Treasurystatuut Rotterdam 2015

Geldend van 26-06-2015 t/m heden

Intitulé

Treasurystatuut Rotterdam 2015

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam,

gelezen het voorstel van de directeur Middelen en Control van de Bestuursdienst van 28 april 2015; kenmerk 1638613;

gelet op de Verordening financiën Rotterdam 2013;

overwegende, dat voor de effectuering van deugdelijk financieel beleid en beheer en een deugdelijke financieringsfunctie aanvullende regels nodig zijn;

besluit vast te stellen:

Treasurystatuut Rotterdam 2015

Artikel

  • Artikel 1

    Begripsbepaling

    • 1.

      De begrippen in deze regeling hebben dezelfde betekenis als overeenkomstige begrippen in de Verordening financiën Rotterdam 2013, de Regeling Financiën Rotterdam 2013 en de Regeling Organisatie 2012, tenzij hierna anders opgenomen.

    • 2.

      In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt voorts verstaan onder:

      • a.

        bankgarantie: verbintenis met de bank om voor rekening van de gemeente op de enkele of eerste mededeling van de begunstigde dat de gemeente wanprestatie heeft gepleegd, het door de begunstigde op te geven bedrag te voldoen;

      • b.

        beheerder stamgegevens: functionaris die verantwoordelijk is voor het beheer van (basis)gegevens die direct of indirect gebruikt worden bij het genereren van betalingsverkeer, zoals tenaamstellingen, IBAN-nummers, betaaltermijnen;

      • c.

        bespaarde rente: rente die wordt berekend over de interne financieringsmiddelen;

      • d.

        betaalrekening: bankrekening die alleen wordt gebruikt voor het verrichten van betalingen;

      • e.

        betaalopdracht: opdracht aan de bank om ten laste van de opgegeven bankrekening een bedrag over te boeken naar een andere bankrekening;

      • f.

        betalingsorganisatie: functionele inrichting van alle processen die leiden tot betalingsverkeer;

      • g.

        betalingsverkeer: verrichten van betalingen en het incasseren van gelden;

      • h.

        cashmanagement: beheren van de geldstromen en de daaruit voortvloeiende saldi en kortlopende liquiditeitsposities;

      • i.

        cashpoolmethodiek: methodiek waarbij op de bankrekeningen saldo- en rentecompensatie plaatsvindt door alle rekeningen binnen het rekeningenstelsel te salderen alvorens de kredietruimte binnen het stelsel en de rente over het stelsel te berekenen;

      • j.

        commercial paper: door een niet-kredietinstelling uitgegeven verhandelbare schuldbekentenis aan toonder met een looptijd korter dan twee jaar, die onderdeel uitmaakt van een commercial paper programma, waarin de voorwaarden en de maximale omvang van de aan te trekken commercial papers over een bepaalde periode wordt bepaald;

      • k.

        daggeldlening: zeer kortlopende lening, meestal van 1 dag tot 1 week waarbij de rente gedurende de looptijd vast staat;

      • l.

        debetkaart: betaalkaart waarmee betalingen kunnen worden verricht die direct met de bankrekening van de gebruiker wordt verrekend of die wordt verrekend met reeds eerder van de bankrekening afgeschreven geld;

      • m.

        deposito: niet-verhandelbare belegging, waarbij een bedrag voor een vaste periode tegen een vast rentepercentage wordt uitgeleend;

      • n.

        EB-systeem: systeem voor elektronisch bankieren;

      • o.

        functioneel systeembeheerder: functionaris die verantwoordelijk is voor de inrichting van enig geautomatiseerd systeem waarmee betalingsverkeer gegenereerd of verwerkt wordt;

      • p.

        geldstromenbeheer: alle activiteiten die nodig zijn om het betalingsverkeer in te richten en uit te voeren;

      • q.

        handelaar: medewerker van de treasury tot wiens taak het behoort transacties op de geldmarkt af te sluiten;

      • r.

        huisbank: die bank waarbij de gemeente een rekening-courantstelsel aanhoudt en via welke het grootste deel van het betalingsverkeer verloopt;

      • s.

        herstructurering: het wijzigen van de structuur van de portefeuille opgenomen geldleningen of de portefeuille uitgezette geldleningen door aanpassing van de bestaande contracten of door middel van derivaten;

      • t.

        kas: voorraad contante gelden;

      • u.

        kasgeldlening: kortlopende lening, meestal voor 1 week tot maximaal 12 maanden waarbij de rente gedurende de looptijd vast staat;

      • v.

        kassier: functionaris die belast is met en verantwoordelijk is voor het beheer van de kassen en waardepapieren van het desbetreffende organisatieonderdeel;

      • w.

        kluis: door het lid van de concerndirectie voor zijn organisatieonderdeel aangewezen bewaarplaats voor contante gelden en waardepapieren;

      • x.

        kortlopend: een looptijd korter dan 1 jaar;

      • y.

        kredietfaciliteit: overeenkomst tussen twee partijen waarbij de verstrekker de kredietnemer toestaat tot een bepaald bedrag gelden op te nemen of andere faciliteiten te genieten, zoals bankgaranties;

      • z.

        kredietkaart: betaalkaart waarmee betalingen kunnen worden verricht die op een later moment door de uitgever van de kredietkaart met de bankrekening van de gebruiker wordt verrekend;

      • aa.

        langlopend: looptijd van 1 jaar of langer;

      • bb.

        lidstaat: lidstaat van de Europese Unie of een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte;

      • cc.

        medium term note: verhandelbare schuldbekentenis aan toonder met een minimumlooptijd van 2 jaar die onderdeel uitmaakt van een medium term note programma, waarin de voorwaarden en de maximale omvang van de aan te trekken medium term notes over een bepaalde periode wordt bepaald;

      • dd.

        niet-effectieve positie: situatie die ontstaat indien een derivaat niet is toe te wijzen aan een lening, groep leningen of financieringsbehoefte;

      • ee.

        obligatie: openbaar verhandelbare schuldbekentenis aan toonder, waarvan de voorwaarden in een prospectus zijn vastgelegd;

      • ff.

        onderhandse lening: lening waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg tussen de geldgevende en de geldnemende partij worden vastgesteld;

      • gg.

        ontvangstrekening: bankrekening waarop alleen ontvangsten mogen plaatsvinden alsmede betalingen door de treasury uit hoofde van cashmanagement;

      • hh.

        payer swap: financieel instrument waarbij de betaler een vaste rente over de nominale waarde betaalt en een variabele rente over de nominale waarde ontvangt;

      • ii.

        procesrekening: bankrekening die bedoeld is voor betalingsverkeer van een specifiek proces;

      • jj.

        rating: taxatie van de kredietwaardigheid van een financiële onderneming of een land, bepaald door een ratingbureau;

      • kk.

        receiver swap: financieel instrument waarbij de betaler een variabele rente over de nominale waarde betaalt en een vaste rente over de nominale waarde ontvangt;

      • ll.

        rekening-courantstelsel: stelsel waarin meerdere bankrekeningen zijn opgenomen;

      • mm.

        rentecap: financieel instrument waarbij de koper gedurende een in de overeenkomst overeengekomen renteperiode van de verkoper een geldsom ontvangt indien de variabele rente zich boven een overeengekomen rentepercentage beweegt;

      • nn.

        repo: een transactie waarbij waardepapieren worden verkocht en geleverd en waarbij tegelijkertijd de verkoper zich verplicht op termijn dezelfde waardepapieren terug te kopen tegen een van te voren vastgestelde prijs;

      • oo.

        tekeningsbevoegde: functionaris die is aangewezen door zijn lid van de concerndirectie voor het autoriseren van betaalopdrachten;

      • pp.

        token: middel dat door een bank wordt verstrekt om de identiteit van een gebruiker te kunnen vaststellen ten behoeve van het uitvoeren van bepaalde handelingen in het EB-systeem;

      • qq.

        treasurer: functionaris die uit hoofde van zijn functie namens de gemeente transacties mag uitvoeren op de kapitaalmarkt en mag optreden als handelaar op de geldmarkt;

      • rr.

        treasury: organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de gemeentelijke treasuryfunctie, zoals omschreven in artikel 19 van de Verordening Financiën Rotterdam 2013;

      • ss.

        treasuryrekening: bankrekening die kan worden gebruikt voor betalingsverkeer uit hoofde van de gemeentelijke treasuryfunctie, zoals omschreven in artikel 19 van de Verordening Financiën Rotterdam 2013;

      • tt.

        VOG: Verklaring Omtrent het Gedrag waaruit blijkt dat het gedrag van een persoon in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak;

      • uu.

        waardepapieren:

        • 1.

          effecten, als bedoeld in artikel 1, onder a. van de Wet toezicht effectenverkeer 1995;

        • 2.

          cheques;

        • 3.

          betaalkaarten;

        • 4.

          andere door de concerncontroller aan te wijzen papieren of stukken.

  • Artikel 2

    Bevoegdheden en verantwoordelijkheden geldstromenbeheer

    • 1.

      De concerncontroller kan nadere regels stellen met betrekking tot het geldstromenbeheer.

    • 2.

      De concerncontroller stelt een modelinstructie betalingsorganisatie en een model kasinstructie op.

    • 3.

      Het lid van de concerndirectie is voor zijn organisatieonderdeel belast met de uitvoering van het geldstromenbeheer.

    • 4.

      Indien van toepassing stelt het lid van de concerndirectie, met instemming van de concerncontroller, voor zijn organisatieonderdeel vast:

      • a.

        nadere regels met betrekking tot uitvoering van het geldstromenbeheer;

      • b.

        een instructie betalingsorganisatie conform de modelinstructie zoals genoemd in het tweede lid;

      • c.

        een kasinstructie conform de modelinstructie zoals genoemd in het tweede lid.

    • 5.

      De treasury draagt zorg voor:

      • a.

        het beheer van de bankrekeningen;

      • b.

        periodieke evaluatie van contracten betreffende het betalingsverkeer;

      • c.

        optimalisering van de communicatie tussen de gemeentelijke organisatieonderdelen en de banken, waardetransporteurs en overige financiële instellingen;

      • d.

        het gevraagd en ongevraagd adviseren van gemeentelijke organisatieonderdelen met betrekking tot het geldstromenbeheer.

  • Artikel 3

    Vereisten rekening-courantstelsels

    • 1.

      Rekening-courantstelsels worden alleen aangehouden bij banken, die zelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren beschikken over ten minste een A-rating, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus.

    • 2.

      Indien een bank waarbij een rekening-courantstelsel wordt aangehouden niet meer voldoet aan de vereisten van het eerste lid, dient uiterlijk binnen een jaar het betalingsverkeer te worden ondergebracht bij een bank die wel aan de onder lid 1 genoemde vereisten voldoet.

    • 3.

      Een rekening-courantstelsel zoals bedoeld in het eerste lid wordt aangehouden volgens een cashpoolmethodiek.

    • 4.

      Verbintenissen met banken worden alleen aangegaan onder Nederlands recht.

  • Artikel 4

    Aangaan overeenkomsten met banken

    • 1.

      Naast de huisbank kan het college bij wijze van uitzondering gemotiveerd andere banken aanwijzen waarbij de gemeente een rekening-courantstelsel aanhoudt.

    • 2.

      De concerncontroller sluit namens de gemeente met de banken overeenkomsten met betrekking tot rekening-courantstelsels en het hieraan gekoppelde betalingsverkeer.

    • 3.

      De concerncontroller ondertekent de voor banken bestemde documenten, met uitzondering van de documenten die worden gebruikt voor het betalingsverkeer.

  • Artikel 5

    Betalingsverkeer

    • 1.

      Het gemeentelijke betalingsverkeer verloopt primair via bankrekeningen binnen het rekening-courantstelsel dat wordt aangehouden bij de huisbank.

    • 2.

      Bij wijze van uitzondering kan specifiek betalingsverkeer verlopen via bankrekeningen binnen een rekening-courantstelsel dat wordt aangehouden bij een andere bank.

  • Artikel 6

    Openen, wijzigen en sluiten bankrekeningen

    • 1.

      De gemeente houdt geen bankrekening aan voor een juridische entiteit die geen deel uitmaakt van de gemeente.

    • 2.

      De concerncontroller opent, wijzigt en sluit alle bankrekeningen ten behoeve van de gemeente.

    • 3.

      Voor het openen, wijzigen en sluiten van een bankrekening dient het lid van de concerndirectie een door hem ondertekend schriftelijk verzoek in bij de concerncontroller.

    • 4.

      Bij opening van een bankrekening wordt door de concerncontroller:

      • a.

        bepaald of de bankrekening fungeert als een treasuryrekening, betaalrekening of als een ontvangstrekening;

      • b.

        de bovengrens van een betaalrekening vastgesteld;

      • c.

        de ondergrens van een betaalrekening of een ontvangstrekening op 0 gesteld.

    • 5.

      Op advies van de treasury herziet de concerncontroller de bovengrens van een betaalrekening.

  • Artikel 7

    Waardetransporteurs

De concerncontroller sluit namens de gemeente overeenkomsten met waardetransporteurs met betrekking tot transport van contante gelden en waardepapieren.

  • Artikel 8

    Relatiebeheer banken

    • 1.

      Relaties met banken en hun bancaire condities worden elke vier jaar beoordeeld.

    • 2.

      Contracten voor het betalingsverkeer worden elke vier jaar heroverwogen.

  • Artikel 9

    Algemene vereisten administratieve organisatie betalingsorganisatie

    • 1.

      In de modelinstructie betalingsorganisatie worden de kaders voor de administratieve organisatie van de betalingsorganisatie opgenomen.

    • 2.

      Het lid van de concerndirectie legt voor zijn organisatieonderdeel op basis van de modelinstructie betalingsorganisatie de administratieve organisatie met betrekking tot het geldstromenbeheer vast in de instructie betalingsorganisatie.

    • 3.

      In de administratieve organisatie wordt rekening gehouden met het toepassen van functiescheiding tussen in ieder geval de:

      • a.

        budgethouder;

      • b.

        kassier;

      • c.

        tekeningsbevoegden;

      • d.

        beheerder stamgegevens;

      • e.

        functioneel systeembeheerder.

  • Artikel 10

    Kas en kluis

    • 1.

      In de model kasinstructie worden de kaders opgenomen voor de administratieve organisatie rondom het beheer en gebruik van kassen en kluizen en het ordelijk en veilig bewaren van contante gelden en waardepapieren.

    • 2.

      Indien een kas of kluis aanwezig is legt het lid van de concerndirectie voor zijn organisatieonderdeel op basis van de model kasinstructie de administratieve organisatie met betrekking tot de kassen en kluizen vast in een kasinstructie.

    • 3.

      Indien een kas aanwezig is, wijst het lid van de concerndirectie voor zijn organisatieonderdeel schriftelijk één kassier en eventueel één of meer subkassiers aan.

    • 4.

      De (sub)kassier heeft de beschikkingsbevoegdheid over de hem in beheer gegeven kassen en waardepapieren.

    • 5.

      De (sub)kassier is belast met de ontvangst en de afgifte van waardepapieren en bewaart de contante gelden en de waardepapieren in een kluis.

    • 6.

      De (sub)kassier ziet toe op de rechtmatigheid van de te verrichten betalingen en ontvangsten.

    • 7.

      De (sub)kassier verstrekt op elke door hem in ontvangst genomen betaling een ontvangstbewijs.

  • Artikel 11

    Saldoregulatie bankrekeningen

    • 1.

      De treasury draagt zorg voor:

      • a.

        het dagelijks monitoren van het saldo op de procesrekeningen en het reguleren tot de vastgestelde bovengrens;

      • b.

        het maandelijks reguleren van het saldo van de niet-procesrekeningen tot de vastgestelde bovengrens.

    • 2.

      Als het saldo van een niet-procesrekening ontoereikend is om voorgenomen betalingen te kunnen doen, draagt de treasury zorg voor aanvulling van deze rekening indien van het betreffende gemeentelijke organisatieonderdeel minimaal twee dagen voor de gewenste verwerkingsdatum een schriftelijk verzoek tot saldoaanvulling is ontvangen.

  • Artikel 12

    Gebruikersbeheer EB-systemen

    • 1.

      Het lid van de concerndirectie wijst voor zijn organisatieonderdeel gebruikers van het EB-systeem van de huisbank aan en is verantwoordelijk voor het bepalen, wijzigen of intrekken van autorisaties van gebruikers.

    • 2.

      De algemeen directeur RSO draagt zorg voor het gebruikersbeheer in het EB-systeem van de huisbank en opent accounts, koppelt of wijzigt autorisaties of trekt deze in, verstrekt tokens en eventuele overige zaken bestemd voor gebruikers van het EB-systeem van de huisbank.

    • 3.

      De treasury geeft algemeen directeur RSO opdracht om een account te blokkeren wanneer:

      • a.

        bij periodieke controle wordt geconstateerd dat aan een account geen autorisaties zijn gekoppeld;

      • b.

        de gebruiker van een account geen geldige VOG heeft overlegd, zoals bedoeld in artikel 13;

      • c.

        de gebruiker uit dienst is getreden;

      • d.

        anderszins duidelijk is dat het account niet meer gebruikt zal worden; of

      • e.

        er sprake is van oneigenlijk gebruik en/of misbruik.

    • 4.

      Als één van de situaties als bedoeld in lid 4 zich voordoet, dan wordt de gebruiker hiervan in kennis gesteld en wordt verzocht de tokens onklaar te maken en ter beschikking te stellen aan de treasury.

    • 5.

      Bij beëindiging van het gebruik van het EB-systeem van de huisbank door een gebruiker draagt diens lid van de concerndirectie zorg voor het innemen van de tokens en eventuele overige zaken en stuurt deze terstond op naar de algemeen directeur RSO, samen met een schriftelijk verzoek tot beëindiging van de toegang tot het EB-systeem van de huisbank.

    • 6.

      Algemeen directeur RSO draagt op schriftelijk verzoek van de treasury zorg voor de beëindiging van een account:

      • a.

        nadat deze een onklaar gemaakte token heeft ontvangen of

      • b.

        na een blokkade van een account voor een periode van langer dan 3 maanden.

    • 7.

      De treasury draagt zorg voor het gebruikersbeheer van EB-systemen van andere banken dan de huisbank.

  • Artikel 13

    Verklaring omtrent het gedrag

    • 1.

      Gebruikers van een EB-systeem dienen een VOG te kunnen overleggen die gericht is op het omgaan met geld en waardepapieren en niet ouder is dan vier jaar.

    • 2.

      De treasury is verantwoordelijk voor de naleving van het eerste lid en zal, indien nodig, de functionarissen bedoeld in het eerste lid informeren en rappelleren voor wat betreft de noodzaak tot het actualiseren van een VOG.

  • Artikel 14

    Uitvoeren van betalingen

Voor elke betaalopdracht in het EB-systeem zijn minimaal twee handtekeningen nodig van tekeningsbevoegden.

  • Artikel 15

    Incassomachtigingen

    • 1.

      Machtigingen tot incasso worden alleen afgegeven indien hiertoe een dringende noodzaak bestaat.

    • 2.

      Het afgeven van een machtiging tot incasso aan een derde vindt schriftelijk plaats.

    • 3.

      Elke machtiging dient in ieder geval getekend te worden door de budgethouder en door een andere door het lid van de concerndirectie voor zijn organisatieonderdeel schriftelijk aangewezen functionaris.

    • 4.

      Het lid van de concerndirectie stuurt de gegevens van afgegeven machtigingen aan de algemeen directeur RSO ter vastlegging in het machtigingenregister.

  • Artikel 16

    Contant geld

    • 1.

      Contante gelden worden slechts tot een zodanige omvang aangehouden als nodig is voor het verrichten van de contante betalingen op korte termijn.

    • 2.

      Bewaring van de contante gelden vindt plaats in een brandvrije en afsluitbare kluis.

    • 3.

      Ontvangen contante gelden en cheques worden zoveel mogelijk dagelijks verwerkt en afgestort bij de bank, tenzij in bepaalde situaties het niet doelmatig is om dagelijks te storten.

    • 4.

      De omvang van het bedrag in de kas wordt afgestemd op het verwacht beroep en wordt, zonodig meerdere keren per dag, aangepast door middel van een toevoeging uit of een afdracht aan de kluis.

    • 5.

      Het transport van contante gelden wordt uitgevoerd door de waardetransporteur overeenkomstig de voorwaarden uit de overeenkomst tussen de gemeente en de waardetransporteur.

    • 6.

      Het bestellen van wisselgeld dient te gebeuren bij de waardetransporteur, waarbij een maximumbedrag geldt van € 5.000,- per keer.

    • 7.

      De concerncontroller kan op verzoek van het lid van de concerndirectie toestemming geven om af te wijken van het in lid 6 genoemde maximumbedrag.

  • Artikel 17

    Gebruik betaalkaarten

    • 1.

      De concerncontroller kent betaalkaarten toe en vraagt betaalkaarten aan ten behoeve van de gemeente.

    • 2.

      Voor het aanvragen van een betaalkaart dient het lid van de concerndirectie een door hem ondertekend schriftelijk verzoek in bij de concerncontroller waarin de uitgifte- en verantwoordingprocedure alsmede het doel van de betaalkaart is vastgelegd.

    • 3.

      Het gebruik van kredietkaarten waarmee zonder voorafgaande toestemming geld, goederen of diensten kunnen worden verkregen is niet toegestaan, behalve wanneer een dergelijke betaalkaart verstrekt is voor dienstreizen in het buitenland of andere specifieke doeleinden en ook alleen als zodanig gebruikt wordt.

    • 4.

      Het gebruik van debetkaarten die gevoed worden vanuit een gemeentelijke bankrekening is toegestaan.

  • Artikel 18

    Bankgaranties

    • 1.

      De concerncontroller kan op schriftelijk verzoek van het lid van de concerndirectie de huisbank bankgaranties aan derden laten verstrekken ten laste van de kredietfaciliteit van de gemeente.

    • 2.

      De kosten van een bankgarantie komen ten laste van het product waarvoor de bankgarantie is afgegeven.

    • 3.

      Het lid van de concerndirectie geeft wijzigingen met betrekking tot bankgaranties direct door aan de treasury.

    • 4.

      De treasury houdt het register van bankgaranties bij.

  • Artikel 19

    Cashmanagement

Ten behoeve van het cashmanagement draagt het lid van de concerndirectie voor zijn organisatieonderdeel zorg voor de aanlevering van de volgende informatie bij de treasury:

    • a.

      uiterlijk één dag voor de betaaldatum van een bedrag van minimaal € 100.000,- een melding van deze transactie, minimaal bevattende het bedrag van de transactie, beoogde valutadatum en betrokken bankrekening;

    • b.

      uiterlijk één dag voor de ontvangstdatum of op het tijdstip van het bekend worden van een externe ontvangst van minimaal € 100.000,- een melding van het te ontvangen bedrag, minimaal bevattende het bedrag van de transactie, beoogde ontvangstdatum en betrokken bankrekening.

  • Artikel 20

    Bevoegdheden en verantwoordelijkheden financiering

De concerncontroller is belast met:

    • a.

      het uitvoeren van alle transacties op de geld- en kapitaalmarkt;

    • b.

      het beheren van de financiële infrastructuur;

    • c.

      het verstrekken van leningen en garanties aan rechtspersonen op grond van de publieke taak.

  • Artikel 21

    Bevoegdheden en verantwoordelijkheden transacties

    • 1.

      De concerncontroller wijst functionarissen van de treasury aan als handelaar.

    • 2.

      De concerncontroller kan aan de in het vorige lid bedoelde aanwijzing voorwaarden verbinden.

    • 3.

      De treasurer voert transacties uit op de kapitaalmarkt met betrekking tot het aangaan en wijzigen van langlopende leningen, uitzettingen en derivaten.

    • 4.

      Handelaren voeren transacties uit op de geldmarkt met betrekking tot het aangaan en wijzigen van kortlopende leningen en uitzettingen.

    • 5.

      Elke transactie wordt vastgelegd op een transactieformulier.

    • 6.

      Transactieformulieren met betrekking tot langlopende leningen en derivaten worden ondertekend door de treasurer en de concerncontroller.

    • 7.

      Transactieformulieren met betrekking tot kortlopende leningen worden ondertekend door twee handelaren; bij afwezigheid van een tweede handelaar wordt het transactieformulier ondertekend door een tekeningsbevoegde voor de treasuryrekeningen.

    • 8.

      De transactieformulieren dienen na volledige ondertekening te worden gearchiveerd.

  • Artikel 22

    Tegenpartijen en intermediairs bij transacties

    • 1.

      Transacties op de geld- en kapitaalmarkt worden niet afgesloten met of via partijen die doelen nastreven of activiteiten verrichten die strijdig zijn met de wet, het algemeen belang of de openbare orde.

    • 2.

      Financiële ondernemingen waarmee derivaten worden afgesloten of waarvan bancaire diensten worden afgenomen dienen onder Nederlands toezicht of anderszins Europees toezicht te staan.

    • 3.

      Er wordt alleen gebruik gemaakt van intermediairs op de geld- en kapitaalmarkt die zijn geregistreerd bij de Autoriteit Financiële Markten en die van de Autoriteit Financiële Markten een vergunning als beleggingsonderneming hebben ontvangen.

  • Artikel 23

    Financieringsinstrumenten

De volgende instrumenten ten behoeve van het aantrekken van financieringsmiddelen zijn te gebruiken:

    • a.

      kredietfaciliteit op rekening-courant;

    • b.

      daggeldlening;

    • c.

      kasgeldlening;

    • d.

      commercial paper;

    • e.

      medium term note;

    • f.

      onderhandse lening;

    • g.

      repo.

  • Artikel 24

    Instrumenten voor uitzetten overtollige middelen

    • 1.

      De volgende instrumenten ten behoeve van het uitzetten van tijdelijk overtollige geldmiddelen zijn te gebruiken:

      • a.

        rekening-courant;

      • b.

        deposito;

      • c.

        daggeldlening;

      • d.

        kasgeldlening;

      • e.

        commercial paper;

      • f.

        medium term note;

      • g.

        onderhandse lening;

      • h.

        obligatie.

    • 2.

      De uitzettingen genoemd onder het eerste lid letter a. vinden plaats bij de schatkist of banken die voldoen aan de vereisten genoemd in artikel 3.

  • Artikel 25

    Toegestane derivaten

    • 1.

      De volgende derivaten zijn te gebruiken ten behoeve van het risicobeheer:

      • a.

        rentecap;

      • b.

        payer swap;

      • c.

        receiver swap;

    • 2.

      Een receiver swap wordt alleen aangetrokken voor het ongedaan maken van een niet-effectieve positie van een payer swap.

    • 3.

      De derivaten worden alleen gesloten bij financiële ondernemingen die:

      • a.

        gevestigd zijn in een lidstaat die ten minste beschikt over een AA-rating afgegeven door ten minste twee ratingbureaus; en

      • b.

        voor henzelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze ten minste beschikken over een AA-minusrating, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus.

  • Artikel 26

    Vervroegde aflossing leningen

    • 1.

      Het college besluit over vervroegde aflossing van opgenomen geldleningen indien er sprake is van risicoverhoging en/of lastenstijging.

    • 2.

      De concerncontroller besluit over vervroegde aflossing van opgenomen geldleningen indien er geen sprake is van risicoverhoging en/of lastenstijging.

  • Artikel 27

    Herstructurering of afkoop leningen, uitzettingen of derivaten

    • 1.

      Het college besluit over herstructurering of afkoop van de portefeuille opgenomen geldleningen, de portefeuille uitgezette geldleningen, de portefeuille derivaten of een combinatie daarvan indien er sprake is van risicoverhoging en/of lastenstijging.

    • 2.

      De concerncontroller besluit over herstructurering of afkoop van de portefeuille opgenomen geldleningen, de portefeuille uitgezette geldleningen, de portefeuille derivaten of een combinatie daarvan indien er geen sprake is van risicoverhoging en/of lastenstijging.

  • Artikel 28

    Instemming concerncontroller

    • 1.

      De treasurer heeft voorafgaande instemming van de concerncontroller nodig op de volgende voorstellen:

      • a.

        het aantrekken van langlopende geldleningen, zoals bedoeld onder artikel 23 letter d. tot en met g.;

      • b.

        het uitzetten van langlopende overtollige financiële middelen, zoals bedoeld onder artikel 24 lid 1 letter e. tot en met h.;

      • c.

        het afsluiten van derivaten, zoals bedoeld onder artikel 25;

      • d.

        aanpassingen van in het verleden afgesloten overeenkomsten van aangetrokken financieringsmiddelen, uitgezette overtollige middelen of derivaten.

    • 2.

      De voorstellen bedoeld in het eerste lid vermelden, naast de rentevisie, minimaal:

      • a.

        bij het aantrekken van geldleningen het doel, de omvang, de looptijd en de bijzondere bepalingen;

      • b.

        bij het uitzetten van overtollige financiële middelen het doel, de omvang, de looptijd en de bijzondere bepalingen;

      • c.

        bij het afsluiten van derivaten het doel, de werking, de looptijd, de kosten en de risico’s;

      • d.

        bij aanpassingen van in het verleden afgesloten overeenkomsten van aangetrokken financieringsmiddelen, uitgezette overtollige middelen of derivaten de aanleiding van de aanpassing en de zaken die aanpassing behoeven.

    • 3.

      De instemming wordt schriftelijk vastgelegd en gearchiveerd.

  • Artikel 29

    Offertes leningen

    • 1.

      Voor het aangaan van korte en lange leningen worden minimaal twee offertes gevraagd.

    • 2.

      De verschillende offertes worden vastgelegd op het transactieformulier.

    • 3.

      Op basis van de analyse zoals opgenomen in het transactieformulier wordt besloten over de in het eerste lid genoemde offertes.

  • Artikel 30

    Register leningen, uitzettingen en derivaten

De treasury houdt een register bij van afgesloten leningen, uitzettingen en derivaten.

  • Artikel 31

    Renterisicobeheer

    • 1.

      De kasgeldlimiet mag maximaal twee aaneensluitende kwartalen worden overschreden na voorafgaande toestemming van de concerncontroller.

    • 2.

      Overschrijding van de kasgeldlimiet in het derde achtereenvolgende kwartaal is slechts toegestaan na voorafgaande toestemming van het college.

    • 3.

      Het renterisico op de vaste schuld wordt bepaald als de som van de herfinanciering van de aflossingen op de vaste schuld en het bedrag aan renteherzieningen op de vaste schuld.

    • 4.

      Als bij begroting of tussentijdse rapportage blijkt dat het renterisico in het begrotingsjaar of de drie daaropvolgende begrotingsjaren de renterisiconorm dreigt te overschrijden, legt de concerncontroller aan het college een voorstel voor om deze overschrijding te voorkomen.

  • Artikel 32

    Intern liquiditeitsrisicobeheer

De financiering met kortlopende en langlopende leningen en de uitzetting van tijdelijk overtollige geldmiddelen worden gebaseerd op de liquiditeitenplanning.

Artikel 33Valutarisicobeheer

Leningen worden uitsluitend aangegaan, verstrekt of gegarandeerd in euro’s.

  • Artikel 34

    Derivaten

    • 1.

      Het gebruik van derivaten is alleen toegestaan indien het leidt tot een vermindering van risico’s en als deze vermindering vooraf inzichtelijk is gemaakt.

    • 2.

      Als een niet-effectieve positie ontstaat, legt de concerncontroller het college een voorstel voor om de niet-effectieve positie zo spoedig mogelijk op te heffen.

  • Artikel 35

    Vermogenskosten

    • 1.

      De gemeentelijke vermogenskosten worden gevormd door:

      • a.

        de rente van aangegane kort- en langlopende geldleningen;

      • b.

        de rente over de bankrekeningen in rekening-courant;

      • c.

        de toe te rekenen korte rente indien door hogere overheden middelen ter beschikking zijn gesteld onder de voorwaarde dat de daarmee gegenereerde rente ten gunste komt van het beleidsdoel waarvoor de middelen zijn verstrekt;

      • d.

        de bespaarde rente over de reserves en voorzieningen en de overige door het college aan te wijzen interne financieringsmiddelen;

      • e.

        de rente over het financieringstekort.

    • 2.

      Het percentage van de bespaarde rente is gelijk aan het omslagrentepercentage, tenzij bij collegebesluit een afwijkend percentage wordt vastgesteld.

  • Artikel 36

    Omslagrente

    • 1.

      Het college stelt voorafgaand aan het begrotingsjaar een voorcalculatorische omslagrente vast die wordt toegerekend aan de producten waarop de gemeentelijke investeringen betrekking hebben.

    • 2.

      De omslagrente dient in het meerjarenperspectief toereikend te zijn om de gemeentelijke vermogenskosten te kunnen dekken.

    • 3.

      In afwijking van het eerste lid wordt de omslagrente geactiveerd bij materiële vaste activa in uitvoering, de bouwgronden in exploitatie en de niet in exploitatie genomen bouwgronden.

    • 4.

      Met betrekking tot de volgende activa wordt de omslagrente berekend over de boekwaarde aan het begin van de maand:

      • a.

        de (im)materiële en financiële vaste activa, niet zijnde aan derden verstrekte geldleningen;

      • b.

        de bouwgronden in exploitatie en de niet in exploitatie genomen bouwgronden.

    • 5.

      In afwijking van het derde lid wordt aan de producten waar de desbetreffende investeringen betrekking op hebben, marktconforme rente berekend over:

      • a.

        investeringen in publiek bezit die door de gemeente in samenwerking met een derde partij worden gedaan en waarbij voor de financiële haalbaarheid van het project een zo efficiënt mogelijke kostprijs wordt berekend en beide partijen ondernemingsrisico lopen;

      • b.

        participaties van de gemeente in een samenwerkingsverband, waarbij de aanleg, bouw en/of onderhoud in een afzonderlijke juridische entiteit wordt geplaatst en waarbij de gemeente de positie van (mede)financier inneemt;

      • c.

        investeringen, waarvoor de gemeente voorfinanciering toepast voor reeds vastgelegde nog te ontvangen overheidsfinanciering.

    • 6.

      Over de aan derden verstrekte geldleningen uit hoofde van de publieke taak wordt de inleenrente toegerekend aan het desbetreffende product.

  • Artikel 37

    Bespaarde rente

    • 1.

      De bespaarde rente over:

      • a.

        de bestemmingsreserve Investeringsfonds Rotterdam wordt toegerekend aan het product Beheer Algemene Middelen ter dekking van de kapitaallasten van door de raad vastgestelde investeringsprojecten;

      • b.

        de bestemmingsreserve die voortkomt uit verkoop van objecten uit de gemeentelijke kunstcollectie wordt aangewend voor aankoop van nieuwe kunst- en museale objecten;

      • c.

        de afkoopsommen erfpacht worden toegevoegd aan het product Erfpacht ter dekking van de kapitaallasten van de erfpachtgronden waarvan de erfpacht is afgekocht;

      • d.

        de door derden ter beschikking gestelde subsidiegelden worden toegevoegd aan het product waarvoor de subsidie is verkregen ter dekking van het afgesproken beleidsdoel, voor zover deze specifieke rentetoevoeging bij de subsidieverstrekking is opgelegd.

    • 2.

      De bespaarde rente over de interne financieringsmiddelen, niet genoemd in het eerste lid, wordt aangewend ter dekking van de (kapitaallasten van) aangewezen investeringsprojecten in het kader van de meerjareninvesteringsplanning.

    • 3.

      Bij collegebesluit kan bespaarde rente aan andere producten worden toegerekend dan genoemd in de voorgaande leden.

  • Artikel 38

    Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening van het gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

  • Artikel 39

    Intrekking oude regelingen

    • 1.

      De regeling ‘Uitvoeringsregels leningen, uitzettingen en derivaten’ wordt ingetrokken.

    • 2.

      De regeling ‘Uitvoeringsregels geldstromenbeheer’ wordt ingetrokken.

    • 3.

      De artikelen 20 tot en met 33 in de Regeling financiën Rotterdam 2013 vervallen.

  • Artikel 40

    Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Treasurystatuut Rotterdam 2015’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 19 mei 2015.

De secretaris, De burgemeester,

Ph. F. M. Raets A. Aboutaleb

Dit gemeenteblad is uitgegeven op 25 juni 2015 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2Bevoegdheden en verantwoordelijkheden geldstromenbeheer

De concerncontroller draagt geen verantwoordelijkheid voor de feitelijke uitvoering van het geldstroombeheer binnen de gemeente. Deze verantwoordelijkheid is opgedragen aan de leden van de concerndirectie voor hun organisatieonderdeel. De verantwoordelijkheid van de concerncontroller richt zich op de kaderstelling waarbinnen de leden van de concerndirectie hun verantwoordelijkheid kunnen waarmaken. Tot de bevoegdheid van de concerncontroller hoort daarbij het aangaan van alle overeenkomsten met de banken en het opstellen van de algemene voorschriften.

Materieel richten de activiteiten binnen het geldstromenbeheer zich op het gehele proces dat leidt tot het overmaken van een bedrag van een bankrekening of het incasseren van een bedrag op een bankrekening. Dit proces start met een opdracht tot invoer van de betalingen of incasso-opdrachten in het EB-systeem.

Artikel 3Vereisten rekening-courantstelsels

Onder de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) worden geen eisen gesteld aan de banken waarbij bankrekeningen worden aangehouden voor het verrichten van betalingsverkeer. Wel is in de wet opgenomen dat gelden - voor zover die het drempelbedrag van het schatkistbankieren niet overschrijden - voor een periode tot 3 maanden alleen mogen worden uitgezet bij financiële ondernemingen met ten minste een A-rating, afgegeven door twee ratingbureaus. Een ratingbureau is een bedrijf dat de kredietwaardigheid beoordeelt van bedrijven, banken, nationale en lokale overheden, en non-profitorganisaties, alsmede van door hen uitgegeven schuldbewijzen. De meest bekende ratingbureaus zijn Moody’s, Standard and Poor’s en Fitch. Positieve saldi op bankrekeningen kunnen worden gezien als zeer kortlopende uitzettingen. Daarom is er voor gekozen om deze eis met betrekking tot de kredietwaardigheid ook toe te passen op tegenpartijen waarbij de gemeente een rekening-courantstelsel aanhoudt.

Als de rating van een bank via welke de gemeente haar betalingsverkeer laat verlopen zodanig verslechtert dat deze onder de gestelde norm zakt, dan dient binnen een jaar een aanbesteding van het betalingsverkeer plaats te vinden. Hierbij wordt het betalingsverkeer ondergebracht bij een bank die wel aan de gestelde eisen voldoet.

Artikel 4Aangaan overeenkomsten met banken

De bepaling dat de concerncontroller alle formulieren, met uitzondering van betaalopdrachten, ondertekent is nodig om hem in staat te stellen invulling te geven aan zijn taak op basis van artikel 2.

Artikel 5Betalingsverkeer

Uitgangspunt is dat het betalingsverkeer verloopt via de huisbank. Indien specifieke dienstverlening niet door de huisbank kan worden geleverd of het laten verlopen van betalingsverkeer via de huisbank tot hoge kosten of risico’s leidt, dan kan dergelijk betalingsverkeer via een andere bank verlopen.

Artikel 6Openen, wijzigen en sluiten bankrekeningen

In een aantal gevallen voert de gemeente de administratie voor derden en voert uit dien hoofde ook betalingsverkeer uit voor die derden. Dit betalingsverkeer mag niet over gemeentelijke bankrekeningen lopen. Deze organisaties moeten daarom op eigen naam en risico hun rekening bij een bank openen. De gemeente heeft hierin alleen een beheerstaak.

De bankrekeningen zijn ingericht naar betalingsprocessen. Dat wil zeggen dat elk afzonderlijk betalingsproces via een aparte bankrekening verloopt. We spreken dan ook van procesrekeningen. Uit het verleden, toen er nog sprake was van volledig decentraal betalingsverkeer, resteert nog een aantal bankrekeningen waarop nog sporadisch betalingen en ontvangsten plaatsvinden. Deze bankrekeningen zullen worden afgebouwd.

Een procesrekening kan, afhankelijk van het specifieke betaalproces worden gekenmerkt als betaalrekening, ontvangstrekening of treasuryrekening. De opdeling van bankrekeningen en het toepassen van ‘limieten’ op de betaalrekeningen leidt tot beheersing van risico’s en tot inzicht in de ontwikkeling van de liquiditeit. Bij het vaststellen van de bovengrens laat de concerncontroller zich voorzien van informatie van het desbetreffende organisatieonderdeel met betrekking tot de betaalstromen en het advies van de treasury met betrekking tot de hoogte van de bovengrens.

Het hanteren van de ‘nul’ als ondergrens op een betaalrekening voorkomt het ‘rood staan’. De bovengrens moet aansluiten op de reële gemiddelde geldstroom. De ‘bovengrens’ moet ook niet worden gezien als een gefixeerde stand. Bij opening wordt de eerste grens door de concerncontroller meegegeven. Deze ‘grens’ is dynamisch en wordt door de treasury op basis van de feitelijke ontwikkelingen periodiek beoordeeld en kan op advies van de treasury door de concerncontroller worden herzien.

Artikel 7Waardetransporteurs

Door middel van aanbestedingsprocedures worden periodiek geldvervoerders in staat gesteld hun product te presenteren. Op basis van de aanbesteding sluit de gemeente een overeenkomst waaraan de diensten zijn gebonden. De concerncontroller is bevoegd dergelijke overeenkomsten namens de gemeente te ondertekenen. Dit artikel is ook van toepassing op contant geldautomaten en parkeerautomaten.

Artikel 8Relatiebeheer banken

Bij de periodieke beoordeling van banken worden aspecten zoals klanttevredenheid, productassortiment en prijsstelling bekeken en worden de bancaire condities en voorwaarden doorgelicht.

Artikel 9Algemene vereisten administratieve organisatie betalingsorganisatie

De nadere uitwerking van de betalingsorganisatie in AO/IC-procedures waarborgt dat:

  • 1.

    de uitvoering van het geldstromenbeheer rechtmatig en doelmatig is;

  • 2.

    de activiteiten van het geldstromenbeheer adequaat worden uitgevoerd en bijgestuurd;

  • 3.

    de financiële risico’s worden beheerst;

  • 4.

    de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie is verzekerd.

In elk organisatieonderdeel moeten maatregelen worden getroffen voor een goede werking van de interne controle. Een zeer belangrijke maatregel daarvoor is het tot stand brengen van functiescheiding. De scheiding dient zich te richten op de activiteiten met een feitelijk extern gevolg zoals de betaling. Maar ook dienen er waarborgen binnen het te gebruiken systeem te zijn. Dit geldt dan voor personen die zich bezighouden met de invoer van stamgegevens (crediteurenadministratie, e.d.). Maar ook een functioneel (systeem) beheerder, die in staat is om alle lokale instellingen tot functiescheiding te wijzigen, mag geen bevoegdheid hebben om betaalopdrachten in te voeren, te autoriseren of te verzenden. Dit kan bewerkstelligd worden door een gebruiker met de bevoegdheid tot functioneel beheer geen autorisatie te verstrekken met tekenbevoegdheid of de bevoegdheid tot verzenden van betaalopdrachten. Dit is ook van toepassing op de plaatsvervangers.

Artikel 10Kas en kluis

Het hier gehanteerde begrip van kluis is breder dan het begrip kluis ter uitvoering van het verzekeringsbeleid. Het is aan het lid van de concerndirectie om voor zijn organisatieonderdeel het risico ten aanzien van de kluis goed in te schatten. Het spreekt immers voor zich dat de eisen te stellen aan een kluis voor het bewaren van enkele ‘ov-chipkaarten’ geheel andere zijn dan de eisen ten aanzien van een kluis waarin aanzienlijke sommen geld en grote aantallen verhandelbare waardepapieren zijn opgeborgen. De kluis is nadrukkelijk niet een kas. Het beheer van kas en kluis zullen dus ook afzonderlijk uitgewerkt moeten worden.

De kassier is verantwoordelijk voor het beheer van contante geldmiddelen en waardepapieren. Onder beheer is hier te verstaan enerzijds de bewaarfunctie en anderzijds de betaalfunctie. Bij uitsluiting van alle andere functionarissen is de kassier bevoegd tot dergelijke handelingen. Dit laat overigens onverlet dat deze betaalfunctie gebonden is aan procedures. Naast de kassier kunnen eventueel één of meer subkassiers worden aangewezen, die onder de verantwoordelijkheid van de kassier de kassiersfunctie uitoefenen.

De kassier oefent de beschikkingsbevoegdheid uit over de hem in beheer gegeven kassen en waardepapieren. Onder beschikkingsbevoegdheid wordt in dit verband verstaan de feitelijke uitname uit de kas of de daadwerkelijke storting in de kas. De kassier is daarom nooit tekeningbevoegd (geen bevoegdheid tot autoriseren) en moet de registratie aan een andere functionaris overlaten.

Voorts ziet hij toe op de rechtmatigheid binnen het kasverkeer. Dit impliceert dat betalingen niet geschieden dan nadat de betrokken budgetbeheerder opdracht heeft gegeven en schriftelijk autorisatie is verkregen van minimaal twee tekeningsbevoegden. Met betrekking tot de ontvangsten stelt hij vast of de ontvangst een functionele grond heeft. Ontvangsten worden niet gerealiseerd dan tegen afgifte van een ontvangstbewijs (kwijting).

Artikel 11Saldoregulatie bankrekeningen

Voor procesrekening wordt op werkdagen door de treasury beoordeeld of het saldo moet worden aangevuld. Op basis van de voormeldingen van betalingen bepaalt de treasury de omvang van de aanvulling, zie ook artikel 19. Voor niet-procesrekeningen geldt dat één keer per maand de saldi worden gereguleerd. Bij uitzondering worden niet-procesrekeningen op verzoek van het betreffende gemeentelijke organisatieonderdeel tussentijds aangevuld.

Artikel 12Gebruikersbeheer EB-systemen

Een account in het EB-systeem is de toegang van een gebruiker tot dat EB-systeem. Onder autorisaties wordt in dit verband verstaan de handelingen die een gebruiker in het EB-systeem mag verrichten.

Een gebruiker dient in het bezit te zijn van een token om toegang te krijgen tot een EB-systeem. De ontwikkeling van dit soort ‘elektronische identificatiemiddelen’ gaat zo snel dat er nog geen adequaat Nederlands begrip voor ”token” bestaat. Iedereen gebruikt nu een eigen aanduiding, zoals smartcard, digipass, card reader, etc. Al deze instrumenten hebben als functie de authenticiteit van de handeling vast te stellen en daarmee de rechtmatigheid van de verwerking door de bank.

Er zijn verschillende aanleidingen voor het beëindigen van een account. Bijvoorbeeld bij uitdiensttreding, dan verzoekt het lid van de concerndirectie om beëindiging.

Ook de treasury kan een account laten beëindigen; dit is het geval wanneer de gebruiker geen geldige VOG heeft overlegd, sprake is van misbruik of als de gebruiker uit dienst blijkt te zijn zonder dat dit door de concerndirectie gemeld is of anderszins de account niet meer zal gebruiken. De gebruiker zal hierover worden bericht en worden gevraagd de tokens onklaar te maken (bankpas doorknippen) en te retourneren.

Artikel 13Verklaring omtrent het gedrag

Gebruikers van het EB-systeem dienen een geldige (niet ouder dan vier jaar) VOG te kunnen overleggen die in ieder geval is gericht op functieaspect 21 (“met contante en/of girale (digitale) waardepapieren omgaan”).

Artikel 14Uitvoeren van betalingen

Er zijn twee groepen van tekeningsbevoegden: een tekeningsbevoegde is ingedeeld in één van de twee groepen en is dus ofwel geautoriseerd om de eerste elektronische handtekening ofwel de tweede elektronische handtekening te plaatsen.

Artikel 15Incassomachtigingen

Er zijn twee soorten machtigingen tot incasso: Standaard Europese incasso en Zakelijke Europese incasso. Voor een zakelijke incasso geldt dat de machtiging bij de bank moet worden aangemeld ter registratie, voorzien van een handtekening van de rekeninghouder. Incassi onder deze machtiging kunnen niet gestorneerd worden. Storno staat voor “storting terug op rekeningnummer opdrachtgever” en is het terugdraaien van een automatische incasso nadat het geld al op de rekening van de ontvanger is gestort. Een Standaard Europese machtiging kan ook door niet-rekeninghouders getekend worden en wordt alleen naar de incassant gestuurd. Hierbij is storneren wel mogelijk.

Het afgeven van een machtiging is in wezen gelijk aan een betaalbaarstelling. Dit geldt zeker in het geval van een zakelijke machtiging die niet gestorneerd kan worden. Daarom dient de machtiging door de budgethouder en een tweede functionaris getekend te worden.

In het machtigingenregister dienen per machtiging in ieder geval de volgende gegevens vastgelegd te worden: datum afgifte, NAW gegevens incassant, doel incasso, bedragen incasso, termijnen incasso, looptijd incasso.

Artikel 16Contant geld

Het heeft de voorkeur om contant geld en cheques dagelijks af te storten, tenzij de kosten van transport, logistieke en/of risicoaspecten niet opwegen tegen het dagelijks afstorten. De procedures met betrekking tot het aanhouden en storten van contant geld en cheques worden vastgelegd in de kasinstructie.

Artikel 17Gebruik betaalkaarten

Een betaalkaart is een pas waarmee betalingen kunnen worden verricht. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen kredietkaarten (creditcards) en debetkaarten (debetcards).

Bij een kredietkaart worden betalingen op een later moment verrekend en wordt in feite op het moment van betaling krediet opgenomen bij de uitgever van de kredietkaart. Hieronder vallen ook de aankoopkaarten (purchasing cards) die worden toegepast om bepaalde goederen bij specifieke leveranciers te verkrijgen tot een afgesproken maximum. Hierbij kan gedacht worden aan een kaart waarmee kantoorartikelen kunnen worden afgenomen bij een specifieke leverancier tot een afgesproken maximum per te factureren periode.

Een debetkaart is een pinpas of een bankkaart, waarmee bij betaling een directe verrekening plaatsvindt met de bankrekening. Onder de debetkaarten worden hier ook verstaan de kaarten die kunnen worden opgeladen vanuit een bankrekening en waarmee dan later betalingen worden gedaan, zoals een ov-chipkaart.

Het schriftelijke verzoek aan de concerncontroller voor de aanvraag of gebruik van een kredietkaart dient via het standaard 'Aanvraagformulier kredietkaarten' plaats te vinden. Hierin dient minimaal de volgende informatie verstrekt worden:

  • ·

    soort kredietkaart;

  • ·

    doel kredietkaart;

  • ·

    gewenste kredietruimte;

  • ·

    gebruiker(s) van de kredietkaart;

  • ·

    de wijze van bewaring van de kredietkaart;

  • ·

    de verantwoordingsprocedure met betrekking tot betalingen.

Voor debetkaarten geldt dat deze altijd gevoed moeten worden vanuit een gemeentelijke bankrekening op basis van een goedgekeurde transactie in enig gemeentelijk 'expert' systeem en bedoeld als alternatief voor het gebruik van contant geld. Voorbeelden zijn onder andere betaalkaarten ten behoeve van een specifieke groep uitkeringsgerechtigden (zonder vaste woon- of verblijfplaats), betaalkaarten inzake maatwerkbudget door 'wijkmanagers' en betaalkaarten die gebruikt worden voor het testen van parkeersystemen.

Artikel 18Bankgaranties

Een verstrekte bankgarantie komt ten laste van de kredietfaciliteit van de gemeente, wat wil zeggen dat de gemeente minder kredietruimte heeft. De kosten betreffen eenmalige kosten voor het opmaken en versturen van de bankgarantie en een periodieke fee.

Voor het indienen van het verzoek dient gebruik gemaakt te worden van het “Aanvraagformulier bankgarantie”.

Artikel 19Cashmanagement

De informatie met betrekking tot betalingen en ontvangsten is voor de treasury van belang in het kader van benodigde saldoregulatie (zie artikel 11) en de liquiditeitenplanning (zie artikel 32).

Artikel 20Bevoegdheden en verantwoordelijkheden financiering

De concerncontroller is ondergemandateerd voor de uitvoering van de treasurytaken.

Artikel 21Bevoegdheden en verantwoordelijkheden transacties

De rente op de geld- en kapitaalmarkt heeft een zeer volatiel karakter en offertes hebben een korte duur. De meeste overeenkomsten komen in eerste instantie mondeling tot stand. Het is noodzakelijk om ook naar de tegenpartijen te kunnen aangeven wie namens de gemeente transacties kan afsluiten op de geldmarkt. De treasurer of zijn plaatsvervanger kan transacties uitvoeren op de kapitaalmarkt met betrekking tot langlopende leningen, uitzettingen en derivaten. De concerncontroller wijst handelaren aan die transacties op de geldmarkt mogen uitvoeren. Hierbij kan hij voorwaarden stellen. De voorwaarden kunnen betrekking hebben op gewenste deskundigheid, te gebruiken instrumenten, bedrag per transactie. Van belang is dat alle transacties goed worden vastgelegd. Op het transactieformulier wordt bij het aantrekken van gelden of uitzetten van gelden in ieder geval vastgelegd het type transactie, de tegenpartij, datum en tijdstip van de transactie, stortingsdatum, looptijd, hoofdsom, rente of koers waartegen de transactie is afgesloten, transactiekosten en de functionaris die de transactie heeft gedaan. Bij koop of verkoop van derivaten moet op het transactieformulier in ieder geval vastgelegd worden het soort derivaat, de datum en tijdstip van de transactie, tegenpartij, looptijd, onderliggende waarde van het instrument, uitoefendatum/periode, valutadatum, bijkomende kosten en de functionaris die de transactie heeft gedaan.

Artikel 22Tegenpartijen en intermediairs bij transacties

De gemeente doet alleen zaken met partijen van goede naam en faam. Dat wil zeggen dat tegenpartijen integer zijn en geen doelen nastreven of activiteiten verrichten die strijdig zijn met de wet, het algemeen belang of de openbare orde. Bancaire partijen en partijen waarmee derivaten worden afgesloten moeten onder toezicht staan van instellingen zoals DNB, andere centrale banken of de ECB of andere door een overheid aangewezen toezichtsorganen.

Artikel 23Financieringsinstrumenten

De instrumenten genoemd onder de letters a. tot en met c. worden gerekend tot de kortlopende financieringsmiddelen. De instrumenten genoemd onder de letters d. tot en met g. worden gerekend tot de langlopende financieringsmiddelen.

Artikel 24Instrumenten voor uitzetten overtollige middelen

De instrumenten genoemd onder lid 1 letters a. tot en met d. worden gerekend tot de kortlopende uitzettingen. De instrumenten genoemd onder de letters e. tot en met h. worden gerekend tot de langlopende uitzettingen.

De gemeente mag alleen op rekening-courant gelden aanhouden als deze gemiddeld over een kwartaal het drempelbedrag dat geldt met betrekking tot het verplichte schatkistbankieren niet wordt overschreden. Conform de Wet financiering decentrale overheden mogen de uitzettingen genoemd onder het eerste lid letter b. tot en met h. alleen plaatsvinden bij de schatkist of bij mede-overheden.

Artikel 25Toegestane derivaten

De afgelopen jaren is, vooral vanwege affaires rond corporaties, een redelijk negatief sentiment ontstaan rond derivaten. Dat zou de vraag op kunnen werpen of derivaten voor overheden al dan niet tot een onbegaanbaar terrein behoren. Dit is niet waar: de wetgever erkent dat derivaten een rol kunnen spelen bij de beheersing van renterisico’s en staat het gebruik ervan dus toe. Voorwaarde is wel dat financiële derivaten alleen mogen worden afgesloten ter beperking van financiële risico’s. Voordat wordt overgegaan tot het afsluiten van derivaten dient dit inzichtelijk te worden gemaakt, zie ook artikel 34. Daarnaast mogen gemeenten geen niet-effectieve positie innemen omdat in dat geval de risico’s worden vergroot in plaats van afgedekt. Een niet-effectieve positie ontstaat als er wel een derivaat is afgesloten, maar er geen onderliggende leningen zijn of financieringsbehoefte bestaat. Mocht die positie ontstaan, dan dienen er noodzakelijke maatregelen genomen te worden om dit binnen redelijke termijn weer ongedaan te maken.

Artikel 26Vervroegde aflossing leningen

In de voorwaarden van een (onderhandse) lening kan een clausule zijn opgenomen dat de geldnemer op van tevoren vastgestelde momenten het recht heeft om gebruik te maken van vervroegde aflossing. Hiervoor dient meestal een boeterente te worden betaald, waarbij de hoogte van de boeterente afhangt van de resterende looptijd van de lening. Bij vervroegde aflossing kan voordeel worden behaald, wanneer het rentepercentage van een nieuwe lening met dezelfde modaliteiten voor de resterende looptijd lager is dan het rentepercentage van de bestaande lening.

Indien het rentevoordeel aanmerkelijk groter is dan de boeterente, is het interessant om de lening vervroegd af te lossen.

Artikel 27Herstructurering of afkoop leningen, uitzettingen of derivaten

Bij herstructurering vinden buitencontractuele aanpassingen van contracten van opgenomen of uitgezette leningen of derivaten plaats. Omdat dit buitencontractuele wijzigingen betreffen, dient onderhandeling tussen geldgever en geldnemer plaats te vinden en deze wijzigingen kunnen alleen plaatsvinden indien beide partijen akkoord gaan. Een voorbeeld is voortijdige afkoop van leningen. Een ander voorbeeld is een herstructurering door middel van het wijzigen van het aflossingsschema of de looptijd. Ook kan tegen betaling van een eenmalige vergoeding het rentepercentage van bestaande opgenomen geldleningen worden verlaagd.

Artikel 28Instemming concerncontroller

Transacties op de kapitaalmarkt hebben een looptijd van 1 jaar of langer. De bedragen die met deze transacties gepaard gaan en de bijbehorende renteverrekeningen zijn over het algemeen hoog. Daarom legt de treasurer voordat hij een transactie op de kapitaalmarkt afsluit een voorstel voor aan de concerncontroller. In dit voorstel komen de specifieke aspecten van de voorgestelde transactie (zoals doel, omvang looptijd en andere bijzondere bepalingen) aan de orde. Na instemming van de concerncontroller kan de treasurer de transactie op de kapitaalmarkt afsluiten.

Artikel 29Offertes geldleningen

Nadat is vastgesteld wat de omvang van de financieringsbehoefte is, voor welke looptijd, in welke vorm en wat het gewenste verloop is, worden op de geld- of kapitaalmarkt offertes gevraagd. Dit kan direct bij banken of andere geldgevers, maar ook via intermediairs (geldmakelaars). Wanneer het kortlopende geldleningen betreft gebeurt dit telefonisch. Voor langlopende geldleningen wordt een aankondiging gedaan met daarin de voorwaarden van de betreffende lening. De offertes worden in dat geval per e-mail uitgebracht. De offertes worden zodanig uitgevraagd dat de geoffreerde rentetarieven direct vergelijkbaar zijn (effectief percentage inclusief eventuele provisies tegen dezelfde renteconventie). De offertes worden geregistreerd op een transactieformulier.

Artikel 30Register

Alle leningen, uitzettingen en derivaten dienen te worden vastgelegd in een beheersysteem, dat voortdurend actueel dient te worden gehouden.

Artikel 31Renterisicobeheer

Een belangrijk uitgangspunt van de Wet fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van gemeenten. Teneinde een grens te stellen aan korte financiering (rentetypische looptijd tot één jaar) is in de Wet fido de kasgeldlimiet opgenomen. Juist voor korte financiering geldt dat het renterisico aanzienlijk kan zijn, aangezien fluctuaties in de rente bij korte financiering direct een relatief grote invloed hebben op de rentelasten. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage (voor gemeenten 8,5%) van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar. In de Wet fido wordt de gemiddelde korte financiering (de netto vlottende schuld) per drie maanden getoetst aan de kasgeldlimiet.

Hiertoe wordt het gemiddelde genomen van de korte financiering op de eerste dag van de drie kalendermaanden in een kwartaal.

De ontvangsten en uitgaven van de gemeente zijn niet optimaal gespreid over het jaar. Daarom is een tijdelijke overschrijding (meestal één of twee kwartalen) van de kasgeldlimiet soms onvermijdelijk en ook toegestaan in de wet. Pas als de kasgeldlimiet voor het derde achtereenvolgende kwartaal wordt overschreden, dan moet een kwartaalrapportage en een plan om binnen de kasgeldlimiet te blijven ter goedkeuring aan de provincie worden gestuurd.

In dit artikel wordt geregeld dat de concerncontroller voorafgaand toestemming moet geven voor een overschrijding van de kasgeldlimiet en wederom voor een overschrijding in een tweede achtereenvolgende kwartaal. Het college moet voorafgaande toestemming geven om de kasgeldlimiet voor een derde achtereenvolgende kwartaal te overschrijden.

Het renterisico op de vaste schuld wordt in de Wet fido gedefinieerd als de mate waarin het saldo van rentelasten en rentebaten van de gemeente verandert door wijzigingen in het rentepercentage op leningen en uitzettingen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van één jaar of langer. Het renterisico bestaat uit twee componenten: herfinanciering van de aflossingen op de vaste schuld en renteherzieningen op de vaste schuld. Naast de reguliere aflossingen op de bestaande schuld wordt in deze berekening ook betrokken de jaarlijks doorrollende herfinanciering onder de renteswaps. Hoewel deze laatste categorie tot zeer beperkte renterisico’s leidt (de renterisico’s worden namelijk bijna geheel afgedekt door de renteswaps), wordt uit voorzichtigheidsoverwegingen toch deze benadering gekozen. Hiermee is de berekening van het renterisico prudenter dan de Wet fido voorschrijft.

Artikel 32Intern liquiditeitsrisicobeheer

Om te kunnen bepalen welke transacties de treasury moet verrichten op de geld- en kapitaalmarkt, is inzicht nodig in de toekomstige liquiditeitsposities. Hierbij is een liquiditeitenplanning een noodzakelijk instrument. De liquiditeitenplanning dient inzicht te geven in de liquiditeitspositie en -behoefte van een gemeente. Op basis van een zo nauwkeurig mogelijke voorspelling van de in- en uitgaande geldstromen kan de treasury tijdig actie ondernemen om tekorten aan te vullen en overschotten uit te zetten. Naast deze functie is de liquiditeitenplanning een hulpmiddel om de rente-exposure te bepalen en het dagelijkse saldo te beheren. In artikel 19 is geregeld dat de treasury informatie krijgt van de organisatieonderdelen over de in- en uitgaande geldstromen.

Artikel 33Valutarisicobeheer

Om valutarisico’s uit te sluiten mogen geen transacties worden gedaan in andere valuta dan euro’s.

Artikel 34Derivaten

Zie de toelichting op artikel 25.

Artikel 35Vermogenskosten

De gemeentelijke financieringsmiddelen bestaan uit externe financieringsmiddelen en interne financieringsmiddelen. De externe financieringsmiddelen zijn krediet op rekening-courant en kort- en langlopende leningen. De interne financieringsmiddelen zijn onder andere reserves en voorzieningen, maar ook bijvoorbeeld afkoopsommen erfpacht.

Financieringsmiddelen genereren rentelasten. Over de externe financieringsmiddelen moet immers rente worden betaald. In navolging van de voorkeursmethode uit het Besluit Begroting en Verantwoording geldt tevens als uitgangspunt dat de financieringswijze (interne of externe financiering) geen rol mag spelen bij de kostprijsberekening van gemeentelijke taken. Dit is de reden dat er intern wordt gerekend met een rentevergoeding over de interne financieringsmiddelen. De beschikbaarheid van de interne financieringsmiddelen vermindert de behoefte aan rentedragend vreemd vermogen, waardoor de rentekosten worden verlaagd. Met behulp van de interne financieringsmiddelen wordt dus rente op vreemd vermogen ‘bespaard’. Daarom wordt de rentevergoeding die wordt toegerekend aan de interne financieringsmiddelen de 'bespaarde rente' genoemd. Aan reserves, voorzieningen en andere door het college aangewezen financieringsmiddelen zoals afkoopsommen erfpacht wordt de bespaarde rente toegerekend. Als uitgangspunt geldt dat het percentage van de bespaarde rente gelijk is aan dat van de omslagrente.

Aan van hogere overheden verkregen middelen moet soms volgens de subsidiebeschikking rente worden toegerekend en deze rente moet ten goede komen aan het beleidsdoel waarvoor deze middelen zijn verstrekt. In dat geval wordt de korte rente toegerekend. Deze wordt bepaald bij de begroting en afgeleid van de tarieven die de schatkist hanteert voor deposito’s van 1 jaar, afgerond op 0,25%.

Artikel 36Omslagrente

De gemeente past totaalfinanciering toe. De financiering van de vaste activa maakt onderdeel uit van de totaalfinanciering. Hiertoe wordt omslagrente berekend over de boekwaarde van de vaste activa. In het vijfde en zesde lid worden de uitzonderingen hierop aangegeven. Dit heeft te maken met de looptijd en het risicoprofiel van dergelijke investeringen.

Artikel 37Bespaarde rente

De bespaarde rente over de interne financieringsmiddelen wordt binnen de financieringsfunctie als een last opgenomen. De bespaarde rente is echter geen uitgave zoals de werkelijke rente op opgenomen geldleningen, maar blijft binnen de eigen begroting en kan weer worden aangewend voor andere doeleinden. De bespaarde rente komt dus weer ten goede aan de gemeentelijke producten. In dit artikel wordt weergegeven op welke wijze dat gebeurt.