Ambtelijke organisatieverordening 2007

Artikel 2 Integraal management

• 1. Binnen de gemeente Almelo is sprake van integraal management op twee niveaus: de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden.

• 2. Op basis van de vastgestelde productenraming krijgt de gemeentesecretaris/algemeen directeur de ter uitvoering van het concernwerkplan de benodigde middelen ter beschikking gesteld door het college van burgemeester en wethouders.

• 3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur geeft vorm aan het integraal management door het vaststellen van kaders voor de bedrijfsvoering, het vaststellen van afdelingwerkplannen na goedkeuring door de directeuren en het toewijzen van budgetten aan afdelingshoofden op basis van het vastgestelde afdelingswerkplan.

• 4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur legt verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders door middel van de concernMARAP.

• 5. Het afdelingshoofd krijgt door het vaststellen van het werkplan de benodigde productiemiddelen ter beschikking gesteld.

• 6. Het afdelingshoofd is bevoegd voor het inzetten van middelen voor realisering van het werkplan en is verantwoordelijk voor een doelmatige en rechtmatige inzet van middelen, binnen de door de gemeentesecretaris/algemeen directeur vastgestelde kaders van de bedrijfsvoering, en gericht op realisatie van het werkplan.

• 7. In de MARAP legt het afdelingshoofd hieromtrent verantwoording af aan de directeur als afgeleide van de gemeentesecretaris/algemeen directeur (gemandateerd door de gemeentesecretaris/ algemeen directeur).

• 8. In het kader van integraal management kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur bevoegdheden doormandateren (zie de Mandaatregeling en mandaatregister gemeente Almelo).

Artikel 3 Routine- én programmaorganisatie

• 1. Het afdelingshoofd kan tevens programmamanager voor één of meerdere organisatiebrede programma’s zijn.

• 2. Binnen een programma kunnen de producten en diensten van diverse afdelingen benodigd zijn.

• 3. De programmamanager is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het programma, de regie op de uitvoering daarvan (door de verschillende afdelingen) en rapporteert daarover.

Artikel 4 Projectmatig werken

• 1. De uitgangspunten van het projectmatig werken zijn vastgelegd in het basisdocument projectmatig werken.

• 2. Tijdelijke unieke opgaven die direct een bijdrage leveren aan het bereiken van de doelstellingen van één of meerdere programma’s worden ondergebracht in een (meestal) afdelingsoverstijgend concernproject.

• 3. Een concernproject heeft altijd een projectleider en een opdrachtgever, niet in één persoon verenigt.

• 4. Een lid van het directieteam (DT) is opdrachtgever van een concernproject.

Artikel 5 Hoofdstructuur

• 1. De ambtelijke organisatie kent één ambtelijke dienst, bestaande uit negen afdelingen (zie Organogram).

• 2. Hoofd van dienst is de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Deze is verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders (zie Artikel 2 lid 5).

• 3. Het directieteam (DT) bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de twee directeuren.

• 4. De directeuren hebben elk een eigen verantwoordelijkheidsgebied. De directeur bedrijfsvoering en control is verantwoordelijk voor de interne bedrijfsvoering en control en de directeur strategie en stadsprojecten voor de (externe) beleidsrealisatie.

• 5. De afdelingen worden geleid door afdelingshoofden die integraal manager van hun afdeling zijn.

• 6. Binnen de afdelingen zijn teamleiders aangewezen.

Artikel 6 College van burgemeester en wethouders

• 1. Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor de voorbereiding en uitvoering van programma’s.

• 2. Het algemene beheer van de ambtelijke organisatie berust bij het college van burgemeester en wethouders.

• 3. Het college van burgemeester en wethouders stelt jaarlijks het concernwerkplan vast.

Artikel 7 Burgemeester

• 1. De burgemeester zorgt voor eenheid in het te ontwikkelen gemeentelijk beleid.

• 2. De burgemeester bewaakt de kwaliteit van de besluitvorming van het gemeentelijke bestuur.

• 3. De burgemeester stelt uitvoeringskaders voor door hem gemandateerde bevoegdheden.

Artikel 9 Afdelingshoofden

• 1. Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor de realisatie van het vastgestelde werkplan binnen het beschikbare budget.

• 2. Het afdelingshoofd geeft op een coachende wijze leiding aan de teamleider(s).

• 3. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de uitvoering van controltaken binnen de afdeling en verleent medewerking aan het jaarlijks opstellen en uitvoeren van het controlplan en auditplan(zie artikel 16 lid 3).

• 4. Er is sprake van horizontale vervanging van het afdelingshoofd.

• 5. Het afdelingshoofd is bevoegd de werkorganisatie en productieprocessen binnen de afdeling in te richten binnen de vastgestelde organisatiekaders.

• 6. Het afdelingshoofd is bevoegd dienstverleningovereenkomsten (DVO’s) af te sluiten met afdelingen betreffende de levering van diensten.

• 7. Het afdelingshoofd is bevoegd verplichtingen aan te gaan voor zover deze liggen binnen het toegekende budget, mandaten en vastgestelde werkplan.

Artikel 10 Programmamanagers

• 1. De programmamanager is verantwoordelijk voor het vertalen van de streefwaarden uit het MOP naar meetbare waarden.

• 2. De programmamanager is verantwoordelijk voor het opstellen van een productenplan waarin per product wordt aangegeven wat de prestatie-indicatoren van het product zijn en in welke mate deze bijdragen aan de realisatie van het programma; dit alles binnen de beschikbare budgetten.

• 3. De programmamanager rapporteert aan het DT betreffende de uitwerking van programma’s en maatregelen, het opgestelde productenplan en de uitgevoerde evaluatie.

• 4. De programmamanager heeft de bevoegdheid om DVO’s af te sluiten betreffende de ondersteuning van afdelingen, de te ontvangen informatie van afdelingen betreffende de uitvoering en de uitvoering van evaluaties;

Artikel 11 Teamleiders

• 1. De teamleider is, binnen de vastgestelde kaders, verantwoordelijk voor de tijdige realisatie van te leveren producten en diensten volgens het vastgestelde werkplan.

• 2. De teamleider geeft op een coachende wijze leiding aan het team.

• 3. De teamleider rapporteert aan het afdelingshoofd betreffende de realisatie van het werkplan, de budgetbewaking en eventuele knelpunten.

• 4. Er is sprake van horizontale vervanging van de teamleider.

Artikel 12 Concernprojectleiders

• 1. De concernprojectleider is, binnen de vastgestelde kaders, verantwoordelijk voor het bereiken van het vooraf in de projectofferte overeengekomen resultaat.

• 2. De concernprojectleider geeft functioneel leiding aan de projectgroepmedewerkers aan.

• 3. De concernprojectleider stuurt op geld, kwaliteit, informatie, organisatie en risico’s van het project.

• 4. De concernprojectleider heeft, binnen de vastgestelde kaders van de projectofferte, de bevoegdheid om verplichtingen aan te gaan voorzover deze liggen binnen het toegekende budget en mandaat.

Artikel 13 Supervisoren

• 1. De supervisor draagt zorg voor de realisering van zeer omvangrijke, beleidsgevoelige en complexe projecten en stuurt daarbij integraal op de proceskant.

• 2. De supervisor heeft de bevoegdheid om als gemandateerd opdrachtgever namens het DT op te treden.

• 3. De supervisor wordt benoemd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en rapporteert aan het DT.

Artikel 14 Ondermandatering en integrale taken

• 1. Voor de mandatering wordt een onderscheid gemaakt in primaire systemen en processen en aspectsystemen of bedrijfsvoeringsystemen als personeel, financiën, organisatie, informatie.

• 2. De mandaatverlener kan uitsluitend doormandateren binnen de aan hem verleende bevoegdheden en verplichtingen.

• 3. Mandatering kan door de gemeentesecretaris/algemeen directeur plaatsvinden voor de primaire systemen en processen naar de directeur strategie en stadsprojecten en voor de aspectsystemen of bedrijfsvoeringsystemen naar de directeur bedrijfsvoering en control .

• 4. (Door)mandatering vindt plaats door middel van mandaatlijsten, waarbij het navolgende hiërarchische proces van toepassing is:besluit college van burgemeester en wethouders, gemeentesecretaris/algemeen directeur, directeur, afdelingshoofd, teamleider en overige medewerkers.

• 5. Bij het proces voor mandatering gelden als randvoorwaarden dat:

  • a.

    de mandaatverlener bepaalt in hoeverre doorgemandateerd kan worden;

  • b.

    de reeds opgelegde beperkingen en voorwaarden ook gelden voor doormandatering;

  • c.

    vastgelegd wordt op welke wijze verantwoording wordt afgelegd.

Artikel 15 Doelstelling controlling

• 1. De controlfunctie heeft als doelstelling:

  • a.

    Het management te adviseren en te ondersteunen betreffende het ontwikkelen van gemeentebrede normeringen en kaders voor realisatie van vastgestelde organisatiedoelstellingen;

  • b.

    het toetsen en beoordelen, evenals het signaleren en rapporteren aan het management betreffende geconstateerde afwijkingen van de vastgestelde normen en kaders voorzien van een advies voor bijsturing.

• 2. Aandachtgebieden van de controlfunctie:

  • a.

    beleid- en beheersinstrumentarium;

  • b.

    vastgestelde doelstellingen;

  • c.

    risicobeheersing;

  • d.

    kaders voor de bedrijfsvoering;

  • e.

    doelmatigheid;

  • f.

    rechtmatigheid.

  • g.

    doeltreffendheid.

Artikel 16 Controltaken

• 1. De volgende controlgebieden worden onderscheiden: beleidscontrol, juridisch control, financiële control, inkoopcontrol, informatiecontrol en personeel en organisatiecontrol.

• 2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt het jaarlijkse control- en auditplan en het halfjaarlijkse control- en auditverslag vast na behandeling in het DT.

• 3. De uitvoering van de controltaken vindt binnen elke afdeling plaats op basis van:

  • a.

    het vastgestelde controlplan;

  • b.

    de vastgestelde controlrichtlijnen en checklisten.

Artikel 17 Het controloverleg

• 1. Er is een controloverleg dat wordt voorgezeten door de directeur bedrijfsvoering en control. In het controloverleg zijn de diverse controldisciplines vertegenwoordigd.

• 2. Het controloverleg bewaakt de integraliteit van de uitvoering van de controltaken inclusief de ontwikkeling van het beleid- en beheersinstrumentarium.

• 3. Het controloverleg stelt jaarlijks een controlplan en een auditplan op, dat ter besluitvorming via het DT aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur ter vaststelling wordt aangeboden.

• 4. Het controloverleg bewaakt de uitvoering van het door de gemeentesecretaris/algemeen directeur vastgestelde controlplan en auditplan.

• 5. Het controloverleg stelt halfjaarlijks een controlverslag en een auditverslag op en biedt deze via het DT ter vaststelling aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan.

Artikel 18 Stuurinstrumenten control

• 1. De controlinstrumenten kunnen worden onderscheiden in vastlegging van de normen en het toetsen van de normen aan de constateringen van de werkelijkheid.

• 2. De belangrijkste instrumenten bij de vastlegging van de normen zijn: het meerjaren-ontwikkelingsplan (MOP), de voorjaarsnota, de programmabegroting, de productenraming, werkplannen, de perspectiefnota, wet- en regelgeving, verordeningen, mandaatbesluiten en de diverse handboeken.

• 3. De belangrijkste instrumenten bij de constateringen van de werkelijkheid zijn: beleidsevaluaties, MARAP’s, controlverslagen, uitgevoerde audits, BERAP, TURAP, jaarverantwoording (jaarrekening en jaarverslag) en de productenrekening.

• 4. De directeur bedrijfsvoering en control draagt er zorg voor dat eenmaal per halfjaar een geïntegreerd controlverslag en auditverslag via het DT aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt aangeboden.

• 5. Indien vanuit de uitvoering van de control ernstige onregelmatigheden worden geconstateerd zoals b.v.: (vermoedelijke) fraude, niet volgen van wet- en regelgeving, het niet handelen binnen verleende bevoegdheden welke ernstige, materiële of immateriële schade voor de gemeente tot gevolg kan hebben, grote kredietoverschrijdingen of bestuurlijk politiek gevoelige kredietonderschrijdingen, dan wordt hiervan via de directeur bedrijfsvoering en control onmiddellijk schriftelijk melding gedaan aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur bepaalt de verdere actie.

• 6. Indien vanuit de uitvoering van de control wordt vaststelt dat geen actie op deze schriftelijke melding is ondernomen gaat hij of zij over tot schriftelijke melding van de geconstateerde onregelmatigheid aan het college van burgemeester en wethouders. De directeur bedrijfsvoering en control en gemeentesecretaris/algemeen directeur worden van dit voornemen vooraf in kennis gesteld.

Artikel 19 Gemeenschappelijk management overleg (GMO)

• 1. Het GMO is een afstemmingsoverleg ter advisering van het DT en is verantwoordelijk voor:

  • a.

    advisering van het DT;

  • b.

    afstemming ten aanzien van uitvoering, beleid en bedrijfsvoering;

  • c.

    afstemming op programmaniveau.

• 2. Het GMO bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur (voorzitter), de directeuren en de afdelingshoofden (leden).

Artikel 22 Gestructureerd overleg portefeuillehouders en afdeling

• 1. De portefeuillehouders hebben periodiek een overleg met de afdelingen betreffende de uitvoering van het in de begroting vastgestelde beleid, zoals opgenomen in het werkplan van de afdeling.

• 2. De afdeling zal in dit periodieke overleg de portefeuillehouders tevens attenderen op relevante ontwikkelingen.

• 3. Dit overleg vindt plaats aan de hand van een vaste agenda.

• 4. Het verslag van dit overleg wordt door het afdelingshoofd verspreid onder de DT- en GMO-leden.

Artikel 23 Inwerkingtreding

• 1. De verordening treedt in werking op de dag na vaststelling hiervan.

• 2. De ambtelijke organisatieverordening gemeente Almelo 2002, wordt per die datum ingetrokken.