Ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris

Geldend van 27-10-2009 t/m heden

Intitulé

Ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris

Geldende tekst

regelingnummer: 2359

Collegebesluit van 27 oktober 2009, houdende vaststelling van de Ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Almelo,

Gelezen het voorstel met het kenmerk 2009/29636 van 27 oktober 2009,

Gelet op artikel 103 van de Gemeentewet

Besluit:

vast te stellen de navolgende

Instructie voor de secretaris van de gemeente Almelo

Gemeenteblad van Almelo

Artikel 1

  • · 1. De secretaris draagt onverminderd het bepaalde in de Verordening op de ambtelijke bijstand en de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

  • · 2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • · 3. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris burgemeester en wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

  • · 4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders.

  • · 5. De secretaris draagt er zorg voor dat door burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

  • · 6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het directieteam.

  • · 7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen burgemeester en wethouders de secretaris nadere regels stellen.

Artikel 2

Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in artikel 1 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door burgemeester en wethouders en de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemd artikel geschiedt door burgemeester en wethouders, casu quo de burgemeester.

Artikel 3

  • · 1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

  • · 2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

  • · 3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

  • · 4. Het bepaalde in artikel 1 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

Artikel 4

Onverminderd het bepaalde in de Ambtelijke organisatieverordening, de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het directieteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de afdelingshoofden, heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

  • ·

    a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • ·

    b. het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • ·

    c. een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

  • ·

    d. de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;

  • ·

    e. een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

  • ·

    f. het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat.

Artikel 5

  • · 1. Indien de secretaris meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders.

  • · 2. Voor een afwezigheid van langer dan tien werkdagen behoeft de secretaris toestemming van burgemeester en wethouders.

  • · 3. Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

Artikel 6 Slotbepalingen

  • · 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de gemeentesecretaris voor zoveel nodig met burgemeester en wethouders en/of de burgemeester overleg.

  • · 2. Deze instructie treedt in werking op de dag van de vaststelling.