Regeling vervallen per 28-07-2013

Budgethoudersregeling gemeente Vlissingen

Geldend van 24-01-2006 t/m 27-07-2013 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2006

Intitulé

Budgethoudersregeling Vlissingen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    Raad de gemeenteraad van Vlissingen;

  • b.

    Griffier de griffier als bedoeld in Hoofdstuk VII § 3 van de Gemeentewet;

  • c.

    College het college van burgemeester en wethouders van Vlissingen;

  • d.

    Directieteam het directieteam bestaat uit de secretaris en de directeuren van directies;

  • e.

    Secretaris de gemeentesecretaris als bedoeld in Hoofdstuk VII § 2 van de Gemeentewet;

  • f.

    Directie een verzameling van organisatorische eenheden aangestuurd door een directeur;

  • g.

    Programma door de raad benoemde en mogelijk afdeling en/of directie overstijgende samenhangende activiteiten die zijn opgenomen in de programmabegroting;

  • h.

    Producten door het college vastgestelde producten die noodzakelijk zijn om invulling te geven aan de programma's en ook voor de bedrijfsvoering noodzakelijke interne producten(kostenplaatsen);

  • i.

    Manager leidinggevende van een organisatorische eenheid (afdeling)

  • j.

    Concerncontroller de afdeling Financiën & Control;

  • k.

    Projectleider verantwoordelijke van een met name genoemd project met de daarbij behorende budgetten;

  • l.

    Economische categorie groepering van soorten kosten in de begroting ( zoals o.a. salarissen/ diensten van derden / overige goederen en diensten / inkomensoverdrachten en kapitaallasten);

  • m.

    Budget samenhangend geheel aan doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken en de daarvoor toegekende middelen;

  • n.

    Beheersing het zo doeltreffend en doelmatig mogelijk handelen op het geheel aan inkomsten en uitgaven en de beleidsmatige kant van een programma, product of subproduct.

Artikel 2 De aanwijzing van hoofdbudgethouder, budgethouders en subbudgethouders

  • 1. Het directieteam is hoofdbudgethouder.

  • 2. Het directieteam kan, met inachtneming van het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit, de griffier, managers en projectleiders, aanwijzen als budgethouder.

  • 3. De budgethouder kan, met inachtneming van het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit, een onder zijn hiërarchische of functionele verantwoordelijkheid werkende ambtenaar aanwijzen als subbudgethouder.

  • 4. De aanwijzing van een subbudgethouder wordt met vermelding van de desbetreffende budgetten schriftelijk gedaan en ter informatie verzonden aan de directeur. De budgethouder tekent, na advies van de concerncontroller; een afschrift van de geparafeerde aanwijzing die ter beschikking wordt gesteld van de financiële administratie.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden

  • 1. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering, zoals deze is vastgelegd in de productenraming voor het college en de tussentijdse wijzigingen daarvan.

  • 2. De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen – na advies van de concerncontroller – instructies geven aan de budgethouders en subbudgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 4

  • 1. De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering van die budgetten waarvoor hij door de hoofdbudgethouder is gemachtigd op basis van de jaarlijkse productbladen en specifieke projectopdrachten.

  • 2. De budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven van de budgetten waartoe hij door de hoofdbudgethouder is gemachtigd en voor zover deze niet zijn doorgemandateerd aan een subbudgethouder.

  • 3. De budgethouder is verantwoordelijkheid voor de realisatie van de in de begroting geraamde inkomsten.

Artikel 5

  • 1. De subbudgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van die budgetten waarvoor hij door de budgethouder is gemachtigd.

  • 2. De subbudgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven van de budgetten en het realiseren van de inkomsten waartoe hij door de budgethouder is gemachtigd.

  • 3. Bij afwezigheid is het de hiërarchisch naast hogere die de subbudgethouder vervangt.

Artikel 6 Bevoegdheden

  • 1. De hoofdbudgethouder, de budgethouders en de subbudgethouders zijn namens het college, met inachtneming van het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

    • a.

      tot maximaal het desbetreffende product- respectievelijk subproductbudget en kostenplaatsenbudget, waarover hem een machtiging is verstrekt;

    • b.

      tot maximaal het saldo van de voorziening waarover hem een machtiging is verstrekt, met inachtneming van de geldende nota reserves en voorzieningen.

    • c.

      tot maximaal het bedrag van (dat deel van) het door de raad vastgestelde en door het college beschikbaar gestelde investeringskrediet waarover hem een machtiging is verstrekt.

  • 2. Bij het aangaan van betalingsverplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot de administratieve organisatie, interne advisering, (Europese) aanbestedingen, inkoop en personele inzet gevolgd.

  • 3. Als sprake is van een verplichting die een meerjarig beslag legt op het budget (contracten) moet vooraf toestemming worden verkregen van het college.

  • 4. Het realiseren van extra budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn met in achtneming van artikel 9 verschillende bevoegdheden van toepassing:

    • a.

      De budgethouder kan binnen producten budget verschuiven van het ene subproduct naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten van alle betrokken subproducten uitgevoerd worden.

    • b.

      Het college is bevoegd om binnen een programma te schuiven van het ene product naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in de programma’s benoemde (maatschappelijke) effecten bereikt worden. Het advies van de hoofdbudgethouder is hier onontbeerlijk.

    • c.

      De raad is bevoegd om uit de post onvoorzien extra budget toe te kennen.

    • d.

      De raad is bevoegd om over de programmagrenzen heen te schuiven van het ene product naar het andere. Hierbij moeten ook de benoemde (maatschappelijke) effecten betrokken worden. Dit wordt tussentijds twee maal per jaar aangeboden met de bestuursrapportages.

    • e.

      Voor budgetverschuivingen op kostenplaatsen zijn dezelfde bevoegdheden van toepassing als de hierboven bij sub b) en c) vermelde bevoegdheden.

  • 5. Het realiseren van budget voor nieuw beleid of het doen van uitgaven ten laste van de post onvoorzien waarbij de voorwaarden van deze laatste zijn dat een uitgave onvoorzien én onvermijdelijk én onuitstelbaar moet zijn, is besluitvorming van de raad benodigd.

Artikel 7

  • 1. De directeuren zijn gemachtigd tot het budgettair neutraal overhevelen van de kostenplaatsbudgetten die binnen de hoofdkostenplaatsen van de directies vallen, voor zover deze overheveling niet plaatsvindt tussen verschillende economische categorieën.

  • 2. De hoofdbudgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal overhevelen van de kostenplaatsbudgetten over de aan directies gebonden hoofdkostenplaatsen heen, die behoren tot de kostenverdeelstaat, voor zover deze overheveling niet plaatsvindt tussen verschillende economische categorieën.

Artikel 8

De budgethouder is verplicht van alle inkomsten die niet begroot zijn, vooraf het college te laten besluiten, al dan niet voorzien van een voorstel tot aanwending van de middelen.

Artikel 9

De budgethouder mag budgetten binnen een tot zijn machtiging behorende product overhevelen indien het volume van de bij het product behorende lasten en baten niet wijzigt en voor zover geen overheveling plaatsvindt tussen de verschillende economische categorieën.

Artikel 10 Planning, rapportage en verantwoording

De budgethouder adviseert het college door middel van beleidsnotities en hij bereidt via zijn bijdragen mede de gemeentelijke begroting voor; hij doet dit onder verantwoordelijkheid van de hoofdbudgethouder.

Artikel 11

  • 1. Door vaststelling van de programmabegroting door de raad heeft het college de verplichting om de productenraming in te richten. Na vaststelling van de productenraming in het college krijgt de hoofdbudgethouder de verantwoordelijkheid tot uitvoer daarvan.

  • 2. Tussentijds legt het college verantwoording af aan de raad middels bestuursrapportages op programmaniveau.

  • 3. Met de jaarrekening legt de hoofdbudgethouder verantwoording af van het gevoerde beleid, zowel inhoudelijk als financieel.

  • 4. Het college verleent aan de hoofdbudgethouder decharge door het aanbieden van de jaarstukken aan de raad.

  • 5. Door vaststelling van de jaarrekening door de raad wordt ook het college decharge verleend.

Artikel 12

  • 1. De hoofdbudgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de budgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de budgethouder opgedragen taken. Hiermee rapporteert de hoofdbudgethouder tweewekelijks aan de leden van het college die meer in het bijzonder zijn belast met de portefeuilles Financiën en Bedrijfsvoering en maandelijks aan het college. Te denken valt aan afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten – zowel lasten als baten – die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

  • 2. De budgethouder bepaalt hoe, waarover en wanneer de subbudgethouder hem informeert over de uitvoering van de onder deze regeling aan de subbudgethouder opgedragen taken. Te denken valt aan afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten – zowel lasten als baten – die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

  • 3. De hoofdbudgethouder brengt in verband met het gestelde in artikel 7 van de Financiële verordening artikel 212 Gemeentewet, waarin geregeld wordt hoe het college de raad tussentijds informeert, tussentijdse rapportage uit aan het college over de voortgang van de beleidsuitvoering en de realisatie van de budgetten.

Artikel 13 Informatieverstrekking

  • 1. De verantwoordelijk manager voor de gemeentelijke administratie(s) draagt er zorg voor dat de hoofdbudgethouder, de budgethouders en de subbudgethouders beschikken over tijdige en volledige informatie over budgetten waartoe zij gemachtigd zijn.

  • 2. De hoofdbudgethouder, de budgethouders en de subbudgethouders zijn bevoegd alle in de financiële administratie over hun budgetten vastgelegde gegevens te raadplegen.

Artikel 14 Slotbepalingen

  • 1.

    Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2006.

  • 2.

    Deze regeling wordt aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Vlissingen”

Vlissingen, 17 januari 2006.

Burgemeester en wethouders van Vlissingen,

de secretaris, de burgemeester,

mr. A.L. Pronk A. van Dok- van Weele

TOELICHTING BIJ DE REGELING BUDGETHOUDERS GEMEENTE VLISSINGEN

ALGEMEEN

In het Algemeen mandaat- en volmachtbesluit is vastgelegd hoe het college haar bevoegdheden in organisatie heeft belegd. Hierbij is de in onze organisatie gehanteerde besturingsfilosofie van integraal management van toepassing. Deze Budgethoudersregeling is bedoeld als leidraad om taken, bevoegdheden en omgangsregels voor elke actor in de gemeentelijke organisatie duidelijk te maken en met name voor de uitleg van het financiële mandaat.

De programmabegroting en daarvan afgeleide productenraming is leidend voor het benoemen van de bevoegden en verantwoordelijken. Wijzigingen op deze twee begrotingen moeten dus worden vertaald in de verantwoordelijkheden om zo de rapportage door middel van de documenten uit de budgetcyclus en de betalingen blijvend te kunnen realiseren.

In deze Budgethoudersregeling is het algemene uitgangspunt gehanteerd dat voorafgaand aan enig begrotingsjaar het bij budgethouders duidelijk is welke activiteiten moeten worden uitgevoerd voor het beschikbaar gestelde budget.

Artikelen 2, 3, 4 en 5

De uitgangspunten zijn eenvoudig. Er is een hoofdverantwoordelijke voor het geheel, het directieteam. Daaronder is een verdeling mogelijk naar hiërarchische of functionele structuur. Per budget is altijd maar één persoon bevoegd en verantwoordelijk. Het directieteam is programmaverantwoordelijk omdat de programma's afdeling en/of directieoverstijgend kunnen zijn. Managers zijn budgethouders voor de producten uit de productenraming en kunnen subbudgethouders aanwijzen. Voor vervanging geldt dat in projecten waarin onder een budgethouder functionele subbudgethouders van een andere afdeling benoemd zijn, de hiërarchisch naast hogere van de subbudgethouder deze rol overneemt. Voor de verwezenlijking van de programma's worden door het college producten benoemd en opgenomen in de productenraming. De activiteiten die plaatsvinden om een product te realiseren worden deze vastgelegd op de productbladen. Artikel 4 geeft aan dat de in de productbladen benoemde activiteiten/prestaties tot het beheersingsspectrum van de budgethouder behoren.

Artikel 6

Verplichtingen kunnen alleen worden aangegaan als de budgethouder zichzelf ervan overtuigd heeft dat er budget aanwezig is. Als dit niet het geval is, zal er als door de nieuwe verplichting, invloeden van buitenaf of het uitvoeren van een activiteit die leidt tot meerkosten en daardoor de budgetoverschrijding productoverstijgend wordt, middels een collegevoorstel vooraf aan het college toestemming gevraagd moeten worden. Is de overschrijding ook programmaoverstijgend zal vooraf de raad er in moeten toestemmen.

Bij de beoordeling of er voldoende budget is bij het aangaan van een verplichting, de beoordeling van een van buiten komend signaal (bijv. verhoogde energie- of assurantieprijzen) of het uitvoeren van een activiteit die leidt tot meerkosten, moet altijd het budget op jaarbasis worden bezien in relatie tot de nog uit te voeren activiteiten waarvoor in begin van het boekjaar het budget voor beschikbaar was gesteld.

Voor nieuw beleid of gebruikmaking van het budget voor “onvoorzien” is te allen tijde toestemming van de raad vooraf noodzakelijk. De vragen “wat willen we bereiken?”, “wat gaan we daarvoor doen?” en “wat mag dat kosten?”, komen zo op alle producten en zelfs op subproducten in beeld. Daar waar een verplichting meerjarig op de budgetten drukt, ligt de beslissingbevoegdheid bij het college. De budgethouder is verplicht om de beschikbare interne diensten af te nemen, het college kan hier afwijkend op besluiten. Voor het afhandelen van facturen worden deze digitaal aangeboden aan de budgethouders of subbudgethouders, die deze ten laste van het juiste aan hem toegekende budget brengt. Hierin verklaart de budgethouder ook dat de factuur conform bestelling is geleverd en juist berekend is. Hierdoor wordt voldaan aan een aantal rechtmatigheideisen

Artikel 7

Het zijn de directeuren die over de kostenplaatsen van de afdelingen heen maar binnen de directies vallen kunnen schuiven. Moet er over directiegrenzen heen geschoven worden is de hoofdbudgethouder de aangewezen bevoegde. Dit alles als het budgettair neutraal uitgevoerd wordt. Voor extra budget op kostenplaatsen geldt dezelfde bevoegdheid als bij programma/product-overschrijding.

Artikel 8

Hier wordt bedoeld dat extra inkomsten op (begrote) producten en subproducten gemeld moeten worden aan het college. Daarnaast moet vastgesteld worden dat het aanvragen van niet begrote subsidies of inkomsten namens de gemeente een bevoegdheid van het college is. De uitkomsten hiervan beïnvloeden het programmatotaal en zullen met de bestuursrapportage ook aan de raad worden aangeboden.

Artikel 9

Een budgethouder mag schuiven met budgetten zolang dit binnen het product blijft én de grenzen van de economische categorieën niet worden overschreden. Is dit niet het geval dan is toestemming van het college nodig. Mocht er zelfs het totaal van het programmabudget worden overschreden, is toestemming van de raad noodzakelijk. De inzet van personeel ligt complexer. Er worden uren begroot op producten en subproducten. Echter in de praktijk kan er verschil zijn tussen de begrootte en werkelijke uren. We zijn nog niet toe aan het sturen op “outcome” (lees resultaat). Om dit te bereiken zal in de toekomst bij elk product en subproduct de vraagstelling betrokken moeten worden : “Wat wilden we bereiken?”, “wat gaan we daar voor doen?” en “wat mocht het kosten?”.

Artikel 10

Budgethouderschap is in een moderne organisatie geen puur financiële aangelegenheid meer. Het is het totaal van uitgaven, inkomsten en daardoor ook het realiseren van de beleidsdoelen. De budgethouder is daardoor ook verantwoordelijk voor de beleidsinhoudelijke kant.

Artikelen 11 en 12

In deze artikelen wordt het algemene, (voor raad, college en hoofdbudgethouder) en specifieke (voor budgethouder en subbudgethouder) geldende verantwoordingproces in grote lijnen neergezet. Ook hier wordt weer duidelijk dat de verantwoording begint bij de subbudgethouder op zijn subproducten. Met de informatie van de subbudgethouder kan de budgethouder verantwoording afleggen over de producten. De hoofdbudgethouder wordt met de productinformatie in staat gesteld om over de programma's verantwoording af te leggen.