Regeling privacy persoonsgegevens Metropoolregio Rotterdam Den Haag

1. Deze verordening is primair toegespitst op het registreren, beheren en verwerken van personeelsinformatie.

2. Deze verordening geldt voor alle medewerkers van de organisatie.

1. De personeelsinformatie wordt ondergebracht in:

• a.

  Een in dossiers systematisch aangelegde raadpleegbare verzameling van documenten

• b.

  Een geautomatiseerd systeem waarin gegevens worden vastgelegd

2. De in dit artikel lid 1 bedoelde informatie bestaat uit:

• a.

  Persoonsdossiers waarin de betreffende documenten gerubriceerd zijn ondergebracht. De documenten bevatten gegevens die van belang zijn voor het gehele dienstverband van een medewerker als gegevens die geen betrekking hebben op het gehele dienstverband.

• b.

  Informatie die speciale aandacht behoeft vanwege aspecten als beveiliging bezwaartermijn of inzage.

1. De verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

2. De verantwoordelijke legt passend technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

3. De verantwoordelijke wijst een of meerdere beheerders/bewerkers aan die belast zijn met het beheer en het bewerken van de bestanden. De beheerders zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, tenzij enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

1. De beheerders zijn eindverantwoordelijk voor het beheer van personeelsinformatie.

2. Geautomatiseerde systemen moeten zodanig zijn ingericht dat bij raadpleging de privacy van andere medewerkers niet wordt aangetast. De personeelsinformatie mag slechts functioneel worden geraadpleegd en verwerkt. Dit geldt ook voor de papieren of digitale output van gegevens uit deze systemen.

3. De verantwoordelijke, beheerder(s) en bewerkers moeten zich ervan bewust zijn dat personeelsinformatie vertrouwelijke informatie bevat en ook als zodanig behandeld moet worden. De verantwoordelijke ziet toe op de naleving hiervan.

4. Personeelsinformatie wordt door of namens de verantwoordelijke uitsluitend verstrekt aan:

• a.

  De leidinggevende van de betreffende medewerker

• b.

  Medewerkers van andere clusters voor zover het functioneel noodzakelijk is

• c.

  Andere instanties voor zover wettelijk bevoegd en voor zover de gegevens noodzakelijk zijn voor de taakuitoefening van de betreffende instanties.

• d.

  Medewerkers of instanties anders dan onder a t/m c, uitsluitend met ondubbelzinnige toestemming van de medewerker waarvan de gegevens worden verstrekt.

5. De personeelsinformatie wordt niet verstrekt als het doel waarvoor de verstrekking is verzocht in strijd is met de Wet bescherming persoonsgegevens of als de verstrekking redelijkerwijs niet in overeenstemming is met het doel.

1. Het verspreiden van papieren en/of digitale personeelsinformatie dient zodanig plaats te vinden dat de gegevens tijdens het transport niet voor derden inzichtelijk zijn.

2. Gebruikers van geautomatiseerde systemen hebben een persoonlijke toegangscode. De werkplek waar gebruik gemaakt wordt van deze systemen mag niet onbeheerd worden achtergelaten, terwijl het systeem nog toegankelijk is.

3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat in bepaalde systemen zodanige maatregelen worden getroffen dat personeelsinformatie of aanduidingen omtrent personeelsinformatie niet inzichtelijk is voor onbevoegden.

1. Iedere medewerker heeft recht op inzage in de personeelsgegevens die op hem betrekking hebben.

2. Iedere medewerker kan verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek wordt gericht aan verantwoordelijke en bevat de aan te brengen wijzigingen.  

De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het vorige zingenoemde verzoek schriftelijk of hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.

De verantwoordelijke zorgt dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

3. Iedere medewerker heeft het recht zich te verzetten tegen een verwerking van zijn personeelsgegevens op grond van persoonlijke omstandigheden. Bij indiening van het verzet vindt voorpopige opschorting plaats van de verwerkeing. Het verzet dient schriftelijk gericht te worden aan de verantwoordelijke.

De verantwoordelijke moet binnen vier weken na ontvangst van het verzet beoordelen het verzet terecht is en bericht de verzoeker omtrent zijn besluit. Wanneer het verzet terecht is, dan moet de verwerking onmiddellijk beëindigd worden.