Regeling budgethouders gemeente Ridderkerk 2014

Geldend van 01-01-2014 t/m heden

Intitulé

Regeling budgethouders gemeente Ridderkerk 2014

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk; Overwegende dat:

In artikel 212 van de Gemeentewet is bepaald dat de gemeenteraad in een verordening kaders stelt voor het financieel beleid, financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente.

Hiervoor heeft de gemeenteraad 28 november 2013 de Financiële verordening gemeente Ridderkerk 2014 vastgesteld.

In de Financiële verordening 2014 in artikel 15 lid c is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten en deze vastlegt.

BESLUITEN:

vast te stellen de navolgende “Regeling budgethouders gemeente Ridderkerk 2014”

Artikel 1 Definities

  • 1.

    BAR-organisatie: de op grond van de gemeenschappelijke regeling opgerichte werkorganisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk.

  • 2.

    Ambtelijke organisatie: het geheel van werknemers die het bestuur van de gemeente en van de BAR-organisatie ondersteunen bij het ontwikkelen en uitvoeren van de gemeentebeleid.

  • 3.

    Budget: een budget is een hoeveelheid middelen, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan een taakstelling op basis van de programmaraming van de gemeente. Een budget komt tot uitdrukking in een bedrag voor baten en/of lasten.

  • 4.

    Product: de eenheid waarin de programmaraming is onderverdeeld.Producten worden bepaald door het college (uitvoeringsinformatie). Onder het niveau van producten ligt nog het niveau van de kostensoorten. Dit is de onderverdeling naar diverse baten en lasten.

  • 5.

    Niet beïnvloedbare kosten: dat deel van de baten en lasten waar de budgethouder géén invloed op kan uitoefenen omdat de hoogte van deze baten en lasten wordt bepaald door:

    • a.

      interne doorbelastingen (b.v. uren en overhead);

    • b.

      als gevolg van eerder afspraken (b.v. kapitaallasten en mutaties in de voorzieningen);

    • c.

      de uitgaven worden bepaald door externe invloeden (bv gladheidsbestrijding.

  • 6.

    Budgetbeheer: het geheel van maatregelen om een goed beheer van de gemeentelijke budgetten te waarborgen.

  • 7.

    Hoofdbudgethouder Gemeente Ridderkerk: een door de gemeentesecretaris aangewezen functionaris binnen het regieteam of bureau bestuursondersteuning. Hij/zij is op basis van mandatering verantwoordelijk voor de uitvoering van de programmaraming, de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget en voor de realisatie van de doelstellingen verbonden aan de raming van middelen.

  • 8.

    Hoofdbudgethouder BAR: een Domeindirecteur binnen de BAR organisatie, die op basis van gemaakte resultaatafspraken tussen de Gemeente Ridderkerk en de BAR organisatie, verantwoordelijk is voor het betreffende programmabudget en het (laten) uitvoeren van de werkzaamheden die hieraan zijn verbonden. .

  • 9.

    Budgethouder: een door de hoofdbudgethouder BAR aangewezen functionaris binnen de BAR organisatie, die op basis van ondermandatering taken uitvoert. De budgethouder is als zodanig onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder BAR verantwoordelijk voor de uitvoering van de programmaraming, de efficiënte en effectievebesteding van het hiervoor toegekende budget en voor de realisatie van de doelstellingen verbonden aan de raming van middelen.

  • 10.

    Subbudgethouder: een door de domeindirecteur aangewezen functionaris binnen de BAR-organisatie met dezelfde taken als de budgethouder, met dien verstande dat de budgethouder verantwoordelijk blijft voor het budget.

  • 11.

    Kredietbeheerder: een door de hoofdbudgethouder of budgethouder aangewezen functionaris, die onder de verantwoordelijkheid van de (hoofd)budgethouder het eerste beheer van de budgetten op zich neemt.

  • 12.

    Exploitatiebudget: een hoeveelheid middelen voor het uitvoeren van jaarlijks terugkerende taken. Een exploitatiebudget wordt jaarlijks in de begroting opgenomen.

  • 13.

    Investeringsbudget: een hoeveelheid middelen voor het doen van éénmalige uitgaven, waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren (=investering). De aan de investering verbonden lasten worden toegerekend aan de periode waarin de investering nut heeft.

  • 14.

    Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

  • 15.

    Verplichting: het aangaan van een overeenkomst tot levering van werken, levering en diensten aan of door de Gemeente Ridderkerk. Voor de definiëring van de termen ‘werken, leveringen en diensten’ wordt verwezen naar de richtlijnen met betrekking tot Europese aanbesteden.

  • 16.

    Registrerende functie: de registrerende functie legt gegevens over inkopen, verkopen, geldontvangsten en betalingen vast in een financieel systeem. Deze vastleggingen leiden tot veranderingen in de voorraad geld, debiteuren en crediteuren.

Artikel 2 Aanwijzing hoofdbudgethouders en budgethouders

  • 1. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijke voor het budgetbeheer.

  • 2. De gemeentesecretaris wijst binnen het Regieteam of Bureau Bestuursondersteuning de hoofdbudgethouders van de de Gemeente Ridderkerk aan.

  • 3. De directieraad van de BAR–organisatie wijst binnen de BAR-organisatie de Hoofdbudgethouder BAR aan.

  • 4. De hoofdbudgethouder BAR wijst de afdelingsmanagers vallende onder zijn/haar domein, aan als budgethouder.

  • 5. Per budget wordt maximaal één hoofdbudgethouder BAR en één budgethouder aangewezen.

  • 6. De aanwijzing vindt plaats op basis van de functie en is derhalve niet persoonsgebonden.

  • 7. De aanwijzing wordt in de gemeentelijke financiële administratie vastgelegd, welke leidend is.

Artikel 3 Aanwijzing subbudgethouders

  • 1. In uitzonderlijke gevallen, wanneer de omvang en de diversiteit van het aantal budgetten per afdeling hierom vraagt, kunnen subbudgethouders worden aangewezen.

  • 2. De budgethouder blijft verantwoordelijk voor het budget.

  • 3. Het aanwijzen van een subbudgethouder moet schriftelijk worden goedgekeurd door de domeindirecteur.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden van de hoofdbudgethouder

  • 1. De hoofdbudgethouder dient er voor zorg te dragen dat de geldende wet- en regelgeving, daaronder begrepen de gemeentelijke verordeningen en regelingen die betrekking hebben op de beheersing en bedrijfsvoering, zorgvuldig worden toegepast.

  • 2. De hoofdbudgethouder is op basis van mandatering verantwoordelijk voor het leveren van producten en diensten aan en door de gemeente en de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget.

  • 3. Een hoofdbudgethouder voldoet aan zijn verplichting en oefent zijn bevoegdheden uit onder ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris dan wel de directieraad van de BAR-organisatie.

  • 4. De hoofdbudgethouder adviseert het college van burgemeester en wethouders en bereidt binnen de Planning en Control Cyclus de onderdelen voor, waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.

  • 5. De hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders over de voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten. Deze verantwoording geschiedt in de vorm van tussentijdse rapportages en bij de jaarrekening.

  • 6. Behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden, ontlast het college van burgemeester en wethouders met het vaststellen van de jaarrekening, de hoofdbudgethouder van zijn of haar verantwoordelijkheid.

  • 7. De in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden onder de punten 1 tot en met 6 gelden voor zowel de hoofdbudgethouder Gemeente Ridderkerk als ook de hoofdbudgethouder BAR.

Artikel 5 Bevoegdheden van de hoofdbudgethouder

  • 1. De hoofdbudgethouder heeft op basis van mandatering de beschikking over het toegekende budget. Dit betekent dat hij of zij bevoegd is tot het aangaan van verplichtingen ten behoeve van de gemeente.

  • 2. De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen is gelimiteerd tot de hoogte van het aan de hoofdbudgethouder toegekende budget binnen de geldende wet en regelgeving.

  • 3. Indien geen budgetten aanwezig zijn of de bestaande budgetten niet toereikend (meer) zijn, kunnen geen verplichtingen worden aangegaan zonder dat het college van burgemeester en wethouders daar toestemming voor heeft verleend.

  • 4. Bij afwezigheid of verhindering van de hoofdbudgethouder wordt zijn bevoegdheid uitgeoefend door zijn plaatsvervanger.

  • 5. De in dit artikel genoemde bevoegdheden onder de punten 1 tot en met 4 gelden voor zowel de hoofdbudgethouder Gemeente Ridderkerk als ook de hoofdbudgethouder BAR.

Artikel 6 Taken van de hoofdbudgethouder

Tot de taken van de hoofdbudgethouder behoren alle activiteiten die uitgevoerd moeten worden om invulling te geven aan zijn verantwoordelijkheid en bevoegdheid. Tot zijn of haar taken worden o.a. gerekend:

  • a.

    het verstrekken van juiste, tijdige en volledige informatie ten behoeve van de instrumenten in de planning- en controlcyclus; dit betekent dat de hoofdbudgethouder zowel financiële als beleidsmatige informatie verstrekt ten behoeve van de planning, de uitvoering, de tussentijdse rapportages en de verantwoording;

  • b.

    het aangaan van verplichtingen ten laste van het toegekend budget ;

  • c.

    accordering van de (gecodeerde) factuur; de hoofdbudgethouder geeft hierdoor opdracht tot betaling voor zover het budgetten betreft welke niet zijn gemandateerd aan een budgethouder;

  • d.

    het tijdig verstrekken van informatie aan, gemeentesecretaris, directieraad van de BAR-organisatie en het college van burgemeester en wethouders over gesignaleerde c.q. te verwachten afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- en onderschrijding van het budget als een afwijking in de realisatie van de doelstellingen (deze informatieplicht dient in een zo vroeg mogelijk stadium plaats te vinden in verband met de begrotingsrechtmatigheid).

  • e.

    De in dit artikel genoemde taken onder de punten a tot en met d gelden voor zowel de hoofdbudgethouder Gemeente Ridderkerk als ook de hoofdbudgethouder BAR, met dien verstande dat het aangaan van verplichtingen voor budgetten waarvan de uitvoering binnen de BAR- organiatie plaatsvindt een taak is van de aangewezen budgethouder.

Artikel 7 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de

( s ub ) b u dg e t h ou d e r

  • 1.

    De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de budgethouder zijn gelijk aan die van de hoofdbudgethouder, met dien verstande dat de hoofdbudgethouder verantwoordelijk blijft voor het beheer van het budget.

  • 2.

    De tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen is gelimiteerd tot de hoogte van het aan de budgethouder toegekende budget binnen de geldende wet en regelgeving, met inachteneming van het volgende:

    • a.

      verplichtingen boven de limiet van € 50.000 en meerjarige overeenkomsten mogen slechts worden aangegaan door de naast hogere budgethouder (mandaatgever).

  • 3.

    Daarnaast is de budgethouder verantwoordelijk voor:

    • a.

      de adequate registratie van de budgetgegevens in de financiële administratie, alsmede voor het daarmede samenhangende proces van informatievoorziening;

    • b.

      het vooraf informeren van de treasurer bij verwachte grote uitgaven en inkomsten, conform hetgeen geregeld is in het treasurystatuut.

  • 4.

    Bij afwezigheid of verhindering van de budgethouder wordt zijn bevoegdheid uitgeoefend door de aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 8 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de kredietbeheerder

Door de (hoofd)budgethouder worden per budget één of bij uitzondering meerdere kredietbeheerders aangewezen. Tot de taken van de kredietbeheerder behoren:

  • a.

    verantwoording afleggen aan de budgethouder over de voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten;

  • b.

    controle van een ingekomen factuur op de juiste levering van goederen en diensten tegen de afgesproken prijs;

  • c.

    codering van de ingekomen factuur zodat de uitgave ten laste van het juiste budget wordt gebracht;

  • d.

    wanneer er sprake is van opbrengsten, een door de (hoofd)budgethouder getekende en gecodeerde opdracht geven aan de financiële administratie tot het versturen van nota’s en (belasting)aanslagen.

Artikel 9 Wijzigen van het budget

  • 1. De hoofdbudgethouder en budgethouder hebben géén bevoegdheid het budget of de daaraan gekoppelde beleidsdoelstellingen te wijzigen.

  • 2. Bij dreigende ontoereikendheid van het budget rapporteert de budgethouder aan de hoofdbudgethouder en deze rapporteert dit zo spoedig mogelijk aan, gemeentesecretaris, directieraad van de BAR- organisatie en portefeuillehouder. De (hoofd)budgethouder geeft daarbij de mogelijke handelingsperspectieven aan. Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

  • 3. Voor afwijkingen groter dan € 100.000 per gebeurtenis is vooraf een raadsbesluit nodig, uitgezonderd afwijkingen waar de gemeente geen invloed op heeft. Er mag pas opdracht gegeven worden tot uitvoering, na dat de raad hiermee heeft ingestemd.

Artikel 10 Regels financiële afwijkingen

  • 1.

    Het gaat om de afwijkingen in de exploitatie en investeringen.

  • 2.

    Er moet gerapporteerd worden op afwijkingen op productniveau.

Afwijkingen binnen het product mogen gecompenseerd worden, onder de voorwaarde dat de afgesproken doelstellingen gehaald worden.

  • 3.

    In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen toegelicht op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van de exploitatie en investeringskredieten in de begroting groter dan 10%. Hierbij wordt een minimum van € 25.000 op productniveau gehanteerd. Deze afwijkingen worden vooraf met de portefeuillehouder afgestemd.

  • 4.

    Gerapporteerd dient te worden over alle afwijkingen, behalve de niet- beïnvloedbare baten en lasten zoals bedoeld in artikel 1 lid 5a en5b.

Artikel 11 Overhevelen van het budget naar volgende jaren

  • 1. Een exploitatiebudget kan niet worden overgeheveld naar het volgende jaar (behoudens het in lid 2 bepaalde). Budgetoverschotten en –tekorten vallen in het rekeningsaldo van het betreffende jaar. De gemeenteraad bepaalt de aanwending van het rekeningsaldo.

  • 2. Overheveling van een exploitatiebudget naar het volgende jaar is alleen mogelijk wanneer sprake is van een specifiek doel waarvoor de middelen beschikbaar zijn gesteld en voor zover deze lasten niet opgevangen kunnen worden in het reguliere budget van het volgende boekjaar. Hiervoor is een raadsbesluit noodzakelijk

  • 3. Het restant van een investeringsbudget kan worden overgeheveld naar het volgende jaar. De budgethouder geeft gemotiveerd aan wanneer het investeringsbudget moet worden overgeheveld. Een investeringsbudget kan in principe slechts één keer naar het volgende jaar worden overgeheveld, daarna komt het te vervallen tenzij de raad anders besluit.

  • 4. Besluitvorming door de raad over de in lid 3 bedoelde investeringsbudgetten vindt achteraf plaats met het vaststellen van de tussentijdse rapportage en de jaarrekening waarin de actuele stand van de investeringskredieten is opgenomen.

Artikel 12 Betaling van de factuur

Het afdelingshoofd financiën van de BAR-organisatie is verantwoordelijk voor de afdoening van de betaling van een geregistreerde ingekomen factuur na akkoordverklaring van de (hoofd)budgethouder.

Artikel 13 Functiescheiding

Uit het oogpunt van interne controle is de functie van hoofdbudgethouder, budgethouder en kredietbeheerder onverenigbaar met de registrerende functie.

Artikel 14 Overige bepalingen

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 15 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als ‘Regeling budgethouderschap Gemeente

Ridderkerk 2014’

Artikel 16 Inwerkingtreding

  • 1. Deze regeling treedt, na bekendmaking, in werking met ingang van 1-1-

    2014.

  • 2. Bij de inwerkingtreding van deze regeling komt de ‘Regeling budgethouderschap Gemeente Ridderkerk 2011’ te vervallen.

  • Aldus besloten in de vergadering van het college burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk van 24 december 2013