Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Achtkarspelen houdende regels omtrent de controlecommissie (Verordening op de controlecommissie Achtkarspelen 2014)

Artikel 1. Naam, taken en verantwoordelijkheden

• 1.

  Er is een controlecommissie die de raad adviseert over de uitoefening van zijn controlerende taken.

• 2.

  De controlecommissie treedt op als vertegenwoordiger van de raad en draagt zorg voor het mogelijk maken van een open communicatie tussen de onafhankelijke accountant, de raad, het college van burgemeester en wethouders en het ambtelijk management.

• 3.

  De commissie heeft daarnaast de volgende vaste taken:

  • -

    het optreden als vertegenwoordiger van de raad in de contacten met de rekenkamercommissie en het adviseren aan de raad over de rapporten van de rekenkamercommissie;

  • -

    het adviseren aan de raad over de schriftelijke verslagen van het college van de resultaten van de onderzoeken op grond van artikel 213a van de Gemeentewet;

  • -

    de voorbereiding van het programma van eisen op basis waarvan de onafhankelijke accountant het controleplan inricht;

  • -

    het bespreken van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen dat de accountant uitbrengt naar aanleiding van de controle van de jaarrekening, alsmede de advisering daarover aan de raad;

  • -

    het (mede) voorbereiden van de aanbestedingsprocedure inzake de accountantscontrole.

• 4.

  De commissie adviseert de raad gevraagd en ongevraagd over alle onderwerpen die zij binnen haar taakomschrijving nuttig en nodig acht.

Artikel 2. Samenstelling

• 1.

  De controlecommissie bestaat uit raads- of steunfractieleden, voor fracties geldt een maximum van één lid.

• 2.

  De commissie benoemt de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 3. Deelname aan de vergadering van de commissie door anderen dan de leden

De commissie laat zich zo zij dit wenst bijstaan door adviseurs.

Artikel 4. Benoeming, ontslag en zittingsduur

• 1.

  De zittingsduur van de leden is gelijk aan de zittingsduur van de raad en valt daarmee samen. Schorsing in en tussentijds verlies van lidmaatschap van de raad brengt terstond verlies van het lidmaatschap van de commissie mee.

• 2.

  Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad.

• 3.

  De raad is bevoegd een lid tussentijds te ontslaan indien dit lid het vertrouwen van de raad niet meer bezit. Het betreffende lid wordt vooraf in de gelegenheid gesteld schriftelijk zijn zienswijze aan de raad mede te delen.

• 4.

  In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien, met dien verstande dat, indien een vacature is ontstaan die gepaard gaat met een vacature in de raad, in die vacature eerst wordt voorzien nadat het nieuw benoemde raadslid is toegelaten tot de raad.

• 5.

  Een lid, dat ter vervulling van een tussentijdse vacature is benoemd, treedt af op het tijdstip, waarop degene in wiens plaats hij is benoemd moest aftreden.

• 6.

  Een lid dat in de commissie zitting heeft namens een eenpersoonsfractie kan zich in de vergaderingen van de commissie laten vervangen door een bij de raad bekend schaduwfractielid.

Artikel 5. Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert volgens een vooraf door de commissie vastgesteld schema. Extra vergaderingen kunnen door de voorzitter worden belegd, al dan niet op verzoek van één of meer leden.

• 2.

  De voorzitter bepaalt, in samenspraak met de griffier, plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

• 3.

  De voorzitter roept de leden schriftelijk op.

• 4.

  De oproepingen worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste één week voor de aanvang van de vergadering bezorgd.

• 5.

  De vergadering wordt door plaatsing op de internetsite van de raad (www.raad-achtkarspelen.nl) ter openbare kennis gebracht.

Artikel 6. Publicatie van stukken

• 1.

  Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op de website van de raad (www.raad-achtkarspelen.nl) geplaatst.

• 2.

  Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad op verzoek inzage in deze stukken conform het bepaalde in artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet.

• 3.

  Indien de griffier van mening is dat inzage als bedoeld in het tweede lid moet worden geweigerd wegens strijd met het openbaar belang, dan legt hij het verzoek om inzage zo spoedig mogelijk ter beslissing voor aan de commissie.

Artikel 7. Besloten vergadering

• 1.

  Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

• 2.

  Het verslag van een besloten vergadering wordt vertrouwelijk ter beschikking gesteld aan de leden van de controlecommissie.

• 3.

  Het verslag, bedoeld in lid 2, wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de controlecommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van dit verslag.

Artikel 8. Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de controlecommissie overeenkomstig artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De controlecommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 9. Opheffing geheimhouding

Indien de controlecommissie op grond van het gestelde in artikel 86, tweede en derde lid, van de wet voornemens is geheimhouding op te heffen, wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Artikel 10. Quorum

• 1.

  De commissie beraadslaagt alleen als ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  Kan op grond van het bepaalde in het eerste lid een vergadering niet doorgaan, dan wordt zo nodig, met een tussentijd van tenminste achtenveertig uur, een nieuwe vergadering belegd, waarin de aanwezige leden beraadslagen en besluiten over de op de oproeping voor beide vergaderingen vermelde onderwerpen.

Artikel 11. Ondersteuning

• 1.

  Het secretariaat van de commissie wordt vervuld door de griffier of een door deze aan te wijzen griffiemedewerker. Deze heeft in de vergaderingen een adviserende stem.

• 2.

  De secretaris van de commissie maakt van het verhandelde in de vergaderingen een kort verslag en zendt dit toe aan de leden van de commissie en de overige adviseurs als genoemd in artikel 3.

Artikel 12. Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 13. Slotbepaling

• 1.

  De verordening kan worden aangehaald als de Verordening op de controlecommissie Achtkarspelen 2014.

• 2.

  Deze Verordening op de controlecommissie treedt in werking met ingang van 28 november 2014.

• 3.

  Met ingang van de in het tweede lid genoemde datum vervalt de Verordening op de controlecommissie, zoals vastgesteld op 28 oktober 2010.