehouder eveneens met een termijn door in te gaan op de gestelde vragen en het collegevoorstel te verdedigen.

Uitgangspunt 2:

Als fracties de eerste termijn gebruiken voor een voorlopige visie en politieke vragen dan ontstaat ruimte voor debat in de tweede termijn. Eerste termijninterrupties zijn verhelderende vragen.

De tweede termijn

In de tweede termijn gaat de woordvoerder in op de argumenten die anderen naar voren hebben gebracht en geeft hij duidelijk aan waarom zijn fractie het voorstel wel of niet ondersteunt. Via interrupties kunnen andere woordvoerders naar zwakten in zijn betoog vragen.

Het politieke debat verloopt dan ook met name door middel van interrupties.

Uitgangspunt 3:

Als fracties in de tweede termijn ingaan op argumenten die door anderen in eerste termijn zijn genoemd om zo hun eigen standpunt verder te onderbouwen en het standpunt van de politieke opponent te verzwakken, dan is er debat. Interrupties in de tweede termijn zijn vragen die het debat verlevendigen en scherper maken.

Tip:

Spreek met elkaar af dat je in de raad bij de bespreekstukken de woordvoerders laat spreken vanaf het spreekgestoelte, hiermee stimuleer je de kwaliteit van de betogen en blijft voor het debat duidelijk wiens termijn het is.

5.Het plaatsen van interrupties

Het plaatsen van een interruptie doe je door met toestemming van de voorzitter een vraag te stellen aan degene die een betoog houdt in zijn of haar termijn. Dit betekent dat:

• -

  Een interruptie dus toestemming van de voorzitter vereist;

• -

  Een interruptie geen mening is maar een vraag;

• -

  Een interruptie dus gericht is op (een sterkte of zwakte in) het betoog van je opponent;

Als je een interruptie wilt plegen dan vraag je via de microfoon toestemming aan de voorzitter en pas na een knikje of expliciete toestemming plaats je de interruptie.

Uitgangspunt 4:

Reacties op de college-beantwoording kunnen fracties meenemen in de tweede termijn (minder interrupties op de portefeuillehouder tussen eerste en tweede termijn).

Uitgangspunt 5:

Voordat deelnemers aan een interruptie beginnen moeten zij toestemming hebben van de voorzitter. Dit zorgt voor duidelijkheid op de tribune en de luisteraars wie er het woord krijgt en voorkomt dat interrupties verworden tot een onderling tweegesprek.

6.Het indienen van moties en amendementen

Amendementen

Als een raadslid een voorstel wil wijzigen dan kan hij/zij een amendement indienen. Een amendement geeft concreet aan op welke wijze het concept-besluit wordt gewijzigd. Als dit voorstel in de eerste termijn wordt ingediend dan hebben andere fracties en het college de gelegenheid om hier in eerste danwel tweede termijn op te reageren. Dit komt de behandeling van een amendement ten goede.

Een afwijkende procedure die voorzitters soms hanteren is om het amendement zelf als een nieuw voorstel te zien waarbij de vergadering de gelegenheid heeft om dit subvoorstel in twee termijnen te behandelen. Er start dan in feite binnen de beraadslagingen over het hoofdvoorstel een sub-behandeling in twee termijnen.

Dit kan bij ingewikkelde discussies een uitkomst zijn, de hoofdregel is echter dat behandeling van een amendement gelijktijdig plaatsvindt met de beraadslaging van het hoofdvoorstel.

Moties

Bij moties kunnen er redenen zijn om een motie nog niet in te dienen en af te wachten hoe de beraadslaging verloopt. Voor de duidelijkheid is het vaak prettiger als een motie in de eerste termijn wel gewoon wordt ingediend. Mocht de beraadslaging voldoende duidelijkheid of toezegging opleveren dan kan een fractie de motie te allen tijde weer intrekken en is het doel bereikt.

Dit geldt uiteraard niet voor een motie van wantrouwen of een motie van treurnis, deze moties worden veelal pas ingediend als de uitkomsten van het debat te onbevredigend zijn.

Voor zwel moties als amendementen geldt dat mede-ondertekening vanuit andere fracties mogelijk is, mits de opsteller van de motie of het amendement op de hoogte is en daarmee instemt.

Tip:

Als je een motie of amendement wil indienen dan is het slim om dit voorstel in de dagen voorafgaand aan de vergadering al bekend te maken bij de griffie, de andere fracties en het college (zo mogelijk al op de avond waarop fracties de vergadering voorbereiden). Onbekend maakt onbemind is ook hier van toepassing.

Wil je mondelinge vragen stellen in een raadsvergadering, maak ook die tijdig bekend. Door tijdig de vragen onder de aandacht te brengen geef je het college voorbereidingstijd en neemt de kans op een effectieve beantwoording toe.

7.Het geven van stemverklaringen

Na het sluiten van de beraadslagingen en voordat tot stemming wordt overgegaan heeft elk raadslid het recht om zijn stemgedrag te motiveren. Dit zal veelal niet nodig zijn.

Fracties geven immers in de eerste en/of tweede termijn aan hoe zij tegen een voorstel aankijken, daar zijn die termijnen voor zoals we hierboven hebben gezien. Op dat moment is voor iedereen duidelijk waarom een partij voor of tegen een voorstel stemt.

Het kan gebeuren dat een individueel lid anders stemt dan zijn fractie, in dat geval is een stemverklaring een goede manier om te motiveren waarom hij/zij anders stemt dan zijn woordvoerder in de termijnen heeft verwoord.

Een tweede mogelijkheid is dat een fractie tot aan het sluiten van de beraadslaging twijfelt en na ampel beraad tot een standpunt komt te stemmen. In dat geval is binnen de termijnen niet duidelijk geworden hoe de fractie stemt en kan deze fractie dit met een verklaring motiveren. Het is dus niet gebruikelijk om de stemverklaring te gebruiken in plaats van de eerste en tweede termijn.

8.Stemmingen

Als de beraadslagingen zijn gesloten en er eventueel stemverklaringen zijn afgegeven, dan wordt overgegaan tot stemming. Als over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, dan is het voorstel aangenomen (ook wel ‘unaniem’, ‘bij acclamatie’ of ‘met algemene stemmen’ genoemd).

Als wel tot stemming wordt overgegaan dan kan dit plaatsvinden door handopsteken, door te gaan staan, door hoofdelijke oproeping, door de fractievoorzitters te vragen hoe hun fractie stemt, of doordat de voorzitter vanuit de beraadslagingen een conclusie trekt en checkt of deze conclusie over de stemverhouding juist is.

Als er een amendement is ingediend, dan wordt eerst over dat amendement gestemd. Als over een voorstel een motie is ingediend dan wordt volgens het reglement van orde eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. In de praktijk wil een voorzitter nog wel eens eerst over zowel de amendementen als de moties stemmen om daarna het uiteindelijke voorstel in stemming te brengen.

Schriftelijke stemming

De stemming over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen is geheim. Deze stemmingen vinden bij externe benoemingen dan ook schriftelijk plaats. Bij interne benoemingen en voordrachten geeft de raad nog al eens aan dat stemming niet nodig is, in dat geval wordt het besluit bij acclamatie genomen.

Hoofdelijke stemming

Een lid van de raad kan vragen om hoofdelijke stemming. In dat geval worden de namen van de aanwezige leden die een stem moeten uitbrengen één voor één voorgelezen. Als je naam wordt genoemd stem je door het woord ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging.

Gentlemen’s agreement

In Rijssen-Holten bestaat sinds 2006 een afspraak tussen partijen dat zij geen gebruik maken van gewijzigde stemverhoudingen als hier een legitieme reden aan ten grondslag ligt. Als een raadslid wegens ziekte van hemzelf of naaste familie niet aanwezig kan zijn tijdens een raadsvergadering, dan houden andere fracties daar bij de stemming rekening mee, zodat de stemuitslag de reguliere stemverhoudingen volgt.

Met andere woorden, als een ‘tegenstander’ van een voorstel met een goede reden niet aanwezig kan zijn tijdens de vergadering, dan trekt een ‘voorstander’ van een voorstel zich terug bij de stemming. In de praktijk is deze afspraak alleen relevant als er een 12/13 stemverhouding ontstaat rondom een voorstel. De afspraak is niet afdwingbaar door de voorzitter, het is iets van de fracties onderling.

Deze onderlinge afspraak lijkt sterk op het ‘pairen’ in de Tweede Kamer. Als een deel van de kamerleden op buitenlands werkbezoek is, dan leidt dit niet tot gewijzigde stemverhoudingen in de Kamer, omdat de aanwezigen rekening houden met deze legitieme afwezigheid zodat de reguliere stemverhouding wordt gerespecteerd.

9.Voorstellen van orde

Een voorstel van orde kan te allen tijde worden ingebracht en toegelicht. Zo’n voorstel gaat altijd over de orde van de vergadering. Bijvoorbeeld over het verdagen van een agendapunt of het wijzigen van de agenda. Een ordevoorstel wordt in één termijn behandeld, daarna beslist de raad terstond.

10.Spreekrecht burgers

In raadsvergaderingen mogen insprekers hun visie op een voorstel geven bij het agendapunt ‘spreekrecht burgers’. Deze inspraak heeft altijd betrekking op een onderwerp dat op de agenda staat.

De inspraak vindt direct na de opening van de vergadering plaats en duurt per inspreker maximaal 5 minuten.

Het reglement van orde maximeert het totale spreekrecht op 30 minuten, dus bij meer dan 6 insprekers kan de voorzitter de spreektijd evenredig verdelen.

Bij het spreekrecht worden geen vragen vanuit de raad gesteld aan de inspreker, de vergadering kan de inhoud van het gesprokene betrekken bij de behandeling van het agendapunt waar het spreekrecht betrekking op had.

In commissievergaderingen is het spreekrecht ruimer geformuleerd. Dat is logisch, op dat moment is er immers ook nog meer beïnvloedingsruimte in het besluitvormingsproces. In commissievergaderingen mogen insprekers ook iets inbrengen dat niet op de agenda staat. Aangezien de inventarisatie van het spreekrecht plaatsvindt voordat de agenda wordt vastgesteld, kan het dus ook zo zijn dat de commissie naar aanleiding van een inspraak een onderwerp bij de vaststelling van de agenda alsnog aan de agenda toevoegt.

Na de inspraak kan de voorzitter de leden van de vergadering toestaan aan de insprekers korte, verhelderende vragen te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen de inspreker en de deelnemers van de vergadering. Indien daartoe aanleiding bestaat (en dat bepaalt de voorzitter), kan een inspreker een tweede keer inspreken na de eerste termijn.

Uitgangspunt 6:

Bij insprekers wordt actiever gestuurd op de tijdslimiet van 5 minuten.

11.Gebruik hulpmiddelen

Tijdens commissievergaderingen wordt met enige regelmaat van de beamermogelijkheid gebruik gemaakt om bestemmingsplankaarten te tonen, om een powerpointpresentatie te geven of om een vergaderstuk op het scherm te tonen. Het beamen van informatie past in die zin ook goed in de voorbereidende en verdiepende aard van commissievergaderingen.

De vraag om ook in raadsvergaderingen zaken op het grote scherm te mogen beamen is in mei 2014 aan het presidium voorgelegd. Het presidium heeft besloten dit nog niet toe te staan, maar hier later in de raadsperiode nog wel een keer bij stil te staan.

De spelregels waaronder gebruik kan worden gemaakt van de beamer zijn:

• 1.

  Het beamen blijft beperkt tot afbeeldingen / kaarten / scans, dus geen filmpjes.

• 2.

  Hetgeen wordt gebeamd is niet aanstootgevend, kwetsend, beledigend of op de persoon gericht.

• 3.

  De voorzitter is verantwoordelijk voor de orde van de vergadering en is altijd bevoegd een verzoek tot beamen te weigeren. Hij legt hierover geen verantwoording af tijdens een raadsvergadering, evt. wel achteraf in een presidiumvergadering.

• 4.

  Hetgeen wordt gebeamd is ’s middags voorafgaand aan de vergadering voor 14.00 uur digitaal aangeleverd bij de griffier.

Toevoeging punt 12 n.a.v. presidium 14 september 2015:

12.De rondvraag

Tijdens de rondvraag kunnen commissieleden vragen stellen aan het college over informatieve stukken en andere zaken die niet op de agenda staan.

Aangezien het hier niet om politieke meningsvorming gaat maar om het stellen van vragen en de beantwoording daarvan plegen commissieleden geen interrupties op elkaar tijdens de rondvraag.

Als een fractie heeft verzocht om agendering van een onderwerp of informatief stuk voor een volgende commissievergadering, dan worden eventuele vragen bewaard tot die inhoudelijke behandeling.

Uitgangspunt 7:

Als een fractie verzoekt om agendering van een informatief stuk, dan worden er verder geen vragen meer over dat stuk gesteld in de rondvraag

Kortom

Vergaderen kan op vele manieren, deze notitie geeft in grote lijnen aan op welke wijze we in Rijssen-Holten vergaderen tijdens commissie- en raadsvergaderingen en hoe we in een vergadering met elkaar omgaan.