Verordening op de raadscommissies gemeente Gilze en Rijen 2015

Geldend van 01-09-2015 t/m heden

Intitulé

Verordening op de raadscommissies gemeente Gilze en Rijen 2015

Agendapunt 14.

Vergadering

d.d. 13 juli 2015.

DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN;

gezien het voorstel van het presidium van de gemeenteraad d.d. 29 juni 2015;

gelet op het bepaalde in artikel 82 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

  • 1.

    de bevindingen en aanbevelingen van de werkgroep ‘raads- en commissievergaderingen’ over te nemen;

  • 2.

    vast te stellen de Verordening op de raadscommissies gemeente Gilze en Rijen 2015

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • -

    commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • -

    griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

  • -

    vergadering: vergadering van een raadscommissie.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

Er is een raadscommissie Middelen, een raadscommissie Ruimte en een raadscommissie Samenleving.

Het presidium van de raad bepaalt welke beleidsterreinen/onderwerpen in welke raadscommissie worden besproken.

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie heeft de volgende taken:

  • a.

    de voorbereiding van de behandeling door de raad van voorstellen over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

  • b.

    het voorleggen van voorstellen aan de raad uit eigener beweging;

  • c.

    voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

  • 1.

    Een raadscommissie bestaat uit één of twee leden namens iedere in de gemeenteraad vertegenwoordigde fractie.

  • 2.

    Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

  • 3.

    De raad benoemt op voordracht van de fracties voor iedere raadscommissie maximaal vier personen per fractie, die als lid van de betreffende raadscommissie kunnen optreden.

  • 4.

    De conform lid 3 benoemde personen kunnen in een andere raadscommissie als plaatsvervangend lid optreden. Raadsleden kunnen in elke raadscommissie als plaatsvervangend lid optreden.

  • 5.

    De raad benoemt uit zijn midden de commissievoorzitters en hun plaatsvervangers; zij kunnen in een andere raadscommisie als plaatsvervangend voorzitter optreden.

De commissievoorzitter is geen lid van de raadscommissie.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

  • 1.

    De zittingsperiode van een commissielid en commissievoorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 2.

    Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

  • 3.

    De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

  • 4.

    De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

  • 5.

    Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

  • 6.

    Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

  • 7.

    Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6. De griffier

  • 1.

    De griffier ondersteunt de raadscommissies bij hun werkzaamheden.

  • 2.

    De griffier is aanwezig in de vergadering.

  • 3.

    De griffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan de beraadslagingen in de vergadering deelnemen.

Hoofdstuk 2. Schriftelijke ronde en informatieavonden

Artikel 7. Schriftelijke vraag- en antwoordronde

Op verzoek van de raadscommissie zal voor de behandeling van onderwerpen waarvoor de raadscommissie dat wenselijk vindt voorafgaande aan de commissievergadering een schriftelijk vraag- en antwoordronde worden ingepland.

Artikel 8. Informatieavonden

Op verzoek van de raadscommissie zullen openbare of besloten informatieavonden worden belegd over door de raadscommissie aan te geven onderwerpen.

Voor besloten informatieavonden worden alle raads- en commissieleden uitgenodigd.

Hoofdstuk 3. Vergaderingen

Paragraaf 1. Tijdstip van vergaderingen en voorbereidingen

Artikel 9. Vergaderavonden

  • 1.

    In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissie Middelen plaats op maandagavond, van de raadscommissie Ruimte op dinsdagavond en van de raadscommissie Samenleving op woensdagavond.

  • 2.

    De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 19.30 uur en vinden plaats in het gemeentehuis. De raadscommissie kan besluiten op een andere locatie te vergaderen.

3.De vergaderingen van de raadscommissie vinden plaats conform het door het presidium van de raad vastgestelde vergaderschema.

4.Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

Artikel 10. Oproep en voorlopige agenda

  • 1.

    De voorzitter zendt ten minste 9 dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

  • 2.

    Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 11, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 11. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

  • 1.

    In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen.

  • 2.

    Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

  • 3.

    De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 12. Ter inzage leggen van stukken

  • 1.

    Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep in het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

  • 2.

    Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

  • 3.

    Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 13. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in weekblad Gilze en Rijen en op de gemeentelijke website.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 14. Presentielijst

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

  • 2.

    Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 15. Opening vergadering en quorum

  • 1.

    Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is of indien alle fracties vertegenwoordigd zijn.

  • 2.

    Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

  • 3.

    Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.

Artikel 16. Verslag

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

  • 2.

    Een verslag bevat in ieder geval:

  • a.

    de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een zakelijke samenvatting van het gesprokene onder vermelding van de namen van de sprekers;

  • d.

    indien advies aan de raad wordt uitgebracht: een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben;

  • e.

    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

  • 3.

    De conceptverslaglegging van de behandeling van ontwerp-raadsvoorstellen wordt gelijktijdig met de verzending van de raadsstukken toegezonden. Het volledige concept-verslag wordt toegezonden met de stukken voor de volgende commissievergadering.

  • 4.

    Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en griffier.

  • 5.

    Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden deze op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 17. Advies

  • 1.

    Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

  • 2.

    In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.

Artikel 18. Aantal spreektermijnen

  • 1.

    Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

  • 2.

    Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

  • 3.

    Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

  • 4.

    Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, worden niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde en het plaatsen van interrupties.

Artikel 19. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 20. Spreekrecht burgers

  • 1.

    Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn.

  • 2.

    Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken (de inspreker), meldt dit vóór aanvang van de vergadering aan de griffier.

  • 3.

    De inspreker krijgt bij het agendapunt waarover hij het het woord wil voeren, zowel in eerste als in tweede termijn als eerste het woord. Nadat de inspreker het woord heeft gevoerd, kunnen commissieleden vragen stellen aan de inspreker. Na de beantwoording door de inspreker volgt de eerste respectievelijk tweede termijn voor de fracties en de portefeuillehouder. Interrupties door de inspreker worden niet toegelaten.

Artikel 21. Handhaving orde en schorsing

  • 1.

    De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

  • 2.

    Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

  • 3.

    Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

  • 4.

    Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 22. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 23. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 24. Verslag besloten vergadering

  • 1.

    Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden vertrouwelijk aan de commissieleden toegezonden.

  • 2.

    Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

  • 3.

    De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 25. Geheimhouding

Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86 lid 1 van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden.

De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 26. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 27. Toehoorders en pers

  • 1.

    Toehoorders, insprekers en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

  • 2.

    Het blijk geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

  • 3.

    De commissievoorzitter is bevoegd wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

  • 4.

    Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 28. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

Artikel 29. Uitleg verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van deze verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 30. Intrekken oude verordening

Het ‘reglement van orde voor de vergadering van de raadscommissies 2002’, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 30 september 2002, wordt ingetrokken.

Artikel 31. Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op 1 september 2015.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies gemeente Gilze en Rijen 2015.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare
vergadering van 13 juli 2015.
DE RAAD VOORNOEMD,
de griffier, de voorzitter,
mr. J.W. Timmermans dr. A.J.W. Boelhouwer