Ideeënbusreglement gemeente Middelburg

Geldend van 22-10-2015 t/m heden

Intitulé

Ideeënbusreglement gemeente Middelburg

Het college van burgemeester en wethouders;

besluit vast te stellen het Ideeënbusreglement gemeente Middelburg.

Artikel 1 Begripsbepalingen

De gemeente: de gemeente Middelburg

Het college: het college van burgemeester en wethouders van Middelburg

De inzender: alle medewerkers van de gemeente, daaronder ook begrepen stagiairs, uitzendkrachten, gedetacheerden en trainees

Artikel 2 Doelstelling

  • 1. Het doel van de ideeënbus is om medewerkers aan te moedigen om actief en creatief mee te denken over verbeteringen, vernieuwingen of kostenbesparingen voor de gemeentelijke organisatie.

  • 2. De ideeënbus tracht dit te realiseren door inzenders in de gelegenheid te stellen voor de gemeente bruikbare ideeën in te dienen.

Artikel 3 Definitie

Een idee in de zin van de ideeënbus is een voorstel tot verbetering, vernieuwing of kostenbesparing voor de gemeentelijke organisatie. Een idee kan liggen op elk taakgebied van de gemeente en kan onder meer betrekking hebben op: verbetering van het werkresultaat, verbetering van werkmethoden, verbetering van de dienstverlening aan de burgers, verbetering van de kwaliteit van een product, verbetering van de werkomgeving, verbetering van de veiligheid of een voordeel voor het milieu.

Artikel 4 Voorwaarden

  • 1. Deze verbetering of vernieuwing moet een vondst zijn van de inzender en binnen het vermogen van de gemeente uitvoerbaar zijn.

  • 2. Het idee kan een vondst zijn van een inzender of meerdere inzenders tezamen.

  • 3. Een voorstel dat al eerder binnen de gemeente is opgepakt, wordt niet als idee aangemerkt.

  • 4. Ook wordt een voorstel niet als idee aangemerkt als het voorstel een idee betreft wat behoort tot het normale takenpakket van de medewerker.

  • 5. Een of meerdere medewerkers in dienst van de gemeente kunnen een idee indienen (dan is het idee zelf bedacht) of aandragen (dan is het idee door iemand anders bedacht).

  • 6. Het idee bevat de naam van de bedenker, een omschrijving en uitwerking van het idee. Bij de uitwerking wordt tevens aangegeven welk voordeel het idee oplevert. Het idee moet op een duidelijke wijze worden beschreven.

  • 7. Een idee dient schriftelijk te worden ingediend door middel van het standaardformulier of per e-mail naar idee@middelburg.nlte worden gezonden met een duidelijke omschrijving. Indien de medewerker die een idee wil indienen, moeite heeft met het invullen van het formulier, kan een beroep worden gedaan op de ambtelijk secretaris van de ideeëncommissie.

  • 8. Door het indienen van het idee, wordt de gemeente Middelburg eigenaar van het idee.

  • 9. Het te behalen (financiële) voordeel wordt afgewogen op grond van de dan bekende informatie en gegevens.

Artikel 5 Commissie

  • 1. Om alle ideeën gestructureerd te kunnen behandelen is een ideeëncommissie aanwezig.

  • 2. De ideeëncommissie bestaat uit drie leden: de wethouder personeelszaken, een lid van het directieteam en een medewerker van P&O. Uit haar midden kiest de commissie een voorzitter en een vicevoorzitter. Voor secretariële ondersteuning wordt aan de commissie een ambtelijk secretaris van de afdeling Bestuursondersteuning toegevoegd.

Artikel 6 Taak van de ideeëncommissie

De taak van de ideeëncommissie omvat:

  • ·

    het beoordelen van de ingezonden ideeën (na inwinnen van advies);

  • ·

    het adviseren van het college over het ingediende idee

Artikel 7 Behandeling van het idee

  • 1. Het idee wordt besproken en beoordeeld door de ideeëncommissie. Zonodig wint deze commissie nader advies in.

  • 2. Indien het geen idee is op basis van dit reglement, dan wordt het idee niet verder in behandeling genomen. De indiener van het idee wordt in de ontvangstbevestiging hiervan door de ideeëncommissie op de hoogte gesteld.

  • 3. Indien het wel een idee is op basis van dit reglement, ontvangt de indiener een ontvangstbevestiging, met daarin uitleg over de te volgen procedure.

  • 4. Nadat een idee is ontvangen, komt de ideeëncommissie binnen 6 weken bijeen, om het idee te beoordelen en een advies op te stellen voor het college over het al dan niet toekennen van een beloning en de hoogte van deze beloning.

  • 5. De bedenker krijgt de gelegenheid indien het wel een idee is op basis van dit reglement, om het idee toe te lichten bij de bijeenkomst van ideeëncommissie tezamen met de functionaris onder wiens verantwoordelijkheid de uitwerking van het idee valt.

  • 6. Het college beslist op advies van de ideeëncommissie over het al dan niet toekennen van een beloning en de hoogte van deze beloning.

Artikel 8 Beloning van het idee

  • 1. Een idee komt voor een beloning in aanmerking als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

    • -

      Het idee is origineel

    • -

      Het idee is uitvoerbaar

    • -

      Het idee levert een concreet voordeel op

    • -

      Voor het idee is door de bedenker inspanning verricht.

  • 2. De beloning bedraagt minimaal € 100,00. Indien het idee leidt tot een kostenbesparing

    voor de gemeente Middelburg op korte of lange termijn, dan wordt de beloning verhoogd met een bonus van 25% van de berekende kostenbesparing dan wel voordeel. Het maximumbedrag van de beloning en de bonus tezamen bedraagt € 1.500,00. De dekking van de beloning komt ten laste van de afdeling/afdelingen die voordeel van het idee heeft/hebben.

Artikel 9 Aanmoedigingspremie

  • 1. Een idee komt voor de aanmoedigingspremie in aanmerking als het idee aan minimaal twee van de vier voorwaarden, zoals genoemd onder artikel 8, eerste lid voldoet.

  • 2. De aanmoedigingspremie bedraag € 50,00.

Artikel 10 Geheimhouding

De leden van de ideeëncommissie zijn tot een zodanige geheimhouding verplicht dat de belangen van de inzender(s) niet worden geschaad.

Artikel 11 Bekendmaking

In overleg met de bedenker van het idee, wordt het idee bekend gemaakt op het intranet van de gemeente.

Artikel 12 Bezwaar

  • 1. Wanneer een indiener meent dat de afhandeling van zijn idee niet juist is, dan kan schriftelijk bezwaar worden ingesteld bij het college. Dit dient binnen 6 weken te gebeuren na de verzenddatum van de brief met de eindbeslissing van de commissie.

  • 2. Het college beslist op het bezwaar na het horen van de bedenker en de commissie.

Artikel 13 Slotbepalingen

  • 1.

    In die gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het college.

  • 2.

    Dit reglement kan worden aangehaald als Ideeënbusreglement en treedt in werking per 22 oktober 2015.

Ondertekening

Burgemeester en wethouders van Middelburg,
de secretaris, mr. A. van den Brink
de burgemeester, mr. H.M. Bergmann