Besluit van Provinciale Staten van Zuid-Holland van 16 december 2015 (Prov. Blad 2015, nr. 8447) tot vaststelling van de Controleverordening Provincie Zuid-Holland 2015

Artikel 1 Begripsbepalingen

a. Accountant: Een accountant als bedoeld in artikel 217, lid 2 van de Provinciewet belast met de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening.

b. Accountantscontrole: De controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant van:

-het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootteen samenstelling van het vermogen;

-het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

-het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij ofkrachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 190 Provinciewet;

-de inrichting van het financieel beheer en de administratieve organisatie gericht op de vraagof deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid artikel 217 Provinciewet, in acht worden genomen.

c. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van gedeputeerde staten waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

b. De COR: De door Provinciale Staten in overeenstemming met artikel 63 van het Reglement van Orde ingestelde Commissie voor het Onderzoek van de Rekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar, en kan door Provinciale Staten ten hoogste tweemaal met telkens twee jaar worden verlengd.

2. Provinciale Staten bereiden in overleg en in samenwerking met Gedeputeerde Staten de openbare aanbesteding van de accountant voor. Provinciale Staten benoemen daartoe een commissie waarin minimaal drie leden van de COR zitting hebben.

3. Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast en laten zo nodig een marktverkenning uitvoeren. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole ten minste opgenomen:

a. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

b. de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

c. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

d. de posten van de jaarrekening met bijbehorende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

e. de provinciale producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

4. Gebruik makend van het bepaalde in artikel 5, lid 2 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden geldt als rapporteringstolerantie een bedrag van € 300.000.

5. In afwijking van het gestelde in het derde lid, letters e. en f., kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen opnemen, dat de COR jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de provinciale productenen de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

6. De accountant is uit hoofde van zijn functie adviseur van Provinciale Staten en zijn commissies.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiënte en doelmatige accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en relevante vertegenwoordigers vanuit GS en de ambtelijke organisatie. Hierbij kan gedacht worden aan de portefeuillehouder financiën, de pro-vinciesecretaris, het Directieteam en de directeur Compliance & Control.

4. In zijn rol als adviseur van Provinciale Staten en zijn commissies, heeft de accountant periodiek (afstemmings-)overleg met de voorzitter van de COR en de Statengriffier.

Artikel 5 Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voordat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de provincie.

2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun mede-werking verlenen.

3. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor, dat alle ambtenaren van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer en over de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

1. Gedeputeerde Staten kunnen de door Provinciale Staten aangewezen accountant opdrachten geven tot het uitvoeren van consultancywerkzaamheden met uitzondering van opdrachten op het gebied van interne controle en opdrachten die een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening (artikel 201 provinciewet).

2. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Gedeputeerde Staten zijn voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

3. Gedeputeerde Staten dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS e.d.) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn Gedeputeerde Staten bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten aangewezen accountant, indien dit in het belang van de provincie is.

Artikel 7 Rapportering

1. Indien de accountant bij een controle majeure afwijkingen constateert, of tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording van Gedeputeerde Staten niet getrouw is, waaraan naar zijn mening door Gedeputeerde Staten onvoldoende aandacht wordt besteed en die derhalve kunnen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan Gedeputeerde Staten.

2. De accountant bevestigt jaarlijks aan Provinciale Staten dat naast de controleopdracht door hem geen interne controle opdrachten en opdrachten die een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening (artikel 201 provinciewet) voor de provincie zijn uitgevoerd.

3. In aanvulling op het in artikel 217, het derde en vierde lid van de Provinciewet voorgeschreven verslag van bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de directie waar de ambtenaar werkzaam is, het Directieteam en de directeur Compliance & Control dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

4. Het verslag van bevindingen behorende bij de (interim)controle ten behoeve van het management (de managementletter) wordt door Gedeputeerde Staten ter kennisname aangeboden aan de COR. De bestuurlijke samenvatting van de managementletter, de zogeheten Boardletter, wordt ter bespreking aangeboden aan de COR.

5. De controleverklaring en het accountantsverslag worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan Gedeputeerde Staten voorgelegd met de mogelijkheid voor Gedeputeerde Staten om op deze stukken te reageren.

6. De accountant bespreekt voorafgaand aan de statenbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag in de COR.

Artikel 8 Intrekking oude controleverordeningen

1. De Controleverordening Provincie Zuid-Holland wordt ingetrokken.

2. De Controleverordening Provincie Zuid-Holland van 20 oktober 2015 (Provinciaal blad 2015, nr.7057) wordt ingetrokken.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening Provincie Zuid-Holland 2015".

Deze regeling zal met de daarbij behorende toelichting in het Provinciaal Blad worden geplaatst.