Procedurebesluit bezwaar, beroep en klachten provincie Zeeland 2015

Geldend van 10-11-2016 t/m heden

Intitulé

Procedurebesluit bezwaar, beroep en klachten provincie Zeeland 2015

Besluit van provinciale staten van 26 maart 2015, nummer SERV-196, van gedeputeerde staten van 10 februari 2015, nummer 15001636 en van de commissaris van de Koning van 3 februari 2015, nummer 15001635, houdende de vaststelling van het procedurebesluit bezwaar, beroep en klachten provincie Zeeland 2015.

Provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning van de provincie Zeeland, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft,

  • -

    gelet op de bepalingen van de Provinciewet en de Algemene wet bestuursrecht;

  • -

    overwegende dat het wenselijk is om de provinciale regelgeving op het gebied van bezwaar, beroep en klachten te herzien onder meer in verband met de dualisering van het provinciebestuur en met het oog op deregulering;

besluiten vast te stellen het navolgende

Procedurebesluit bezwaar, beroep en klachten provincie Zeeland 2015

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    wet: Algemene wet bestuursrecht;

  • b.

    beroepschrift: geschrift waarbij administratief beroep wordt ingesteld als bedoeld in artikel 1:5, eerste lid, van de wet of een geschrift waarbij een geschil als bedoeld in artikel 168 van de Provinciewet aanhangig wordt gemaakt.

Artikel 2. Klachtadviesprocedure

De in afdeling 9.1.3 van de Algemene wet bestuursrecht geregelde procedure voor de behandeling van klachten wordt in aanvulling op afdeling 9.1.2 van die wet gevolgd.

Hoofdstuk 2. Commissie

Artikel 3. Instelling commissie

  • 1. Er is een commissie van advies als bedoeld in de artikelen 7:13, 7:19 en 9:14 van de wet belast met de behandeling van:

    • a.

      bezwaarschriften tegen besluiten van provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning;

    • b.

      beroepschriften onderworpen aan de beslissing van gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning;

    • c.

      klachten over gedragingen van of toe te rekenen aan provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning.

  • 2. De commissie heeft geen taak voor zover provinciale staten, gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning:

    • a.

      een bijzondere adviescommissie instellen dan wel hebben ingesteld; of

    • b.

      voor de behandeling van bezwaarschriften tegen bepaalde besluiten mandaat verlenen dan wel hebben verleend aan een niet-ondergeschikte.

Artikel 4. Kamers commissie

  • 1. De commissie is verdeeld in een personele kamer en een algemene kamer.

  • 2. De personele kamer is belast met de behandeling van bezwaarschriften tegen besluiten of daaraan gelijkgestelde handelingen jegens ambtenaren van de provincie of daaraan gelijkgestelde natuurlijke personen.

  • 3. De algemene kamer is belast met de behandeling van bezwaarschriften tegen alle overige besluiten, de behandeling van beroepschriften en de behandeling van klachten.

Artikel 5. Samenstelling commissie

  • 1. De commissie bestaat uit leden die geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van provinciale staten, gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning.

  • 2. De leden worden benoemd door gedeputeerde staten voor een periode van vier jaar en kunnen maximaal voor twee periodes van vier jaar onmiddellijk worden herbenoemd.

  • 3. Gedeputeerde staten benoemen, de commissie gehoord, één van de leden tot voorzitter en één of meer van de leden tot plaatsvervangend voorzitter.

  • 4. De voorzitter ziet toe op de advisering door de commissie.

Artikel 6. Ontslag commissieleden

  • 1. Een lid van de commissie wordt door gedeputeerde staten ontslagen:

    • a.

      op eigen verzoek;

    • b.

      bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap;

    • c.

      indien hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

    • d.

      indien hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;

    • e.

      indien hij naar het oordeel van gedeputeerde staten ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen.

  • 2. Een lid van de commissie kan door gedeputeerde staten worden ontslagen indien hij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen.

Artikel 7. Vergoeding

  • 1. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter ontvangen voor het bijwonen van hoorzittingen of vergaderingen per dagdeel een vergoeding die gelijk is aan 250% van het bedrag, vermeld in artikel 13 van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, zoals dit bedrag jaarlijks door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt herzien.

  • 2. De leden ontvangen voor het bijwonen van hoorzittingen of vergaderingen per dagdeel een vergoeding die gelijk is aan 200% van het bedrag, vermeld in artikel 13 van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, zoals dit bedrag jaarlijks door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt herzien.

  • 3. De voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden ontvangen voor het bijwonen van hoorzittingen of vergaderingen een vergoeding in de reis- en verblijfskosten overeenkomstig artikel 30 van de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden.

Artikel 8. Jaarverslag

De commissie brengt jaarlijks schriftelijk verslag uit aan provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning over de ingediende en behandelde bezwaarschriften, beroepschriften en klachten in het daaraan voorafgaande jaar.

Hoofdstuk 3. Secretariaat

Artikel 9. Aanwijzing secretarissen

  • 1. De provinciesecretaris wijst een aantal secretarissen aan belast met de ambtelijke ondersteuning van de commissie.

  • 2. De secretaris is, voor zover het de behandeling van bezwaarschriften, beroepschriften en klachten betreft, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de commissie.

Hoofdstuk 4. Procedure en bevoegdheden

Artikel 10. Ontvangstbevestiging

  • 1. De secretaris bevestigt namens het bestuursorgaan zo spoedig mogelijk de ontvangst van het bezwaarschrift, het beroepschrift of de klacht en informeert de indiener over de wijze van behandeling.

  • 2. De secretaris doet namens het bestuursorgaan aan belanghebbenden schriftelijk mededeling van de ontvangst van het bezwaarschrift, het beroepschrift of de klacht.

Artikel 11. Bemiddeling

De secretaris kan onderzoeken of het bezwaarschrift, het beroepschrift of de klacht via bemiddeling kan worden opgelost en daartoe de nodige handelingen verrichten.

Artikel 12. Uitoefening bevoegdheden

  • 1. De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de wet worden voor de toepassing van dit besluit namens het bestuursorgaan uitgeoefend door de secretaris:

    • a.

      artikel 2:1, tweede lid;

    • b.

      artikel 4:15, tweede lid, onderdeel a, wat betreft het voorleggen en bevestigen van de opschorting;

    • c.

      artikel 6:6, wat betreft het stellen van een termijn;

    • d.

      artikel 6:15;

    • e.

      artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie;

    • f.

      artikel 7:4, tweede lid;

    • g.

      artikel 7:18, tweede lid.

  • 2. De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de wet worden voor de toepassing van dit besluit namens het bestuursorgaan uitgeoefend door de commissie:

    • a.

      artikel 7:17;

    • b.

      artikel 7:18, zesde lid.

Artikel 13. Verweerschrift

De secretaris verzoekt het verwerende bestuursorgaan een verweerschrift op te stellen.

Artikel 14. Informatie

De secretaris wint, al dan niet op verzoek van de voorzitter van de commissie, alle voor een zorgvuldige voorbereiding van de hoorzitting en het advies gewenste informatie in.

Artikel 15. Uitnodiging hoorzitting

  • 1. De secretaris bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting.

  • 2. De secretaris nodigt namens het bestuursorgaan de indiener van het bezwaarschrift, het beroepschrift of de klacht en andere belanghebbenden tijdig schriftelijk uit voor de hoorzitting en vermeldt daarbij waar en wanneer de op de zaak betrekking hebbende stukken ter inzage zullen liggen.

  • 3. De secretaris nodigt het verwerende bestuursorgaan uit voor de hoorzitting.

Artikel 16. Niet-deelneming aan de behandeling

De voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift, beroepschrift of klacht indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.

Artikel 17. Openbaarheid hoorzitting

  • 1. De hoorzitting van de algemene kamer van de commissie is openbaar, tenzij het de behandeling van een klacht betreft.

  • 2. De hoorzitting van de personele kamer van de commissie is niet openbaar.

  • 3. In afwijking van het eerste lid kan de commissie, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, besluiten te horen in beslotenheid.

Artikel 18. Afzonderlijk horen

  • 1. De voorzitter van de commissie kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, besluiten belanghebbenden afzonderlijk te horen.

  • 2. De voorzitter van de commissie beslist namens het bestuursorgaan over de toepassing van artikel 7:6, vierde lid, en artikel 7:20, vierde lid, van de wet.

Artikel 19. Verslag

  • 1. Het verslag vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid.

  • 2. Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter hoorzitting is voorgevallen.

  • 3. Indien de hoorzitting geheel of gedeeltelijk in beslotenheid plaatsvond of indien belanghebbenden dan wel hun gemachtigden afzonderlijk zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding.

  • 4. Het verslag verwijst naar de op de hoorzitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag worden gehecht.

  • 5. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Artikel 20. Nieuwe feiten of omstandigheden / nader onderzoek

  • 1. Indien na afloop van de hoorzitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verzoek van de andere leden van de commissie dit onderzoek houden.

  • 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt door de secretaris in afschrift aan de leden van de commissie, het verwerend bestuursorgaan en de belanghebbenden toegezonden.

  • 3. De leden van de commissie, het verwerend bestuursorgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het houden van een nieuwe hoorzitting.

  • 4. De voorzitter kan al dan niet op verzoek besluiten tot het houden van een nieuwe hoorzitting.

  • 5. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in dit besluit die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 21. Beraadslaging en advies

  • 1. Na afloop van de hoorzitting beraadslaagt de commissie in beslotenheid over het uit te brengen advies.

  • 2. Het advies wordt vastgesteld bij meerderheid van stemmen.

  • 3. Het advies wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Artikel 22. Verdaging en verder uitstel

De secretaris verdaagt namens het bestuursorgaan in voorkomende gevallen de beslissing op het bezwaarschrift, het beroepschrift of de klacht en regelt in voorkomende gevallen en voor zover toegelaten namens het bestuursorgaan het verdere uitstel van de beslissing op het bezwaarschrift, het beroepschrift of de klacht.

Hoofdstuk 5. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 23. Intrekking

  • 1. De Verordening bezwaar- en beroepschriften provincie Zeeland 2000 (Pb 2001, nr. 6) wordt ingetrokken.

  • 2. Het Besluit inzake besliscommissie administratieve geschillen (Pb 2006, nr. 17) wordt ingetrokken.

  • 3. De Klachtenregeling provinciale staten van Zeeland (Pb 2008, nr. 7) wordt ingetrokken.

  • 4. De Klachtenregeling gedeputeerde staten van Zeeland (Pb 2008, nr. 8) wordt ingetrokken.

Artikel 24. Overgangsbepaling

  • 1. De voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden die op het moment van inwerkingtreding van dit besluit voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en lid zijn van de commissie op grond van de Verordening bezwaar- en beroepschriften provincie Zeeland 2000, lid zijn van de besliscommissie op grond van het Besluit inzake besliscommissie administratieve geschillen en voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en lid zijn van de commissie op grond van de Klachtenregeling gedeputeerde staten van Zeeland worden aangemerkt als voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden van de commissie bedoeld in dit besluit.

  • 2. Ongeacht het bepaalde in artikel 4, tweede lid, van dit besluit, worden de (her)benoemingsbesluiten van voornoemde leden op grond van de Verordening bezwaar- en beroepschriften provincie Zeeland 2000 aangemerkt als (her)benoemingsbesluiten op grond van dit besluit.

Artikel 25. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 26. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Procedurebesluit bezwaar, beroep en klachten provincie Zeeland 2015.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van provinciale staten van 26 maart 2015, in de vergadering van gedeputeerde staten van 10 februari 2015 en door de commissaris van de Koning op 3 februari 2015.
Provinciale staten,
voorzitter, drs. J.M.M. Polman
griffier, drs. P. Joosse
Gedeputeerde staten,
voorzitter, drs. J.M.M. Polman
secretaris, A.W. Smit
Commissaris van de Koning,
drs. J.M.M. Polman
Uitgegeven, 31 maart 2015
de secretaris,
A.W. Smit

Toelichting

Algemeen

Als gevolg van het duale stelsel en op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Provinciewet moeten provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning een aantal zaken op het gebied van bezwaar, beroep en klachten - al dan niet aanvullend - regelen.

In het procedurebesluit is geregeld dat de behandeling (horen en adviseren) van bezwaarschriften, beroepschriften en klachten wordt opgedragen aan een commissie.

In het kader van deregulering en stroomlijning van procedures is ervoor gekozen de diverse procedures met betrekking tot bezwaar, beroep en klachten in één besluit vast te leggen. Omdat die procedures veel overeenkomstige handelingen en bevoegdheden vertonen, vergroot bundeling in één procedurebesluit ook de externe en interne herkenbaarheid.

Provinciale verordeningen worden door provinciale staten vastgesteld, voor zover de bevoegdheid daartoe niet bij of krachtens de wet of door provinciale staten krachtens de wet is toegekend aan gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning. Uit het duale systeem volgt dat ieder bevoegd orgaan zelf zijn eigen commissies instelt, terwijl voorheen provinciale staten bevoegd waren.

Daarom is in de aanhef van dit besluit bepaald dat de bestuursorganen van de provincie, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft, besluiten het procedurebesluit vast te stellen. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen één en dezelfde commissie instellen en de behandeling (horen en adviseren) van bezwaarschriften, beroepschriften en klachten opdragen aan deze commissie.

Artikelsgewijs

Artikel 2. Klachtadviesprocedure

De in afdeling 9.1.3 geregelde klachtadviesprocedure wordt in aanvulling op afdeling 9.1.2 gevolgd indien dat bij wettelijk voorschrift is bepaald. Dat wordt in dit artikel gedaan. In dit procedurebesluit wordt een commissie ingesteld die ook belast is met de behandeling van en de advisering over klachten. De klachtadviesprocedure komt tegemoet aan de behoefte om klachten met enige afstand te kunnen (laten) behandelen.

Artikel 3. Instelling commissie

Dit artikel regelt de instelling van een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13, 7:19 en 9:14 van de Awb. Het betreft een commissie ex artikel 82 Provinciewet.

Artikel 4. Kamers commissie

In verband met een wenselijke splitsing tussen personele zaken en alle andere zaken, is er gekozen voor het instellen van twee kamers.

Artikel 5. Samenstelling commissie

In dit artikel is aangegeven dat de adviescommissie bestaat uit externe leden. Gekozen is voor een volledig externe adviescommissie om zo de onafhankelijkheid van de commissie en haar advisering te waarborgen. In dit artikel is het aantal leden niet bepaald. Het besluit laat het aan het inzicht van gedeputeerde staten over om in samenspraak met de commissie ervoor te zorgen dat de commissie over voldoende leden met kennis van zaken op onderscheiden terreinen beschikt. Omdat zowel continuïteit als actuele deskundigheid vereist zijn, worden de leden voor vier jaar benoemd. Zij kunnen ten hoogste tweemaal onmiddellijk worden herbenoemd.

Door benoeming door gedeputeerde staten, in samenspraak met de commissie, is één van de leden tevens voorzitter en zijn één of meer leden tevens plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 6. Ontslag commissieleden

In de Verordening bezwaar- en beroepschriften provincie Zeeland 2000 was voorzien in een ontslagregeling, die was ontleend aan het Burgerlijk Wetboek. Aangezien het lidmaatschap van de commissie weinig gelijkenis vertoont met de werknemer is gekozen voor een regeling, die is afgeleid van de bepalingen in de Provinciewet over het ontslag van de leden van de Rekenkamer. Onder lid dienen mede te worden verstaan de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de commissie. In het eerste lid staan de gevallen opgesomd waarin gedeputeerde staten gehouden zijn ontslag te verlenen. Bij het eerste lid, onder e, dient wat het toebrengen van nadeel in het in hem gestelde vertrouwen uitdrukkelijk te worden gedacht aan het geval dat uit het optreden van het lid in de commissie blijkt dat het lid het aan kennis, vaardigheden dan wel inzet ontbreekt om naar behoren aan de werkzaamheden van de commissie een bijdrage te kunnen leveren. Het tweede lid voorziet in het geval dat gedeputeerde staten kunnen besluiten ontslag te verlenen.

Artikel 11. Bemiddeling

In dit besluit is voor het oplossen van geschillen door bemiddeling een belangrijke plaats ingeruimd. Doel is om het geschil op te lossen en onnodige juridisering tegen te gaan. De keuze om al dan niet tot bemiddeling over te gaan is aan het betreffende bestuursorgaan, die ook de grenzen van de onderhandelingsruimte bepaalt. De secretaris heeft een initiërende en vrij zelfstandige en begeleidende rol omdat bij het niet-slagen van de bemiddelingspoging van belang is dat de commissie nog steeds onbevangen kan horen en adviseren.

Artikel 12. Uitoefening bevoegdheden

Ingevolge artikel 7:13, vierde lid, van de Awb beslist de commissie over toepassing van artikel 7:4, zesde lid (het – voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden – achterwege laten van het ter inzage leggen van het bezwaarschrift en de op de zaak betrekking hebbende stukken), van artikel 7:5, tweede lid (het beslissen over de openbaarheid van de hoorzitting, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald), en, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, van artikel 7:3 (het beslissen om van het houden van een hoorzitting af te zien). Over deze bevoegdheden heeft het bestuursorgaan dat op een bezwaar beslist, niets te zeggen. Er zijn naast deze bevoegdheden echter diverse andere bevoegdheden waarbij het eveneens praktisch is om deze niet door het bestuursorgaan zelf uit te laten voeren. Voor een aantal bevoegdheden is elders in dit besluit opgenomen dat de secretaris, de commissie of de voorzitter van de commissie deze – al dan niet namens het bestuursorgaan – uitoefent. In dit artikel wordt daarnaast een opsomming gemaakt van de overige bevoegdheden die namens het bestuursorgaan door de secretaris dan wel de commissie worden uitgeoefend.

Voor wat betreft de secretaris gaat het om de volgende bevoegdheden:

  • -

    het verlangen van een schriftelijke machtiging van een gemachtigde (artikel 2:1, tweede lid);

  • -

    het voorleggen en bevestigen van de opschorting (artikel 4:15, tweede lid, onderdeel a);

  • -

    het stellen van een termijn voor het herstellen van een verzuim (artikel 6:6);

  • -

    het doorzenden van verkeerd geadresseerde en ingezonden bezwaar- of beroepschriften (artikel 6:15);

  • -

    het zenden van de op de zaak betrekking hebbende stukken aan de gemachtigde (artikel 6:17), tijdens de behandeling door de commissie;

  • -

    het voorafgaand aan het horen ten minste een week ter inzage leggen van het bezwaar- of beroepschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken (artikel 7:4, tweede lid, resp. artikel 7:18, tweede lid).

Voor wat betreft de commissie gaat het om de volgende bevoegdheden:

  • -

    het afzien van horen in de procedure van beroep (artikel 7:17);

  • -

    het – voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden – achterwege laten van het ter inzage leggen van het beroepschrift en de op de zaak betrekking hebbende stukken (artikel 7:18, zesde lid).

Artikel 17. Openbaarheid hoorzitting

Uitgangspunt van de Awb is dat het horen plaatsvindt in de openbaarheid. Slechts bij uitzondering kan het horen van belanghebbenden in beslotenheid plaatsvinden. Dit besluit legt vast dat met het oog op de privacy bezwaren van het personeel en klachten in beslotenheid worden behandeld. In andere gevallen kan de commissie daartoe ambtshalve of op verzoek van partijen besluiten, voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden.

Artikel 21. Beraadslaging en advies

Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie. De advisering dient evenwel plaats te vinden door de voltallige commissie. Hoe het advies tot stand komt, is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk.

Artikel 24. Overgangsbepaling

De voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden die op grond van de Verordening bezwaar- en beroepschriften provincie Zeeland 2000 fungeren, blijven op grond van deze bepaling hun functie ook op grond van dit besluit uitoefenen. Nieuw voor deze personen is de maximale zittingstermijn van 12 jaar. Een aantal van deze personen vervult het lidmaatschap reeds (bijna) 12 jaar of meer. Teneinde deze personen een redelijke overgangstermijn te bieden, is er voor gekozen alle leden, ongeacht hun huidige zittingstermijn, hun huidige benoemingsperiode te laten uitzitten. Voor zover de leden na het verstrijken van hun huidige benoemingsperiode langer dan 12 jaar lid zijn van de commissie, kan evenwel geen herbenoeming meer plaatsvinden. In de praktijk betekent dit dat voor een aantal leden op 31 december 2015 een einde komt aan hun lidmaatschap.