Beleidskader evenementen

Hoofdstuk 1. Inleiding

Evenementen zorgen voor levendigheid binnen onze gemeente. Ze vergroten het woonplezier en de economische bedrijvigheid. Ze bevorderen onderlinge contacten tussen de bewoners van de verschillende dorpen die samen Midden-Delfland vormen. Daarnaast dragen evenementen bij aan de promotie van Midden-Delfland. Op het houden van sommige evenementen wordt soms verschillend gereageerd. Dat kan komen door de aard van het evenement, door de overlast die evenementen soms geven of door de kosten die evenementen voor de gemeente met zich meebrengen. Een goed moment om vast te stellen welke evenementen we belangrijk vinden, waarvoor we het de moeite waard vinden om eventuele overlast of kosten te accepteren en waar we met zijn allen trots op kunnen zijn.

Waarom dit beleidskader?

Tot op heden kent de gemeente Midden-Delfland geen evenementenbeleid. De evenementen die op dit moment plaatsvinden, zijn een verzameling van persoonlijke initiatieven en historisch gegroeide gebruiken bij verenigingen, in buurten of in dorpskernen. Het is niet duidelijk welke evenementen de gemeente graag wil stimuleren.

Bovendien bestaat er op dit moment veel losstaande regelgeving voor evenementen. We hebben alle regels die van belang zijn bij het organiseren van evenementen op een rij gezet.

De opzet van dit beleidskader

In hoofdstuk 2 behandelen we de gemeentelijke visie op evenementen. In hoofdstuk 3 bespreken we de rol van de gemeente bij het stimuleren van evenementen. Vervolgens komt in hoofdstuk 4 de vergunningverlening aan de orde. Dit hoofdstuk gaat over de regels waaraan organisatoren moeten voldoen bij het organiseren van evenementen. Het beleidskader wordt afgesloten met een korte conclusie.

Bij dit beleidskader horen ter informatie vier bijlagen:

• 1.

  De beleidsregels waarin alle regels verzameld staan die van belang zijn bij het organiseren van een evenement. Deze beleidsregels verschaffen organisatoren van evenementen helderheid over de randvoorwaarden en procedures die gelden bij het organiseren van evenementen.

• 2.

  De ‘beslisbomen’ evenementen; dit zijn vragenlijsten aan de hand waarvan de organisator van een evenement kan bepalen met welke vergunningen of ontheffingen hij te maken krijgt. De beslisbomen worden ook op de website van de gemeente gepubliceerd waarbij kan worden doorgeklikt naar relevante beleidsregels en de verschillende aanvraagformulieren.

• 3.

  De evenementenkalender; een overzicht van alle evenementen.

• 4.

  De algemene subsidieverordening van de gemeente Midden-Delfland.

Hoofdstuk 2. De visie van de gemeente op evenementen

De huidige situatie

De gemeente Midden-Delfland kent op dit moment een breed aanbod aan evenementen variërend van Koninginnedag, kermis, en rommelmarkten tot zomerfeest en het varend corso. Voor een compleet overzicht verwijzen we naar de ‘Evenementenkalender’ die als bijlage 3 is bijgevoegd. Naast deze jaarlijks terugkerende evenementen zijn er ook succesvolle eenmalige initiatieven. Al deze initiatieven zorgen voor levendigheid, voor meer onderlinge contacten tussen de inwoners van onze gemeente en dragen daarmee bij aan het gevoel van gemeenschappelijkheid. Daarnaast zorgen veel van deze evenementen voor regionale bekendheid en een positieve uitstraling van Midden-Delfland.

Wat opvalt aan het huidige aanbod, is dat het vooral gericht is op de eigen inwoners. Het zijn ook veelal evenementen die plaatsvinden binnen de eigen dorpskernen. Het aanbod is in dit opzicht wat eenzijdig. Hier komen wij op terug bij onze voorstellen voor stimulering van nieuwe evenementen.

Belangrijke uitgangspunten bij het vaststellen van evenementenbeleid

Midden-Delfland wil een gemeente zijn waar met respect voor natuur en landschap passende evenementen worden georganiseerd, zodat het voor zowel inwoners als voor bezoekers prettig is om in onze gemeente te verblijven. Het is van belang dat bij het organiseren van evenementen de veiligheid gewaarborgd wordt en dat overlast zoveel mogelijk wordt voorkomen.

De gebiedsvisie Midden-Delfland®2025

De gebiedsvisie geeft aan hoe de identiteit van Midden-Delfland in de nabije toekomst zichtbaar gemaakt moet worden. De gebiedsvisie is vertaald in voorstellen en opdrachten. We noemen enkele voorstellen uit de gebiedsvisie die mede richting geven aan het evenementenbeleid:

• -

  de versterking van de dorpskernen;

• -

  culturele activiteiten zoals opera in de polder en andere kunstmanifestaties;

• -

  de ontwikkeling van cultuur- en natuureducatie;

• -

  versterking van het open agrarische cultuurlandschap;

• -

  de promotie en ontwikkeling van streekproducten.

Met deze (en andere) voorstellen uit de gebiedsvisie krijgt de identiteit van Midden-Delfland, ook bij het houden van evenementen, inhoud. Het zijn voorstellen aan de hand waarvan je kunt kiezen om bepaalde evenementen wel en bepaalde evenementen niet te stimuleren of toe te staan binnen de gemeente.

Wat voor evenementen willen we graag binnen onze gemeente?

Als we kijken naar de gebiedsvisie en de voorstellen die daarin gedaan worden, dan kunnen we vaststellen dat een evenement past bij Midden-Delfland wanneer het bijdraagt aan:

• -

  het behoud van de eigen identiteit en de levendigheid van de dorpen;

• -

  de bevordering van onderlinge samenwerking en samenhorigheid in en tussen de dorpen;

• -

  een evenwichtig aanbod voor bewoners en voor bezoekers; dit betekent enerzijds dat het aantal evenementen geen te grote belasting moet vormen voor de gemeente en haar inwoners. Anderzijds moet het aanbod voldoende variatie bevatten zowel wat betreft de aard als de omvang van het aanbod;

• -

  de regionale en landelijke bekendheid en uitstraling van Midden-Delfland.

Analyseren we het bestaande aanbod aan evenementen (zie: de evenementenkalender), dan blijkt dat niet alle vier de uitgangspunten in even sterke mate terug te vinden zijn: evenementen die specifiek bijdragen aan de samenwerking en samenhorigheid tussen de dorpen, evenementen gericht op externe bezoekers en evenementen met een regionale en landelijke uitstraling zijn ondervertegenwoordigd in het huidige pakket. Daarom achten wij het van belang evenementen te stimuleren die juist hieraan tegemoet komen.

Bij het stimuleren van nieuwe evenementen zijn daarom de volgende criteria belangrijk:

• -

  Het evenement zorgt voor versterking van de samenhang tussen de dorpen;

• -

  Het evenement past bij de gebiedsvisie; denk hierbij aan de versterking van de relatie tussen stad en land en de versterking van het imago van Midden-Delfland;

• -

  Het evenement heeft een onderscheidend karakter ten opzichte van de huidige evenementen en evenementen in de regio;

• -

  Het evenement heeft een regionale of landelijke uitstraling die bijdraagt aan de bekendheid en goede naam van Midden-Delfland waardoor meer bezoekers van buiten de gemeente worden getrokken.

Daarnaast wordt bij het verlenen van medewerking aan het houden van evenementen aansluitinggezocht bij de uiteindelijk door de raad vast te stellen Visie Vitale Dorpen.

Toetsingscriteria

Hierboven staat welk soort evenementen de gemeente graag wil stimuleren of binnenhalen. Natuurlijk moeten ook deze nieuwe evenementen aan een aantal formele eisen voldoen. Net als bij alle bestaande evenementen, hanteert de gemeente toetsingscriteria bij de toewijzing van vergunningen:

• -

  Is er sprake van respect voor natuur en omgeving?

• -

  Past het evenement wat betreft planning binnen het huidige aanbod?

• -

  Levert het evenement (geluids)overlast op; hoeveel en hoelang?

• -

  Wordt aan de wettelijke eisen voldaan?

• -

  Is de veiligheid van organisatoren en bezoekers gewaarborgd?

Het spreekt voor zich dat ook een nieuw evenement aan deze criteria moet voldoen.

Hoofdstuk 3. De rol van de gemeente bij het stimuleren van evenementen

De gemeente streeft naar een aanbod van kwalitatief goede en gedifferentieerde evenementen. Hiervoor is een goede samenwerking met organisaties zoals het Recreatieschap Midden-Delfland, de Midden-Delfland Vereniging en culturele organisaties van groot belang. Zij kunnen initiatieven ontwikkelen en evenementen realiseren die goed passen bij dit evenementenbeleid. De gemeente zelf heeft vooral een ondersteunende en stimulerende rol bij het organiseren van evenementen. De gemeente is adviserend, bijvoorbeeld bij de vergunningaanvraag, de gemeente kan subsidie verlenen aan specifieke evenementen en de gemeente kan faciliteiten aanbieden.

Advisering

De gemeente wil organisatoren in een vroeg stadium bijstaan door mee te denken over de aard en omvang van een evenement en de consequenties hiervan, door te adviseren bij vergunningaanvragen en te helpen bij mogelijke subsidieaanvragen.

Subsidiering

Ter stimulering of instandhouding van evenementen wordt in een aantal gevallen subsidie verleend. Evenementen die in aanmerking willen komen voor een subsidie moeten voldoen aan minimaal één van de volgende kenmerken:

• a.

  Het evenement is voor alle inwoners van Midden-Delfland toegankelijk;

• b.

  Het evenement bevordert de samenhang tussen en in de verschillende dorpen;

• c.

  Het evenement heeft een onderscheidend karakter en voegt daardoor iets nieuws toe aan het huidige aanbod;

• d.

  Het evenement levert een positieve bijdrage aan de regionale of landelijke bekendheid van de gemeente (externe oriëntatie);

• e.

  Het evenement levert een positieve bijdrage aan het bereiken van de vermelde doelstellingen in de gebiedsvisie en wordt betrokken bij de nog door de raad vast te stellen visie Vitale Dorpen.

De Algemene subsidieverordening en het wettelijk kader van de Algemene wet bestuursrecht is bij de beoordeling op een subsidieverzoek van toepassing.

Facilitaire ondersteuning

Vanwege de positieve bijdrage die bepaalde evenementen leveren aan de levendigheid, het verenigingsleven of de uitstraling kan de gemeente evenementen facilitair ondersteunen om zo de realisatie mogelijk te maken. Hierbij kan gedacht worden aan het kosteloos inzetten van medewerkers van de gemeente en het beschikbaar stellen van materialen en locaties. Voor de evenementen zijn zogenaamde servicepakketten samengesteld waarin duidelijk staat vermeld welke diensten en materialen gratis en welke tegen betaling kunnen worden afgenomen. De invulling van deze servicepakketten is afgeleid van de huidige dienstverlening. De servicepakketten maken deel uit van de beleidsregels. Organisatoren van commerciële evenementen kunnen geen diensten of materialen afnemen. De burgemeester kan besluiten vanwege het gemeentelijke belang in dit geval toch diensten aan te bieden. Deze dienstverlening vindt dan tegen kostprijs plaats.

Hoofdstuk 4. Vergunningverlening

Het begrip evenement

Onder een evenement wordt verstaan: “alle publiekstoegankelijke activiteiten en activiteiten die op openbaar terrein georganiseerd worden”. Buurtfeesten, popconcerten, optochten, wielerwedstrijden,snuffelmarkten, muziekuitvoeringen en andere bijeenkomsten waar mensen gratis of tegen betaling naar toe kunnen, vallen onder het begrip evenement. Een uitgebreide definitie is opgenomen in de APV.

Tijdig melden van evenementen

Als een activiteit onder het begrip evenement valt, moet deze activiteit gemeld worden of moet er een vergunning worden aangevraagd. Het is van belang dat een vergunning tijdig wordt aangevraagd zodat alle aspecten op het gebied van veiligheid en openbare orde beoordeeld kunnen worden en de politie, indien inzet noodzakelijk is, het evenement kan meenemen in de capaciteitsplanning. In de beleidsregels zijn indieningstermijnen opgenomen voor zowel de meldingsplichtige als de vergunningplichtige evenementen.

Vergunningplicht, meldingsplicht of vergunningvrij?

Afhankelijk van de omvang van het evenement wordt er onderscheid gemaakt tussen activiteiten die vergunningvrij zijn, activiteiten die alleen gemeld hoeven te worden en evenementen waarvoor een vergunning moet worden aangevraagd. De beslisboom (zie bijlage 2) is een hulpmiddel dat duidelijkheid verschaft over dit onderscheid en wat de consequenties hiervan zijn. Hieronder beschrijven we kort de soorten evenementen.

Vergunningplichtige evenementen

Vergunningplichtige evenementen zijn publiekstoegankelijke evenementen voor meer dan 150 personen waarbij belastende effecten voor de omgeving kunnen optreden. Vergunningplichtige evenementen zijn onder te verdelen in grootschalige en kleinschalige evenementen. Grootschalige evenementen zijn evenementen met tenminste 1000 bezoekers gedurende het evenement. Voor deze grootschalige evenementen gelden uitgebreidere vergunningvoorschriften en controles. De organisatoren van grootschalige evenementen moeten onder andere standaard een veiligheidsplan en een verkeersplan indienen. Bij deze evenementen wordt een groter beslag gelegd op de ambtelijke inzet waarbij ook een hoger legestarief in rekening gebracht wordt dan bij de kleinschalige evenementen.

Meldingsplichtige evenementen

Kleinere evenementen met minder dan 150 bezoekers, die geen tot weinig overlast geven, zoals bijvoorbeeld een buurtbarbecue of een kleine snuffelmarkt zonder kramen, hoeven alleen gemeld te worden.

Vergunningvrije activiteiten

In principe hoeft geen vergunning te worden aangevraagd voor activiteiten die in verenigingsaccommodaties, dorpshuizen of horecagelegenheden worden gehouden. Deze gebouwen vallen onder het Besluit horeca-, sport- en recreatie-inrichtingen milieubeheer. Het brandveilig gebruik van deze gebouwen is geregeld in de Bouwverordening en de gebruiksvergunning. De gebruikelijke exploitatie is vastgelegd in de exploitatievergunning. Voor deze gebouwen geldt dat de activiteit moet behoren tot de reguliere exploitatie. Wanneer het incidentele activiteiten betreft, moeten zij wel worden gemeld, zodat in geval van calamiteiten de brandweer en politie van de activiteiten op de hoogte zijn.

Deregulering en vereenvoudiging van regels

Een belangrijk uitgangspunt bij de vergunningverlening is deregulering en vereenvoudiging van de regels. Door het hanteren van een ruimere definitie van vergunningvrije evenementen is voor een aantal evenementen geen vergunning meer nodig of kan met een melding worden volstaan. Hierbij gaat het om bijvoorbeeld buurtbarbecues, kleinschalige rommelmarkten en andere kleine evenementen. Deze evenementen moeten met een speciaal meldingsformulier worden gemeld. Van alle evenementen wordt melding gedaan bij de politie.

Een duidelijkere omschrijving van het begrip ‘evenement’ en het invoeren van een meldingsplicht voor de kleinere evenementen draagt ook bij aan deregulering. Hiervoor is een wijziging van de APV noodzakelijk. Het aantal regels binnen de APV neemt af zoals opgenomen in het bijbehorende raadsvoorstel.

Bevoegdheid burgemeester om in te grijpen

De burgemeester is bij de vergunningvrije of meldingsplichtige evenementen altijd bevoegd in het belang van de woon- en leefsituatie en/of vanwege de openbare orde een melding te weigeren of te bepalen dat sprake is van een vergunningplichtig evenement. Dat kan aan de orde zijn wanneer er veel mensen verwacht worden of wanneer er live muziek wordt gespeeld, waardoor overlast kan ontstaan.

Uitgangspunten bij vergunningverlening

Uitgaande van de positieve grondhouding van de gemeente ligt de nadruk bij de beoordeling van een vergunningaanvraag op het veilig laten verlopen van het evenement. Daarnaast is het beperken en/of voorkomen van overlast voor de woonomgeving en de natuur een belangrijk criterium.

Gelijke behandeling van evenementen

Het is van belang dat vergunningvoorschriften op gelijke wijze worden toegepast. Hierbij worden de historisch gegroeide rechten gerespecteerd met inachtneming van het feit dat veiligheid en handhaving van de openbare orde altijd gewaarborgd moeten zijn. Door wijziging van de inzichten betreffende veiligheid kan dit in de toekomst leiden tot beperkingen of tot het aanscherpen van voorschriften voor bestaande evenementen.

Inpasbaarheid in de evenementenkalender

De meeste evenementen in Midden-Delfland zijn jaarlijks terugkerende evenementen en gebonden aan een vaste periode op de jaarkalender. Bij de beoordeling van nieuwe, grootschalige c.q. belastende evenementen moeten deze inpasbaar zijn in zowel tijd als in ruimtelijke zin. Hiermee wordt overbelasting van de woonomgeving voorkomen. Bovendien is hierdoor de inzet van politie en het aanbieden van faciliteiten beter mogelijk.

Kosten voor rekening organisator

Naast het gestelde in hoofdstuk 3 over subsidie en ondersteuning van evenementen, blijft uitgangspunt dat alle kosten die voortvloeien uit het houden van een evenement voor rekening komen van de organisator c.q. vergunninghouder. Als aan de uitvoering van de voorschriften kosten zijn verbonden, komen deze ten laste van de vergunninghouder. Een voorbeeld is de inhuur van beveiliging, energieverbruik of de aanschaf van kunststof bekers. Daarnaast dient de organisator rekening te houden met de kosten van leges voor de vergunning en bij commerciële evenementen de huurprijs van evenemententerreinen.

Hoofdstuk 5. Locaties voor evenementen

Bij evenementen is het uitgangspunt dat gekozen wordt voor het gebruik van de bestaande commerciële horecavoorzieningen of voor de aangewezen evenemententerreinen. Bij nieuwe evenementen die niet passen op de nu aangewezen locaties, zal onderzocht worden welke alternatieve locaties geschikt zijn. Ook voor de historisch gegroeide evenementen waarbij de geluidsbelasting hoger is dan gewenst zal blijvend worden gezocht naar betere, gelijkwaardige locaties. De meeste evenementen worden georganiseerd in de centra van de dorpen en op de als evenemententerrein aangewezen terreinen. In verband met de belasting van de woonomgeving is het aantal belastende evenementen, met name in de centra van de dorpen, gemaximaliseerd.

Bijlage 1 van de beleidsregels geeft een overzicht van de terreinen die zijn aangewezen als evenemententerrein. Voor deze terreinen gelden per locatie regels over het soort evenement dat is toegestaan, de frequentie van het gebruik van het terrein en specifieke geluidsvoorschriften.

Hoofdstuk 6. Conclusie

De gemeente Midden-Delfland stimuleert een gevarieerd aanbod van evenementen binnen haar grenzen. Deze evenementen moeten zorgen voor levendigheid en een aantrekkelijk woonklimaat. Evenementen moeten de samenwerking tussen de inwoners bevorderen. Bovendien moeten evenementen bijdragen aan de bekendheid en uitstraling van de gemeente op regionaal en eventueel landelijk niveau. Daarom is het nodig de komende jaren vooral kleinschalige, cultureel hoogwaardige en op specifieke doelgroepen gerichte evenementen te stimuleren. Ze moeten passen binnen de gebiedsvisie en de door de raad vast te stellen visie op Vitale Dorpen, wat betekent dat ze veelal een ‘groen’ karakter hebben. Deze aanvulling op het huidige evenementenaanbod moet zorgen voor een extra positieve uitstraling en bredere bekendheid van Midden-Delfland.