Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR361312
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR361312/4
Verordening fractie – en groepsondersteuning 2017
Geldend van 16-06-2022 t/m 29-09-2023
Intitulé
Verordening fractie – en groepsondersteuning 2017Artikel 1 Begripsbepalingen
- a.
Fractie: een fractie als bedoeld in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten.
- b.
groep: een groep statenleden als bedoeld in artikel 5a van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten, de Statencommissies, het Seniorenconvent en het Presidium van de provincie Zuid-Holland.
- c.
Fractievoorzittersoverleg: het Fractievoorzittersoverleg als bedoeld in artikel 90 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten.
- d.
Statengriffier: de griffier bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet.
- e.
Provinciale Staten: Provinciale Staten als bedoeld in artikel 7 van de Provinciewet.
Artikel 2 Fractiebijdrage en groepenbijdrage
Fracties en groepen ontvangen een bijdrage als tegemoetkoming in de kosten die zij maken voor ondersteuning van hun werkzaamheden.
Artikel 3 Bestedingsdoeleinden
-
1. De financiële bijdrage wordt door fracties en groepen alleen aangewend ten behoeve van
- a.
de salariskosten en de secundaire arbeidsvoorwaarden van de personele ondersteuning van fracties en groepen;
- b.
de bureaufunctie van fracties en groepen;
- c.
uitgaven van fracties en groepen ten behoeve van aantoonbaar uitgevoerde activiteiten in het kader van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.
- a.
-
2. De financiële bijdrage mag niet gebruikt worden voor andere uitgaven anders dan de in artikel 3, lid 1 genoemde uitgaven.
Artikel 4 Berekening hoogte bijdrage
-
1. In de kosten over enig jaar van een fractie wordt bijgedragen tot een bedrag van € 30.000 (peildatum 1-1-2020) vermeerderd met een bedrag van € 5.800 (peildatum 1-1-2020) per zetel. Over een gedeelte van het kalenderjaar worden de bedragen naar rato berekend. Een gedeelte van een maand wordt daarbij voor een volle maand gerekend.
-
2. De in het vorige lid genoemde geldbedragen worden elk jaar herzien overeenkomstig de wijzigingen in de bezoldiging van het provinciepersoneel met een algemeen karakter in het voorafgaande kalenderjaar.
-
3. Het volgens het eerste en tweede lid berekende bedrag wordt naar boven afgerond op een veelvoud van € 1.
-
4. De fractie ontvangt in december voorafgaand aan het kalenderjaar een berekening van de hoogte van de bijdrage over het kalenderjaar.
Artikel 5 Voorschotten
De bijdrage, waarop de fractie volgens artikel 4 aanspraak kan maken, wordt bij wijze van voorschot in twee gelijke termijnen in de maanden januari en juli van het desbetreffende kalenderjaar uitbetaald via de betaalrekening van de fractie.
Artikel 6 Vaststelling bijdrage
-
1. De definitieve bijdrage wordt na afloop van het kalenderjaar door Provinciale Staten, tegelijkertijd met de jaarstukken van GS, vastgesteld aan de hand van de ingediende financiële verantwoording, als bedoeld in artikel 7.
-
2. Voor de bepaling van de definitieve bijdrage en de eventuele reserve als bedoeld in artikel 8, worden eventuele met deze verordening strijdige transacties buiten beschouwing gelaten. Over de vraag of een transactie in strijd met deze is gedaan, beslissen Provinciale Staten gehoord het advies van het Fractievoorzittersoverleg.
-
3. Voor de bepaling van de definitieve bijdrage en de eventuele reserve als bedoeld in artikel 8, worden rente-inkomsten, anders dan die welke in strijd met artikel 5 zijn genoten, buiten beschouwing gelaten. De bedoelde rente-inkomsten komen aldus ten goede aan de eigen middelen van de fractie.
Artikel 7 Financiële verantwoording
-
1. Voor 1 maart wordt door de leden van de fractie of groep tezamen dan wel een daartoe gemachtigd lid van de fractie bij Provinciale Staten, door tussenkomst van het Fractievoorzittersoverleg, een exploitatierekening en een balans over het afgelopen kalenderjaar ingediend.
-
2. De in lid 1 bedoelde verantwoording vindt plaats op basis van een baten- en lastenstelsel, waarbij een kalanderjaar als boekjaar geldt. De financiële verantwoording geschiedt overeenkomstig een standaard format dat in de toelichting bij dit artikel is opgenomen.
-
3. De door de fractie of groep ingediende exploitatierekeningen en balansen worden jaarlijks onderzocht door de provinciale accountant. Dit onderzoek wordt door de accountant conform specifiek overeengekomen werkzaamheden, doch overigens geheel in onafhankelijkheid verricht.
-
4. De leden van de fractie of groep verschaffen aan de accountant te allen tijde inzage in de administratie en de daarbij behorende stukken, voor zover dit nodig is voor een beslissing over de vaststelling van de bijdrage of de opbouw van de reserve.
-
5. Indien de fractie of groep als gevolg van dit artikel gevergde financiële verantwoording niet tijdig, dan wel niet overeenkomstig de daaraan te stellen administratieve vereisten heeft ingediend, kunnen Provinciale Staten, gehoord het advies van het Fractievoorzittersoverleg, besluiten 10% van de vast te stellen bijdrage over het jaar waarop de verantwoording betrekking heeft, vervallen te verklaren, indien de fractie de verantwoording niet binnen een door Provinciale Staten, gehoord het advies van het Fractievoorzittersoverleg, te stellen nadere termijn heeft ingediend c.q. binnen die termijn met de administratieve vereisten in overeenstemming heeft gebracht.
Artikel 8 Opbouw financiële reserve
-
1. Het in enig jaar niet gebruikte deel van de bijdrage toekomend aan een fractie of groep wordt gereserveerd ter besteding door die fractie of groep in de volgende jaren. De reserve is o.a. bedoeld voor het geval fracties uitkeringen moeten plegen in verband met arbeidsongeschiktheid van fractie – of groepsmedewerkers.
-
2. De reserve, bedoeld in het eerste lid, is per 1 januari van het volgende jaar niet groter dan 100% van de bijdrage die fractie of groep in het jaar waarover verantwoording wordt afgelegd toekwam volgens artikel 4. Het bedrag waarmee de maximaal aan te houden reserve wordt overschreden, dient te worden terugbetaald aan de provincie.
-
3. Na de verkiezingen blijft de reserve beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor fracties of groepen die naar het oordeel van Provinciale Staten, op advies van het Fractievoorzittersoverleg, als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
Artikel 9 Splitsing en samenvoeging
-
1. Bij splitsing van een fractie wordt aan de betrokken fractie of groepen voor de duur van de zittingsperiode tezamen niet meer bijdragen verleend dan het voor de oorspronkelijke fractie of groep geldende maximumbedrag, dat wordt verdeeld naar evenredigheid van de aantallen leden van de nieuw gevormde fractie en groep. Voor groepen wordt dit bedrag vervolgens gehalveerd.
-
2. Bij samenvoeging van fracties of groepen wordt de bijdrage aan de nieuw gevormde fractie of groep herberekend op grond van artikel 4.
-
3. Indien een samengestelde fractie van twee of meer politieke groeperingen die na de verkiezingen hebben besloten tezamen één fractie te vormen, wordt gesplitst in fracties, die overeenkomen met de afzonderlijke politieke groeperingen die in die samengestelde fractie verenigd waren, zal de eventuele reserve van de samengestelde fractie over de afzonderlijke fracties worden verdeeld. Zulks naar rato van het aantal fractieleden dat in de samengestelde fractie zitting had.
-
4. De verdeling en herberekening, zoals bedoeld in het eerste en tweede lid, vinden plaats per de datum waarop de voorzitter van Provinciale Staten een kennisgeving ontvangt, bedoeld in de artikelen 5 en 5a van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten.
-
5. Op de verdeling en herverdeling van de fractie – of groepsbijdrage is een nader door het Fractievoorzittersoverleg te bepalen overgangsregeling van toepassing, indien de fractie of groep waarvan afgesplitst wordt langlopende verplichtingen heeft aangegaan, bijvoorbeeld in het geval van fractie- of groepsmedewerker(s).
Artikel 10 Opheffing fractie of groep
-
1. Indien een fractie of groep na een verkiezing niet meer terugkeert in Provinciale Staten, wordt het batig saldo van de uitbetaalde voorschotten, na aftrek van posten in verband met reeds aangegane verplichtingen die stammen uit de laatste zittingsperiode zo spoedig mogelijk, doch binnen twee maanden, teruggestort in de provinciale kas.
-
2. Het in lid 1 bedoelde batig saldo wordt bepaald aan de hand van een financiële verantwoording, welke overeenkomstig het bepaalde in artikel 7 dient te worden ingediend. Zulks met dien verstande dat deze financiële verantwoording tevens een verantwoording bevat over de periode, welke is gelegen tussen 1 januari van het jaar waarin de nieuwe Staten aantreden en de datum waarop de leden van de fractie of groep als geheel formeel ophouden lid van Provinciale Staten te zijn.
-
3. Nadat de fractie of groep opgehouden heeft te bestaan, blijft het bepaalde in deze verordening onverminderd van toepassing voor de leden, welke deel uitgemaakt hebben van de fractie of groep, zulks tot het moment waarop de gewezen fractie of groep blijkens een besluit van Provinciale Staten aan haar verplichtingen uit hoofde van deze verordening heeft voldaan.
-
4. De in lid 1 bedoelde terugstorting dient plaats te vinden uiterlijk één maand nadat Provinciale Staten de definitieve bijdrage heeft vastgesteld.
-
5. Het bepaalde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing op fracties of groepen, welke anders dan ten gevolge van verkiezingen worden opgeheven, met dien verstande dat de in lid 2 bedoelde financiële verantwoording in dat geval uiterlijk twee maanden na de datum waarop de fractie opgehouden heeft te bestaan, dient te worden ingediend.
Artikel 11 Opschorting
-
1 De fractie of groep is verplicht de niet bestede middelen van de in artikel 5 bedoelde voorschotten in liquide vorm beschikbaar te houden.
-
2. Indien een fractie of groep in strijd handelt, of blijkens de in artikel 7 bedoelde financiële verantwoording in strijd heeft gehandeld met het bepaalde in artikel 3 van deze verordening, kan het Fractievoorzittersoverleg besluiten dat de in het geding zijnde uitgaven door de fractie of groep binnen een door het Fractievoorzittersoverleg te bepalen termijn aan de liquide middelen van de fractie of groep dienen te worden toegevoegd.
-
3. Indien een fractie of groep in gebreke blijft de in lid 2 bedoelde uitgaven binnen de daartoe gestelde termijn aan de liquide middelen van de fractie of groep toe te voegen, kan het Fractievoorzittersoverleg besluiten de eerstvolgende betalingen van de voorschotten op de bijdrage op te schorten, totdat de fractie of groep aan de verplichtingen heeft voldaan.
Artikel 12 Aansprakelijkheid
-
1. Elk lid van een fractie of groep ondertekent bij diens aantreden, dan wel bij splitsing of samenvoeging van een fractie of groep een door het Fractievoorzittersoverleg vast te stellen verklaring dat hij naar evenredigheid van het aantal leden van de fractie of groep waarvan hij deel uitmaakt verantwoordelijk en aansprakelijk zal zijn voor de juiste besteding van de in lid 1 bedoelde bijdrage overeenkomstig deze verordening.
-
2. Indien een lid van een fractie of groep weigert een verklaring als bedoeld in het tweede lid te ondertekenen, wordt de bijdrage c.q. het krachtens artikel 5 uit te keren voorschotten daarop naar evenredigheid naar beneden bijgesteld.
-
3. Indien de fractie of groep naar het oordeel van Provinciale Staten in gebreke blijft de uit deze verordening voortvloeiende verplichting na te leven, kunnen Provinciale Staten, gehoord het advies van het Fractievoorzittersoverleg, besluiten de individuele leden van de fractie of groep in rechte aan te spreken, zulks ieder voor het gedeelte waarvoor zij zich met de in lid 1 bedoelde verklaring verantwoordelijk en aansprakelijk hebben gesteld.
Artikel 13 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening fractie – en groepsondersteuning 2017'.
Ondertekening
Toelichting
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1 Begripsbepalingen
Dit artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 2 Fractiebijdrage
In dit artikel wordt aangegeven wat het doel is van het verstrekken van bijdragen aan de Statenfracties (zie verder onder artikel 3). De op grond van deze verordening te verlenen bijdragen zijn bedoeld voor de kosten die de fractie maakt voor ondersteuning van haar werkzaamheden.
Artikel 3 Bestedingsdoeleinden
Ten opzichte van de verordening fractieondersteuning 2013 is de lijst met posten waaraan de fractievergoeding niet besteed mag worden, verplaatst naar de toelichting. In artikel 3 wordt nu kort en krachtig bepaald waar de uitgaven wél aan besteed mogen worden. Door de opsomming in de huidige verordening kan de indruk ontstaan dat de uitzonderingen limitatief zijn, terwijl er uitgaven denkbaar zijn die achteraf voor discussie vatbaar zijn, zoals ook bleek bij de gedachtewisseling in het Seniorenconvent in het najaar van 2014 over de fractieverantwoordingen 2013.
Door de nieuwe formulering in dit artikel ontstaat meer ruimte om hierover, indien dit het geval is, in het Seniorenconvent van gedachten te wisselen. Het algemene uitgangspunt is en blijft dat de uitgaven fractie gerelateerd moeten zijn.
In het vervolg van dit artikel worden de bestedingsdoelen van de bijdrage nader toegelicht en ingekaderd. De bijdrage is bedoeld voor personele ondersteuning en de daarmee gepaard gaande bureaufunctie van de fractie. Om de fractie hierbij te ondersteu¬nen, bestaat de mogelijkheid één of meerdere fractiemedewerker(s) in dienst te nemen. De salariskosten en secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen uit de financiële bijdrage te worden betaald. Binnen de secundaire arbeidsvoorwaarden bestaat ook de mogelijkheid om een vertrekkende fractiemedewerker, rekening houdend met o.a. het aantal dienstjaren, een passend afscheidscadeau aan te bieden.
Daarnaast kunnen de fracties de financiële bijdrage aanwenden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en con¬trolerende rol uit te oefenen. Als zodanig is de bijdrage ook bedoeld om de politieke ambtsuitoefening van statenleden te faciliteren. De werkzaamheden van de fractie dienen daaraan ook aantoonbaar ondersteunend te zijn.
Uitgaven die niet passen binnen de in lid 1 genoemde kaders, zijn niet toegestaan. Dit betreffen o.a. (de opsomming is niet limitatief):
- •
Uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen of overige regelingen.
- •
Betalingen of uitkeringen, van welke aard ook, aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen, rechtspersonen, of natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van concrete prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde en reële declaratie.
Het is de fractie niet toegestaan hun fractievergoeding geheel of gedeeltelijk naar politieke partijen of daaraan gelieerde instellingen of personen over te maken, zonder dat daaraan een (verifieerbare) declaratie voor concreet aan de fractie geleverde goederen of diensten ten grondslag ligt. Betalingen aan politieke partijen of daarmee gelieerde instellingen of personen mogen zodoende wel plaatsvinden in verband met aantoonbare diensten die een politieke partij ten behoeve van een fractie verricht (bijvoorbeeld het behartigen van de administratie), maar mag geen algemene overdracht van middelen betreffen.
- •
Giften, leningen of beleggingen.
- •
Uitgaven welke bestreden dienen te worden uit de vergoedingen die fractieleden ingevolge de Verordening financiële en secundaire voorzieningen provinciale bestuurders 2001 toekomen, dan wel kunnen worden vergoed (het betreft de onkostenvergoeding, reiskosten, verblijfkosten, (individuele) cursus, congres, seminar of symposium, ICT voorzieningen, verlaging vergoeding bij arbeidsongeschiktheid, compensatie korting werkeloosheidsuitkering, ziektekostenvoorziening, recht op uitkering bij aftreden en korting bij overlijden).
Dit verbod houdt verband met het bepaalde in artikel 96 van de Provinciewet, namelijk dat statenleden buiten, hetgeen hen bij of krachtens de wet is toegekend, geen andere vergoedingen en tegemoetkomingen ten laste van de provincie kunnen ontvangen. In verband met deze bepaling, welke blijkens de daarop gevormde literatuur strikt dient te worden toegepast, is het niet mogelijk aan individuele statenleden vergoedingen of schadeloosstellingen toe te kennen uit de fractiebijdrage.
- •
Uitgaven aan statenleden of bedrijven van statenleden voor werkzaamheden, welke zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten, uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover statenleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben, ongeacht of de betreffende uitgaven zouden strekken als vergoeding van aan de fractie geleverde prestaties en uitkeringen aan statenleden ter compensatie van gederfde inkomsten, welke zij ten gevolge van hun tijdsbesteding aan het vervullen van het statenlidmaatschap of anderszins hebben geleden.
Het gaat hierbij onder andere om betalingen aan statenleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker ten behoeve van de fractie verrichten of die dienen als compensatie voor gederfde inkomsten die het statenlid in verband met de tijdsbesteding aan het statenlidmaatschap lijdt. Voor deze zaken is de individuele uitkering krachtens het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden de aangewezen bron van compensatie. Vergoeding van deze nadelen zou neerkomen op het verstrekken van voordelen aan het statenlid, buiten de kaders van het rechtspositiebesluit om, wat op grond van de Provinciewet verboden is. Daarnaast is er een uitsluiting opgenomen van betalingen aan bedrijven en dergelijke, waarin een statenlid zeggenschap uitoefent. Dit om (de schijn van) belangenverstrengeling uit te sluiten.
- •
Opleidingen.
De kosten van opleidingen worden geheel uitgesloten. Bij opleidingen wordt gedacht aan beroepsopleidingen en andere substantiële scholingstrajecten. Deze vallen geheel buiten de doelen waarvoor de fractiebijdrage wordt verleend. Het gaat hier om kostenbestanddelen die krachtens het rechtspositiebesluit worden vergoed en waarvoor een regeling is getroffen in de Verordening financiële voorzieningen voor statenleden.
- •
Congressen, seminars, symposia of cursussen van fractieleden, anders dan die, welke door de fractie zelf ten behoeve van de gehele fractie of een belangrijk deel daarvan georganiseerd worden en die ten dienste staan van een functie als genoemd in lid 1 van dit artikel.
Deze activiteiten dienen aantoonbaar ten dienste te staan van de in lid 1 genoemde bestedingsdoelen. Te denken valt aan het "in-company" inkopen van een training. In het kader van de financiële verantwoording is het van belang dat de eigen organisatie en het doel van de activiteiten duidelijk worden aangegeven.
Individuele deelname aan congressen, seminars, symposia van fractieleden kunnen krachtens het rechtspositiebesluit worden vergoed.
- •
Reis- en verblijfkosten van de in de fractie verenigde leden van Provinciale Staten of van een ten behoeve van de fractie werkzame fractievertegenwoordiger als bedoeld in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten van Zuid-Holland e.a.
Deze kosten vormen onderdeel van de onkostenvergoedingsregeling krachtens het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, zodat daarop vanuit de fractiekostenvergoeding geen aanvullende vergoedingen vanuit de fractiebijdrage kunnen worden verleend. Dit behoeft overigens niet op gespannen voet te staan met de gedachte dat het in het kader van de volksvertegenwoordigende rol van de Staten van belang is dat fracties zich actief in de provincie op de hoogte stellen van wat er in het maatschappelijk veld speelt. De reis- en verblijfskosten die een Statenlid in dat kader maakt, worden aangemerkt als zijnde ten behoeve van de provincie gemaakt en kunnen zodoende op basis van de rechtspositieregeling gedeclareerd worden. De reiskosten die fractiemedewerkers in het kader van fractiewerkzaamheden maken kunnen wel uit het fractiebudget vergoed worden.
Het moet daarbij dan wel steeds gaan om werkzaamheden welke vallen binnen de definitie van artikel 3, lid 1 van de verordening.
- •
(Her)verkiezing van statenleden, campagnekosten daaronder begrepen.
Deze kosten betreffen het politieke belang dat de partij heeft bij het vertegenwoordigd blijven in Provinciale Staten in een volgende periode, maar worden niet gemaakt ter instandhouding van de (bureaufunctie van) de fractie. Als zodanig zijn het ook niet de fracties zelf die aan de verkiezingen deelnemen. Campagnekosten dienen zodoende uit de eigen middelen van de fractie c.q. de politieke partij bekostigd te worden.
- •
Cadeaus of relatiegeschenken boven een bedrag van € 50. Cadeaus of relatiegeschenken tot € 50 zijn uitsluitend toegestaan, indien deze in relatie staan met diensten of werkzaamheden, welke de ontvanger belangeloos ten behoeve van de fractie heeft verricht en die ten dienste hebben gestaan van een functie als genoemd in lid 1 van dit artikel.
Het komt voor dat vrijwilligers, welwillende deskundigen en dergelijke, geheel of nagenoeg belangeloos werkzaamheden of diensten ten behoeve van fracties verrichten, die geheel passen binnen de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de fracties. In die gevallen is het mogelijk een bescheiden relatiegeschenk of cadeau tot € 50 uit de fractiebijdrage te bekostigen. Dit maximumbedrag sluit aan bij de integriteitsregelingen voor ambtenaren en statenleden. Ook hier is het in het kader van de financiële verantwoording van belang om de aard van het relatiegeschenk en de geleverde dienst te administreren.
Artikel 4 Berekening hoogte bijdrage
Voor de berekening van de bijdragen wordt per 1 januari 2014 uitgegaan van een basisbedrag van € 16.681,07 en het bedrag per zetel van € 5.873,75. De bijdrage wordt jaarlijks herzien overeenkomstig de wijziging in de bezoldiging van het provinciepersoneel met een algemeen karakter in het voorafgaande kalenderjaar. Er wordt ook een bedrag verstrekt per fractie per fractiemedewerker ten behoeve van de kosten van de internetaansluiting van de fractiemedewerkers. Het bedrag per 1 januari 2014 bedraagt € 255,89.
Artikel 5 Voorschotten
De bijdrage wordt in twee delen in de maanden januari en juli bij wijze van voorschot over-gemaakt op de betaalrekening van de fractie.
Artikel 6 Vaststelling bijdrage
Dit artikel brengt tot uitdrukking dat de definitieve bijdragen aan de fracties jaarlijks door Provinciale Staten worden vastgesteld. Het besluit hierover vindt op hetzelfde moment plaats als de vaststelling door Provinciale Staten van de jaarstukken van GS. Dit als gevolg van de subsidiebepalin¬gen in de Algemene wet bestuursrecht. In de regel vindt besluitvorming plaats in de mei-vergadering van Provinciale Staten.
Provinciale Staten, gehoord het van het Seniorenconvent, zijn bevoegd om bij de bepaling van de omvang van de definitieve bijdrage en/of de reserves bepaalde bestedingen buiten beschouwing te laten, waarvan het van oordeel is dat deze in strijd met de verordening zijn gedaan. Op deze wijze kunnen Provinciale Staten bepalen wat de hoogte van de bijdrage zou zijn geweest, indien uitsluitend rechtmatige uitgaven zouden zijn gedaan. Vervolgens kunnen Provinciale Staten aan een en ander de consequenties verbinden, die in dat verband in de verordening zijn gesteld (korting op het voorschot, terugvordering, aansprakelijkstelling et cetera.
De rentebaten van de uitgekeerde voorschotten vloeien in de eigen middelen van de fractie. Dit als tegenhanger van het door de fractie gevoerde rentmeesterschap. De hier bedoelde rentebaten zullen voornamelijk de reguliere creditrente betreffen. Rentekosten en- baten over leningen en/of uit beleggingen kunnen niet ontstaan omdat deze verboden zijn.
Artikel 7 Financiële verantwoording
Ter voldoening aan de bepalingen van dit artikel dient de fractie een adequate administratie bij te houden.
De fractie is verplicht uiterlijk 1 maart, volgend op het jaar waarover verantwoording moet worden afgelegd, haar financiële verantwoording met bijbehorende bescheiden bij Provinciale Staten, door tussenkomst van het Seniorenconvent, aan te bieden. Het verdient aanbeveling dat alle fracties gebruik maken van ordners waarin alle onderliggende documenten zijn opgenomen. Dit verkleint de kans op het zoekraken van documenten en vereenvoudigt het onderzoek door de accountant. Voorts wordt aanbevolen een brugstaat * per fractie op te leveren en een specificatie per balanspost en exploitatierekening post waarin alle transacties zijn terug te vinden, inclusief de data waarop deze transacties zijn verricht. Tot slot wordt aanbevolen om ook de bankafschriften en de facturen van de eerste twee maanden van het volgende jaar aan de in te dienen bescheiden toe te voegen zodat de accountant een afloop en voortgezette controle kan uitvoeren.
Nadat de accountant de administratie heeft onderzocht en zonodig daarover met de desbetreffende fracties overleg heeft gevoerd, en daarvan verslag heeft uitgebracht aan Provinciale Staten, stellen Provinciale Staten de bedragen vast van:
- •
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
- •
de wijziging in de reserve;
- •
de resterende reserve;
- •
het bedrag dat moet worden terugbetaald in verband met de overschrijding van de maximale reserve.
De betrokken ambtenaren en deskundigen hebben geheimhoudingsplicht ten aanzien van de gegevens die aan hen bekend worden. Over de besteding van eventuele eigen bijdragen van fractieleden aan de fractie hoeft geen verantwoording te worden afgelegd.
Om het onderzoek door de accountant te vereenvoudigen, is een standaard format voor het opstellen van een exploitatierekening en balans samengesteld. Alle fracties dienen hun verantwoordingen in overeenstemming met dit format op te stellen. Het boekjaar waarover verantwoording moet worden afgelegd is gelijk aan het kalenderjaar: 1-1 tot 31-12. De verantwoording dient plaats te vinden op basis van een stelsel van baten en lasten, zoals ook voor de reguliere administratie van de provincie het geval is. In het stelsel van baten en lasten worden uitgaven en inkomsten toegerekend aan de jaren waarop ze betrekking hebben. Dit betekent dat - als er bijvoorbeeld een congres is georganiseerd aan het einde van het jaar - de lasten op dat jaar worden geboekt; ook als de rekening pas in het volgende kalenderjaar binnenkomt en wordt betaald. Door uitgaven en inkomsten toe te rekenen aan de jaren waarop ze betrekking hebben, wordt het inzicht in de kosten (van producten) bevorderd.
Exploitatierekening en balans
De financiële verantwoording bestaat uit twee delen. Het eerste deel is de exploitatierekening. In de exploitatierekening wordt zichtbaar welke inkomsten en uitgaven de fractie gedurende het boekjaar heeft gedaan. De balans geeft een overzicht van bezittingen en schulden van de fractie per 31 december. Zowel de exploitatierekening als de balans dient voorzien te zijn van een toelichting.
Aandachtspunten bij de exploitatierekening
In artikel 3, lid 1 zijn de bestedingsdoeleinden opgenomen, waaraan de bijdrage voor fractieondersteuning besteed mag worden. In de toelichting bij artikel 3, lid 2 is een (niet limitatief) overzicht opgenomen waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Gedurende het jaar dient u bij het doen van uitgaven na te gaan of de uitgaven in overeenstemming zijn met de verordening.
De accountant onderzoekt jaarlijks, op basis van specifiek overeengekomen werkzaamheden, de ingediende exploitatierekeningen en balansen en daarmee de rechtmatigheid van de uitgaven. De fracties zijn verplicht de accountant te allen tijde inzage te verschaffen in de administratie en de daarbij behorende stukken voorzover deze nodig is voor een beslissing over de vaststelling van de bijdrage of de opbouw van de reserve.
Ter bespoediging van het onderzoek door de accountant wordt geadviseerd de volgende informatie op de facturen/declaraties te vermelden:
- •
personen/fractie waar de kosten betrekking op hebben;
- •
doel van de activiteit/product waarvoor de kosten gemaakt zijn;
- •
aangeven of er sprake is van een door de fractie georganiseerde activiteit of aankoop;
- •
aangeven indien de kosten gemaakt zijn voor of door statenleden.
Uitgaven die niet ten laste gebracht mogen worden van de verordening fractieondersteuning, kunnen gefinancierd worden uit zelfstandig gegenereerde middelen. Over de door de fractie zelfstandig gegenereerde middelen (bijvoorbeeld bijdragen van fractie- en partijleden) en bijbehorende uitgaven behoeft geen verantwoording aan Provinciale Staten te worden afgelegd.
Indien de fractie besluit deze inkomsten/uitgaven wel in de administratie op te nemen, dient men er in de administratie rekening mee te houden dat er een duidelijke scheiding is aangebracht tussen eigen inkomsten/uitgaven en inkomsten/uitgaven overeenkomstig de verordening fractieondersteuning.
De exploitatierekening bestaat uit het volgende format en bevat de volgende lasten- en batencategorieën:
Aandachtspunten bij de balans
Aan de debetzijde van de balans worden de bezittingen opgenomen. Per 31 december van het boekjaar dienen de saldi van kas-, bank- en giromiddelen opgenomen te worden. De nog openstaande bedragen (wel gefactureerd maar nog niet ontvangen) wegens voor derden verrichte activiteiten dienen onder de post debiteuren te worden opgenomen. Aan de creditzijde van de balans worden de schulden opgenomen. De nog te betalen facturen (wegens door derden geleverde prestaties) dienen onder de post crediteuren te worden opgenomen.
De reserve die de fractie per kalenderjaar mag aanhouden bedraagt maximaal 100% van de bijdrage waarop de fractie recht heeft overeenkomstig de verordening fractieondersteuning. Het bedrag waarmee de maximale reserve wordt overschreden vervalt aan de provincie en moet worden terugbetaald.
Zelfstandig gegenereerde inkomsten zoals bijdragen van fractie- en partijleden worden niet in deze reserve verantwoord. Indien er voor wordt gekozen deze inkomsten/uitgaven in de administratie op te nemen dient ook in de balans het onderscheid tussen beide geldstromen duidelijk zichtbaar gemaakt te worden.
In de financiële verantwoording is naast de balans van het kalenderjaar (jaar t), de balans van het voorafgaande kalenderjaar opgenomen (jaar t-1). Door de balansen van opeenvolgende kalenderjaren te presenteren zijn de mutaties in de balansposten goed te controleren. De balansposten dienen gespecificeerd te worden. Om de controle op de balansposten efficiënt te kunnen uitvoeren is het van belang dat van de overlopende posten documenten worden opgenomen zoals de onderliggende facturen voor de nog te betalen kosten. In het dossier dienen de bankafschriften en de facturen van de eerste twee maanden van het volgende jaar waarop de controle betrekking heeft te worden opgenomen.
De balans bestaat uit het volgende format en bevat de volgende balansposten:
Indien een fractie (herhaaldelijk) niet voldoet aan de vereisten met betrekking tot de financiële verantwoording, loopt de fractie in dat geval het risico 10% te verbeuren van de bijdrage voor het jaar waarover de betreffende financiële verantwoording betrekking heeft. Deze korting zal dan worden betrokken in het kader van de vaststelling van de definitieve bijdrage. Overigens wordt het kortingspercentage niet al te lichtvaardig verbeurd. Provinciale Staten dienen, gehoord het advies van het Seniorenconvent, de fractie eerst nog in de gelegenheid te stellen om de verantwoording binnen een door haar te bepalen termijn alsnog naar behoren in te dienen. En uiteindelijk blijft het hier een bevoegdheid van Provinciale Staten. Ingeval van overmacht of buitengewone omstandigheden kunnen Provinciale Staten de korting dus achterwege laten.
Artikel 8 Opbouw financiële reserve
Elke fractie mag per 1 januari van het volgende jaar ten hoogste een bedrag ter hoogte van 100% van de fractiebijdrage als reserve overhouden. Formeel is er sprake van reservering van het bedrag door de provincie. Dat is conform de systematiek van de Algemene wet bestuursrecht. In de praktijk beschikt de fractie reeds via de voorschotten over het bedrag. De reserve is o.a. bedoeld voor het geval fracties uitkeringen moeten plegen in verband met arbeidsongeschiktheid van fractiemedewerkers. Het bedrag horende bij de overschrijding van de maximaal aan te houden reserve dient te worden terugbetaald aan de provincie.
Eigen bijdragen van fractieleden aan de fractie en eventuele overige eigen middelen van de fractie blijven uiteraard buiten beschouwing bij de bepaling van de reserve.
Artikel 9 Splitsing en samenvoeging fracties
Deze bepaling regelt de verdeling van de fractiebijdrage en de eventuele reserve bij een eventuele splitsing of samenvoeging van fracties.
Uitgangspunt bij splitsing is, dat de voor de oorspronkelijke fractie te berekenen maximale bijdrage naar rato van het aantal fractieleden dat na splitsing zitting heeft in de fracties. Dit betekent dat na een splitsing ook de vaste bijdrage voor de oorspronkelijke fractie eveneens naar evenredigheid over de gesplitste fracties wordt verdeeld. De bijdrage voor een samengevoegde fractie wordt berekend op basis van het bepaalde in artikel 4, lid 1.
Er is een bijzondere regeling voor de verdeling van een eventueel gevormde reserve, bij splitsing van een samengestelde fractie van politieke groeperingen die na verkiezingen (ten gevolge van een lijstverbinding of anderszins) hebben besloten tezamen één fractie te vormen. Wanneer een dergelijke fractie zich gedurende een zittingsperiode mocht splitsen in fracties, die overeenkomen met de politieke groeperingen waarmee zij in de samengestelde fractie vertegenwoordigd waren, dan wordt een eventueel bij de samengestelde fractie gevormde reserve over de beide nieuwe fractie verdeeld naar rato van het aantal leden dat in de samengestelde fractie zitting had. Zoals gezegd, gaat het hier om een uitzonderingssituatie, waarin twee bestaande en op zich zelfstandige politieke groeperingen "uit elkaar gaan". In gevallen waarin één of enkele leden van een fractie zich van een politieke groepering afsplitsen, verblijft de reserve geheel bij de fractie die deze als zodanig heeft opgebouwd.
Het moment waarop de herverdeling van de bijdrage berekend wordt, is het moment waarop de fracties c.q. de fractieleden overeenkomstig artikel 5 van Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten aan de voorzitter van de Staten te kennen hebben gegeven de splitsing te willen effectueren.
Het Seniorenconvent heeft de mogelijkheid een overgangsregeling voor de herverdeling van middelen te treffen, in gevallen waarin langlopende financiële verplichtingen van een fractie dat mochten vergen.
Artikel 10 Opheffing fractie
Indien een fractie verdwijnt uit de Staten, stort zij de niet bestede gelden (voorschotten) ten spoedigste terug in de provinciale kas. Hierbij wordt rekening gehouden met nog eventuele aangegane verplichtingen, zoals ten aanzien van bijvoorbeeld de fractiemedewerker.
Opheffing van een fractie behoeft niet uitsluitend naar aanleiding van verkiezingen plaats te vinden. Dit kan ook ten gevolge van een "opheffing" lopende de statenperiode gebeuren. Dit artikel gaat uit van een basisregeling voor fractie die ten gevolge van verkiezingen ophouden te bestaan. In lid wordt deze regeling zoveel mogelijk van toepassing verklaard op fracties die zichzelf tussentijds opheffen.
De vaststelling van het bedrag dat na opheffing terugbetaald dient te worden, vindt op dezelfde wijze plaats als voor andere fracties die nog voortbestaan, namelijk naar aanleiding van een uiterlijk op 1 maart door de fractie in te dienen financiële verantwoording. Omdat de wisseling van de Staten uit hoofde van de Kieswet steeds in maart plaatsvindt, is tevens bepaald dat bij de verantwoording over het voorafgaande jaar tevens een verantwoording dient plaats te vinden over de periode tot aan de verkiezingen (circa 2,5 maand).
Omdat de afwikkeling van de verantwoording van een opgeheven fractie doorgaans zal plaatsvinden nadat de leden van die fractie hebben opgehouden statenlid te zijn en ieder zijns weegs is gegaan, wordt is bepaald dat de verordening onverkort van toepassing blijft op de leden van de gewezen fractie, totdat het Provinciale Staten hebben besloten dat de gewezen fractie aan al haar verplichtingen heeft voldaan. Dit is ook van belang voor de in artikel 12 gestelde aansprakelijkheidsregeling.
Het moment waarop de eventuele terugbetaling van de gewezen fractie uiterlijk dient plaats te vinden is gesteld op één maand na vaststelling van de definitieve bijdrage door Provinciale Staten.
Dit artikel is van toepassing op fracties, die tussentijds ophouden te bestaan. Voor die gevallen is in afwijking van artikel 7 bepaald dat de fractie uiterlijk twee maanden na de opheffing een financiële verantwoording moet indienen (dus in afwijking van de in artikel 7 genoemde datum van uiterlijk 1 maart).
Artikel 11 Opschorting
Met dit artikel wordt het Seniorenconvent enkele bevoegdheden in handen gegeven om op te treden tegen onverhoopt strijdig handelen met de verordening.
De fractie dient de middelen in liquide vorm beschikbaar te houden. De reden hiervan is dat de fractie op die wijze onmiddellijk over de geldelijke middelen kan beschikken en het niet eerst vanuit een andere waardedrager dient om te zetten. Voor het geval waarin naar aanleiding van de financiële verantwoording, wordt geconstateerd dat een fractie bestedingen heeft gedaan die in strijd zijn met de verordening kan het Seniorenconvent, de fractie sommeren het met de besteding gemoeide bedrag binnen een bepaalde termijn aan haar liquide middelen toe te voegen. Geeft de fractie daaraan geen gehoor, dan kan het Seniorenconvent besluiten de uitkering van de voorschotten op de bijdrage op te schorten, totdat de fractie aan haar verplichting heeft voldaan.
Artikel 12 Aansprakelijkheid
Zonder daartoe strekkend aanknopingspunt bestaan er nauwelijks mogelijkheden om aan-sprakelijkheid ter zake van de naleving van de verordening en de besluitvorming van Provinciale Staten af te dwingen. De fracties zelf hebben geen rechtspersoonlijkheid, de penningmeesters hebben geen hoofdelijke aansprakelijkheid en aansprakelijkheid van statenleden zelf voor de naleving van de verordening is niet gemakkelijk aan te nemen. Met deze maatregel wordt echter een grondslag voor aansprakelijkheid gecreëerd. Indien uitgaven in strijd met de verordening worden gedaan en de fractie bij herhaling nalatig blijft in het corrigeren van de bedoelde uitgaven overeenkomstig de verordening, zal elk fractielid op grond van dit artikel en de door hem ondertekende verklaring kunnen worden aangesproken voor een evenredig deel van de bedragen die de fractie verschuldigd is. Het gaat hier echter om een laatste redmiddel. Fractieleden kunnen aansprakelijkheid voorkomen door middel van een goede controle op de penningmeester en/of de instantie die de financiën voor de fractie behartigt. Dit kan door de fractie worden georganiseerd door het instellen van een kascommissie en/of het jaarlijks aan de orde stellen van een decharge van de penningmeester voor het gevoerde financiële beleid.
Artikel 13 Citeertitel
De verordening kan worden aangehaald als 'Verordening fractieondersteuning 2015'.
Voorstel
Wij stellen u voor te besluiten overeenkomstig het ontwerpbesluit.
Den Haag, 14 januari 2015
Seniorenconvent,
J. Smit,
voorzitter
TOELICHTING OP HET WIJZIGINGSBESLUIT, GEPUBLICEERD IN PROV. BLAD 2016, 6222
Op 1 juli 2015 hebben Provinciale Staten bij de herziening van het Reglement van Orde voor vergadering van Provinciale Staten o.a. besloten de term “Seniorenconvent” te veranderen in “Fractievoorzittersoverleg”. Het Fractievoorzittersoverleg is het overlegorgaan waarin de fractievoorzitters of hun plaatsvervangers zitting hebben.
In de verordening fractieondersteuning 2015 was de term Seniorenconvent nog niet vervangen door Fractievoorzittersoverleg. Met dit besluit wordt e.e.a. in overeenstemming met elkaar gebracht. In de toelichting bij de verordening fractieondersteuning 2015 zal de term Seniorenconvent overeenkomstig vervangen worden door Fractievoorzittersoverleg.
Den Haag, 2 november 2016
Fractievoorzittersoverleg
J. Smit
voorzitter
Toelichting
Deze wijziging van de Verordening fractieondersteuning heeft betrekking op het ontmoedigen van fractieafsplitsingen. In verband hiermee is in de wijziging van het Reglement van Orde voor de vergadering van Provinciale Staten van 29 maart 2017 de term “groep” ingevoerd.
Er is sprake van een groep “als één of meer leden zich afscheiden van een fractie na de eerste vergadering van Provinciale Staten na de periodieke verkiezingen”.
Om afsplitsingen te ontmoedigen krijgen groepen met dit voorstel recht op minder fractieondersteuning. Dit laatste wordt met deze wijziging van de Verordening fractieondersteuning geregeld.
Fracties en groepen
De invoering van groepen, betekent dat overal waar in de Verordening fractieondersteuning “fractie” staat ook de “groep” moet worden ingevoerd. In artikel 1 begripsbepalingen wordt daarom het begrip “groep” geïntroduceerd. En in de artikelen 3 Bestedingsdoeleinden, artikel 5 Voorschotten, artikel 7 Financiële verantwoording, artikel 8 Opbouw financiële reserves, artikel 10 Opheffing fractie of groep, artikel 11 Opschorting, artikel 12 aansprakelijkheid wordt “fractie” daarom steeds vervangen door: fractie of groep.
Splitsing en samenvoeging van fracties en groepen
Fracties ontvangen een vast bedrag van € 16.681,07 (peildatum 1-1-2014) vermeerderd met een bedrag van € 5.873,75 per zetel. Groepen hebben minder recht op fractieafsplitsing. Zij ontvangen de helft van de bijdrage die de fractie kreeg voor hun zetel(s).
In artikel 9 Splitsing en samenvoeging wordt geregeld dat bij een splitsing van een fractie aan de betrokken fractie of groepen voor de duur van de zittingsperiode tezamen niet meer bijdragen verleend dan het voor de oorspronkelijke fractie of groep geldende maximumbedrag, dat wordt verdeeld naar evenredigheid van de aantallen leden van de nieuw gevormde fractie en groep.
Aan deze bepaling wordt toegevoegd dat dit bedrag voor groepen wordt gehalveerd.
Rekenvoorbeeld bij een fractie van 10 zetels: De fractie ontvangt afgerond € 16.000 en 10 x € 6000. In totaal is dat een bedrag van € 76 000. Dat is een bedrag van € 7600 per zetel. Als er zich een splitsing voordoet, ontvangt de nieuw gevormde groep 50% van € 7600, oftewel € 3800 per zetel.
Zowel fracties als groepen blijven het bedrag van € 255,89 (peildatum 1-1-2014) ontvangen als bijdrage in de kosten van de internetaansluiting van de fractie- of groepsmedewerker.
Het komt voor de fracties ná de verkiezingen, maar vóór de eerste vergadering van Provinciale Staten besluiten als één fractie op te trekken. In de huidige Staten zijn dit bijvoorbeeld SGPenCU. In het geval deze twee fracties besluiten weer ieder voor zich op te trekken, dan regelt artikel 9 in het vierde lid dat er weer sprake is van twee fracties. De bijdrage aan deze twee of meer fracties wordt herberekend op grond van artikel 4. De eventuele reserve van de samengestelde fractie zal over de afzonderlijke fracties worden verdeeld. Zulks naar rato van het aantal fractieleden.
De citeertitel
In verband met het invoeren van groepen wordt de citeertitel van deze verordening: Verordening fractie – en groepsondersteuning 2017.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl