Verordening behandeling bezwaarschriften

Geldend van 01-01-2016 t/m heden

Intitulé

VERORDENING BEHANDELING BEZWAARSCHRIFTEN

De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Middelburg, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelezen het voorstel van het college;

gelet op artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;

b e s l u i t e n :

tot het vaststellen van de Verordening behandeling bezwaarschriften

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    verwerend orgaan : het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen;

  • b.

    commissie : een commissie die is belast met de voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften als bedoeld in artikel 1:5 van de Algemene wet bestuursrecht tegen besluiten van gemeentelijke bestuursorganen.

Artikel 2 De commissie en ambtelijk horen

  • 1. Er is een commissie die de raad, het college en de burgemeester van de gemeente Middelburg adviseert ten aanzien van de beslissing op bezwaarschriften.

  • 2. Naast het horen en adviseren omtrent een bezwaar door de commissie kan, met betrekking tot door een bestuursorgaan bij afzonderlijk besluit daartoe aangewezen categorieën van bezwaarschriften, het horen ambtelijk plaatsvinden.

  • 2a. Indien de bezwaarmaker op enig moment aangeeft een bezwaar (alsnog) te willen laten horen en adviseren door de commissie, wordt dit gehonoreerd en afgezien van het (verder) ambtelijk horen.

  • 3. De commissie is niet bevoegd te adviseren ten aanzien van:

    • a.

      bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken;

    • b.

      alle bezwaarschriften die betrekking hebben op de wet- en regelgeving uitgevoerd in het kader van de Gemeenschappelijke Regeling Orionis Walcheren.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

  • 1. De commissie bestaat uit twee kamers:

    • a.

      de kamer Algemene Zaken;

    • b.

      de kamer Personele Aangelegenheden.

  • 2. Elke kamer bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden.

  • 3. De voorzitter en leden van de kamers worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen.

  • 4. De kamer regelt de vervanging van de voorzitter.

  • 5. De voorzitter en leden van de kamers kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Middelburg.

Artikel 4 Secretaris

Het college wijst één of meer ambtenaren aan als secretaris van de commissie en haar kamers.

Artikel 5 Bemiddeling

De secretaris en/of de vakafdeling onderzoeken of het bezwaar in de minne kan worden geschikt alvorens het bezwaar in behandeling wordt genomen. De secretaris en/of de vakafdeling verrichten daartoe de nodige handelingen.

Artikel 6 Zittingsduur

  • 1. De voorzitter en de leden van de kamers worden benoemd voor een periode van vier jaar, met éénmaal een stilzwijgende verlenging voor een periode van vier jaar, tenzij het college anders beslist.

  • 2. De voorzitters en de leden van de kamers kunnen tussentijds ontslag nemen.

  • 3. Een tussentijdse benoeming vindt plaats voor een periode van vier jaar. Deze termijn gaat lopen vanaf de datum van benoeming.

  • 4. De aftredende voorzitter en de aftredende leden van de kamers blijven na afloop van hun benoemingstermijn hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

  • 5. De voorzitters en de leden die reeds lid waren van de kamers op het tijdstip waarop deze verordening in werking treedt, treden gedurende de tweede termijn af volgens een daartoe door het college opgemaakt rooster van aftreden.

Artikel 7 Uitoefening bevoegdheden

De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Algemene wet bestuursrecht worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de kamer:

  • 1.

    artikel 2:1, tweede lid

  • 2.

    artikel 6:6, wat betreft het de indiener stellen van een termijn

  • 3.

    artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie

  • 4.

    artikel 7:4, tweede lid

  • 5.

    artikel 7:6, vierde lid.

Artikel 8 Vooronderzoek

  • 1. De voorzitter van de kamer is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.

  • 2. De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de kamer bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf een machtiging van het college vereist.

Artikel 9 Uitnodiging hoorzitting

  • 1. De voorzitter van de kamer nodigt de belanghebbenden en het verwerend orgaan ten minste twee weken voor de hoorzitting schriftelijk uit.

  • 2. Binnen drie werkdagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of het verwerend orgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen.

  • 3. De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de hoorzitting aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan meegedeeld.

  • 4. De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met derde lid.

Artikel 10 Quorum

  • 1. Voor het houden van een hoorzitting door een kamer is vereist dat in elk geval de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, en één lid aanwezig zijn.

  • 2. De advisering vindt plaats door tenminste de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, en twee leden.

Artikel 11 Niet-deelneming aan de behandeling

De voorzitter en de leden van de kamer nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.

Artikel 12 Openbaarheid zitting

  • 1. De hoorzitting van de kamer Algemene Zaken is openbaar.

  • 2. De hoorzitting van de kamer Personele Aangelegenheden vindt achter gesloten deuren plaats.

  • 3. De voorzitter van de kamer Algemene Zaken, een lid van deze kamer of een belanghebbende kan een verzoek doen de deuren te sluiten. Beraadslaging over dit verzoek vindt plaats achter gesloten deuren.

  • 4. Indien de kamer Algemene Zaken vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats achter gesloten deuren.

Artikel 13 Verslaglegging

  • 1. Het verslag van het horen wordt gemaakt door middel van een geluidsopname.

  • 2. In het advies van de kamer wordt de datum van de zitting en de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid vermeld.

  • 3. Indien de zitting van de kamer Algemene Zaken geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden respectievelijk hun gemachtigden in een zitting van een kamer niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, wordt dit eveneens in het advies vermeld.

  • 4. Indien één van de aanwezigen zwaarwegende belangen heeft tegen het maken van de geluidsopname, kan de voorzitter besluiten dat in plaats hiervan een schriftelijk verslag wordt opgesteld. Dit verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder op de zitting is voorgevallen en kan verwijzen naar de op de zitting overgelegde bescheiden.

  • 5. Er wordt op basis van de geluidsopname een schriftelijke samenvatting van het besprokene gemaakt wanneer het verwerend orgaan dat nodig acht voor zijn besluitvorming of wanneer een gerechtelijke instantie daarom verzoekt in het geval van een (hogere) beroepsprocedure.

Artikel 14 Nader onderzoek

  • 1. Indien na afloop van de zitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter van de kamer uit eigen beweging of op verzoek van de andere leden dit onderzoek houden.

  • 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de kamer, het verwerend orgaan en de belanghebbenden toegezonden.

  • 3. De leden van de kamer, het verwerend orgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de kamer een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo’n verzoek.

  • 4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 15 Raadkamer en advies

  • 1. De kamer beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies.

  • 2. De kamer beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

  • 3. Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

  • 4. Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt indien die minderheid dat verlangt.

  • 5. Het advies is gemotiveerd en bevat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift.

  • 6. Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de kamer ondertekend.

  • 7. Het advies wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. Ook het verslag als bedoeld in artikel 13 en eventueel door de kamer ontvangen nadere informatie en nader verslag worden ter beschikking gesteld.

Artikel 16 Jaarverslag

De commissie brengt jaarlijks vóór 1 juli aan de bestuursorganen van de gemeente verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande jaar.

Artikel 17 Inwerkingtreding en intrekking oude regeling

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2016. Per dezelfde datum wordt de ´Verordening commissie bezwaarschriften Middelburg 2006´ ingetrokken.

Artikel 18 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening behandeling bezwaarschriften.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Middelburg in zijn openbare vergadering van 28 september 2015.
de raadsgriffier, E.T. Israël
de voorzitter, mr. H.M. Bergmann
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Middelburg in hun vergadering van 4 september 2015.
de secretaris, mr. A. van den Brink
de burgemeester, mr. H.M. Bergmann
Vastgesteld door de burgemeester van Middelburg op 4 september 2015.
de burgemeester,mr. H.M. Bergmann

Toelichting op de Verordening behandeling bezwaarschriften.

Algemeen

In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordenende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot het instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen.

Artikel 2 De commissie en ambtelijk horen

Via dit artikel wordt de commissie als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is beschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.

De Algemene wet inzake rijksbelastingen en de WOZ bevatten afwijkende of aanvullende bepalingen over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding. In verband hiermee is ervoor gekozen om belastingzaken en WOZ-zaken niet door deze commissie te laten behandelen. Dit geldt ook voor bezwaarschriften die betrekking hebben op de wet- en regelgeving uitgevoerd in het kader van de Gemeenschappelijke Regeling Orionis Walcheren.

Bezwaarden kunnen deels ambtelijk worden gehoord en deels door de commissie.

Voor personele aangelegenheden, complexe zaken, ingewikkelde juridische vraagstukken, besluiten met een opmerkelijk financieel/politiek risico en besluiten die een grote mate van een emotionele lading met zich meedragen, zal het horen aan de commissie worden voorgelegd.

Het ambtelijk horen zal zich beperken tot die zaken waarbij de regelgeving duidelijk is en meestal maar één belanghebbende moet worden gehoord.  Het bestuursorgaan dient hiertoe een aanwijzingsbesluit vast te stellen. In het aanwijzingsbesluit zal bovendien een bepaling worden opgenomen, die het bestuursorgaan de mogelijkheid geeft, indien de omstandigheden van het geval daartoe naar het oordeel van het bestuursorgaan aanleiding geven, in afwijking van het aanwijzingsbesluit het bezwaar toch voor te leggen aan de commissie.

Aan het ambtelijk horen zal uitvoering worden gegeven door de inzet van secretarissen van de commissie.

Artikel 2.2a is middels een amendement toegevoegd: wanneer inwoners bezwaar maken tegen een ambtelijk besluit is het belangrijk dat zij het gevoel houden dat hun bezwaar onafhankelijk en objectief behandeld wordt. Als inwoners op enig moment in het proces van ambtelijk horen ontevreden raken of het idee krijgen dat de onafhankelijkheid in het gedrang komt, moet de weg naar een officieel bezwaar mogelijk blijven.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

De commissie is opgesplitst in twee kamers. De kamer Algemene Zaken is belast met de advisering over bezwaarschriften op het gebied van ruimtelijke ordening, bouwzaken, APV-zaken, burgerzaken, welzijn en onderwijs, Wet maatschappelijke ondersteuning e.d. De kamer Personele Aangelegenheden is belast met de advisering over bezwaarschriften over rechtspositionele zaken (ambtenarenzaken).

Door de bepaling in het derde lid delegeert de raad de benoeming van de commissieleden aan het college. Het college is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert.

Artikel 4 Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van haar werkzaamheden. De vakspecialisten van het cluster juridische zaken van de afdeling Bestuursondersteuning fungeren als secretaris van de commissie.

 

Artikel 5 Bemiddeling

Door deze bepaling is procedureel vastgelegd dat een bemiddelingspoging mogelijk is in het bezwaarschriftenproces. De secretaris en/of behandelende vakafdeling kunnen na ontvangst van het bezwaarschrift contact opnemen met bezwaarde. Op deze manier kunnen misverstanden worden rechtgezet, het besluit nader worden toegelicht etc. Dit kan leiden tot een voor alle partijen aanvaardbare oplossing.

 

Artikel 6 Zittingsduur

In de vorige verordening was bepaald dat de zittingsduur van de commissie gelijk liep met de zittingstermijn van de raad. Dit heeft echter geen functie (meer) omdat raadsleden geen lid van de commissie mogen zijn. De koppeling met de zittingstermijn van de raad is daarom losgelaten.

Verder is gekozen voor een zittingsduur van vier jaar die éénmaal stilzwijgend met vier jaar wordt verlengd. Voorts zal voor alle zittende voorzitters en leden een rooster van aftreden gedurende de tweede termijn worden vastgesteld, zodat de continuïteit wordt gewaarborgd.

Artikel 7 Uitoefenen bevoegdheden

Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd.

De in dit artikel aangehaalde artikelen of artikelleden van de Awb luiden als volgt.

 

Artikel 2:1, tweede lid

Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

Toelichting:

Deze bepaling is facultatief geformuleerd, de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

 

Artikel 6:6

Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.

Toelichting:

De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd.

Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet-voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift ‘kan’ niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan.

Artikel 6:17

Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde.

Toelichting:

Deze bepaling spreekt voor zich. Voor zover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de voorzitter.

Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit (CRvB 24 juni 1997, JB 1997/196).

Artikel 7:4, vierde lid Awb staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende (HR 20 september 2000, JG 2001/30).

Artikel 7:4, tweede lid

Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage.

Toelichting:

Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftenprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging.

Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter-inzage-legging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19).

Artikel 7:6, vierde lid

Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden [...].

Het derde lid van dit artikel luidt: Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.

Toelichting:

In het tweede lid van artikel 7:6 wordt de mogelijkheid gegeven om de belanghebbenden afzonderlijk te horen. Een reden om dit te doen kan zijn dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Het vierde lid geeft aan dat in dit geval de verschillende partijen niet geïnformeerd hoeven te worden over wat er in de afzonderlijke hoorzittingen is besproken.

Artikel 8 Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter van een kamer er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.

De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.

Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in onderhavige bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.

Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.

Artikel 9 Uitnodiging hoorzitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb.

Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. De (plaatsvervangend) voorzitter neemt een beslissing op dit verzoek. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Met de inwerkingtreding van de wet Dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het verstandig om indien een bezwaarde verzoekt om uitstel en hiermee ingestemd wordt, af te spreken dat daarmee de beslistermijn met eenzelfde periode wordt opgeschort, en dit te bevestigen.

Artikel 10 Quorum

Het horen dient plaats te vinden door tenminste de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, en één lid. Het is gebruikelijk in Middelburg dat bij een hoorzitting van een kamer de (plaatsvervangend) voorzitter en twee leden aanwezig zijn. Advisering dient altijd plaats te vinden door tenminste de (plaatsvervangend) voorzitter en twee leden.

Artikel 11 Niet-deelneming aan de behandeling

Dit artikel behoeft geen toelichting. Zie ook artikel 2:4 Awb.

Artikel 12 Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting van de kamer Algemene Zaken in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen.

De hoorzittingen van de kamer Personele Aangelegenheden vinden altijd achter gesloten deuren plaats. Hiermee worden problemen voorkomen indien deze kamer vergeet te besluiten tot een niet-openbare zitting.

Artikel 13 Verslaglegging

De kamers werken met een digitale geluidsopname van de hoorzittingen. Door deze wijze van verslaglegging is altijd een woordelijke weergave van de hoorzitting beschikbaar, die te allen tijde terug gehoord kan worden. Bij een beroepszaak kan het nodig zijn, en is het altijd mogelijk, om het digitale verslag alsnog kort uit te werken (bijvoorbeeld op verzoek van de rechter). Ook kan de voorzitter besluiten om een schriftelijk verslag op te stellen in plaats van een geluidsopname als een aanwezige zwaarwegende belangen heeft tegen het maken van een geluidsopname.

Artikel 14 Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB, 1999/311).

Artikel 15 Raadkamer en advies

Zie ook de toelichting bij artikel 12. De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.

Het tweede lid, onder b, is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 11) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.

Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie (zie onder 10); de advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a van de Awb. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk (CRvB 21 oktober 1999, AB 2000/42 en Rb. Haarlem 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer Awb 00/8620 en 00/8621).

Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 19-10-98, JB 1998/257). Uit het derde lid van dit artikel (mogelijkheid voor de commissie om het horen op te dragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan) volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter en één lid.

Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid krijgen, (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 06-01-1997).

In 2002 is de Wet kosten bestuurlijke voorprocedures in werking getreden. Deze wet bevat een regeling voor de vergoeding van de kosten die een belanghebbende maakt bij de behandeling van een door hem ingediend bezwaar- of administratief beroepschrift. De bepalingen zijn opgenomen in art. 7:15, 7:28 en 8:75 Awb. Een verzoek om vergoeding van de kosten moet worden gedaan voordat het bestuursorgaan op het bezwaar of administratief beroep heeft beslist. Doorgaans zal een dergelijk verzoek in het bezwaarschrift of mondeling tijdens de hoorzitting worden gedaan. De bezwaarschriftencommissie adviseert in dat geval ook over dit verzoek en zal aangeven of er recht is op een vergoeding en zo ja over de hoogte van het vergoedingsbedrag. Dit laatste kan worden ontleend aan het Besluit proceskosten bestuursrecht.

Artikel 16 Jaarverslag

De commissie brengt jaarlijks verslag uit aan de raad, het college en de burgemeester over haar werkzaamheden.

Artikel 17 Inwerkingtreding en intrekking oude regeling

Besluiten van het gemeentebestuur die algemeen verbindende voorschriften inhouden, verbinden niet dan wanneer ze bekendgemaakt zijn. De bekendmaking geschiedt door plaatsing in de Gemeenschappelijke Voorziening Officiële Publicaties (GVOP) in een andere door de gemeente algemeen verkrijgbaar gestelde uitgave (huis-aan-huisblad of plaatselijk dagblad).

Artikel 18 Citeertitel

Dit artikel spreekt voor zich.