Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (DIT) 2021

Geldend van 20-05-2021 t/m 10-06-2021

Intitulé

Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (DIT) 2021

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bloemendaal en Heemstede, ieder voor zover zij voor de eigen gemeente bevoegd zijn,

hierna elk en gezamenlijk te noemen: de deelnemende gemeente(n)

overwegende dat:

  • .

    de gemeenten de noodzaak inzien om de onderlinge samenwerking op het gebied van Informatisering en Automatisering te continueren en intensiveren;

  • .

    de intentie is om de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015 aan te passen in verband met de samenvoeging van de activiteiten Informatisering en Automatisering van de gemeenten, alsmede bestendiging bedrijfsvoering van de Regeling zelf;

  • .

    de gemeenten hun Informatisering en Automatisering wensen onder te brengen bij de gemeente Heemstede, die hiervoor als Centrumgemeente wordt aangewezen en gaat functioneren en haar - inricht als gemeenschappelijke Uitvoeringsorganisatie voor de Informatisering en Automatisering ten behoeve van de gemeenten;

  • .

    de gemeenten het functioneren van deze gemeenschappelijke Uitvoeringsorganisatie nadrukkelijk wensen te beschouwen als een gezamenlijke verantwoordelijkheid;

  • .

    de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten daarmee van hun gemeenteraden de vereiste toestemmingen hebben verkregen overeenkomstig het bepaalde in artikel 1, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, tot het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015;

  • .

    de deelnemende gemeenten deze samenwerking wensen vast te leggen in een lichte gemeenschappelijke Regeling.

Artikel 1 Algemene bepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

  • -

    Automatiseringsinfrastructuur: het geheel van apparatuur en bijbehorende besturingsprogrammatuur waarop de programmatuur en databases zijn geïnstalleerd, die de medewerkers tot hun beschikking hebben om bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen uit te voeren;

  • -

    Centrumgemeente: de gemeente Heemstede;

  • -

    Directieoverleg: periodiek ambtelijk overleg tussen de deelnemende gemeenten op strategisch/tactisch niveau;

  • -

    Gemeente(n): deelnemende gemeente(n), zijnde Bloemendaal en Heemstede;

  • -

    Informatieplan: een beschrijving van:

    • .

      eventueel nieuw beleid;

    • .

      werkzaamheden en activiteiten die de Uitvoeringsorganisatie in enig jaar gaat uitvoeren;

    • .

      de resultaten die in dat jaar zullen worden opgeleverd en de daarvoor in te zetten middelen;

  • -

    Informatievoorziening: het geheel van Informatisering (ondersteunen van de dienstverlening en bedrijfsprocessen met behulp van softwaresystemen) en automatiseringsinfrastructuur;

  • -

    Managementrapportages: beschrijving van uitgevoerde werkzaamheden en activiteiten, de opgeleverde resultaten en de daarvoor ingezette middelen;

  • -

    Portefeuillehoudersoverleg: periodiek bestuurlijk overleg tussen de Gemeenten;

  • -

    Regeling: deze Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (DIT) 2021;

  • -

    Uitvoeringsorganisatie: het team Informatievoorziening van de gemeente.

Artikel 2 Belang, taken en reikwijdte van de Regeling

  • 1. De Regeling wordt getroffen ter behartiging van het gemeenschappelijke belang van een goed beheer van Informatievoorziening, en bijbehorende dienstverlening aan de Gemeenten.

  • 2. De beleidsbepalende bevoegdheden en de bevoegdheid om de financiële kaders vast te stellen blijven berusten bij de Gemeenten, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft.

  • 3. De Centrumgemeente houdt ter uitvoering van de Regeling binnen de eigen ambtelijke organisatie een werkeenheid in stand aangeduid als de Uitvoeringsorganisatie.

  • 4. De Uitvoeringsorganisatie van de Centrumgemeente voert mede namens de Gemeenten de taken uit en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de in lid 1 genoemde belangen te behartigen voor zover de hiermee verband houdende kosten passen binnen de begroting.

  • 5. Ter uitwerking van lid 4 maken de Gemeenten binnen de kaders van deze Regeling nadere afspraken over de uit te oefenen bevoegdheden en mandaten.

  • 6. De Uitvoeringsorganisatie wordt belast met de uitvoering van alle taken in de volgende deelgebieden:

    • a.

      beheer: het ontwikkelen, inkopen, installeren, inrichten, testen en beveiligen van de Informatievoorziening, inclusief periodiek testen op correcte werking, de permanente bewaking, performance- en capaciteitscontrole met het doel om de werking van de diensten op het afgesproken kwaliteitsniveau te houden.

    • b.

      ondersteunen: het op strategisch en tactisch niveau adviseren over effectieve inzet van Informatievoorziening en het op operationeel niveau beantwoorden van vragen en herstellen van dienstverlening bij verstoring daar van.

  • 7. Voor deze taken worden de niveaus van dienstverlening gedefinieerd in het Informatieplan die kaderstellend is voor de inrichting van de Uitvoeringsorganisatie.

  • 8. Zowel de Uitvoeringsorganisatie als elk van de Gemeenten is bevoegd tot het doen van voorstellen tot wijziging van deze taken.

  • 9. Ingeval de uitvoering van bepaalde wetten, besluiten en regelingen ondergebracht in de Uitvoeringsorganisatie of de Gemeenten, niet langer onder de gemeentelijke verantwoordelijkheid vallen en dit leidt tot een zodanige vermindering van taken dat dit gevolgen heeft voor de omvang van de Uitvoeringsorganisatie, dan zijn de Gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk voor deze gevolgen, inclusief de financiële gevolgen waaronder eventuele wachtgeldverplichtingen.

Artikel 3 De Uitvoeringsorganisatie

  • 1. De verantwoordelijkheid voor de organisatorische vormgeving en de aansturing van de Uitvoeringsorganisatie ligt bij de Centrumgemeente. De afspraken over uit te voeren taken en de niveaus van dienstverlening zijn daarbij kaderstellend. Vacatures worden ingevuld door de Gemeenten op basis van een verdelingsratio gelijk aan het inwonertal op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de vacature beschikbaar komt.

  • 2. Er is een hoofd dat leiding geeft aan de Uitvoeringsorganisatie.

  • 3. De Uitvoeringsorganisatie is voor de uitvoering van haar taken gehuisvest in de Centrumgemeente. Lokale ondersteuning in de gemeenten door de Uitvoeringsorganisatie wordt jaarlijks naar behoefte nader geregeld in het Informatieplan.

Artikel 4 Eigendom

  • 1. Bestaande apparatuur en programmatuur van de Gemeenten blijft in eigendom van de betreffende gemeente.

  • 2. Apparatuur en programmatuur die door de Centrumgemeente als onderdelen van de gemeenschappelijke Informatievoorziening voor gemeenschappelijke rekening worden aangeschaft, worden eigendom van de Centrumgemeente.

  • 3. De centrumgemeente verstrekt jaarlijks in de managementrapportage van mei een totaaloverzicht van de apparatuur en programmatuur als bedoeld in het vorige lid die in het afgelopen kalenderjaar zijn aangeschaft.

Artikel 5 Werkwijze Uitvoeringsorganisatie

  • 1. De Uitvoeringsorganisatie stelt jaarlijks in concept het Informatieplan (inclusief begroting) op voor het volgende jaar.

  • 2. Het concept van het Informatieplan wordt in het Directieoverleg goedgekeurd voor doorgeleiding naar bestuurlijke besluitvorming en daarvoor ingebracht in het Portefeuillehoudersoverleg.

  • 3. Het gezamenlijk Portefeuillehoudersoverleg stemt in met het concept van het Informatieplan en daarmee tevens om de financiële consequenties van het concept van het Informatieplan op te nemen in de ontwerpbegroting van de Gemeenten.

  • 4. De Gemeenten stellen het Informatieplan vast, gelijktijdig met het vaststellen van de gemeentelijke begroting voor het desbetreffende jaar.

  • 5. Op basis van het Informatieplan brengt het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie halfjaarlijks de Managementrapportage uit. Deze worden besproken in het Portefeuillehoudersoverleg.

  • 6. De Centrumgemeente is bevoegd tot:

    • a.

      het doen van uitgaven voor de aanschaf of wijziging van apparatuur of programmatuur zoals omschreven in het vastgestelde Informatieplan;

    • b.

      het doen van onvoorziene uitgaven die noodzakelijk, onvermijdbaar en niet uit te stellen zijn om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Verantwoording voor deze uitgaven vindt achteraf plaats door het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie in het eerstvolgende Portefeuillehoudersoverleg.

Artikel 6 Directieoverleg

  • 1. Er is een Directieoverleg op strategisch/tactisch niveau. De Gemeenten worden daarin vertegenwoordigd door één persoon per gemeente. Daarvoor wordt een lid van het directie- of managementteam afgevaardigd.

  • 2. Het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie neemt deel aan het Directieoverleg en vervult de rol van secretaris. Het hoofd heeft geen stemrecht, wel een adviserende rol. Desgewenst kunnen ook ambtenaren van de Gemeenten bij dit overleg aanwezig zijn.

  • 3. Het Directieoverleg vindt minstens twee maal per jaar plaats.

  • 4. Het Directieoverleg betreft in ieder geval:

    • a.

      evaluatie van de uitvoering van de Regeling;

    • b.

      behandeling van het concept van het Informatieplan en na goedkeuring van het concept doorgeleiding hiervan naar het Portefeuillehoudersoverleg;

    • c.

      behandeling en goedkeuring van de managementrapportages;

    • d.

      goedkeuring van investeringen boven het maximale bedrag waarvoor het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie bevoegd is om uitgaven te doen conform de regeling budgetbeheer van de Centrumgemeente;

    • e.

      goedkeuring van personele aangelegenheden conform de eigen mandaatregeling van de Gemeenten;

    • f.

      bespreking van eventuele opgetreden storingen en evaluatie van de daarbij gevolgde werkwijze om de storing op te lossen;

    • g.

      bespreking van mogelijke aanpassingen in techniek, service, processen, kwaliteitsniveau, communicatie, personeel en organisatie.

Artikel 7 Portefeuillehouderoverleg

  • 1. Er is een Portefeuillehouderoverleg. De Gemeenten worden daarin vertegenwoordigd door één persoon per Gemeente. Daarvoor wordt de portefeuillehouder Informatievoorziening van het college van burgemeester en wethouders afgevaardigd.

  • 2. Het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie neemt deel aan het Portefeuillehoudersoverleg en vervult de rol van secretaris. Het hoofd heeft geen stemrecht, wel een adviserende rol. Desgewenst kunnen ook ambtenaren van Gemeenten bij dit overleg aanwezig zijn.

  • 3. Het Portefeuillehoudersoverleg vindt minstens twee maal per jaar plaats.

  • 4. Het Portefeuillehoudersoverleg betreft in ieder geval:

    • a.

      de behandeling van het concept van het Informatieplan;

    • b.

      de goedkeuring van het concept van het Informatieplan;

    • c.

      de goedkeuring om de financiële consequenties van het concept van het Informatieplan te verwerken in de conceptbegrotingen van de Gemeenten;

    • d.

      de evaluatie van de Regeling, alsmede de voorbereiding tot het aanpassen van de Regeling (zoals toetreding nieuwe deelnemers, uitbreiding/inkrimping dienstverlening aan organisaties);

    • e.

      kennis nemen van de managementrapportages;

    • f.

      kennis nemen van personele wijzigingen;

    • g.

      het behartigen van de belangen van de Gemeenten.

Artikel 8 Beleid

  • 1. Het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie draagt zorg voor de voorbereiding van beleid voor de in artikel 2 vermelde taken. Beleidswijzigingen op het gebied van Informatievoorziening worden opgenomen in het Informatieplan.

  • 2. De bevoegdheid tot het vaststellen van beleid voor de uitvoering van de in artikel 2 vermelde taken blijft bij de Gemeenten.

Artikel 9 Financiële bepalingen

  • 1. Het Informatieplan bevat de begroting van de Regeling.

  • 2. De begroting bevat de baten en lasten van de Regeling voor het begrotingsjaar.

  • 3. De Centrumgemeente brengt kosten in rekening aan de niet aan de Regeling deelnemende organisaties die diensten van de Uitvoeringsorganisatie afnemen.

  • 4. Met eventueel nieuwe afnemers van diensten van de Uitvoeringsorganisatie zal een overeenkomst gesloten worden waarin o.a. opgenomen is welke diensten afgenomen worden en welke kosten de Centrumgemeente daarvoor in rekening brengt..

  • 5. Bij uitzondering kan een van de Gemeenten specifieke Informatievoorziening vragen vanwege een alleen voor die gemeente dringend gewenste Informatievoorzieningsoplossing. De kosten hiervoor worden voor 100% gedragen door de betreffende Gemeente.

  • 6. De resterende kosten van de uitvoering van de Regeling (zijnde de totale kosten minus de in rekening gebrachte kosten volgens lid 3, 4 en 5 van dit artikel) worden aan de gemeenten toegerekend naar het inwonertal op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarover de kostenverdeling plaatsvindt.

  • 7. De Gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de kosten die voortkomen uit aanspraken van derden die voortvloeien uit de uitvoering van de in artikel 2 vermelde taken in de periode voorafgaand aan de uitvoering daarvan door de Uitvoeringsorganisatie.

  • 8. De gemeente Bloemendaal betaalt aan de centrumgemeente per kwartaal een voorschot dat gelijk is aan 25% van de voor de gemeente Bloemendaal begrote jaarkosten krachtens de verdeelsleutel van lid 5 en wel op 15 februari, 15 mei, 15 augustus en 15 november van ieder jaar.

  • 9. In het eerste kwartaal vindt afrekening plaats van de daadwerkelijke kosten van het voorgaande jaar conform artikel 5 lid 6. De Centrumgemeente stelt daarvoor een aanvullende of credit nota op.

Artikel 10 Geschillenregeling

  • 1. De Gemeenten verplichten zich om in geval van een geschil over de inhoud en/of uitvoering van de Regeling met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden getracht het geschil in der minne te beslechten.

  • 2. Wanneer de Gemeenten uiterlijk na twee maanden vaststellen dat het geschil niet in der minne beslecht kan worden, dan leggen zij het geschil voor aan gedeputeerde staten of een rechter.

Artikel 11 Geheimhouding

  • 1. De Gemeenten nemen strikte vertrouwelijkheid ten aanzien van informatie over elkaars organisatie, de werking van de apparatuur, bestanden en programmatuur in acht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere gemeente stelt elk der Gemeenten de hiervoor bedoelde informatie en gegevensdragers welke haar ter beschikking staan niet aan derden ter beschikking en maakt deze aan het overige personeel van de Gemeenten slechts bekend voor zover dit nodig is voor het verrichten van de overeengekomen prestaties. De medewerkers van de Uitvoeringsorganisatie (in loondienst, gedetacheerd of extern ingehuurd) zijn verplicht geheimhouding in acht te nemen en leggen hiertoe een verklaring af.

  • 2. Gemeenten dragen er zorg voor dat bij gegevens die zijn opgenomen in registraties, vereist en ingericht volgens wettelijke bepalingen, alle daarvoor geldende wettelijke bepalingen in acht worden genomen. De medewerkers van de Uitvoeringsorganisatie zijn gehouden deze wettelijke bepalingen in acht te nemen.

  • 3. De Centrumgemeente treft adequate maatregelen ter bescherming en beveiliging van apparatuur, bestanden, en programmatuur. De medewerkers van de Uitvoeringsorganisatie zijn gehouden de beveiligingsprocedures in acht te nemen.

Artikel 12 Archief

  • 1. Ten aanzien van de zorg en het beheer van de archiefbescheiden van de organen van de regeling alsmede ten aanzien van het toezicht op het beheer zijn de voorschriften van de Centrumgemeente van overeenkomstige toepassing.

  • 2. De deelnemende gemeenten blijven elk afzonderlijk belast met de verantwoordelijkheid voor zorg en beheer van de archiefbescheiden voortvloeiend uit de aan de regeling gemandateerde taken.

  • 3. De aan de uitvoering van het eerste lid verbonden kosten komen ten laste van de Centrumgemeente.

Artikel 13 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

  • 1. Toetreding tot de Regeling door andere gemeenten behoeft unanieme goedkeuring van de Gemeenten.

  • 2. De Regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend besluit van de Gemeenten.

  • 3. Gemeenten kunnen gezamenlijk besluiten tot opheffing van de Regeling. In dat geval stelt de centrumgemeente een liquidatieplan op met daarin opgenomen de financiële gevolgen van de opheffing. Deze gevolgen komen voor gezamenlijke rekening van de Gemeenten.

  • 4. Een Gemeente kan tot uittreding besluiten. Uittreding vindt niet eerder plaats dan per 31 december van enig jaar, met inachtneming van een termijn van aanzegging aan de andere Gemeente van tenminste twee jaar. De financiële gevolgen van uittreding, inclusief de daardoor eventueel ontstane wachtgeldverplichtingen, komen voor rekening van de uittredende Gemeente.

  • 5. Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van opheffing of uittreding als bedoeld in dit artikel, wordt voorafgaande aan die opheffing of uittreding door de Gemeenten gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de Gemeenten bindend. In geval van uittreding zijn de kosten van het inschakelen van de deskundige voor rekening van de uittredende gemeente.

Artikel 14 Slotbepalingen

  • 1. De Regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2016 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

  • 2. De Regeling wordt per 1 januari 2021 aangehaald als Gemeenschappelijke Regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (DIT) 2021.

  • 3. Partijen evalueren iedere 2 jaar, voor het eerst in 2023, in ieder geval de genoemde kostenverdeling in artikel 9, zesde lid. Indien de evaluatie hier aanleiding tot geeft zullen partijen de nieuw overeengekomen kostenverdeling in een overeenkomst vastleggen.

  • 4. Rekenkamer(commissie)s van de deelnemende gemeenten afzonderlijk en/of in samenwerking worden in staat gesteld om alle informatie te verkrijgen die voor de wettelijke uitoefening van de rekenkamer- of rekenkamercommissie taak nodig is.

  • 5. Gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de Regeling. De Centrumgemeente draagt zorg voor de publicatie in de Staatscourant en draagt zorg voor de verplichting om de Regeling te zenden aan gedeputeerde staten van de provincie Noord Holland conform artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Ondertekening

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemstede op 3 november 2015 en gewijzigd bij besluit van 11 mei 2021.
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bloemendaal bij nr. 2015052414 en gewijzigd bij besluit van 4 mei 2021.