Verordening fractieondersteuning 2015 (Verordening fractieondersteuning 2015)

Ondertekening

Toelichting

Artikelsgewijze toelichting 

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting. 

Artikel 2 Fractiebijdrage

In dit artikel wordt aangegeven wat het doel is van het verstrekken van bijdragen aan de Statenfracties (zie verder onder artikel 3). De op grond van deze verordening te verlenen bijdragen zijn bedoeld voor de kosten die de fractie maakt voor ondersteuning van haar werkzaamheden. 

Artikel 3 Bestedingsdoeleinden

Ten opzichte van de verordening fractieondersteuning 2013 is de lijst met posten waaraan de fractievergoeding niet besteed mag worden, verplaatst naar de toelichting. In artikel 3 wordt nu kort en krachtig bepaald waar de uitgaven wél aan besteed mogen worden. Door de opsomming in de huidige verordening kan de indruk ontstaan dat de uitzonderingen limitatief zijn, terwijl er uitgaven denkbaar zijn die achteraf voor discussie vatbaar zijn, zoals ook bleek bij de gedachtewisseling in het Seniorenconvent in het najaar van 2014 over de fractieverantwoordingen 2013.

Door de nieuwe formulering in dit artikel ontstaat meer ruimte om hierover, indien dit het geval is, in het Seniorenconvent van gedachten te wisselen. Het algemene uitgangspunt is en blijft dat de uitgaven fractie gerelateerd moeten zijn.

In het vervolg van dit artikel worden de bestedingsdoelen van de bijdrage nader toegelicht en ingekaderd. De bijdrage is bedoeld voor personele ondersteuning en de daarmee gepaard gaande bureaufunctie van de fractie. Om de fractie hierbij te ondersteu¬nen, bestaat de mogelijkheid één of meerdere fractiemedewerker(s) in dienst te nemen. De salariskosten en secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen uit de financiële bijdrage te worden betaald. Binnen de secundaire arbeidsvoorwaarden bestaat ook de mogelijkheid om een vertrekkende fractiemedewerker, rekening houdend met o.a. het aantal dienstjaren, een passend afscheidscadeau aan te bieden.

Daarnaast kunnen de fracties de financiële bijdrage aanwenden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en con¬trolerende rol uit te oefenen. Als zodanig is de bijdrage ook bedoeld om de politieke ambtsuitoefening van statenleden te faciliteren. De werkzaamheden van de fractie dienen daaraan ook aantoonbaar ondersteunend te zijn.

Uitgaven die niet passen binnen de in lid 1 genoemde kaders, zijn niet toegestaan. Dit betreffen o.a. (de opsomming is niet limitatief):

         Uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen of overige regelingen.

         Betalingen of uitkeringen, van welke aard ook, aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen, rechtspersonen, of natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van concrete prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde en reële declaratie.

Het is de fractie niet toegestaan hun fractievergoeding geheel of gedeeltelijk naar politieke partijen of daaraan gelieerde instellingen of personen over te maken, zonder dat daaraan een (verifieerbare) declaratie voor concreet aan de fractie geleverde goederen of diensten ten grondslag ligt. Betalingen aan politieke partijen of daarmee gelieerde instellingen of personen mogen zodoende wel plaatsvinden in verband met aantoonbare diensten die een politieke partij ten behoeve van een fractie verricht (bijvoorbeeld het behartigen van de administratie), maar mag geen algemene overdracht van middelen betreffen.

         Giften, leningen of beleggingen.

         Uitgaven welke bestreden dienen te worden uit de vergoedingen die fractieleden ingevolge de Verordening financiële en secundaire voorzieningen provinciale bestuurders 2001 toekomen, dan wel kunnen worden vergoed (het betreft de onkostenvergoeding, reiskosten, verblijfkosten, (individuele) cursus, congres, seminar of symposium, ICT voorzieningen, verlaging vergoeding bij arbeidsongeschiktheid, compensatie korting werkeloosheidsuitkering, ziektekostenvoorziening, recht op uitkering bij aftreden en korting bij overlijden).

Dit verbod houdt verband met het bepaalde in artikel 96 van de Provinciewet, namelijk dat statenleden buiten, hetgeen hen bij of krachtens de wet is toegekend, geen andere vergoedingen en tegemoetkomingen ten laste van de provincie kunnen ontvangen. In verband met deze bepaling, welke blijkens de daarop gevormde literatuur strikt dient te worden toegepast, is het niet mogelijk aan individuele statenleden vergoedingen of schadeloosstellingen toe te kennen uit de fractiebijdrage.

         Uitgaven aan statenleden of bedrijven van statenleden voor werkzaamheden, welke zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten, uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover statenleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben, ongeacht of de betreffende uitgaven zouden strekken als vergoeding van aan de fractie geleverde prestaties en uitkeringen aan statenleden ter compensatie van gederfde inkomsten, welke zij ten gevolge van hun tijdsbesteding aan het vervullen van het statenlidmaatschap of anderszins hebben geleden.

Het gaat hierbij onder andere om betalingen aan statenleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker ten behoeve van de fractie verrichten of die dienen als compensatie voor gederfde inkomsten die het statenlid in verband met de tijdsbesteding aan het statenlidmaatschap lijdt. Voor deze zaken is de individuele uitkering krachtens het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden de aangewezen bron van compensatie. Vergoeding van deze nadelen zou neerkomen op het verstrekken van voordelen aan het statenlid, buiten de kaders van het rechtspositiebesluit om, wat op grond van de Provinciewet verboden is. Daarnaast is er een uitsluiting opgenomen van betalingen aan bedrijven en dergelijke, waarin een statenlid zeggenschap uitoefent. Dit om (de schijn van) belangenverstrengeling uit te sluiten.

         Opleidingen.

De kosten van opleidingen worden geheel uitgesloten. Bij opleidingen wordt gedacht aan beroepsopleidingen en andere substantiële scholingstrajecten. Deze vallen geheel buiten de doelen waarvoor de fractiebijdrage wordt verleend. Het gaat hier om kostenbestanddelen die krachtens het rechtspositiebesluit worden vergoed en waarvoor een regeling is getroffen in de Verordening financiële voorzieningen voor statenleden.

         Congressen, seminars, symposia of cursussen van fractieleden, anders dan die, welke door de fractie zelf ten behoeve van de gehele fractie of een belangrijk deel daarvan georganiseerd worden en die ten dienste staan van een functie als genoemd in lid 1 van dit artikel.

Deze activiteiten dienen aantoonbaar ten dienste te staan van de in lid 1 genoemde bestedingsdoelen. Te denken valt aan het "in-company" inkopen van een training. In het kader van de financiële verantwoording is het van belang dat de eigen organisatie en het doel van de activiteiten duidelijk worden aangegeven.

Individuele deelname aan congressen, seminars, symposia van fractieleden kunnen krachtens het rechtspositiebesluit worden vergoed.

         Reis- en verblijfkosten van de in de fractie verenigde leden van Provinciale Staten of van een ten behoeve van de fractie werkzame fractievertegenwoordiger als bedoeld in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten van Zuid-Holland e.a.

Deze kosten vormen onderdeel van de onkostenvergoedingsregeling krachtens het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, zodat daarop vanuit de fractiekostenvergoeding geen aanvullende vergoedingen vanuit de fractiebijdrage kunnen worden verleend. Dit behoeft overigens niet op gespannen voet te staan met de gedachte dat het in het kader van de volksvertegenwoordigende rol van de Staten van belang is dat fracties zich actief in de provincie op de hoogte stellen van wat er in het maatschappelijk veld speelt. De reis- en verblijfskosten die een Statenlid in dat kader maakt, worden aangemerkt als zijnde ten behoeve van de provincie gemaakt en kunnen zodoende op basis van de rechtspositieregeling gedeclareerd worden. De reiskosten die fractiemedewerkers in het kader van fractiewerkzaamheden maken kunnen wel uit het fractiebudget vergoed worden.

Het moet daarbij dan wel steeds gaan om werkzaamheden welke vallen binnen de definitie van artikel 3, lid 1 van de verordening.

         (Her)verkiezing van statenleden, campagnekosten daaronder begrepen.

Deze kosten betreffen het politieke belang dat de partij heeft bij het vertegenwoordigd blijven in Provinciale Staten in een volgende periode, maar worden niet gemaakt ter instandhouding van de (bureaufunctie van) de fractie. Als zodanig zijn het ook niet de fracties zelf die aan de verkiezingen deelnemen. Campagnekosten dienen zodoende uit de eigen middelen van de fractie c.q. de politieke partij bekostigd te worden.

         Cadeaus of relatiegeschenken boven een bedrag van € 50. Cadeaus of relatiegeschenken tot € 50 zijn uitsluitend toegestaan, indien deze in relatie staan met diensten of werkzaamheden, welke de ontvanger belangeloos ten behoeve van de fractie heeft verricht en die ten dienste hebben gestaan van een functie als genoemd in lid 1 van dit artikel.

Het komt voor dat vrijwilligers, welwillende deskundigen en dergelijke, geheel of nagenoeg belangeloos werkzaamheden of diensten ten behoeve van fracties verrichten, die geheel passen binnen de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de fracties. In die gevallen is het mogelijk een bescheiden relatiegeschenk of cadeau tot € 50 uit de fractiebijdrage te bekostigen. Dit maximumbedrag sluit aan bij de integriteitsregelingen voor ambtenaren en statenleden. Ook hier is het in het kader van de financiële verantwoording van belang om de aard van het relatiegeschenk en de geleverde dienst te administreren.

Artikel 4 Berekening hoogte bijdrage

Voor de berekening van de bijdragen wordt per 1 januari 2014 uitgegaan van een basisbedrag van € 16.681,07 en het bedrag per zetel van € 5.873,75. De bijdrage wordt jaarlijks herzien overeenkomstig de wijziging in de bezoldiging van het provinciepersoneel met een algemeen karakter in het voorafgaande kalenderjaar. Er wordt ook een bedrag verstrekt per fractie per fractiemedewerker ten behoeve van de kosten van de internetaansluiting van de fractiemedewerkers. Het bedrag per 1 januari 2014 bedraagt € 255,89. 

Artikel 5 Voorschotten

De bijdrage wordt in twee delen in de maanden januari en juli bij wijze van voorschot over-gemaakt op de betaalrekening van de fractie. 

Artikel 6 Vaststelling bijdrage

Dit artikel brengt tot uitdrukking dat de definitieve bijdragen aan de fracties jaarlijks door Provinciale Staten worden vastgesteld. Het besluit hierover vindt op hetzelfde moment plaats als de vaststelling door Provinciale Staten van de jaarstukken van GS. Dit als gevolg van de subsidiebepalin¬gen in de Algemene wet bestuursrecht. In de regel vindt besluitvorming plaats in de mei-vergadering van Provinciale Staten.

Provinciale Staten, gehoord het van het Seniorenconvent, zijn bevoegd om bij de bepaling van de omvang van de definitieve bijdrage en/of de reserves bepaalde bestedingen buiten beschouwing te laten, waarvan het van oordeel is dat deze in strijd met de verordening zijn gedaan. Op deze wijze kunnen Provinciale Staten bepalen wat de hoogte van de bijdrage zou zijn geweest, indien uitsluitend rechtmatige uitgaven zouden zijn gedaan. Vervolgens kunnen Provinciale Staten aan een en ander de consequenties verbinden, die in dat verband in de verordening zijn gesteld (korting op het voorschot, terugvordering, aansprakelijkstelling et cetera.

De rentebaten van de uitgekeerde voorschotten vloeien in de eigen middelen van de fractie. Dit als tegenhanger van het door de fractie gevoerde rentmeesterschap. De hier bedoelde rentebaten zullen voornamelijk de reguliere creditrente betreffen. Rentekosten en- baten over leningen en/of uit beleggingen kunnen niet ontstaan omdat deze verboden zijn. 

Artikel 7 Financiële verantwoording

Ter voldoening aan de bepalingen van dit artikel dient de fractie een adequate administratie bij te houden. 

De fractie is verplicht uiterlijk 1 maart, volgend op het jaar waarover verantwoording moet worden afgelegd, haar financiële verantwoording met bijbehorende bescheiden bij Provinciale Staten, door tussenkomst van  het Seniorenconvent, aan te bieden. Het verdient aanbeveling dat alle fracties gebruik maken van ordners waarin alle onderliggende documenten zijn opgenomen. Dit verkleint de kans op het zoekraken van documenten en vereenvoudigt het onderzoek door de accountant. Voorts wordt aanbevolen een brugstaat *  per fractie op te leveren en een specificatie per balanspost en exploitatierekening post waarin alle transacties zijn terug te vinden, inclusief de data waarop deze transacties zijn verricht. Tot slot wordt aanbevolen om ook de bankafschriften en de facturen van de eerste twee maanden van het volgende jaar aan de in te dienen bescheiden toe te voegen zodat de accountant een afloop en voortgezette controle kan uitvoeren.

Nadat de accountant de administratie heeft onderzocht en zonodig daarover met de desbetreffende fracties overleg heeft gevoerd, en daarvan verslag heeft uitgebracht aan Provinciale Staten, stellen Provinciale Staten de bedragen vast van:

         de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

         de wijziging in de reserve;

         de resterende reserve;

         het bedrag dat moet worden terugbetaald in verband met de overschrijding van de maximale reserve.

De betrokken ambtenaren en deskundigen hebben geheimhoudingsplicht ten aanzien van de gegevens die aan hen bekend worden. Over de besteding van eventuele eigen bijdragen van fractieleden aan de fractie hoeft geen verantwoording te worden afgelegd. 

Om het onderzoek door de accountant te vereenvoudigen, is een standaard format voor het opstellen van een exploitatierekening en balans samengesteld. Alle fracties dienen hun verantwoordingen in overeenstemming met dit format op te stellen. Het boekjaar waarover verantwoording moet worden afgelegd is gelijk aan het kalenderjaar: 1-1 tot 31-12. De verantwoording dient plaats te vinden op basis van een stelsel van baten en lasten, zoals ook voor de reguliere administratie van de provincie het geval is. In het stelsel van baten en lasten worden uitgaven en inkomsten toegerekend aan de jaren waarop ze betrekking hebben. Dit betekent dat - als er bijvoorbeeld een congres is georganiseerd aan het einde van het jaar - de lasten op dat jaar worden geboekt; ook als de rekening pas in het volgende kalenderjaar binnenkomt en wordt betaald. Door uitgaven en inkomsten toe te rekenen aan de jaren waarop ze betrekking hebben, wordt het inzicht in de kosten (van producten) bevorderd. 

Exploitatierekening en balans

De financiële verantwoording bestaat uit twee delen. Het eerste deel is de exploitatierekening. In de exploitatierekening wordt zichtbaar welke inkomsten en uitgaven de fractie gedurende het boekjaar heeft gedaan. De balans geeft een overzicht van bezittingen en schulden van de fractie per 31 december. Zowel de exploitatierekening als de balans dient voorzien te zijn van een toelichting. 

Aandachtspunten bij de exploitatierekening

In artikel 3, lid 1 zijn de bestedingsdoeleinden opgenomen, waaraan de bijdrage voor fractieondersteuning besteed mag worden. In de toelichting bij artikel 3, lid 2 is een (niet limitatief) overzicht opgenomen waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Gedurende het jaar dient u bij het doen van uitgaven na te gaan of de uitgaven in overeenstemming zijn met de verordening.

De accountant onderzoekt jaarlijks, op basis van specifiek overeengekomen werkzaamheden, de ingediende exploitatierekeningen en balansen en daarmee de rechtmatigheid van de uitgaven. De fracties zijn verplicht de accountant te allen tijde inzage te verschaffen in de administratie en de daarbij behorende stukken voorzover deze nodig is voor een beslissing over de vaststelling van de bijdrage of de opbouw van de reserve. 

Ter bespoediging van het onderzoek door de accountant wordt geadviseerd de volgende informatie op de facturen/declaraties te vermelden:

         personen/fractie waar de kosten betrekking op hebben;

         doel van de activiteit/product waarvoor de kosten gemaakt zijn;

         aangeven of er sprake is van een door de fractie georganiseerde activiteit of aankoop;

         aangeven indien de kosten gemaakt zijn voor of door statenleden.

Uitgaven die niet ten laste gebracht mogen worden van de verordening fractieondersteuning, kunnen gefinancierd worden uit zelfstandig gegenereerde middelen. Over de door de fractie zelfstandig gegenereerde middelen (bijvoorbeeld bijdragen van fractie- en partijleden) en bijbehorende uitgaven behoeft geen verantwoording aan Provinciale Staten te worden afgelegd. 

Indien de fractie besluit deze inkomsten/uitgaven wel in de administratie op te nemen, dient men er in de administratie rekening mee te houden dat er een duidelijke scheiding is aangebracht tussen eigen inkomsten/uitgaven en inkomsten/uitgaven overeenkomstig de verordening fractieondersteuning. 

De exploitatierekening bestaat uit het volgende format en bevat de volgende lasten- en batencategorieën:

Aandachtspunten bij de balans

Aan de debetzijde van de balans worden de bezittingen opgenomen. Per 31 december van het boekjaar dienen de saldi van kas-, bank- en giromiddelen opgenomen te worden. De nog openstaande bedragen (wel gefactureerd maar nog niet ontvangen) wegens voor derden verrichte activiteiten dienen onder de post debiteuren te worden opgenomen. Aan de creditzijde van de balans worden de schulden opgenomen. De nog te betalen facturen (wegens door derden geleverde prestaties) dienen onder de post crediteuren te worden opgenomen. 

De reserve die de fractie per kalenderjaar mag aanhouden bedraagt maximaal 100% van de bijdrage waarop de fractie recht heeft overeenkomstig de verordening fractieondersteuning. Het bedrag waarmee de maximale reserve wordt overschreden vervalt aan de provincie en moet worden terugbetaald. 

Zelfstandig gegenereerde inkomsten zoals bijdragen van fractie- en partijleden worden niet in deze reserve verantwoord. Indien er voor wordt gekozen deze inkomsten/uitgaven in de administratie op te nemen dient ook in de balans het onderscheid tussen beide geldstromen duidelijk zichtbaar gemaakt te worden. 

In de financiële verantwoording is naast de balans van het kalenderjaar (jaar t), de balans van het voorafgaande kalenderjaar opgenomen (jaar t-1). Door de balansen van opeenvolgende kalenderjaren te presenteren zijn de mutaties in de balansposten goed te controleren. De balansposten dienen gespecificeerd te worden. Om de controle op de balansposten efficiënt te kunnen uitvoeren is het van belang dat van de overlopende posten documenten worden opgenomen zoals de onderliggende facturen voor de nog te betalen kosten. In het dossier dienen de bankafschriften en de facturen van de eerste twee maanden van het volgende jaar waarop de controle betrekking heeft te worden opgenomen. 

De balans bestaat uit het volgende format en bevat de volgende balansposten:

Indien een fractie (herhaaldelijk) niet voldoet aan de vereisten met betrekking tot de financiële verantwoording, loopt de fractie in dat geval het risico 10% te verbeuren van de bijdrage voor het jaar waarover de betreffende financiële verantwoording betrekking heeft. Deze korting zal dan worden betrokken in het kader van de vaststelling van de definitieve bijdrage. Overigens wordt het kortingspercentage niet al te lichtvaardig verbeurd. Provinciale Staten dienen, gehoord het advies van het Seniorenconvent, de fractie eerst nog in de gelegenheid te stellen om de verantwoording binnen een door haar te bepalen termijn alsnog naar behoren in te dienen. En uiteindelijk blijft het hier een bevoegdheid van Provinciale Staten. Ingeval van overmacht of buitengewone omstandigheden kunnen Provinciale Staten de korting dus achterwege laten. 

Artikel 8 Opbouw financiële reserve

Elke fractie mag per 1 januari van het volgende jaar ten hoogste een bedrag ter hoogte van 100% van de fractiebijdrage als reserve overhouden. Formeel is er sprake van reservering van het bedrag door de provincie. Dat is conform de systematiek van de Algemene wet bestuursrecht. In de praktijk beschikt de fractie reeds via de voorschotten over het bedrag. De reserve is o.a. bedoeld voor het geval fracties uitkeringen moeten plegen in verband met arbeidsongeschiktheid van fractiemedewerkers. Het bedrag horende bij de overschrijding van de maximaal aan te houden reserve dient te worden terugbetaald aan de provincie.

Eigen bijdragen van fractieleden aan de fractie en eventuele overige eigen middelen van de fractie blijven uiteraard buiten beschouwing bij de bepaling van de reserve. 

Artikel 9 Splitsing en samenvoeging fracties

Deze bepaling regelt de verdeling van de fractiebijdrage en de eventuele reserve bij een eventuele splitsing of samenvoeging van fracties.

Uitgangspunt bij splitsing is, dat de voor de oorspronkelijke fractie te berekenen maximale bijdrage naar rato van het aantal fractieleden dat na splitsing zitting heeft in de fracties. Dit betekent dat na een splitsing ook de vaste bijdrage voor de oorspronkelijke fractie eveneens naar evenredigheid over de gesplitste fracties wordt verdeeld. De bijdrage voor een samengevoegde fractie wordt berekend op basis van het bepaalde in artikel 4, lid 1. 

Er is een bijzondere regeling voor de verdeling van een eventueel gevormde reserve, bij splitsing van een samengestelde fractie van politieke groeperingen die na verkiezingen (ten gevolge van een lijstverbinding of anderszins) hebben besloten tezamen één fractie te vormen. Wanneer een dergelijke fractie zich gedurende een zittingsperiode mocht splitsen in fracties, die overeenkomen met de politieke groeperingen waarmee zij in de samengestelde fractie vertegenwoordigd waren, dan wordt een eventueel bij de samengestelde fractie gevormde reserve over de beide nieuwe fractie verdeeld naar rato van het aantal leden dat in de samengestelde fractie zitting had. Zoals gezegd, gaat het hier om een uitzonderingssituatie, waarin twee bestaande en op zich zelfstandige politieke groeperingen "uit elkaar gaan". In gevallen waarin één of enkele leden van een fractie zich van een politieke groepering afsplitsen, verblijft de reserve geheel bij de fractie die deze als zodanig heeft opgebouwd. 

Het moment waarop de herverdeling van de bijdrage berekend wordt, is het moment waarop de fracties c.q. de fractieleden overeenkomstig artikel 5 van Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten aan de voorzitter van de Staten te kennen hebben gegeven de splitsing te willen effectueren. 

Het Seniorenconvent heeft de mogelijkheid een overgangsregeling voor de herverdeling van middelen te treffen, in gevallen waarin langlopende financiële verplichtingen van een fractie dat mochten vergen. 

Artikel 10 Opheffing fractie

Indien een fractie verdwijnt uit de Staten, stort zij de niet bestede gelden (voorschotten) ten spoedigste terug in de provinciale kas. Hierbij wordt rekening gehouden met nog eventuele aangegane verplichtingen, zoals ten aanzien van bijvoorbeeld de fractiemedewerker.

Opheffing van een fractie behoeft niet uitsluitend naar aanleiding van verkiezingen plaats te vinden. Dit kan ook ten gevolge van een "opheffing" lopende de statenperiode gebeuren. Dit artikel gaat uit van een basisregeling voor fractie die ten gevolge van verkiezingen ophouden te bestaan. In lid wordt deze regeling zoveel mogelijk van toepassing verklaard op fracties die zichzelf tussentijds opheffen. 

De vaststelling van het bedrag dat na opheffing terugbetaald dient te worden, vindt op dezelfde wijze plaats als voor andere fracties die nog voortbestaan, namelijk naar aanleiding van een uiterlijk op 1 maart door de fractie in te dienen financiële verantwoording. Omdat de wisseling van de Staten uit hoofde van de Kieswet steeds in maart plaatsvindt, is tevens bepaald dat bij de verantwoording over het voorafgaande jaar tevens een verantwoording dient plaats te vinden over de periode tot aan de verkiezingen (circa 2,5 maand). 

Omdat de afwikkeling van de verantwoording van een opgeheven fractie doorgaans zal plaatsvinden nadat de leden van die fractie hebben opgehouden statenlid te zijn en ieder zijns weegs is gegaan, wordt is bepaald dat de verordening onverkort van toepassing blijft op de leden van de gewezen fractie, totdat het Provinciale Staten hebben besloten dat de gewezen fractie aan al haar verplichtingen heeft voldaan. Dit is ook van belang voor de in artikel 12 gestelde aansprakelijkheidsregeling. 

Het moment waarop de eventuele terugbetaling van de gewezen fractie uiterlijk dient plaats te vinden is gesteld op één maand na vaststelling van de definitieve bijdrage door Provinciale Staten. 

Dit artikel is van toepassing op fracties, die tussentijds ophouden te bestaan. Voor die gevallen is in afwijking van artikel 7 bepaald dat de fractie uiterlijk twee maanden na de opheffing een financiële verantwoording moet indienen (dus in afwijking van de in artikel 7 genoemde datum van uiterlijk 1 maart). 

Artikel 11 Opschorting

Met dit artikel wordt het Seniorenconvent enkele bevoegdheden in handen gegeven om op te treden tegen onverhoopt strijdig handelen met de verordening.

De fractie dient de middelen in liquide vorm beschikbaar te houden. De reden hiervan is dat de fractie op die wijze onmiddellijk over de geldelijke middelen kan beschikken en het niet eerst vanuit een andere waardedrager dient om te zetten. Voor het geval waarin naar aanleiding van de financiële verantwoording, wordt geconstateerd dat een fractie bestedingen heeft gedaan die in strijd zijn met de verordening kan het Seniorenconvent, de fractie sommeren het met de besteding gemoeide bedrag binnen een bepaalde termijn aan haar liquide middelen toe te voegen. Geeft de fractie daaraan geen gehoor, dan kan het Seniorenconvent besluiten de uitkering van de voorschotten op de bijdrage op te schorten, totdat de fractie aan haar verplichting heeft voldaan. 

Artikel 12 Aansprakelijkheid

Zonder daartoe strekkend aanknopingspunt bestaan er nauwelijks mogelijkheden om aan-sprakelijkheid ter zake van de naleving van de verordening en de besluitvorming van Provinciale Staten af te dwingen. De fracties zelf hebben geen rechtspersoonlijkheid, de penningmeesters hebben geen hoofdelijke aansprakelijkheid en aansprakelijkheid van statenleden zelf voor de naleving van de verordening is niet gemakkelijk aan te nemen. Met deze maatregel wordt echter een grondslag voor aansprakelijkheid gecreëerd. Indien uitgaven in strijd met de verordening worden gedaan en de fractie bij herhaling nalatig blijft in het corrigeren van de bedoelde uitgaven overeenkomstig de verordening, zal elk fractielid op grond van dit artikel en de door hem ondertekende verklaring kunnen worden aangesproken voor een evenredig deel van de bedragen die de fractie verschuldigd is. Het gaat hier echter om een laatste redmiddel. Fractieleden kunnen aansprakelijkheid voorkomen door middel van een goede controle op de penningmeester en/of de instantie die de financiën voor de fractie behartigt. Dit kan door de fractie worden georganiseerd door het instellen van een kascommissie en/of het jaarlijks aan de orde stellen van een decharge van de penningmeester voor het gevoerde financiële beleid.  

Artikel 13 Citeertitel

De verordening kan worden aangehaald als 'Verordening fractieondersteuning 2015'.

Voorstel

Wij stellen u voor te besluiten overeenkomstig het ontwerpbesluit.

Den Haag, 14 januari 2015

Seniorenconvent,

J. Smit,

voorzitter

TOELICHTING OP HET WIJZIGINGSBESLUIT, GEPUBLICEERD IN PROV. BLAD 2016, 6222 

Op 1 juli 2015 hebben Provinciale Staten bij de herziening van het Reglement van Orde voor vergadering van Provinciale Staten o.a. besloten de term “Seniorenconvent” te veranderen in “Fractievoorzittersoverleg”. Het Fractievoorzittersoverleg is het overlegorgaan waarin de fractievoorzitters of hun plaatsvervangers zitting hebben.

In de verordening fractieondersteuning 2015 was de term Seniorenconvent nog niet vervangen door Fractievoorzittersoverleg. Met dit besluit wordt e.e.a. in overeenstemming met elkaar gebracht. In de toelichting bij de verordening fractieondersteuning 2015 zal de term Seniorenconvent overeenkomstig vervangen worden door Fractievoorzittersoverleg.

Den Haag, 2 november 2016

Fractievoorzittersoverleg

J. Smit

voorzitter