Instructie voor de gemeentesecretaris

Artikel 2 Ondersteuning van het college

• 1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester ter zake, zorg voor de goede voorbereiding van de vergaderingen van het college. Daartoe:

  • a.

    draagt de secretaris er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitvoeren;

  • b.

    ziet hij toe op een gedegen en tijdige advisering aan het college;

  • c.

    is de secretaris verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college;

  • d.

    draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

• 2. De secretaris oefent zijn bovengenoemde taken waar nodig uit in samenwerking en overleg met het managementteam.

Artikel 3 Ondersteuning van de burgemeester

• 1. De secretaris staat de burgemeester bij de bevordering van de eenheid van het collegebeleid ter zijde.

• 2. Hij bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de gemeentelijke bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 3. Hij is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

Artikel 4 Aansturing ambtelijke organisatie

• 1. De secretaris heeft de eindverantwoording voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering aan en de ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    de coördinatie van de beleidsinhoudelijke advisering van de afdelingen aan het college;

  • c.

    het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • d.

    de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

  • e.

    de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatieonderdelen;

  • f.

    de kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

  • g.

    de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

  • h.

    de voorbereiding en uitvoering van de begroting evenals de verantwoording over het gevoerde beleid;

  • i.

    de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

• 2. De voorzitter van het college houdt namens het college jaarlijks een functionering- en beoordelingsgesprek met de secretaris.

• 3. De secretaris is bestuurder in de zin van de WOR (Wet op de Ondernemingsraden).

Artikel 5

• 1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de secretaris en de afdelingshoofden en de coördinatoren van de Concernstaf regelmatig overleg.

• 2. De secretaris is voorzitter van het managementteam -en coördinatorenoverleg.

• 3. De secretaris geeft leiding aan de afdelingshoofden en aan de coördinatoren concernstaf.