Beleidsregel vervanging archiefbescheiden in de provincie Overijssel

1. Een machtiging tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die op grond van een vastgestelde selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen of indien de te vervangen documenten niet als te vernietigen zijn aangemerkt.

2. Geen machtiging is nodig indien bij reproductie geen sprake is van vervanging in de zin van de Archiefwet 1995.

1. De zorgdrager vraagt een machtiging tot vervanging aan bij Gedeputeerde Staten met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995.

2. De zorgdrager zorgt dat de archiefbescheiden bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats voldoen aan de eisen ingevolge de Regeling goede en geordende staat en de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden.

3. De zorgdrager legt in een Handboek vervanging vast op welke manier aan het bovenstaande is voldaan.

4. De zorgdrager wint voorafgaand aan de vervanging advies in bij de archivaris, indien deze benoemd is.

1. De archivaris toetst of de reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden beheerd en overgebracht.

2. De archivaris adviseert de zorgdrager over de voorgenomen vervanging.

1

Geen machtiging wordt verleend indien:

a. de vervanging niet geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Hierbij wordt juiste en volledige weergave opgevat overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;

b. het conceptbesluit tot vervanging, alsmede de onderliggende documenten, geen of onvoldoende rekening houden met zowel de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, als met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

1. De aanvraag om machtiging wordt ingediend conform het model van bijlage 1 behorende bij deze regeling.

2. De aanvraag gaat vergezeld van een conceptbesluit tot vervanging conform het model uit bijlage 2 behorende bij deze regeling.

3. De aanvraag gaat vergezeld van een concept-Handboek vervanging dat in het geval van vervanging door digitale reproducties ten minste omvat de onderdelen beschreven in het model uit bijlage 3 behorende bij deze regeling. Wanneer er sprake is van vervanging door middel van verfilming, dient het Handboek vervanging ten minste de onderdelen beschreven in bijlage 5 te omvatten.

4. Indien de zorgdrager een archivaris op grond van artikel 32 eerste lid dan wel artikel 37 eerste lid van de Archiefwet 1995 heeft benoemd, gaat de aanvraag vergezeld van zijn positief advies over de voorgenomen vervanging.

2

1. Ons college zal binnen 13 weken na verzending van het machtigingsverzoek een besluit nemen. Indien na deze termijn geen besluit omtrent de machtiging is genomen, dan wordt de machtiging geacht te zijn verleend.

2. De in het eerste lid genoemde termijn kan ten hoogste een maal met 13 weken verlengd worden.

3

1. In het geval van vervanging door digitale reproducties, zal het concept-Handboek vervanging worden beoordeeld aan de hand van de Checklist Handboek digitalisering uit bijlage 4 behorende bij deze regeling. Indien de vervanging gebeurt door middel van verfilming, zal het Hanboek vervanging beoordeeld worden aan de hand van de Checklist Handboek verfilming uit bijlage 6.

2. Naar aanleiding van de toets ontvangt de zorgdrager binnen 4 weken na ontvangst van de aanvraag een lijst van te bespreken punten en het verzoek binnen 2 weken een gesprek in te plannen.

3. Binnen 2 weken na het gesprek stuurt de zorgdrager een aangepast concept-Handboek vervanging en conceptbesluit tot vervanging.

4. Wanneer het Handboek vervanging en het besluit tot vervanging voldoen aan de gestelde eisen, geven wij zo spoedig mogelijk de machtiging per brief af.

5. Wanneer het Handboek vervanging en het besluit tot vervanging niet voldoen aan de gestelde eisen, dan delen wij de aanvrager per brief mee dat we voornemens zijn de aanvraag af te wijzen als binnen vier weken niet de vereiste verbeteringen zijn aangebracht.

1. De zorgdrager informeert ons over het genomen besluit tot vervanging. Het Handboek vervanging en onze machtiging maken integraal deel uit van het besluit.

2. Indien het besluit afwijkt van het eerder goedgekeurde conceptbesluit, is de machtiging niet geldig.

3. De zorgdrager stelt ons tijdig op de hoogte van wijzigende technische of procedurele omstandigheden die de geldigheid van de machtiging kunnen beïnvloeden.