Financiële verordening gemeente Barneveld

Artikel 1 Inrichting begroting en jaarverslaggeving

• 1.

  De raad stelt de programma-indeling van de programmabegroting vast.

• 2.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming van de beleidsproducten per programma en bij de jaarverslaggeving wordt een overzicht gegeven van de realisatie van de beleidsproducten.

• 3.

  In de begroting worden de beleidstoevoegingen opgenomen. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen beleidstoevoegingen met incidentele en structurele lasten.

Artikel 2 Autorisatie begroting en begrotingswijzigingen

• 1.

  De raad geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het college om de beoogde maatschappelijke effecten na te streven en de daaruit voortvloeiende doelstellingen te realiseren.

• 2.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per beleidsproduct.

• 3.

  De raad stelt het beleid met betrekking tot de paragrafen vast.

• 4.

  Indien het college voorziet dat een geautoriseerd beleidsproduct dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college aan de raad ter autorisatie voorgelegd. Voor afwijkingen binnen het bestaande beleid gebeurt dit via de tussentijdse rapportage (artikel 4) voor afwijkingen met een minimum van € 50.000 aan lasten of baten én meer dan 2% van het budget op het beleidsproduct. Kleinere afwijkingen kunnen ook ter autorisatie worden voorgelegd indien deze als politiek en/of bestuurlijk gevoelig worden beoordeeld.

• 5.

  Indien afwijkingen volgen uit aanpassing van beleid, stelt het college een voorstel op voor wijziging van het beleid alsook voor het budget van het beleidsproduct en legt dit aan de raad ter autorisatie voor.

Artikel 3 Investeringen

• 1.

  De benodigde investeringsbedragen uit de lijst van beleidstoevoegingen worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• 2.

  Indien het college voorziet dat een investeringsbedrag dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college aan de raad ter autorisatie voorgelegd. Dit gebeurt voor afwijkingen met een minimum van € 50.000 én meer dan 2% aan uitgaven of inkomsten. Kleinere afwijkingen kunnen ook ter autorisatie worden voorgelegd indien deze als politiek en/of bestuurlijk gevoelig worden beoordeeld.

• 3.

  Voor investeringen die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf een investeringsvoorstel aan de raad voor.

Artikel 4 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad gedurende het jaar door middel van maandrapportages over de realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zonodig voorstellen ter wijziging van de begroting.

• 2.

  De inrichting van de maandrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 3.

  Het college informeert tenminste één keer per kwartaal de raad middels de maandrapportage ook over de financiële ontwikkeling van de grondexploitaties.

Artikel 5 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  De materiële vaste activa worden afgeschreven overeenkomstig de bij deze verordening behorende tabel afschrijvingstermijnen. Afwijking van deze tabel is slechts mogelijk bij raadsbesluit. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen, tenzij zij behoren tot een groep van activa.

• 2.

  Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden niet geactiveerd tenzij deze binnen afzienbare tijd gevolgd worden door een investering in materiële vaste activa. De kosten komen in dat geval ten laste van de investering en worden in maximaal vijf jaar lineair afgeschreven. In de andere gevallen worden de kosten in het betreffend jaar in één keer afgeboekt.

• 3.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4.

  Bij investeringen wordt begonnen met afschrijven in het jaar na ingebruikname van het activum.

Artikel 6 Reserves en voorzieningen

Het college stelt een nota reserves en voorzieningen op waarin het beleid ten aanzien van de indeling, vorming en besteding van reserves en voorzieningen wordt bepaald. Het college beoordeelt tenminste eenmaal per vier jaar de nota reserves en voorzieningen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

Artikel 7 Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken. De toerekening van de indirecte kosten wordt gebaseerd op het algemene opslagpercentage dat in de begroting is opgenomen. Het college beoordeelt tenminste eenmaal per vier jaar dit systeem van kostentoerekening.

Artikel 8 Gemeentelijke belastingen

Het college beoordeelt tenminste eenmaal per vier jaar de nota gemeentelijke belastingen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

Artikel 9 Grondbeleid

• 1.

  Het college beoordeelt tenminste eenmaal per vier jaar de nota grondbeleid op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    de strategische visie van het toekomstige grondbeleid van de gemeente;

  • b.

    te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • c.

    de verwerving en uitgifte van gronden;

  • d.

    de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden.

• 2.

  In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarverslaggeving wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d.

• 3.

  Verwachte verliezen op grondexploitatiecomplexen worden op eindwaarde via een verliesvoorziening ten laste van het resultaat getroffen. Een directe afwaardering op een complex vindt alleen in die gevallen plaats bij de complexen die niet verder ontwikkeld worden. De gronden worden na afwaardering overgedragen naar de materiële vaste activa.

Artikel 10 Treasury

Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het dagelijkse risico- en kasbeheer. Het college regelt daarbij tevens de administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie.

Het college beoordeelt tenminste eenmaal per vier jaar het treasurystatuut op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

Artikel 11 Risicomanagement & weerstandsvermogen

Het college beoordeelt tenminste eenmaal per vier jaar de nota risicomanagement & weerstandsvermogen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

Artikel 12 Verbonden partijen

Het college beoordeelt tenminste eenmaal per vier jaar de nota verbonden partijen op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de kaders voortvloeiend uit de nota vast.

Artikel 13 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij:

• a.

  ondersteunend is aan de sturing en beheersing van de activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie;

• b.

  de organisatie in staat stelt om verantwoording over de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen en de begroting te kunnen afleggen;

• c.

  voldoet aan de relevante interne en externe wet- en regelgeving.

Artikel 14 Interne controle

Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 15 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 16 Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• 1.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen.

• 2.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

• 3.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringen.

Artikel 17 Inkoop

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, diensten en werken en actualiseert deze tenminste eenmaal per vier jaar. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een contractenregister.

Artikel 18 Subsidieverstrekking

Het college beoordeelt tenminste eenmaal per vier jaar de Algemene subsidieverordening op actualiteit en informeert de raad over de uitkomst. De raad stelt de verordening vast. Het college zorgt voor nadere regels voor de verlening van subsidies conform de verordening.

Artikel 19 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole de kaders vast, waaronder:

• 2.

  de gunningcriteria en bijbehorende wegingsfactoren;

• 3.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de jaarlijkse controle van de jaarverslaggeving.

• 4.

  Elk jaar wordt tijdens een overleg tussen de auditcommissie en de accountant vastgesteld aan welke onderwerpen van de jaarrekening de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. Dit zijn de zogenaamde speerpunten van controle (maximaal drie per jaar).

• 5.

  Jaarlijks wordt de uitvoering van de controle in een opdrachtbrief vastgelegd.

Artikel 20 Interim-controle

In het najaar voert de accountant een interim-controle uit. Na het uitvoeren van de interim-controle brengt de accountant een managementletter uit.

De managementletter en de reactie daarop van het college worden in de auditcommissie besproken.

Artikel 21 Jaarrekeningcontrole

• 1.

  Begin van het jaar voert de accountant de jaarrekeningcontrole uit over het afgelopen boekjaar. Na het uivoeren van de jaarrekeningcontrole brengt de accountant een verslag van bevindingen uit.

• 2.

  Het verslag van bevindingen en de reactie daarop van het college worden in de auditcommissie, voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarverslaggeving, besproken.

• 3.

  Vòòr 1 juni van het volgende jaar worden de gecontroleerde jaarverslaggeving (inclusief accountantsverklaring), het verslag van bevindingen met de reactie van het college hierop aan de raad ter beschikking gesteld.

• 4.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen, waarvoor geen afdoende verklaringen gegeven kunnen worden, constateert en de afwijkingen leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift van deze melding aan het college.

• 5.

  Als basis voor het normenkader en controleprotocol gelden deze verordening, het bestek van de aanbesteding van de accountant en het totale actuele beleid (inclusief verordeningen) van de gemeente Barneveld.

Artikel 22 Onderzoek doeltreffendheid en doelmatigheid

Het college voert jaarlijks onderzoeken uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.

Artikel 23 Taken en bevoegdheden

De auditcommissie heeft de volgende taken en bevoegdheden:

• a.

  voorbereiding aanbesteding accountantscontrole;

• b.

  afstemming onderzoeken met accountant, rekenkamercommissie en college;

• c.

  vaststellen controleprotocol, inclusief specifieke controlepunten en normenkader;

• d.

  bespreking met de accountant van het bestuurlijk deel van het verslag van bevindingen naar aanleiding van de interim-controle;

• e.

  bespreking met de accountant van het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarstukken;

• f.

  budgethouderschap controlekosten accountant;

• g.

  voeren van overleg met het college over kwaliteitsverbetering van planning en control;

• h.

  voorbereiding aanpassing van de financiële verordening.

Artikel 24 Samenstelling

• 1.

  De gemeenteraad benoemt de leden van de auditcommissie en de plaatsvervangers, waarbij van elke fractie in de gemeenteraad maximaal één lid en plaatsvervanger kan worden afgevaardigd in de auditcommissie.

• 2.

  De gemeenteraad wijst een lid van de gemeenteraad, niet zijnde een lid van de auditcommissie, als voorzitter van de auditcommissie aan.

• 3.

  De concerncontroller is secretaris van de auditcommissie.

Artikel 25 Adviseurs

• 1.

  De portefeuillehouder financiën is vaste adviseur van de auditcommissie.

• 2.

  De portefeuillehouder financiën kan zich laten bijstaan door ambtelijke adviseurs.

• 3.

  De rekenkamercommissie en de accountant zijn adviseur van de auditcommissie.

Artikel 26 Openbaarheid

• 1.

  De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar.

• 2.

  Van de vergaderingen wordt een afsprakenlijst gemaakt, die ter kennisname van de gemeenteraad wordt gebracht.

Artikel 27 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 16 juni 2015.

• 2.

  Op die datum wordt de Financiële verordening gemeente Barneveld, vastgesteld bij raadsbesluit van 20 december 2011 en laatstelijk gewijzigd bij raadsbesluit van 9 juli 2013, ingetrokken.