Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

1.

• Er is een Bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 8, derde lid van de Wet, genaamd ‘Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen’.

2.

• De Bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Hoogeveen.

3.

• Waar in deze Regeling artikelen van de Gemeentewet of van enige andere wet of wettelijke regeling van overeenkomstige toepassing worden verklaard, wordt voor de gemeente, het College en of de burgemeester respectievelijk gelezen, de Bedrijfsvoeringsorganisatie, het bestuur en de voorzitter.

1.

• De deelnemers laten met inachtneming van het bepaalde in artikel 3 van deze Regeling door de Bedrijfsvoeringsorganisatie gemeentelijke taken uitvoeren.

2.

• Dit takenpakket strekt zich in ieder geval uit tot de volgende aspecten:

• a.

  beleidsontwikkeling en beleidsvoorbereiding;

• b.

  uitvoering van het door de daartoe bevoegde gemeentelijke bestuursorganen vastgestelde beleid;

• c.

  inkoop- en aanbestedingstrajecten;

• d.

  uitvoering van door de rijksoverheid aan de deelnemers opgedragen medebewindstaken;

• e.

  toezicht op en handhaving van de hiervoor genoemde uitvoering voor zover niet aan anderen opgedragen;

• f.

  de ter ondersteuning van voormelde taken uit te voeren taken op het gebied van bedrijfsvoering.

• g.

  en verder al wat nodig is om de taken van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen uit te voeren in overeenstemming met de wensen van die gemeenten.

3.

• De Bedrijfsvoeringsorganisatie voert uitsluitend taken uit voor de deelnemers.

4.

• De bij aanvang van de Regeling geldende afspraken omtrent werkzaamheden door en voor derden en de daarmee samenhangende verplichtingen worden overgenomen door de Bedrijfsvoeringsorganisatie, mits dat voor de niet bij de afspraken betrokken deelnemer en het Openbaar Lichaam geen financiële gevolgen heeft.

5.

• De Raden kunnen hun colleges opdracht verstrekken bepaalde voorstellen te doen gericht op de financiële bijsturing binnen de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

6.

• De deelnemers hebben ieder een planning- en control cyclus. De planning- en control cyclus van de Bedrijfsvoeringsorganisatie wordt hier op af gestemd binnen de grenzen van de Wet.

1.

• Voor de uitvoering van de taken zoals bedoeld in artikel 4 van de Regeling zijn de begrotingen van de deelnemers leidend.

2.

• De kosten van de bedrijfsvoering worden per deelnemer vastgelegd, in overeenstemming met de uitgangspunten zoals deze zijn opgenomen in een bij afzonderlijke overeenkomst vast te leggen kostenverrekenmodel, dat als bijlage deel uitmaakt van deze Regeling.

3.

• De kosten voor de bedrijfsvoering worden conform het kostenverrekenmodel opgenomen in de begroting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

4.

• Op de vaststelling van de begroting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie is artikel 19 van de Regeling van toepassing.

5.

• De Bedrijfsvoeringsorganisatie werkt de uit de begroting voortvloeiende taken en planning uit in een jaarplanning.

1.

• De Bedrijfsvoeringsorganisatie draagt zorg voor een kwalitatief goede en doelmatige uitvoering van de taken, zoals vermeld in artikel 4 van deze Regeling.

2.

• De Bedrijfsvoeringsorganisatie hanteert één of meer kwaliteitssystemen. De directie stelt kwaliteitssystemen vast en legt hierover verantwoording af aan het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

3.

• In het verlengde van hetgeen bepaald is in lid 1 draagt de Bedrijfsvoeringsorganisatie zorg voor een adequate verzekering van de risico's, die samenhangen met de uitvoering van zijn taken (de bedrijfsvoering) en die niet vallen onder de dekking van de aansprakelijkheidsverzekering van de deelnemers.

4.

• Over de wijze van afhandeling van aan (vertegenwoordigers van) de Bedrijfsvoerings-organisatie toe te rekenen schade die in het kader van de uitvoering van de taken van de Bedrijfsvoeringsorganisatie is ontstaan, maar niet voor vergoeding door een verzekeraar in aanmerking komt, wordt besloten door het bestuur.

1.

• Het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie bestaat uit de collegeleden van de deelnemende gemeenten. De zittingsduur van de leden van het bestuur is gelijk aan die van de leden van de colleges.

2.

• Een lid van het bestuur kan worden ontslagen door het college dat hem aangewezen heeft indien hij niet meer het vertrouwen van dat college bezit.

1.

• Het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie vergadert zo vaak als het daartoe besluit, maar ten minste tweemaal per jaar en verder als de voorzitter of één College dit onder schriftelijke opgave van de te behandelen onderwerpen verzoekt. Een verzoek van het College dient te worden gericht aan de voorzitter.

2.

• Voor de oproeping van de vergaderingen is artikel 19 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Bijeenroeping geschiedt door of vanwege de voorzitter.

3.

• Het bestuur stelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een Reglement van Orde vast, waarin onder meer besluitvormingsaspecten worden uitgewerkt.

4.

• In het bestuur heeft elk college één stem. Bij staken van de stemmen wordt het voorstel opnieuw geagendeerd voor een volgende vergadering die tenminste 1 week later wordt gehouden. Staken de stemmen dan opnieuw, dan is het voorstel verworpen. Besluiten tot vaststelling van de begroting en de rekening, zoals bedoeld in de artikelen 19 en 20 van de Regeling, en de besluiten tot benoeming en ontslag van de directie, zoals bedoeld in artikel 15, lid 1 dienen unaniem genomen te worden.

5.

• De leden van het bestuur ontvangen voor hun werkzaamheden geen vergoeding in welke vorm dan ook.

6.

• Op de vergaderingen van het bestuur zijn de artikelen 54 tot en met 58 Gemeentewet zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

7.

• Voor zover deze Regeling niet anders bepaalt, kan het bestuur zijn werkzaamheden verdelen over de leden. Deze verdeling wordt schriftelijk vastgelegd en aan de deelnemers meegedeeld.

1.

• Aan het bestuur komen alle bevoegdheden toe die aan de Regeling zijn opgedragen.

2.

• Het bestuur kan over gaan tot de oprichting van rechtspersonen als bedoeld in artikel 31a van de Wet, nadat de Raden in de gelegenheid zijn gesteld over een ontwerpbesluit hun wensen en bedenkingen kenbaar te maken aan het bestuur.

3.

• Het bestuur kan de voorzitter, of één of meer leden bevoegdheden toekennen.

4.

• Het bestuur kan aan de directie bevoegdheden overdragen met uitzondering van:

  • a.

    het vaststellen, dan wel wijzigen van de begroting;

  • b.

    het vaststellen van de jaarrekening;

  • c.

    het vaststellen van de financiële beheerverordening.de controleverordening en de verordening op het onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals omschreven in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;

  • d.

    het vaststellen van een organisatiereglement en bijbehorende regels.

1.

• Het bestuur of een lid daarvan geeft zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen vier weken aan de Raden de door een of meer leden van die Raden schriftelijke gevraagde inlichtingen, zonodig met toepassing van artikel 23 van de Wet.

2.

• Het bestuur of een lid daarvan geeft aan de Raden ten minste eenmaal per half jaar ongevraagd alle inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig zijn.

3.

• Een lid van het bestuur kan door het college dat hem heeft benoemd tot verantwoording worden geroepen over het door hem in het bestuur gevoerde beleid.

4.

• De Colleges stellen het bestuur in kennis van de bij hen in voorbereiding zijnde plannen en/of maatregelen met betrekking tot de in artikel 4 bedoelde taken, voor zover deze redelijkerwijs van belang kunnen zijn voor het functioneren van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

1.

• Het bestuur wijst uit zijn midden telkens voor de duur van een jaar een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan, die per jaar afwisselend uit een van de colleges van de deelnemers afkomstig is.

2.

• De benoeming van de voorzitter geschiedt voor het eerst ingaande 1-1-2016. Tot die datum blijft de huidige voorzitter in functie.

3.

• Als de voorzitter de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de Bedrijfsvoeringsorganisatie aan een ander opdraagt, doet hij daarvan mededeling aan het bestuur.

1.

• Binnen de uitgangspunten van deze Regeling kan het bestuur een Organisatiereglement voor de Bedrijfsvoeringsorganisatie vaststellen.

2.

• In het Organisatiereglement als bedoeld in het eerste lid legt het bestuur de organisatieprincipes en de organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie vast.

1.

• Op de ingangsdatum van deze Regeling geldt de organisatiestructuur zoals die in een bijlage bij deze Regeling is opgenomen.

2.

• Vanaf het derde jaar evalueert het bestuur elke vier jaar de doeltreffendheid en doelmatigheid van de organisatiestructuur.

1.

• De directie wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het bestuur.

2.

• Het bestuur regelt op voorstel van de directie de bezoldiging en de overige rechtspositie van de directie.

3.

• Het bestuur kan een Directiestatuut voor de directie vaststellen. Het bestuur brengt dit Directiestatuut ter kennis van de deelnemers.

4.

• De directie is voor het bestuur ambtelijk opdrachtnemer en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken van de Bedrijfsvoeringsorganisatie.

5.

• De directie verschaft informatie aan het bestuur om het functioneren en de bedrijfsvoering van de Bedrijfsvoeringsorganisatie te kunnen beoordelen.

6.

• De dagelijkse leiding van de Bedrijfsvoeringsorganisatie berust bij de directie.

7.

• De directie draagt zorg voor de kwaliteit van personeel en organisatie, beheer en bedrijfsvoering, en voor het zijn van een (aantrekkelijke) werkgever voor de medewerkers van de ambtelijke organisatie.

8.

• De directie is tevens bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

9.

• De directie ondersteunt het bestuur.

10.

• De directie woont de vergaderingen van het bestuur bij, tenzij zijn functioneren aan de orde is. Hij heeft in de vergaderingen van het bestuur een adviserende stem.

1.

• Het bestuur hanteert bij de regeling van de rechtspositie voor het personeel de CAR/UWO, of daarvoor op grond van de wet in de plaats komende opvolgende regelingen.

2.

• Het bestuur draagt zorg voor de verdere toepassing en uitvoering van de afspraken tussen de werkgevers- en werknemersvertegenwoordigingen, zoals die in verband met de oprichting van het Openbaar Lichaam zijn gemaakt.

1.

• Op het financieel beleid, het financieel beheer, de inrichting van de financiële organisatie en de controle daarop zijn de artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

2.

• Het bestuur stelt de financiële regels vast die vereist zijn om aan het in het eerste lid bepaalde te kunnen voldoen.

3.

• Het bestuur stelt een kostenverrekenmodel vast. Voorafgaand aan de totstandkoming van de Gemeenschappelijke Regeling stellen de Colleges voor de eerste twee jaar een kostenverrekenmodel vast.

1.

• Het bestuur zendt de (ontwerp)begroting, tijdig voorafgaand aan het jaar waarvoor de (ontwerp)begroting dient, aan de deelnemers.

2.

• De in het eerste lid bedoelde ontwerpbegroting is gebaseerd op de begroting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, die voor het lopende dienstjaar is vastgesteld. Het bestuur zendt voor de in de Wet genoemde datum de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de Raden.

3.

• De Raden kunnen binnen acht weken na toezending van de ontwerpbegroting het bestuur van hun zienswijze(n) schriftelijk laten blijken.

4.

• Het bestuur stelt de begroting tijdig vast.

5.

• De begroting wordt binnen twee weken na vaststelling door het bestuur aan de Colleges en de Raden toegezonden.

6.

• Het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval voor de in de Wet genoemde datum, naar gedeputeerde staten.

7.

• Het bestuur draagt er zorg voor dat de planning- en control cyclus zodanig wordt ingericht dat de wettelijke termijn wordt gehaald.

8.

• De meerjarenbegroting en de ontwerpbegroting worden door de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen ter beschikking gesteld. De ter inzage legging en de verkrijgbaarstelling van de stukken wordt openbaar bekend gemaakt.

9.

• De Raden behouden het recht om - na vaststelling van de begroting –met voorstellen voor begrotingswijzigingen te komen. Het bestuur zal deze voorstellen zo spoedig mogelijk doorrekenen op hun consequenties en daarover besluiten.

10.

• Op wijzigingen van de begroting zijn de voorafgaande bepalingen van dit artikel van overeenkomstige toepassing. Wijzigingen in de vastgestelde begroting welke geen effect hebben op het begrote financiële resultaat van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, worden hiervan uitgezonderd. Deze wijzigingen worden door het bestuur vastgesteld.

1.

• Het bestuur maakt elk jaar de ontwerprekening van baten en lasten van het voorgaande dienstjaar op. Het bestuur zendt de ontwerprekening ter controle naar de daartoe aangewezen accountant, met het verzoek zo spoedig mogelijk het controlerapport uit te brengen. Het bestuur zendt voor de in de Wet genoemde datum de ontwerprekening met de daarbij behorende bescheiden aan de deelnemers.

2.

• De Raden kunnen binnen acht weken na toezending van de voorlopige jaarrekening het bestuur hun zienswijze schriftelijk doorgeven.

3.

• Het bestuur stelt de jaarrekening tijdig vast en zendt deze binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor het einde van de wettelijke termijn aan gedeputeerde staten.

1.

• Reserves en voorzieningen worden in overeenstemming met de door het bestuur daartoe uitgevaardigde richtlijnen gevormd. Hiertoe kan door het bestuur een  "Nota reserves en voorzieningen" worden vastgesteld.

2.

• De nota, als bedoeld in het eerste lid, wordt voor de vaststelling voorgelegd aan de Raden.  De raden kunnen binnen 8 weken hun wensen en bedenkingen kenbaar maken aan het bestuur.

1.

• Het bestuur is belast met de zorg voor de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de Bedrijfsvoeringsorganisatie in overeenstemming met een door het bestuur, met inachtneming van de Archiefwet, vast te stellen regeling.

2.

• De directie is belast met de bewaring van de archiefbescheiden als bedoeld in het vorige lid, in overeenstemming met de door het bestuur vast te stellen nadere regels.

3.

• Bij opheffing van de Regeling worden de archiefbescheiden in een door het bestuur aan te wijzen archiefbewaarplaats geplaatst.

1.

• In geval van een geschil tussen de Bedrijfsvoeringsorganisatie en een van de deelnemers over de uitvoering van de taken, treden het bestuur en het betreffende College meteen met elkaar in overleg, teneinde het geschil verder te verkennen en zo mogelijk op te lossen. Per situatie wordt bezien welke oplossingswijze het best bij het probleem past.

2.

• Met betrekking tot geschillen tussen de deelnemers onderling, dan wel tussen de deelnemers en de Bedrijfsvoeringsorganisatie over de toepassing in de ruimste zin van de Regeling, beslissen, conform artikel 28 van de Wet, gedeputeerde staten.

3.

• In geval van een geschil binnen het bestuur kan één der partijen het geschil aan een door de deelnemers aangewezen onafhankelijke arbiter voorleggen, indien overleg tussen de partijen niet tot een bevredigende oplossing leidt. Het bestuur en de deelnemers zullen de uitkomst van de arbitrage respecteren. De arbiter doet ook een uitspraak over de verdeling van de kosten van de arbitrage.

1. De klachtenregeling van de gemeente De Wolden is van toepassing voor de behandeling van de verzoekschriften als bedoeld in artikel 9:18 lid 1 Algemene wet bestuursrecht.

2. Benoeming van de Ombudsman vindt plaats door het bestuur.

1.

• Het college van elke deelnemer kan, na vooraf verkregen instemming van de Raad van die gemeente, besluiten tot uittreding uit deze Regeling. Het college van de andere deelnemer wordt over het besluit geïnformeerd. Een dergelijk besluit kan niet eerder worden genomen dan na drie jaar na de inwerkingtreding van deze Regeling.

2.

• Een uittredingsbesluit treedt in werking na publicatie van het besluit overeenkomstig artikel 26 van de Wet doch niet eerder dan twee kalenderjaren na het verstrijken van het jaar, waarin het besluit tot opzegging is genomen.

3.

• Alvorens de deelnemer tot besluitvorming komt, als bedoeld in het eerste lid, wordt eerst over het voornemen overleg met de andere deelnemer gevoerd.

4.

• In het voornemen als bedoeld in het derde lid worden de motieven gegeven op grond waarvan de deelnemer wenst uit te treden.

5.

• Het besluit als bedoeld in het eerste lid wordt meteen ter kennis gebracht van het bestuur.

6.

• Het bestuur regelt de financiële verplichtingen evenals de overige gevolgen van de uittreding.

7.

• Van elk besluit tot uittreding van een deelnemer wordt meteen kennis gegeven aan gedeputeerde staten.

1.

• De Regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

2.

• Wijziging of opheffing van de Regeling vindt plaats indien de Colleges daar, na verkregen instemming van de Raden, gezamenlijk toe besluiten.

3.

• Indien het bestuur wijziging van de Regeling wenselijk acht, doet het daartoe een voorstel aan de Colleges.

4.

• In geval van opheffing van de Regeling stelt het bestuur een regeling op met betrekking tot de gevolgen van de opheffing; de regeling wordt vastgesteld door de Colleges.

5.

• Het bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie.

6.

• Zonodig blijft het bestuur functioneren tot de liquidatie voltooid is.

7.

• De gemeente Hoogeveen maakt het opheffingsbesluit bekend in de Staatscourant overeenkomst artikel 26 van de Wet.

1.

• De deelnemers zullen er steeds zorg voor dragen dat de Bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen tegenover derden te kunnen voldoen.

2.

• Indien aan het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie blijkt dat een deelnemer weigert deze uitgaven op de begroting te zetten, doet het bestuur meteen aan gedeputeerde staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de art. 194 en 195 Gemeentewet.

3.

• De deelnemers verbinden zich in geval van opheffing van de Bedrijfsvoeringsorganisatie een liquidatieplan op te stellen dat voorziet in de verplichting van de deelnemers, alle rechten en verplichtingen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

1.

• De gewijzigde Regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand na de publicatie als bedoeld in artikel 26 van de wet en kan worden aangehaald onder de titel “Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen”.

2.

• De deelnemers dragen zorg voor de bekendmaking van deze Regeling op een voor de deelnemer gebruikelijke wijze.

3.

• Het College van de gemeente Hoogeveen is aangewezen als het gemeentebestuur, bedoeld in artikel 26 van de Wet.

4.

• In alle gevallen waarin deze Regeling niet voorziet, beslist het bestuur, gehoord de Colleges.